Letter requesting

payment
I. First applications for payment
1. What is a first application payment.

2. What is the aim of a first application

payment
3. Sample letter (to regular
payee)
Dear Sir/Madam
ACCOUNT NUMBER 6251
As you are usually very prompt in settling your
accounts, we wonder whether there is any special
reason why we have not received payment of the
above account, already a month overdue.

We think you may not have received the statement of

account sent on 31 May showing a balance owing of
£105.67. A copy is enclosed, which we hope will
receive your early attention.
Yours faithfully
3. Sample letter (to regular
payee)
Dear Sir/Madam
ACCOUNT No. 5768

We regret having to r…1…… you that we have not

received payment of the balance o……2…….
£105.67 due on our s………3……. for December,
sent to you on 2 January, a copy of which
is …...4…………

We would r...........5… you that unusually low prices

were q...........6.. to you on the understanding of an
e…7…… settlement
3. Sample letter (to a new
customer)
It may well be that non-payment is due to
an o...........…8.. and we now ask you to be
good e.............9 to send us your c.......10 ......
within the next few days.

Yours faithfully
 II. Second application letters
1. What are the main points of a second
application letter ?
I. Sample letter 1

Dear Sir/Madam

ACCOUNT NUMBER 6251

As we have not received a reply to our letter
of 5 July requesting settlement of the above
account, we are writing again to remind you
that the amount still owing is USD 90,105.67.
2. Sample letter 1

No doubt there is some special reason for

the delay in payment, and we should
welcome an explanation together with
your remittance.

Yours faithfully
3. Sample letter 2
Dear Sir or Madam

On 18 February we wrote r...........1... you that our

December statement sent on 2 January showed a
b...............2.... of 90105.67 outstanding and d.........3....
for payment by 31 January.

As settlement of this account is now more than a month

o.........4......., we must ask you either to send us your
r .........5.... within the next few days, or at least to offer
an e...........6.... of the delay in payment.

Yours faithfully
3. Sample letter 3
to regular customers such as yourself our terms
of p....4......... are 3% one month, and we hope
you will not w……5… payment any longer, in
which case it would be necessary for us to r…
6…. these terms.

In the circumstances we look forward to

receiving your c..…7... for the above
a.........8...... within the next few days.
Yours faithfully
 III. Third application letters

What are the main points of a third application

letter ?
1. Sample letter
Dear Sir/Madam
We are surprised and very much regret that
we have received no reply to the further
letter we sent to you on 28 July regarding
the long overdue payment of £105.67 on
your account.
Useful expressions
First applications
I. Openings
1. We notice that your account, which was
overdue for payment on , is still outstanding
2. We wish to draw your attention to our invoice
number ... for £., which remains unpaid
3. We are writing to remind you that we have not
yet received the balance of our statement
amounting to £ ... , payment of which is now
more than a month overdue.
First applications
II. Closes
1. We hope to receive your cheque by return
2. We look forward to your remittence within
the next few days.
3. As our statement may have gone astray, we
now enclose a copy and shall be glad if you
will pass it immediately for payment.
Second applications
I. Openings
1. We do not appear to have had any reply to our
request of…… for settlement of £ due on our
invoice dated .......
2. We regret not having received a reply to our
letter of.. reminding you that your account had
not been settled
3. We are at a loss to understand why we have
received no reply to our letter of requesting
settlement of our statement in the sum of £ ....
Second applications
II. Closes
1. We trust you will now attend to this matter without
further delay
2. We must now ask you to settle this account by return
3. We regret that we must now press for the immediate
payment of the amount outstanding
Third applications
I. Openings
1. We wrote to you on ... and again on ...
concerning the amount............. on our invoice
number ....

2. As we have had no reply to our requests for

payment of our statement, we must now ask you
to remit the amount due (£ ... ) by the end of this
month.
Third applications
3. We note with surprise and disappointment that
we have had no replies to our two previous
applications for payment of your outstanding
account.

