P. LICITACIONES
LC-PR-01
Versión: 02 PROCEDIMIENTO LICITACIONES
01-03-2018

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ

NORMA NTC-ISO 9001: 2015

NORMA NTC-ISO 14001:2015
NORMA NTC-OHSAS 18001:2007
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

REQUISITOS

DOCUMENTO CONTROLADO

Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en todo o en

parte sin previa autorización de la empresa

Reviso: Aprobó:
MAYRA ALEJANDRA HURTATIS EIDER REINALDO GARAVITO JIMENEZ
coordinador HSEQ Gerente.
Firma: Firma:

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN
01-01-2015 CREACION DEL DOCUMENTO 01
01-03-2018 ACTUALIZACION DEL DOCUMENTO 02
     
  
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INTRODUCCIÓN:
El mercadeo dentro de SECONTSA S.A.S es un proceso que comprende las licitaciones y contratos, los cuales forman parte primordial del
desarrollo de la empresa, es por esto que en el presente documento se expone el procedimiento adecuado para licitar y legalizar los contratos a
los cuales la empresa esta en disposición y capacidad de realizar.

OBJETIVO:

Buscar la adjudicación de contratos rentables para la empresa que estén de acuerdo a la capacidad técnica y económica para garantizar la buena
prestación del servicio y satisfacción del cliente.

ALCANCE: REFERENCIA NORMATIVA:

Aplica para todas las licitaciones y contratos que realice la empresa. NTC-ISO 9001:2015 Sistema de gestión de calidad - Requisitos
Pliego de condiciones

TÉRMINOS Y DEFINICIONES
▪ Licitación: proceso mediante el cual el cliente realiza la selección de la persona o empresa para ejecutar un contrato o la prestación de un
servicio
▪    Pliego de condiciones: términos de referencia, condiciones o bases para el proceso licitatorio
▪    Adendo: modificación o aclaración del pliego de condiciones
▪    Consorcio: unión de varias empresas para poder cumplir los requisitos del proceso licitatorio. Todas las empresas que conforman el consorcio,
tendrán definidos un porcentaje de participación, ejecutarán el proyecto en conjunto y serán solidarias
▪    Unión temporal: unión de varias empresas para poder cumplir los requisitos del proceso licitatorio. Todas las empresas que conforman una
unión temporal, tendrán definidos un porcentaje de participación y un alcance definido de las actividades que ejecutarán en forma individual.
  
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1. CONTROL DE PROCESOS LICITATORIOS

Id PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. DE REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES

1 INICIO

Los procesos licitatorios llegan al correo

institucional a través de la Inscripción de
la Empresa a la Base de Abastecimiento
Identificar procesos
•Publicaciones de Internet de Proveedores Locales que manejan
2 licitatorios • Avisos de prensa Términos de las alcaldías y otras empresas, los
P Gerente y Administrador
• Invitaciones a cotizar Referencia cuales son bajados del correo e
•Etc. impresos para el respectivo análisis de
los pliegos y si está relacionado o no
con la actividad y capacidad de la
3 empresa.

Consulta de El Gerente revisa los términos de

Términos de
3 P términos de Administrado Los términos de referencia
Referencia
referencia para verificar como participar,
referencia si en UT, Consorcio o Individual.

Se cumple con
los requisitos y
expectativas
del cliente GC-F-01 Se evaluarán los requisitos del proceso
NO licitatorio y se define si se decide
4 P Administrador Los términos de referencia Control de participar de forma individual, como
Licitaciones consorcio, como unión temporal.
SI
1
2
  
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Id PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. DE REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES

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Se verifica los términos de referencia,
Administrador en caso de requerirlo se buscan
Los términos de referencia y
P Consulta de términos posibles socios con los cuales se pueda
5 documentos
de referencia, en UT llegar a cumplir los requisitos de los
o consorcio clientes

3 LC-F-01
Control de Si no se logran cumplir los requisitos en
Se cumple con Los términos de referencia y Licitaciones UT o Consorcio, Se diligencia la casilla
6 P los requisitos y Administrador
anexos, documentos de UT de No participar en el Control de
expectativas en Doc. De
No Licitaciones.
UT o consorcio Conformación de
Consorcio o UT
si

2
Adquisición de Si se adquieren pliegos de condiciones
H pliegos Administrador Los términos de referencia Consulta de Pliegos para identificar y revisar los requisitos
7 del cliente.

