Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
I. Opening
1. The Rule to write a complaint
Do not delay
C. R. MÉNDEZ
Managing Director
IV. Gap-filling
2. Reply to complaint over wrong delivery
Dear Ms. Khanh Minh,
REF: APOLOGIES FOR WRONG SHIPMENT
Humbly receive our greetings. The Kolbn Company would like to thank you
for trusting in its products. We received a letter from you claiming that you
received the wrong shipment and for this we are truly sorry. Our team will
work towards making sure that such circumstances will never occur again
and that you will receive your ordered product as soon as possible. In this
letter, we have, in detail, laid out what we will do to (1) . . . . . . . . . . . . . . . .
the error. From the details of your letter, it showed that we sent you a
model XYZ mountain bike instead of model XZY of the same make. All the
records in our database have shown that the model XZY should have been
sent to you, but on further (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., we realized that
one of our docking personnel made an error while loading the shipment.
Instead of loading your bike model, he mistakenly loaded XYZ. This was a
result of careless reading. Action has been (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
on the employee that has (4) . .
IV. Gap-filling
the error and we have made sure that he never repeats such a
mistake again. On this note, we have increased and retrained our
docking personnel. Before any (5) . . . . . . . . . . . . . is shipped to
its final destination, it has to pass several thorough checks and
counts before it is (6) . . . . . . . Furthermore, we have improved the
robustness of our clearing system such that no commodity can be
cleared from the shipment area before the senior sales supervisor
has signed it off and made sure that the commodity being docked
is well-addressed and it is the customer’s desired product.We at
the Kolbn Company understand the (7) . . . . . . . . of this
complaint, the disappointment you got after receiving the wrong
shipment and the time and money you have expended to get back
to us; and in order to show our deepest apologies caused by this
wrong shipment and how much we value you as a customer, it
was unanimously decided that we would ship the bicycle model to
you free of shipment and courier (8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
IV. Gap-filling
Within one week, instead of the normal three weeks, you will
have received your shipment. In addition to that, you will get two
more years of (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . for the bicycle.
We would like to reassure you that your desired commodity will be
sent to you and you will be sure of enjoying the product for a long
time. Once you have received the shipment, kindly get back to us
for a (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . We highly value your response.
The Kolbn Company would like to thank you for trusting in its
products and for being able to bear with us at such a time. For
further inquiries, customer support and the purchase of more
products from our company, please refer to our company website,
KolbnCompany.com.
Yours sincerely,
Harriet Brown
Sales Representative
IV. Gap-filling
3. Complaint concerning quality
Dear Sir/ Madam
We have recently received several (1) . . . . . . . . . . . from
customers about your fountain pens. The pens are clearly not
giving (2) . . . . . . . . . ., and in some cases we have had to refund
the purchase price.
The pens (3) . .. . . . . . . . . . about are part of the batch of 500
supplied against our order number 8562 dated 28 March. This
order was placed on the (4) . .. . . . . . . . . . . of a sample pen left
by your representative. We have ourselves (5) . . . . . . . . . . the
performance of this sample with that of a number of the pens from
this batch, and there is little doubt that many of them are (6) . . . . .
. . . . . . . - some of them leak and others blot when writing. The
complaints we have received (7) . . . . . . . . . . . . only to pens from
the
IV. Gap-filling
batch mentioned above. Pens supplied before these
have always been (8) . . . . . . . . . . . . . . . .
We, therefore, wish you to accept return of the unsold (9) . . . . . . .
. . . . . . . . . . . ., amounting to 377 pens, and replace them with
pens of the quality our earlier dealings with you have led us to
expect. Please let us know what (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . you
wish us to make for their return.
Yours faithfully
IV. Gap-filling
4. Reply to complaint over late delivery
Dear Ms. Khanh Minh,
This is in (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . to your complaint for the
order no. 145 which you placed with our company Saturn Ltd. on
the 4th of February. We sincerely apologize to you for the delay in
(2) . . . . . . . . . of the products you ordered with us. Due to (3) . . .
. .. . . . . in the manufacturing department, this inconvenience has
been caused to you. We are also (4) . . . . . . . . . . . . . . . . with a
large number of unexpected orders this month and all this has led
to this delay. We are trying our best to (5) . . . . . . . . . . . . . . . . . .
the delay as much as possible to reduce your trouble. We have
equipped our departments with more number of staff and within
the next 3 days your shipment shall be dispatched for delivery.
You are a loyal and supportive (6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of
our company since years, and we are
IV. Gap-filling
grateful to you for your commitment towards us.
