EVENTO

PRE EVENTO
TIPO DE EVENTO:

HOMENAJE DE AGRADECIMIENTO
 OBJETIVO GENERAL

Brindar un homenaje de agradecimiento a las

personas que han apoyado nuestro proceso de
formación
 OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Dar reconocimiento a las personas que dejaron

huella en cada uno de nosotros los aprendices.

• Integrar a los aprendices de la ficha 1093885,

instructores, directivos y familias que hicieron
parte de nuestro proceso de formación.

• Dar cierre de la Etapa lectiva de la ficha 1093885

Gestión empresarial.
 DETALLES DEL EVENTO

FECHA: 23 De Junio Del 2017

LUGAR: Colegio Carlos Lozano y Lozano
HORA: 5:30 p.m.
PARTICIPANTES: 58 PERSONAS (25 Aprendices,
25 Familiares, 3 Instructores, 4 directivos SENA,
Rector colegio Carlos lozano y lozano)
 ORGANIGRAMA
Gerente del
Evento

Comité
organizador

Coordinador
del Evento

Comité Comité De Comité De

Administrativo Logística Relaciones Públicas

Alimentos y
Secretariado Financiero Logística Recepción Publicidad
Bebidas

Comunicaciones
 FUNCIONES DEL COMITÉ
ORGANIZADOR

• Establecer el tipo de evento que se realizara junto

con los objetivos lugar, hora y fecha del mismo.
• Crear y delegar comités para la realización del
evento.
• Tomar decisiones en beneficio a todos los procesos
del evento
• Apoyar a cada comité con sus funciones.
FUNCIONES DEL COORDINADOR DE
EVENTO

• Dirigir las reuniones del comité organizador.

• Elaborar Informes Generales Del Evento.
• Supervisar El Cumplimiento De Las Funciones
De cada Comité Del Evento.
• Leer y Firmas Actas de los comités.
 FUNCIONES DEL SUB COMITÉ DE
SECRETARIADO

 Elaboración de actas y manejo de la carpeta de actas.

 Tomar nota acerca de los temas tratados en la reunión.
 Gestionar la entrega de actas en las fechas establecidas a
los distintos comités.
 Imprimir las actas.
 Ayudar o colaborar con los distintos comités.
UNCIONES DEL SUB COMITÉ FINANCIERO

• Responder ante la coordinadora del evento y todos los

participantes de este, de manera eficaz y eficiente
administrando los recursos financieros.
• Recaudar el dinero ya estipulado por los participantes
del evento.
• Realizar las actas correspondientes
• Realizar una planilla para recaudar la inversión inicial del
evento.
FUNCIONES DEL COMITÉ DE LOGISTICA

• Cotizar los diferentes salones de eventos y socializar la

información al comité organizador.
• Realizar el alquiler del menaje o hacer el trámite para la
solicitud de este.
• Mirar el espacio y hacer una correcta distribución de
mesas, sonido, banderas, etc.
• Controlar que la entrada de bienes sea acorde a la salida
de los mismos.
• Establecer tiempos para que cada comité tenga y cumpla
sus compromisos.
UNCIONES DEL SUBCOMITÉ DE ALIMENTOS Y
BEBIDAS

 Cotizar el Catering Para El Evento.

 Seleccionar El Catering Junto Con El Comité Organizador
Para el Evento.
 Realizar Y Presentar Actas De Las Actividades Realizadas
por el Subcomité.
 Entregar Cotizaciones Del Catering, Menaje Del Evento Al
Comité Financiero.
 Elaborar Cronograma De Actividades Del Subcomité.
 Elaborar Informe Para La Evaluación De Resultados En El
Post Evento.
 Colaborar y Apoyar Si Es Necesario Como Personal
(Meseros, Montaje Del Plato).
 Garantizar que los alimentos y bebidas estén servidos en
el tiempo establecido.
FUNCIONES DEL SUBCOMITÉ DE RECEPCIÓN

• Realizar el orden del día con tiempos estimados.