II. Closes

1 Unless we receive your cheque in settlement by

we shall have no alternative but to recover our
solicitors to recover the amount due.
Translation(E-V)
1. I have instructed my bank, today, to transfer USD
1,000 to your account in payment of your invoice. Could
you confirm the transfer has been made as soon as the
correspondent bank advises you?
Translation(E-V)
3. Our bank informs us that they now have the
shipping documents and will be transfering the
proceeds of our L/C to your account.
Translation(E-V)
4. We have instructed our bank to arrange a
letter of credit for ... to be paid against your
proforma invoice No..., and the proceeds will be
credited to you as soon as Vietcombank receive
the documents.
Translation(E-V)
5. Our bank informed us today that you accepted
our bill and the documents have been transfered
to you. Thank you for your custom and hope you
will be in touch with us again.
Translation(E-V)
6. In view of the difficulties you have been
having, we are prepared to compromise and
suggest that you clear half the outstanding
balance immediately by sending a cheque for...
and clear the remainder by the end of next
month.
Translation(E-V)
7. We must now insist that you clear this account
within the next seven days, or at least offer an
explanation for not paying it
Translation(E-V)
8. I would like your remittance by return of post,
or failing that, your reasons for not clearing this
account.
Translation(E-V)
9. We had expected this matter to have been
settled at least two months ago, but you have
shown no indication of cooperating with us.
Translation(E-V)
10. Thank you for sending your cheque for
invoice No. … so promptly. We feel sure that you
will be pleased with the consignment and look
forward to receiving your next order.
Translation(E-V)
11. A warehouse flood destroyed the majority of
the components that were to be fitted into Zenith
900. We are waiting for our insurance company to
settle our claim so that we can renew our stock
and pay our suppliers.
Translation(E-V)
12. When we allowed open account terms, we
emphasized this was only on the condition that
balances were cleared promptly on due dates as
credit facilities put a strain on our own cash low
situation. Because of this we cannot extend the
credit by another two months.
Translation(E-V)
13. As you are usually prompt in settling your
accounts, we wonder whether there is any
special reason why we have not received
payment of this account, which is already a
month overdue.
Translation(E-V)
14. To regular customers such as yourself our
terms of payment are 3% one month, and we
hope you will not withhold payment any longer;
otherwise it will be necessary for us to revise
these terms.
Translation(E-V)
15. We were disappointed that you did not bother
to reply to either of our letters asking you to clear
your account, and you have left us no alternative
but to take legal action.
Translation(E-V)
16. It is with the utmost regret that we have
reached the stage when we must press for
immediate payment. Failing payment by 7 August
you will leave us no choice but to put the matter
into the hand of our solicitor.
Translation(E-V)
17. It was in consideration of the present
economic climate that we allowed you a two
month period to settle, and while we would like to
offer you more time to clear the balance, our own
financial position makes this impossible. Therefore
we must ask you to settle the account within the
next fortnight.
Translation(E-V)
18. When we arranged payment terms we offered
you payment against monthly statements, yet it
has been three months since you promised the
account would be cleared.
Translation(E-V)
19. As we have traded for some time, we have not
pressed for payment. However, we must now
insist that either you settle the account or offer a
reasonable explanation for not doing so.
Translation(E-V)
20.The failure either to clear your account or
even to offer an explanation is all disappointing
because of our past satisfactory dealings over
many years.
Translation( V-E)

1. Chúng tôi muốn thông báo với quý ngài là

chúng tôi đã thu xếp chuyển tiền cho quý
ngài qua ngân hàng. Chúng tôi chuyển ...$ để
thanh toán cho hóa đơn số...
Translation( V-E)

2. Ngân hàng đã thông báo với chúng tôi là số

tiền ... mà quý ngài chuyển đã được ghi có vào
tài khoản của chúng tôi. Cảm ơn quý ngài đã
thanh toán đúng hạn
Translation( V-E)
3. Cuộc đình công của công nhân bến cảng khiến
chúng tôi không thể giao hàng được và vì khách
hàng không thể trả tiền cho chúng tôi nên chúng
tôi cũng chưa thể thanh toán nợ cho các nhà
cung cấp được.
Translation( V-E)
4. Chúng tôi sẽ cố gắng thanh toán hóa đơn trong
vòng vài tuần tới. Trong khi chờ đợi, chúng tôi gửi
kèm tấm séc trị giá ... để thanh toán một phần số
nợ.
Translation( V-E)
5. Tôi rất tiếc khi nghe tin quý ngài đang gặp khó
khăn trong việc... và hiểu rằng hàng không bán
được thì sẽ khó có thể thanh toán các khoản nợ
còn lại.
Translation( V-E)
6. Qua thư của quý ngài ngày...giải thích lý do
hóa đơn số... chưa được thanh toán, chúng tôi rất
hiểu những khó khăn quý ngài đang gặp phải.
Translation( V-E)
7. Chúng tôi viết thư cho quý ngài về khoản nợ
quá hạn trong tháng 10 trị giá..., và gửi kèm bản
sao hóa đơn mà lẽ ra phải được thanh toán tháng
trước.
Translation( V-E)
8. Chúng tôi đã viết thư cho quý ngài vào ngày
3/3 về bản quyết toán tháng 1 vẫn chưa được
thanh toán. Kèm theo đây quý ngài sẽ thấy bản
quyết toán
Translation( V-E)
9. Chúng tôi cho rằng quý ngài đã có đủ thời
gian để thanh toán khoản nợ này và giờ đây
nhất định quý ngài phải thanh toán trong vòng
10 ngày tới.
Translation( V-E)
10. Nếu chúng tôi không nhận chi phiếu thanh
toán đầy đủ khoản nợ vào cuối tháng này, chúng
tôi buộc phải nhờ luật sư thu hồi nợ.
Translation( V-E)
11.Chúng tôi muốn quý ngài lưu ý rằng chúng tôi
đã chào bán cho quý ngài giá thấp trên cơ sở
thanh toán tiền sớm.
Translation( V-E)

12. Chúng tôi rất mong quý ngài hiểu rằng việc
chúng tôi không thanh toán nợ đúng hạn là do sơ
ý.
Translation( V-E)
13. Chúng tôi rất thông cảm với vấn đề quý ngài
gặp phải trong việc thanh toán số nợ còn lại và
sẵn sàng gia hạn nợ thêm 6 tuần nữa.
Translation( V-E)
14. Từ khi chúng tôi viết thư cho quý ngài ngày...
về khoản nợ còn lại chưa được thanh toán trị
giá ..., chúng tôi vẫn chưa nhận được thư trả lời.
Xét thấy quý ngài đã ủng hộ chúng tôi trong thời
gian qua, nên trước đây, chúng tôi đã không hối
thúc quý ngài thanh toán.
Translation( V-E)
15. Cảm ơn quý ngài đã viết thư và giải thích cho
chúng tôi biết tại sao số nợ trong tháng 5 vẫn
chưa được thanh toán. Tuy nhiên, chúng tôi
không thể gia hạn nợ thêm nữa vì chúng tôi cho
hưởng mức chiết khấu cao đổi lại việc thanh toán
đúng hạn.
Translation( V-E)
16. Chúng tôi sẽ cho quý ngài thêm 7 ngày nữa
để gửi tiền cho chúng tôi, sau thời gian này vấn
đề sẽ được chuyển cho luật sư chúng tôi giải
quyết.
Translation( V-E)
18. Xét thấy quý ngài đã ủng hộ chúng tôi trong
thời gian qua, chúng tôi sẵn sàng cho phép quý
ngài thanh toán một nửa của khoản nợ bằng cách
gửi chúng tôi hối phiếu trả ngay và thanh toán
phần còn lại bằng cách chấp nhận hối phiếu đính
kèm ký phát thời hạn 30 ngày.
Translation( V-E)
19. Do quy định của chúng tôi là kinh doanh dựa
trên lợi nhuận thấp nên chúng tôi tiếc là không
thể dành cho quý ngài hưởng điều kiện tín dụng
dài hạn được
Translation( V-E)
20. Chúng tôi rất ngạc nhiên và thất vọng vì
không nhận được thư trả lời của quý ngài cho 2
lá thư của chúng tôi ngày... nhắc quý ngài về
khoản nợ còn lại trị giá...
Letter writing 1
Công ty anh/ chị đã nhận được lô hàng từ công ty
Glaston Potteries cùng với hóa đơn đề ngày... Tuy
nhiên, công ty không thể thanh toán như thời hạn ghi
trong hóa đơn. Anh/ chị hãy viết thư gửi ông John
Merton, giám đốc kinh doanh của Glaston để xin lỗi và
yêu cầu cho thêm thời gian để thanh toán với những gợi
ý sau:
- Kho hàng bị lụt, nhiều hàng hóa bị hư hỏng
- Chúng ta chỉ có thể thanh toán khi công ty bảo hiểm bồi
thường cho chúng ta trong vòng 4 tuần tới.
- Cam kết chúng ta sẽ thanh toán đầy đủ khi nhận được
bồi thường và mong đối tác thông cảm.
Anh/ chị có thể thêm bớt bất kỳ thông tin nào để thư
được hoàn thiện.
Letter writing 2
Your company has received a letter dated 28 April from
UK Cycles Ltd concerning your outstanding account for
$2,700.00 for three months, in which they asked you to
pay within the next ten days. Write a reply to this letter,
using the following prompts:
- Thank them for their letter (please quote dates)
- Explain about the fire at Head Office. Say that it
destroyed a lot of computer data which has disrupted all
correspondence with suppliers and customers, and we
need time to get back to our normal routine.
- Request a further 30 days to settle as politely as
possible.
- Say your insurer will release compensation with the
coming month, so we can pay the outstanding account in
Letter writing 2
Your company has received a letter dated 28 April from UK Cycles
Ltd concerning your outstanding account for $2,700.00 for three
months, in which they asked you to pay within the next ten days.
Write a reply to this letter, using the following prompts:
- Thank them for their letter (please quote dates)
- Explain about the fire at Head Office. Say that it destroyed a lot
of computer data which has disrupted all correspondence with
suppliers and customers, and we need time to get back to our
normal routine.
- Request a further 30 days to settle as politely as possible.
- Say your insurer will release compensation with the coming
month, so we can pay the outstanding account in full.
- Start with “Dear Mr. …”
Letter writing 3
Công ty anh/ chị đã nhận được thư trả lời từ công ty ABC chuyên cung cấp
máy tính văn phòng cho thư hỏi hàng viết ngày 19 tháng 4, năm 20…
Anh/ chị hãy viết thư đặt hàng cho công ty ABC về chủng loại máy tính C2000,
D16, đính kèm đơn đặt hàng số 8815. Trong thư này, anh/ chị hãy nhấn mạnh
những nội dung sau:
1. Những điều khoản trong thư trả lời của công ty ABC là hoàn toàn thỏa đáng.
2. Công ty anh/ chị đã chỉ thị cho ngân hàng của anh/ chị, Ngân hàng Công
thương ở TP. HCM, Việt Nam mở thư tín dụng không thể hủy ngang trị giá
22.000 bảng Anh cho công ty ABC thụ hưởng. Thư tín dụng này đã tính theo
giá CIF và chi phí ngân hàng, có giá trị cho đến 10 ngày tháng 6 năm 20…
3. Công ty ABC sẽ nhận được xác nhận từ Ngân hàng chúng tôi và công ty
ABC có thể rút tiền từ Ngân hàng sau 60 ngày với số tiền ghi trên hóa đơn.
4. Khi gửi hối phiếu cho ngân hàng, công ty ABC phải đính kèm những chứng
từ sau:
- Vận đơn (6 bản sao)
- Hóa đơn CIF Hải Phòng (4 bản sao)
- Giấy chứng nhận bảo hiểm trị giá 24,2 bảng Anh
Công ty ABC sẽ gửi fax hay điện tín cho công ty chúng tôi ngay sau khi công ty
ABC gửi hàng.
Anh/ chị có thể thêm các chi tiết khác để lá thư đầy đủ.