As a small (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . of honor and as a
(8) . . . . . . . . . . . . . of apology we offer 10% (9) . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . to you on your next purchase order with us. Whenever you
place your next order with our company, you can avail this
discount on the final bill value.
To ensure that this (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . does not
take place in the future again, we have taken all precautionary
steps.
Once again we apologize to you for all the troubles caused
because of us. We would appreciate your support on this matter.
Yours sincerely,
IV. Gap-filling
5. Complaint over returned check
Dear Sirs,
This is to inform you that the payment you made to our company
Solitaire ltd via a check for an amount of 250000 dollars has been
(1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . to us by the bank on grounds of
“(2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . funds”.
The check 7896 dated 5th of March was not accepted by the bank
as your account does not have sufficient
(3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . We cannot even (4)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . the check once again in the bank as
it has already been presented on two occasions previously.
You are an old and valuable customer of our company and we do
not want to ruin our professional relations with you for this matter.
We understand that this is a mere case of over
(5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
IV. Gap-filling
To (6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . this issue, we would
request you to pay us the due amount of 250000 dollars
through a money (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . along with bank
service (8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of 100 dollars within the
coming 7 days, by the 17th March at the latest.
We are thankful to you for your (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
business relations with our company and would appreciate it if you
would (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . the above matter as soon
as possible.
We look forward to cooperating with you for many years to come.
Yours sincerely,
VI. Translation(E-V)
1. This is the third time this mistake has occurred and
we are far from satisfied with the service you offer.
1. Đây là lần thứ ba khi sai sót như vậy lại xảy ra và
chúng tôi rất không hài lòng với các dịch vụ mà quý
ngài cung cấp.
2. Unless you can fulfill our orders efficiently in the
future we will have to consider changing to another
supplier. Please ensure that this sort of problem does
not arise again.
2. Trong tương lai, trừ khi quý ngài hoàn thành đơn
đặt hàng, nếu không chúng tôi sẽ phải thay đổi nhà
cung cấp khác. Hãy đảm bảo rằng vấn đề này không
phát sinh một lần nữa.
VI. Translation(E-V)
2. Unless you can fulfill our orders efficiently in the
future we will have to consider changing to another
supplier. Please ensure that this sort of problem does
not arise again.
2. Trong tương lai, trừ khi quý ngài hoàn thành đơn
đặt hàng, nếu không chúng tôi sẽ phải thay đổi nhà
cung cấp khác. Hãy đảm bảo rằng vấn đề này không
phát sinh một lần nữa.
VI. Translation(E-V)
3. Could you tell your despatch department to take special care
when addressing consignments? My name and address are C.
J. Schwartz, Bergstr.101 Koln. But there is a C. Schwartz,
Bergstr.110 Koln who also deals in electrical fittings.
3. Ông có thể yêu cầu phòng giao hàng quan tâm hơn khi giải
quyết lô hàng? Tên và địa chỉ của tôi là C. J. Schwartz, Bergstr.
101 Koln. Nhưng có một người khác cũng có tên C.Schwartz,
Bergstr. 110 Koln chuyên buôn bán thiết bị điện tử.
VI. Translation(E-V)
4. We have now checked our accounts and find that we have
been sending you the wrong statement due to a confusion in
names and addresses. The database has been adjusted and
there should be no more difficulties. Please contact us again if
a similar situation arises, and thank you again for pointing out
the error.
4. Hiện chúng tôi đã kiểm tra tài khoản của chúng tôi và thấy
rằng chúng tôi đã gửi nhầm bảng quyết toán cho công ty anh
do nhầm lẫn về tên và địa chỉ. Dữ liệu đã được điều chỉnh và
không còn rắc rối nữa. Cứ liên hệ với chúng tôi một lần nữa
nếu tình trạng tương tự phát sinh, và cảm ơn công ty anh một
lần nữa vì đã báo sai sót này cho chúng tôi.
VI. Translation(E-V)
5. The paintwork on the body of the cars became
discoloured because of a chemical imbalance in the
paint used in spraying the vehicles. We have already
contacted our own suppliers and are waiting for their
reply. Meanwhile we are taking these models out of
production and calling in all those that have been
supplied.
5. Lớp sơn trên phần thân xe trở nên bạc màu vì phản
ứng trong thành phần hóa chất trong sơn được sử
dụng để phun xe. Chúng tôi đã liên hệ với nhà cung
cấp và đang chờ câu trả lời của họ. Trong khi đó chúng
tôi ngưng việc sản xuất các mô hình sản xuất xe này
và liên hệ với tất cả những khách hàng đã được cung
cấp mặt hàng này.