Recopilación de la
información técnica
y legal
Los términos de referencia y
H Administrador
anexos
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4 De acuerdo a los términos de

9 Administrador, Auxiliar referencia y a las especificaciones
Administrativo, Director técnicas, se realizan consultas y
Los términos de referencia
H
de Obra precios, tarifas o actividades a
y especificaciones Cotizaciones
Consulta de precios y ejecutar en proyecto, con el fin de
cotizaciones de obra o Coord.. HSEQ pedir aclaración al cliente de
Proyecto desajustes

Luego de analizar las condiciones del

10 Aclaración de Términos de Administrador proyecto, se pedirá al cliente
Referencia Y/o Los términos de referencia Carta de solicitud de
V Gerente
y especificaciones Aclaraciones
aclaración de los términos de
Especificaciones Técnicas
Director de Obra referencia en caso de que sea
necesario

Se deben pedir
11 Aclaraciones No: Si los precios y términos de
de los Los términos de referencia referencia se adaptan a la realidad
V Administrador
y especificaciones
Términos de Si: Si los precios y términos no se
Referencia y/o
Especificacione No adaptan a la realidad.
s Técnicas
si

Se piden y/o se realizan Se realiza reunión y/o comunicaciones

12 aclaraciones de los términos escritas con el cliente para determinar
de Referencia y/o
Administrador Acta de Reunión, o los cambios en los términos de
Los términos de referencia
A especificaciones técnicas
y especificaciones
Comunicado del referencia y/o especificaciones
y Cliente Cliente. técnicas del contrato.

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DOC. DE
Id PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
REFERENCIA

La empresa almacena en medio

magnético. En la carpeta de
Elaboración de la Los términos de
13 PH propuesta
Administrador
referencia
Propuesta Elaborada Propuestas Presentadas. Además
almacena una copia física de cada
proceso.

CONTROL DE
14 La Administrador
H propuesta Propuesta LICITACIONES Se deja evidencia en el LC-F-01,
cumple los
requisitos
No LC-F-01
Si del cliente

Entrega de la
propuesta al cliente
Carta remisoria con fecha,
hora y firma de recibido (Si
15 H Administrador
Aplica) o Documentos del
Cliente.
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En caso de que la propuesta no sea

6 adjudicada, la empresa almacena la
propuesta en medio magnético o se cogerán
NO Carta de para hojas reutilizables. En la cual se
16 especifica el número de cada proceso y el
Resultado de la Evaluación de notificación o
VA Cliente historial del mismo. Cada Año la empresa
Propuestas informe de elimina documentos Físicos de los procesos
La propuesta evaluación licitatorios en los cuales participó y no le
fue aceptada fueron adjudicados. Los documentos en
Medio Magnético se guardan por un tiempo
Archivo o
destrucción
estipulado de un año.
SI

Carta de Las propuestas que son aceptadas por los

17 Resultado de la Evaluación de Adjudicación del clientes se almacenan en medio magnético.
P Adjudicación del Cliente contrato En la carpeta de procesos y en la subcarpeta
contrato Propuestas de Adjudicadas. Además se Almacenan en
Medio Físico, como documentos del contrato

Perfeccionamiento del Contrato y las

Verificación de especificaciones técnicas con el fin de
Contrato y Contrato Adjudicado y garantizar que se hallan tenido en cuenta las
18 H especificaciones Gerente
Especificaciones Técnicas aclaraciones realizadas (si se hicieron), y con
Técnicas el fin de volver a verificar se puede cumplir los
requisitos del cliente

¿Se deben hacer Comunicación No: Cuando la empresa entiende

Aclaraciones del Contrato y/o con el cliente de completamente las especificaciones y/o en el
Las especificaciones? Contrato Adjudicado y Aclaración de contrato y no se tienen dudas ni se presentan
19 V NO Especificaciones Técnicas Contrato y errores en las especificaciones técnicas
Especificaciones SI: Cuando existe un error o duda en las
SI Técnicas especificaciones técnicas.
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Aclaración de Gerente y/o Se deja constancia del cambio en las

20 Contrato Adjudicado y
A Contrato y/o Administrador Acta de Reunión especificaciones o aclaración de dudas
especificaciones Especificaciones Técnicas
y Cliente u Otro Sí. en el Acta de Reunión u Otro Sí.
técnicas de proyecto

Consecución de otros Gerente y Otros

documentos y Administrador
21 A Los términos de referencia Documentos
legalización del
(pólizas etc.)
contrato

Aprobación y firma
22 A del contrato Gerente y Cliente Contrato Contrato firmado Legalización del contrato

Se documentan cambios que puedan

Cambios durante la Acta de Reunión llegar a ocurrir durante la prestación del
Prestación del Servicio Especificaciones Técnicas
23 A Gerente y Cliente u Otro Sí, servicio, en actas de reunión, del SGI de
Contrato Adjudicado Contrato Adicional SECONTSA S.A.S. o del cliente, Otro Sí,
Contratos Adicionales.

FIN
  
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2. COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE

La empresa determina e implementa disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, relativas a:

• La información sobre el producto, en las actas de reunión (Control de Licitaciones, Especificaciones Técnicas, Contratos, actas aclaratorias)
• Las consultas o contratos, incluyendo las modificaciones, a través de actas de reunión (Reunión con el cliente durante la ejecución del
proyecto)
• La retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas, a través de la encuesta de satisfacción y el tratamiento de las quejas en el formato de
oportunidades de mejora.
  
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3. CONTROL DE LOS REGISTROS

CÓDIGO REGISTRO RESPONSABLES

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