• Preparar el libreto.
• Redactar las palabras de bienvenida.
• Presentar al comité organizador los avances del orden
del día, libreto y palabras de bienvenida.
• Realizar las correcciones propuestas en la presentación
de los avances.
• Socializar ante el comité organizador el resultado
final del orden del día, libreto y palabras de
bienvenida.
• Dar inicio al evento con un cordial saludo y
palabras de bienvenida.
• Dar a conocer el orden del día.
• Realizar intervención o introducción al inicio de
cada suceso.
• Entrega final de las palabras al responsable de la
lectura.
• Apoyar al subcomité de recepción y bienvenida en
las actividades que se requiera.
• Realizar la recepción de los invitados y orientar
cuál será su ubicación
UNCIONES DEL SUBCOMITÉ DE PUBLICIDAD

• Realizar Diseño de tarjetas de invitación, pendón y

recordatorios.
• Presentar a la titulada el presupuesto requerido y el
diseño de las tarjetas de invitación, pendón y
recordatorios.
• Recibir las palabras de cada aprendiz para su invitado en
medio digital.
• Hacer lo anteriormente especificado y solicitar
dinero para el material.
• Realizar el retiro total del material y cancelar el
saldo.
• Ubicar el pendón.
• Entregar a la persona encargada del apoyo
tecnológico la presentación de la empresa comercial
didáctica SAEM.
• Entregar las tarjetas de invitación a los integrantes del
comité organizador para que cada uno haga entrega a
su invitado.
• Realizar Apoyo audiovisual sobre la empresa comercial
didáctica SAEM.
• Organizar los recordatorios el día del evento final.
 FUNCIONES DEL SUBCOMITÉ DE
COMUNICACIONES

• Informar la fecha límite para entrega de fotografías

• Informar al comité organizador el día que se tomara la
foto de todo el grupo.
• Reunir todas las fotografías y realizar la elección.
• Redactar la historia que se va a narrar en el video y
elegir la música de fondo.
• Realizar el video.
• Realizar la Primera presentación del video al comité
organizador.
• Hacer los ajustes y correcciones propuestas por los
integrantes del comité organizador.
• Segunda y última proyección del video ante los miembros
del comité organizador.
• Entregar el video a la persona encargada del apoyo
tecnológico el día del evento.
CRONOGRAMA GENERAL

Teniendo en cuenta que la planeación y organización de

las actividades son una estrategia importante dentro de la
realización del evento se realiza un cronograma general
tomando en cuenta cada uno de los procesos que tiene el
mismo.

ANEXOS\cronograma general.xlsx
CRONOGRAMA PLANTEADO POR
CADA COMITÉ
Cada comité planteo su cronograma de actividades
teniendo en cuenta sus funciones y las necesidades que
tenía la realización del evento.
Comité administrativo
ANEXOS\comite administrativo.png

Comité De Logística
ANEXOS\cronograma de logistica.xlsx
ANEXOS\cronograma alimentos y bebidas.xlsx
Comité de relaciones publicas
ANEXOS\RELAIONES PUBLICAS1.png
ANEXOS\RELACIONES 2.png
ANEXOS\RELACIONES 3.png
 INFORMES PERIODICOS

Según la organización del evento para llevar un debido

control y seguimiento de cada una de las funciones del
comité se decidió plasmar por medio de actas cada una de
las reuniones que realiza los mismos con sus respectivas
actividades realizadas, conclusiones, compromisos y firmas
de cada integrante del comité correspondiente.
ANEXOS\comite administrativo.pdf
ANEXOS\comite organizador.pdf
ANEXOS\comite de relaciones publicas.pdf
ANEXOS\comite de logistica.pdf
INFORMES POR COMITÉ

Cada comité realiza su informe de las funciones

realizadas en cada proceso del evento.

ANEXOS\INFORME DEL COMITÉ DE SECRETARIA.pdf

ANEXOS\INFORME DE FINANZAS.pdf
ANEXOS\INFORME FINAL DE LOGISTICA.pdf
ANEXOS\INFORME-DE-POST-EVENTO-SUB-COMITÉ-DE-ALI
MENTO-Y-BEBIDAS.pdf
ANEXOS\INFORME FINAL POST EVENTO COMITÉ DE RELA
CIONES PÚBLICAS.pdf
EVENTO
 AGENDA DEL DIA

Para tener una organización en la realización del

evento es necesario seguir un protocolo el cual
ayudara a realizar con efectividad el mismo.

ANEXOS\1 ORDEN DEL DÍA.docx

FORTALEZAS DEL EVENTO

• Se cumplió con el objetivo propuesto de dar

homenaje de agradecimiento a las personas que
han apoyado la formación.
• Se Construyó un vínculo de amistad entre los
asistentes del evento
• Trabajo en equipo
• Cumplimiento con el Montaje del salón de eventos
• Vestuario acorde con el tipo de evento
• Combinación acorde de alimentos y bebidas
• Cumplimiento de la agenda establecida
• se adquirió conocimiento de cómo organizar un
evento.
• Se generó actitudes emotivas entre los asistentes
del evento.
• Buena distribución de mesas
• Infraestructura amplia
• Actitud proactiva del comité organizador
• Presupuesto acorde para el evento
• Creatividad en el set de fotografía
• Cotizaciones preliminares
• Presentación de pasa bocas, bebidas y cena
• Apoyo audiovisual acorde
• Ubicación del evento
• Decoración acorde con el evento
 DEBILIDADES DEL EVENTO

• Impuntualidad de algunos aprendices

• Estrés constante de la gente del evento
convirtiéndose en un factor desmotivador para
algunos aprendices.
• Incumplimiento del Apoyo SENA en la parte de
Meseros
• Impuntualidad de los invitados
• Falta de Supervisión en el menaje
• Retraso en el reparto de la cena
• Presentación personal de algunos instructores,
personas de apoyo en el evento la cual no era
acorde a las características del mismo.
• Verificación en la entrega de elementos prestados
por el SENA.
POST EVENTO
El día 24 de junio siendo las 9:00 a.m. se dio apertura al
desmontaje del salón, limpieza del menaje, entrega de los
elementos alquilados con el apoyo del comité organizador.
Se realizó un formato de entrega de los elementos
prestados junto con las observaciones correspondientes.
Se realizó el aseo general de las instalaciones para hacer la
entrega de la misma
Hubo verificación por parte del celador Colegio Carlos
lozano y lozano de la entrega de las instalaciones.
INVENTARIO DE ELEMENTOS

Teniendo en cuenta que los elementos para realizar

el evento fueron alquilados se elaboró un respectivo
formato para la entrega de los mismos.

ANEXOS\inventario.png
 OBSERVACIONES

• Durante la limpieza del menaje accidentalmente se

quebraron 2 copas flauta y 1 copa de agua.
• Se dio informe al comité de logística y
posteriormente al comité financiero para dar el
dinero de las copas que se quebraron.
ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN

Para evaluar la satisfacción de los invitados se realiza

una encuesta.

ANEXOS\ENCUESTA DE SATISFACCION.docx
 VIDEO

ANEXOS\video de Pre event

o
evento y post evento.mp4
 CONCLUSIONES

El evento de Homenaje de agradecimiento, cumplió con las

expectativas y actividades transadas desde el pre-evento,
evento y post- evento; ya que su planificación estuvo
coordinada por la participación del comité organizador y de
la gerente del evento Adriana Pérez.
Se identificaron las distintas fortalezas y debilidades
en la planificación y ejecución del evento Homenaje
de agradecimiento, teniendo en cuenta la encuesta
de satisfacción de los invitados para realizar las
respectivas observaciones, y el conocimiento
empírico adquirido en el mismo por parte de los
aprendices.
• Se establecieron y se fortalecieron las relaciones
interpersonales entre los asistentes del evento y los
aprendices en general.

• Se evidencio el trabajo en equipo por parte del comité

organizador y de la instructora Adriana Pérez, resaltando
el compromiso de las partes involucradas y la
perseverancia constante de los mismos.
• Se hizo entrega oportuna del menaje a la
institución SENA y a Jairo carpas, cumpliendo con
los compromisos adquiridos.
• La decoración fue amena y se ajustó al tipo de
evento planeado desde sus inicios, pues el
contraste de colores y arreglos florales, fueron de
agrado ante los ojos de los invitados al evento.
• A pesar de que no se contó con la totalidad de los
aprendices de mesa y bar solicitados a la entidad del
SENA para la ejecución del evento, el comité
organizador en cabeza del subcomité de bebidas y
comidas trabajaron en equipo, para el cumplimiento de
los objetivos transados para el evento, culminando con
éxito el mismo.
GRACIAS