VI. Translation(E-V)
6. The fabric you complained about has now been withdrawn. The
fault was in the weave of the cloth, which was due to a
programming error in the weaving machines. This has now been
corrected and replacement fabric will be sent to you.
6. Loại vải công ty anh phàn nàn hiện đã được thu hồi. Lỗi sản
phẩm xảy ra là do kiểu dệt, mà bắt nguồn từ lỗi lập trình ở máy
dệt. Vấn đề này đã được sửa chữa và mặt hàng vải thay thế sẽ
được gửi đến cho công ty anh.
7. We have closely compared the articles you returned with our
samples and can see no difference between them. Therefore, in
this case we are not willing either to substitute the articles or to
offer a credit.
7. Chúng tôi đã so sánh kỹ lưỡng các món hàng công ty anh trả lại
với các mặt hàng mẫu của chúng tôi và thấy không có sự khác
biệt giữa chúng. Vì vậy, trong trường hợp này, chúng tôi không thể
thay mặt hàng hoặc gửi lại tiền cho công ty anh được.
VI. Translation(E-V)
8. Our factory has now inspected the unit you returned last week,
and they inform us that the circuits were overloaded. We can
repair the machine, but it will be necessary to charge you as
incorrect use of the unit is not covered by our guarantee.
8. Hiện tại nhà máy của chúng tôi đã kiểm tra các món hàng
công ty anh trả lại vào tuần trước, và qua kiểm tra, chúng tôi biết
rằng mạch điện đã bị sử dụng quá tải. Chúng tôi có thể sửa chữa
lại cái máy này, nhưng chúng tôi phải tính phí sửa chữa vì nội
dung bảo hành không bao gồm việc vận hành sản phẩm không
đúng.
9. Finally, may we say that this was an exceptional mistake and
is unlikely to occur again. Please accept our apologies for the
inconvenience.
9. Cuối cùng, chúng tôi có thể kết luận rằng đây là một sai sót
hiếm có và khó có khả năng xảy ra một lần nữa. Chúng tôi thành
thật xin lỗi vì sự bất tiện này.
VI. Translation(E-V)
9. Finally, may we say that this was an exceptional mistake and
is unlikely to occur again. Please accept our apologies for the
inconvenience.
9. Cuối cùng, chúng tôi có thể kết luận rằng đây là một sai sót
hiếm có và khó có khả năng xảy ra một lần nữa. Chúng tôi
thành thật xin lỗi vì sự bất tiện này.
VI. Translation(E-V)
10. Replacements for the faulty articles are on their way to you, and
you should receive them tomorrow. We are sure that you will be
satisfied with them and there will be no repetition of the faults.
Thank you for your patience in this matter, and we look forward to
hearing from you again.
10. Hàng thay thế cho các các mặt hàng bị lỗi đang được vận
chuyển đến công ty anh, anh có thể nhận được chúng vào ngày
mai. Chúng tôi chắc chắn rằng anh sẽ hài lòng với những sản
phẩm được thay thế vì sẽ không gặp lại khiếm khuyết như vậy nữa.
Cảm ơn công ty anh vì đã kiên nhẫn trong vấn đề này, và chúng tôi
mong muốn tiếp tục liên lạc với công ty anh.
11. We have received the documents and taken delivery of the
goods under the order No.123, which arrived at Saigon port on the
SS White Queen yesterday.
11. Chúng tôi đã nhận được những chứng từ và số hàng theo đơn
hàng số 123, đến cảng Sài Gòn trên tàu White Queen ngày hôm
qua.
VI. Translation(E-V)
12. When we have this case opened, we found that it contained
quite different articles.
12. Khi chúng tôi cho mở thùng hàng này, chúng tôi phát hiện
thấy rằng nó chứa hoàn toàn những mặt hàng khác.
13. After careful examination, it has been found that against
100 drums ordered and invoiced the consignment contains only
98 drums.
13. Sau khi xem xét/ kiểm tra kỹ lưỡng, chúng tôi thấy rằng so
với 100 thùng phi đặt mua và ghi trên hóa đơn, chuyến hàng
này chỉ gồm có 98 thùng.
14. On checking the goods received we find that some items on
your invoice have not been included.
14. Khi kiểm tra hàng nhận được chúng tôi thấy không có một
số mặt hàng ghi trên hóa đơn của quý ngài.
VI. Translation(E-V)
15. I am enclosing the survey report issued by Vinacontrol to
the effect that the damage was noticed when they were
discharged at the port.
