CENTRO DE EDUCACIÓN

TÉCNICO PRODUCTIVO
CETPRO CREAR

TÉCNICAS Y MANEJO DE ARCHIVO

PRESENTADO: LUZ MARINA CHAIÑA MAMANI

 ESTADIA
Durante mi estadía en esta institución se realizó un
campeonato en el complejo de santa rosa en donde
yo y mis compañeras participamos en las diferentes
actividades como por ejemplo vóley y fulbito.
Me tarde esa mañana porque tuve que venir desde mi
tierra y no había carro y cuando llegue una de mis
compañeras me dijo por que llegaste tarde si hemos
dicho que empezará temprano perdimos ya.
Y luego nos tocaba jugar el fulbito y me divertí mucho
jugando y perdimos también ese partido de fulbito.
Luego nos fuimos a comprar la pollada que preparo la
institución.
 CAPÍTULO I
TÉCNICAS DE ARCHIVO
 DEFINICIÓN
Los documentos son
localizados en un
mismo orden
debidamente
clasificado, toda la
correspondencia,
papeles y otros
documentos
relacionados con el
individuo o firma y a la
vez facilitar su
localización y manejo.
 IMPORTANCIA
Solo se guarda los
documentos importantes
 ¿QUÉ TAREAS REALIZA UN
ASISTENTE GERENCIAL?
Puede desarrollar distintas
tareas desde justamente, la
palabra que hace honor a su
nombre. Como asistente
Gerencial también se pueden
encontrar labores del área de
Secretario ejecutivo, como
concertar reuniones, colaborar
con el departamento
administrativo, entre otras
tareas de asistencia.
 FINALIDAD DE LAS REGLAS DE
CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO
Un archivo no tiene el mayor valor cuando los
documentos que contienen no pueden ser localizados
con prontitud, es necesario observar reglas fijas que
permitan seleccionar y ordenar los títulos.
 SISTEMA DE INFORMACIÓN
La utilización de redes puede acelerar el envío y
recibo de comunicaciones; así como compartir la
Información. El profesional administrativo debe tener
un vasto conocimiento de todas las aplicaciones que
se utilizan para procesar la información:
Sistema operativo.
Procesador de texto (Word).
Correo electrónico (E-mail).
Multimedia y medios
interactivos.
Base de datos.
Hojas de cálculo.
Dibujos y representaciones
gráficas.
Publicidad desde el escritorio.
Internet
 CONSERVACIÓN
Archivo Inactivo: guardado por varios años
Archivo Central: Sótano, guardado de documentos de
años atrás
Archivo Activo: Documentos actuales.

SISTEMA DE ARCHIVOS
SISTEMA ALFABÉTICO: viene a ser la asociación de las
letras desde la “A” hasta la “Z”.
SISTEMA NUMÉRICO: Viene a hacer la asociación de
numerosos e ubica por los primeros
POR ASUNTOS en la forma en que se organiza una guia
telefonica clasificada o un catalog.
CRONOLÓGICAMENTE por orden de fechas, en la forma
que lleva un registro de sitas.
GEOGRÁFICAMENTE por localidad geográficamente o
lugar
 TRANSFERENCIA Y
ELIMINACIÓN DE ARCHIVOS
La transferencia regular de documentos inactivos da
como resultado la economía de espacio, equipo y mano
de obra, reduce el espacio
DOCUMENTOS VITALES: Incluyen documentos legales
de constitución, títulos de propiedad, escrituras,
estados financieros, etc.
DOCUMENTOS IMPORTANTES: Incluyen facturas,
registro de ventas, registro de compras cotizaciones,
registro de bancos, etc.
DOCUMENTOS ÚTILES: Todo documento que se utilice
temporalmente y después de algunas semanas o hasta
un año de la fecha en que fueron recibidos o emitidos se
puedan destruir.
DOCUMENTOS NO ESENCIALES: Incluyen anuncios,
formatos, afiches, etc. Los cuales pueden ser destruidos
después utilizarlo temporalmente.
 CAPITULO II
PROCESO DE ARCHIVO
 DEFINICIÓN PROCESO DE
ARCHIVO
Una etapa inicial, que
es en la que son más
utilizados para la
tramitación y
resolución de los
asuntos diarios y que
constituye la fase
activa de los
documentos,
 ARCHIVO ACTIVO
Los documentos
son consultados
frecuentemente o
que la
documentación
por su valor
administrativo,
legal, operativo o
fiscal no pierde
vigencia.
 ARCHIVO SEMI ACTIVO

Son las unidades

mínimas que
conforman un Archivo,
las cuales reposan
durante determinado
tiempo al alcance de
aquellos entes o
personas que
necesiten buscar
información en ellos,
en horas de
documentarse sobre
un proceso o trámite
específico.
 ARCHIVO PASIVO
• La custodia o conservación de archivos pasivos a
través de los servicios de estas empresas, garantiza
además una rápida localización y entrega de los
documentos, con plazos diferentes en función de si
 ARCHIVO HISTÓRICO
Tiene como finalidad
rescatar, clasificar,
atesorar, conservar,
gestionar, catalogar,
custodiar y poner a
disposición para la
consulta pública.
 SISTEMA DE ARCHIVO
LATERAL
Un archivador es una pieza de
mobiliario de oficina que contiene
cajones para almacenar papeles,
documentos y archivos. Los tipos
más comunes son los archiveros
verticales y laterales.
Un archivo lateral se parece a un
armario o cómoda, con cajones
largos y horizontales que se retiran
 SISTEMA DE ARCHIVO
HORIZONTAL
Los archivos horizontales son parte infaltable dentro de
un sistema de oficina siendo una perfecta opción para
organizar una gran cantidad de documentos en espacios
reducidos
 SISTEMA DE ARCHIVO
VERTICAL

Son muebles que constan de

gavetas colocadas una encima
de otra, para mantener en ellas
carpetas en posición vertical, lo
cual facilita la ubicación del
material archivado.
 TIPOS DE PESTAÑAS
PESTAÑAS CORRIDAS- Toda la
parte de atrás de la carpeta
sobresale como un cuarto o media
pulgada de la del frente.
PESTAÑAS CORTADAS.- Hay
carpetas cuyas pestañas aparecen
cortadas de dos a cinco posiciones.
PESTAÑAS REFORZADAS.- Hay
carpetas cuyas pestañas han sido
reforzadas doblando el mismo
material de la carpeta en su orilla
superior.
RÓTULOS.- Las carpetas se rotulan
con cédulas llamadas marbetes.
LA IMPORTANCIA DE UN ARCHIVO
EN UNA EMPRESA MODERNA
• Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y es
de suma importancia para su buen funcionamiento.
• Para ello precisa que todos estén involucrados en la
labor, aunque la gestión y ordenación sea realizada por
un profesional especializado.
• El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas.
Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y
para cualquier tipo de información.
• Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill “Si
usted no sabe lo que tiene, o no puede encontrarlo, no
vale nada para usted”.