15. Tôi xin gửi kèm biên bản giám định do Vinacontrol cấp để
chứng thực rằng thiệt hại được phát hiện khi hàng được dỡ tại
cảng.
16. In the meantime, we are holding the above-mentioned case
at your disposal. Please let us know what you wish us to do
with it.
16. Đồng thời, chúng tôi xin giữ lại số hàng nói trên tùy quý ngài
định đoạt, xin hãy cho chúng tôi biết quý ngài muốn chúng tôi
xử lý thế nào đối với số hàng đó.
VI. Translation(E-V)
17. We hope that this will not occur in the future and that our
next orders will be dispatched strictly according to our wishes.
17. Chúng tôi hy vọng rằng điều này sẽ không xảy ra trong
tương lai và các đơn hàng sau này sẽ được gửi theo đúng yêu
cầu của chúng tôi.
18. It was with our regret that the case No 24 under the above
mentioned order shipped on the M.S White Queen was
reported damage.
18. Chúng tôi rất tiếc rằng thùng hàng số 24 theo đơn hàng nói
trên được chuyên chở trên con tàu W. Queen được báo là bị hư
hại.
VI. Translation(E-V)
19. We have passed your complaint to the firm of packers that
handled this consignment and have asked them to strengthen
the material.
19. Chúng tôi đã cho chuyển thư khiếu nại của quý ngài đến
công ty đã đóng gói chuyến hàng này và đã yêu cầu họ chọn
nguyên liệu tốt hơn.
20. We shall be very much obliged if you will keep case No….
and its contents until called for by our forwarding agents.
20. Chúng tôi sẽ lấy làm biết ơn nếu quý ngài giữ lại thùng
hàng số… và số hàng bên trong chờ khi đại lý giao nhận của
chúng tôi tới.
VI. Translation(E-V)
1. This letter is to inform you that we have not heard from you
about the consignment under the above-mentioned order,
which should have reached us one week ago.
2. We are writing to complain about the shipment of the tractors
under the order number HG12, which have not received it.
3. The goods we received are very much inferior in quality to
your sample.
4. When we placed this order with you, we stressed that prompt
delivery was most essential.
5. It is absolutely essential that the delivery should be punctual;
otherwise we cannot carry out our sales.
VI. Translation(E-V)
6. We find that 100 bags of coffee ex S.S. Catrine sold to us as
Santos Coffee, New York type 2, contain an excessive quantity
of unripe, shelly, broken, weevilly and defective beans and
corresponds to Santos Coffee, New York type 3/4.
7. The material seems to be too loosely woven and is inclined
to pull out of shape. By separate mail we have sent you a
cutting from an earlier consignment so that you can compare
the two and see the difference in texture.
8. Your consignment under our order No 1527 carried by S.S
Song Huong arrived at our port today. After careful inspection it
has been found that against 24,000 tins of condensed milk
ordered and invoiced the consignment contains only 23,460
tins.
VI. Translation(E-V)
9. We are in need of these items, so we have got them from
Thailan. Therefore, we would like you to send us a
compensation of USD 1000 as a balance bw your price and
another supplier’s, and have your attention to the remaining
shipments.
10. We are extremely sorry about this delay but you will realize
that it was due to circumstances beyond our control.
11. We have passed them (the cuttings) on to the factory for
comment and have told them how greatly concerned we were
over your disappointment in the quality and the fact that you
had supplied the cloth to new customers.
12. They expressed their great regret, and we have arranged
with them for the immediate despatch of replacements.
Furthermore, they guarantee the quality of the cloth now sent.
VI. Translation(E-V)
13. If you care to dispose of the interior cloth at the best price
obtainable for it, we will send you a Credit Note for the
difference as soon as we hear from you.
14. From the enclosed documents and packing list you will see
that the number of cases and the tins coincides with that
invoiced by us.
15. We would, therefore, advise you to address your claim to
the Insurance Company as in our opinion this is a case of
pilferage.
16. We expect you will have no difficulty in obtaining full
indemnity from them, and trust the matter will be settled to your
satisfaction
VI. Translation(E-V)
17. Once again, we apologize sincerely for the trouble caused
to you, and will take all possible steps to ensure that such
mistake will not be made again.
18. We shall take all the measures possible to prevent this
occurring again and dispatch your future orders in accordance
with your wishes.
19. I am enclosing the survey report issued by Vinacontrol to
the effect that the damage was noticed when they were
discharged at the port.
20. In the meantime, we are holding the above-mentioned case
at your disposal. Please let us know what you wish us to do
with it.
VI. Letter 1
Sáng hôm qua đại diện Hải Phòng đã báo bằng điện thoại
cho đồng chí biết chuyến hàng đồ dùng bằng điện thuộc đơn đặt
hàng số 2072 đã về đến Hải Phòng nhưng bị tổn thất.
Đơn đặt hàng nói trên của đồng chí đặt mua hàng của một
hãng Nhật Bản ngày 10-8-20… theo điều kiện CIF Hải Phòng.
Tàu chở hàng là tàu Carl Maxstart của Cộng Hòa Liên Bang
M2024, 100 chiếc máy giặt cỡ lớn kiểu 4488 và 500 chiếc TV màu
19 in kiểu 5033.
Khi phát hiện có tổn thất đại diện Hải Phòng đã mời cán bộ của
VinaControl Hải Phòng đến giám định lô hàng. Và biên bản giám
định họ lập có những chi tiết sau:
a. Chuyến hàng thực chất có:1. Tủ lạnh: 190 chiếc ; 2. TV: 440
chiếc màu, 60 chiếc đen trắng; 3. Máy giặt: 100 chiếc
VI. Letter 1
b. Tình trạng hàng hóa:
1. Tủ lạnh thiếu 100 chiếc
2. TV màu thiếu 60 chiếc
3. TV trắng đen (60 chiếc) không nằm trong đơn đặt hàng.
4. Hai máy giặt bị vỡ hòm và máy cũng hỏng không thể sửa chữa được.
Anh/ chị hãy điện dự kháng cho phía Nhật biết và viết thư xác nhận điện
này cùng với chi tiết như đã nêu trên và khiếu nại đòi bồi thường theo
hướng sau:
1. Đối với tủ lạnh chưa giao ta sẽ mua ở Thái Lan, Nhật phải chịu mọi
chi phí vì ta đang cần gấp.
2. Đối với TV, yêu cầu Nhật phải gửi càng nhanh càng tốt 60 chiếc TV
màu và đề nghị Nhật cho hướng giải quyết 60 chiếc TV trắng đen theo
cách:
+ Giảm giá 30%
+ Ta bán hộ với giá cao nhất có thể được,;+ Cho người đến mang đi.
VI. Letter 2
Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm (TOCONTAP), 39 Nguyễn Huệ,
Quận 1, TP. HCM, điện thoại và fax: 84-8-8214356 mới nhập một lô
hàng gồm 150 chiếc bình nước nóng (water heater) kiểu Heaterman
191VA theo đơn hàng số 2315TL của công ty TNHH M.D
EDWARD, Finwell House, số 26 Finsbury Square, London, EC2,
Vương quốc Anh về đến cảng Sài Gòn ngày 25/6/20-. Tuy nhiên số
hàng này được báo có tổn thất.
Theo biên bản giám định của SGS, chuyến hàng chỉ có 136 chiếc.
Và cụ thể hàng hóa trong tình trạng như sau:
1. Khi tàu về đến cảng, cụ thể là khi hàng được dỡ lên cầu cảng, lô
hàng đã được phát hiện thấy thiếu 7 kiện, mỗi kiện đựng 2 bình,
mang số từ 08 đến 15, thiếu tổng số 14 chiếc.
2. Trong 136 chiếc đã giao có:
- 4 chiếc không phải là bình kiểu Heaterman 191VA mà là kiểu
191WH, không nằm trong đơn hàng.- 2 chiếc bị vỡ không sửa chữa
được
VI. Letter 2
3. Chuyến hàng cũng có 4 chiếc lò sưởi (heater) kiểu 191VL không
thuộc đơn hàng này. Hãy viết thư khiếu nại để bà Vân Anh, trưởng phòng
nhập khẩu của TOCONTAP ký, theo những hướng giải quyết như sau:
a. Đề nghị người bán gửi ngay 14 chiếc chưa giao, và hàng thay thế cho 4
chiếc bình kiểu 191WH không đặt mua và 2 chiếc bị hỏng không sửa được,
tổng cộng là 20 chiếc.
b. Nếu trong vòng 45 ngày kể từ ngày ghi trên thư này, số hàng nói trên không
về đến Việt Nam, TOCONTAP sẽ mua hàng của nhà cung cấp khác mà công
ty M.D EDWARD phải chịu mọi tổn thất phát sinh từ việc này.
c. Đối với 4 chiếc lò sưởi 191VL, TOCONTAP sẵn sàng bán hộ với giá cao
nhất có thể được và do đó đề nghị người bán báo giá; hoặc giả nếu M.D
EDWARD không đồng ý với phương án này, thì cho biết ý kiến xử lý càng sớm
càng tốt.
Lưu ý: