Gracias

Proceso de Gestión
de Proyectos

1
Contenido

1. Objetivo y alcance del proceso

2. Términos y definiciones
3. Roles y responsabilidades
4. Entradas y salidas del proceso
5. Descripción del proceso
5.1 Subprocesos
5.2 Actividades
5.3 Tareas
6. Métricas del proceso
7. Artefactos del proceso
8. Historial de revisiones 2
1. Objetivo y alcance del
proceso

3
Objetivo y alcance del proceso

Objetivo
• Definir el mecanismo de gestión de proyectos del servicio de
Desarrollo de software de la empresa TOPCLIENT.

Alcance
• Este proceso aplica para los 5 tipos de proyectos
definidos dentro del servicio TOPCLIENT

4
2. Términos y definiciones

5
 Términos y definiciones
# Términos
1 Comité Operativo
2 Comité ejecutivo interno
3 Reunión general del servicio
4 Reunión de analistas
5 Reunión de equipo de trabajo
6 Kick off Meeting – Interno
7 Kick off Meeting – Externo
8 TSP (Tablero Seguimiento de
Pendientes)
9 Informe de estado del proyecto
10 Relatorio del proyecto
11 CheckList de agenda de reuniones
12 Informe de actividades
13 LMR (Lista Maestra de
requerimientos)
Definiciones
El equipo de trabajo asignado para las revisiones de status del proyecto, el cual incluye
al cliente, al analista Líder y demás integrantes que se crean convenientes
Reunión entre el gerente de fábrica y los gestores de procesos (métricas, calidad,
configuración) y otros según sean requeridos.
Reunión del gerente de fábrica con los coordinadores de proyectos, analistas líderes y
gestores de procesos.
Reunión del coordinador de proyectos con los líderes de proyectos a su cargo.
Reunión del analista líder con el equipo de trabajo a su cargo.
Presentación usada en la reunión interna del lanzamiento del proyecto.
Presentación usada en la reunión con el cliente, en la cual se realiza el lanzamiento del
proyecto.
Permite realizar el seguimiento a los pendientes del Proyecto Interno.
Informe mediante el cual los analistas líderes o responsables informan el avance y los
riesgos de sus proyectos.
Documento usado durante el cierre del proyecto para presentar los puntos resaltantes
y negativos del proyecto.
Artefacto que contiene la agenda predefinida para los diferentes tipos de reunión
contemplados en los Proyectos Internos.
Permite el registro diario de las actividades realizadas.
Describe los requerimientos de usuario, requerimiento de servicios, diccionario de 6
atributos, diccionario de valores y sus usuarios.
3. Roles y responsabilidades

7
 Roles y responsabilidades

Gestor
Gestorde
delala
Demanda • Revisa y aprueba el Plan de Gestión del Proyecto
Demanda • Participa en el kick off meeting externo
TdP
TdP

Gerente
Gerentede
de
Fábrica - • Informa sobre el avance del proyecto al comité gerencial
Fábrica - • Dirige las reuniones del servicio
Empresa
Empresa

• Representa a Empresa ante el cliente

• Dirige la reunión de analistas líderes a su cargo
Coordinador
Coordinador • Informa sobre el estado del proyecto en comité operativo
Empresa
Empresa • Informa al Gerente de Fábrica sobre la situación de los proyectos a su cargo
• Informa el estado de cada proyecto a su cargo en comité de seguimiento con el cliente
• Participa en reunión general del servicio y reunión ejecutiva del servicio

• Lidera el equipo de trabajo del proyecto

Analista
AnalistaLíder
Líder • Trabaja en comunicación permanente con su coordinador Empresa
Empresa
Empresa • En conjunto con el equipo de trabajo realiza el Plan de Gestión del Proyecto
• Informa sobre el estado del proyecto en reunión de analistas
• Realiza el relatorio del proyecto

8
4. Entradas y salidas del
proceso

9
 Entradas y salidas del proceso

Entradas: Salidas:
Proceso de Gestión de
- Plan del Proyecto
- Ficha de Datos Proyectos - Entregables comprometidos
- Propuesta Aprobada

10
5. Proceso de Gestión de
Proyectos
5.1 Subprocesos

11
 Subprocesos del Proceso de Gestión de
Proyectos

(1) Coordinador (2) Coordinador (3) Coordinador

Empresa Empresa Empresa

Planificación Ejecución, Segu Cierre

imiento y Contro
Gestor de
Propuesta l
Aprobada Plan del
Demanda Plantillas LA, OM
Proyecto

Archivos del Gestor de la

Proyecto Configuración

Detalle
12
subprocesos
 Subprocesos del Proceso de Gestión de
Proyectos
# Rol del Nombre del Descripción del Subproceso Herramientas
Responsable Subproceso
1 Coordinador Planificación -En esta etapa se crea el Plan del Plantillas:
Empresa Proyecto, el cual debe ser aprobado -Plan del Proyecto
por el cliente a través de un Acta de -WBS
Reunión, dando así conformidad al
-Cronograma de proyecto
plan y viso para el inicio del proyecto.
-De existir observaciones al Plan, estas -Registro de Riesgos
quedaran registradas en un acta de -Acta de Reunión
reunión. -LMR
-Herramienta de estimación

2 Coordinador Ejecución, -En esta etapa, se ejecuta el “Plan del Plantillas:

Empresa Seguimiento y Proyecto” y se realizan las actividades -LMR
Control de seguimiento sobre lo planificado. -TSP
-El Coordinador Empresa realiza la - Informe de actividades
asignación de trabajo semanal al
-Registro de riesgos
equipo de trabajo.
-Los Analistas realizan el trabajo -Solicitud de cambios a requerimientos
encomendado. -Matriz de entregables
-El seguimiento se realiza bajo el -Plan semanal
esquema de reuniones, efectuándose -Informe de estado
el control de cambios al Plan del -Seguimiento a cronogramas
Proyecto de ser necesario. -Acta de reuniones
-Cuadro de seguimiento a reuniones
-CheckList de Agenda a reuniones
13
Regresar
 Subprocesos del Proceso de Gestión de
Proyectos
# Rol del Nombre del Descripción del Subproceso Herramientas
Responsable Subproceso
3 Coordinador Cierre del -En esta etapa se elabora el acta de Plantillas:
Empresa Proyecto aceptación y cierre del Proyecto, el -Acta de Aceptación y Cierre del
cual debe ser aprobada por el cliente. Proyecto
-Se registran las oportunidades de -Relatorio del Proyecto
mejora y las lecciones aprendidas, -Matriz de entregables
seguidamente se elabora y expone el
-Oportunidades de mejora
relatorio del Proyecto.
-Se archivan todos los entregables del -Lecciones Aprendidas
proyecto y se hace la entrega al Gestor
de la Configuración.

14
Regresar
5. Proceso de Gestión de
Proyectos
5.2 Actividades

15
 Actividades del Subproceso de Planificación

Gestor de la
Demanda (2) Gestor de la
No (3) Gestor de la (5) Coordinador
(1) Analista Líder (4) Analista Líder
Demanda Demanda Empresa

Si Conformidad al
Revisión, Aprob Kick off meeting Kick off meeting
Planeamiento Plan del
Ajustes ado - interno - externo
Proyecto
Propuesta Acta de
Aprobada Plan del Proyecto reunión de
Acta de Reunión Acta de Reunión Acta de Reunión Acta de Reunión
inicio del
proyecto

Ejecución,
Seguimiento y
Control

Detalle acti Regresar

vidades
16
 Actividades del Subproceso de Planificación

# Rol del Nombre de la Descripción de la Actividad Herramientas

Responsable Actividad
1 Analista Líder Planeamiento El objetivo de esta etapa es la elaboración del Plantilla de Plan del
Plan del Proyecto. Proyecto.
2 Gestor de la Revisión, Ajustes En esta etapa el Gestor de la Demanda revisa -CheckList de Agenda de
Demanda el Plan del Proyecto conjuntamente con el reuniones.
analista líder, registrando sus observaciones en -Plantilla de Acta de
acta de reunión, que justificarán las reunión
modificaciones y/o correcciones respectivas.
3 Gestor de la Conformidad al Plan En esta etapa el Gestor de la Demanda envía -Acta de reunión
Demanda de Gestión del la conformidad al Plan del Proyecto quedando
Proyecto registrada en Acta de Reunión.
4 Analista Líder Kick off meeting - -Es la reunión de inicio del proyecto, donde se Plantillas:
interno informa al equipo de desarrollo sobre el -Presentación kick off
proyecto y la estrategia para afrontarlo. meeting – interno
-El resultado es la primera versión del TSP del -TSP
proyecto y acta de la reunión. -Acta de reunión
-Esta reunión no es necesario cuando el
proyecto esta integrado por un único
integrante.
5 Coordinador Kick off meeting - -En esta reunión se informa al cliente sobre el Plantillas:
Empresa externo proyecto y la estrategia para afrontarlo, se -Presentación kick off
obtiene el compromiso y se explica el esquema meeting – externo
Regresar de trabajo. -TSP 17
-Acta de reunión
5. Proceso de Gestión de
Proyectos
5.3 Tareas

18
 Tareas de la Actividad de Planeamiento

Gestor de la
Demanda (1) Analista Líder (2) Analista Líder (3) Analista Líder (4) Analista Líder (5) Analista Líder (6) Coordinador
Empresa

Definir el Definición de la Elaboración de

Estimación de Elaboración del Revisión y
Alcance del Organización del los planes de
Proyecto Esfuerzo cronograma ajustes
Proyecto soporte
Propuesta Plantilla Plan del
Aprobada Plantilla Plan del Plantilla Plan del Plantilla Plan del Plantilla Plan del Plantilla Plan del
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto

Plan del Proyecto

Gestor de la
Demanda

Detalle
tareas Regresar 19
 Tareas de la Actividad de Planeamiento
# Rol del Nombre de la Descripción de la Tarea Herramientas
Responsable Tarea
1 Analista Líder Definir alcance del El alcance del proyecto se define mediante el acuerdo Plantillas:
proyecto de un conjunto de entregables del proyecto (Documento -WBS
de análisis, Documento de Plan de pruebas, etc.), -Matriz de entregables
según las actividades involucradas en el Proceso de
Gestión de Proyecto. En esta actividad se actualiza el -LMR
artefacto Lista Maestra de Requerimientos de acuerdo
a la información que se levantará en reuniones de
coordinación.
2 Analista Líder Estimación de Se estima el tamaño del proyecto en forma de esfuerzo, -Proceso de estimaciones
esfuerzo tanto por roles como por etapas. -Herramienta de
estimaciones
3 Analista Líder Elaboración de Primero se genera el cronograma detallado tomando Plantilla de cronograma de
cronograma como base la plantilla predefinida. proyecto
4 Analista Líder Definición de la Definición de los responsables de la ejecución del Plantillas:
organización del proyecto. Además de mapear los procesos del MRPL -Sección del Plan de
proyecto comprometido por el proyecto en el Directorio de Gestión del Proyecto
Proyectos del servicio. -Directorio de Proyectos
5 Analista Líder Elaboración de los Se definen los planes de soporte: gestión de riesgos, Secciones de la plantilla
planes de soporte gestión de comunicaciones, gestión integrada de Plan de Gestión del
proyectos, gestión de la configuración, gestión de Proyecto
requerimientos de cambios, gestión de calidad, gestión
de seguimiento del proyecto, gestión del cronograma y
otros.
6 Coordinador Revisión y Ajustes En esta etapa el Coordinador Empresa revisa el Plan Plantilla acta de reunión
Empresa del Proyecto conjuntamente con el analista líder, 20
Regresar quedando evidenciado en acta de reunión incluyendo
las observaciones identificadas.
5. Proceso de Gestión de
Proyectos
5.2 Actividades

21
 Actividades del Subproceso de
Ejecución, Seguimiento y Control
(1) Coordinador (2) Equipo de
Empresa Trabajo

Ejecutar trabajo
Asignar trabajo
asignado

Plan semanal Plan semanal

Plan del (5) Coordinador

Proyecto (4) Coordinador (8) Coordinador
(3) Analista Líder
Empresa Empresa Empresa

Generación de Revisión de Comité de

Comité
Informe de Informes de seguimiento del
Operativo
Estado Estado servicio
Planificación Repositorio de
TSP Artefactos de Artefactos de proyecto
Plan semanal gestión gestión Acta de Reunión

(6) Gerente de (7) Gerente de (9) Gerente de

Fábrica Fábrica Fábrica

Acta de Reunión del

reunión de Reunión de Reunión General Cierre
inicio del comité ejecutivo
proyecto Coordinadores del Servicio
interno
Artefactos de
Acta de Reunión Acta de Reunión
gestión

(10) Coordinador
Empresa

Procesar
cambios al
proyecto
Detalle acti Regresar
vidades
Plan de Gestión 22
del Proyecto
 Actividades del Subproceso de
Ejecución, Seguimiento y Control
# Rol del Nombre de la Descripción de la Actividad Herramientas
Responsabl Actividad
e
1 Coordinador Asignar Trabajo - Coordinador Empresa prepara el plan semanal Plantilla de Plan Semanal
Empresa apoyándose en la plantilla de Plan semanal, seguidamente
asigna tareas a los miembros del equipo de trabajo.
2 Equipo de Ejecutar trabajo -El equipo realiza el trabajo que le fue asignado, Plantillas:
Trabajo asignado produciendo entregables comprometidos. -Actas de reunión
-La aceptación de los entregables principales son -Cuadro de seguimiento de
formalizados mediante actas de reunión (en caso se reuniones
requiera con el cliente), o en las actas de comités con el -Informe de actividades
cliente.
-Cada miembro del equipo reporta el tiempo empleado en
las actividades que realizó, en el Informe de Actividades
diariamente.
-Adicionalmente, durante la ejecución del proyecto realizan
reuniones de trabajo con el cliente según se requiera.
3 Analista Líder Generación de -El Analista Líder prepara la agenda de acuerdo al checklist Plantillas:
Informe de Estado de agenda de reuniones y registra y/o actualiza la reunión -CheckList de agenda a
en el cuadro de seguimiento de reuniones, así mismo reuniones
prepara la información necesaria para ejecutar la reunión de -Cuadro de seguimiento a
equipo de trabajo (por proyecto), entiéndase el cronograma reuniones
del proyecto entre otros necesarios según lo requiera el
-Registro de riesgos
proyecto.
-En esta reunión realizada semanalmente, el Analista Líder -TSP
revisa el estado del proyecto con el personal asignado al -Tablero de Métricas (del
mismo, actualiza el TSP, tablero de métricas y registro de proyecto).
Regresar riesgos de ser necesario. -Informe de estado 23
- Luego prepara el informe de estado del proyecto, el cual -Acta de Reunión
debe también incluir las métricas del proyecto y se concluye
 Actividades del Subproceso de
Ejecución, Seguimiento y Control
# Rol del Nombre de Descripción de la Actividad Herramientas
Responsa la Actividad
ble
4 Coordinador Revisión de - El Coordinador Empresa prepara la agenda de Plantillas:
Empresa Informes de acuerdo al checklist de agenda de reuniones y -CheckList de agenda a reuniones
Estado registra y/o actualiza la reunión en el cuadro de -Cuadro de seguimiento a reuniones
seguimiento de reuniones.
-Registro de riesgos de la
- Los analistas Líderes a su cargo informan la
coordinación.
situación de los proyectos y riesgos presentados, de
-TSP de la coordinación.
forma semanal y/o cuando la situación lo requiera.
-Luego, el Coordinador Empresa consolida la -Tablero de métricas de la
información expuesta por los Analistas Líderes de los coordinación.
Proyectos, en un solo informe a nivel de coordinación -Acta de Reunión.
y se actualizan de requerirse, los artefactos de
gestión por proyecto (riesgos, pendientes, métricas).
5 Coordinador Comité Operativo - El analista líder en comunicación con el Plantillas:
Empresa Coordinador Empresa prepara la agenda de acuerdo -CheckList de agenda a reuniones
al checklist de agenda de reuniones y registra y/o -Cuadro de seguimiento a reuniones
actualiza la reunión en el cuadro de seguimiento de
-Acta de Reunión.
reuniones y prepara el acta de reunión preliminar a
ser revisada por el comité operativo (incluye al -TSP actualizado.
cliente). De requerirse la presentación de status del -Registro de riesgos actualizado.
proyecto, este será el Informe de Estado modificado
considerando las secciones de interés para el cliente.
-En la reunión se presenta y revisa con el cliente, el
acta de reunión preliminar. Es de frecuencia semanal
y cuando la situación lo requiera. Se actualizaran las
plantillas que correspondan según sea el resultado
Regresar
de la reunión. 24
 Actividades del Subproceso de
Ejecución, Seguimiento y Control
# Rol del Nombre de la Descripción de la Actividad Herramientas
Responsa Actividad
ble
6 Gerente de Reunión de -El Gerente de Fábrica se reúne con los coordinadores Plantillas:
Fábrica coordinadores con el objetivo de analizar el servicio desde la -CheckList de agenda a
perspectiva de cada proyecto. reuniones
-Los coordinadores de proyectos informan sobre la -Cuadro de seguimiento a
situación de los proyectos y riesgos presentados, de reuniones
forma semanal y/o cuando la situación lo requiera.
- Acta de Reunión.
7 Gerente de Reunión General -El Gerente de Fábrica prepara la agenda de reunión de Plantillas:
Fábrica del Servicio acuerdo al checklist de agenda de reuniones y registra -CheckList de agenda a
y/o actualiza la reunión en el cuadro de seguimiento de reuniones
reuniones. El Gerente de Fábrica, Coordinadores, -Cuadro de seguimiento a
Analistas Líderes y equipo de soporte, integran dicha
reuniones
reunión.
-Registro de riesgos del servicio.
-Los Gestores del Comité Ejecutivo Interno, informan
-TSP del servicio.
sobre el resultado de las auditorias por proyecto.
-Tablero de métricas del
-Los Analistas Líderes informan sobre la situación de
los proyectos y riesgos presentados, de forma mensual servicio.
y/o cuando la situación lo requiera. -Acta de Reunión.
- Luego, el Gerente de Servicio consolida la información
expuesta, en un solo informe a nivel de servicio y se
actualizan de requerirse, los artefactos de gestión por
proyecto (riesgos, pendientes, métricas).
8 Coordinador Comité de - Los coordinadores de proyectos se reúnen con el Plantillas:
Empresa seguimiento del cliente con el objetivo de analizar el servicio desde la -Acta de Reunión.
servicio perspectiva de cada proyecto
Regresar - Esta reunión es de frecuencia quincenalmente o a 25
requerimiento de ambas partes.
 Actividades del Subproceso de
Ejecución, Seguimiento y Control
# Rol del Nombre de Descripción de la Actividad Herramientas
Respons la Actividad
able
9 Gerente de Reunión del El Gerente de Fábrica se reúne mensualmente con el Plantillas:
Fábrica Comité ejecutivo Analista de Calidad, el Gestor de Métricas, el Gestor de -TSP del servicio.
interno Configuración y otros de requerirse, en conjunto, revisan la -Tablero de métricas del servicio
información correspondiente al servicio (métricas, riesgos,
-Registro de riesgos del servicio.
pendientes, problemas).
-Acta de Reunión.
La información resultante es válida para otros comités
establecidos en el plan de servicio:
a. Comité Gerencial (realizada trimestralmente o a
requerimiento).
b. Comité de Empresa.
10 Coordinador Procesar El cambio se procesa según el Proceso de cambios de Solicitud de cambios a
Empresa cambios al configuración y de requerimientos. requerimientos
proyecto

Regresar 26
5. Proceso de Gestión de
Proyectos
5.2 Actividades

27
 Actividades del Subproceso de Cierre

(3) Gestor de la
(1) Analista Líder (2) Analista Líder
Configuración
Elaborar acta Elaborar y
de aceptación revisar el Generar
y cierre del relatorio del Baselines
Ejecución, Repositorio de proyecto proyecto Repositorio de
seguimiento y proyecto Acta de cierre del Relatorio del Matriz de proyecto Gerencia de
Control proyecto proyecto entregables Servicio
Empresa

Detalle Regresar
actividades 28
 Actividades del Subproceso de Cierre

# Rol del Nombre de la Descripción de la Actividad Herramientas

Responsable Actividad
1 Analista Líder Elaborar acta de -El Analista Líder elabora el acta de aceptación y cierre Plantilla Acta de
aceptación y cierre del proyecto. cierre del
del proyecto -El Gerente de Fábrica y Coordinador Empresa revisan proyecto
y acuerdan la versión final del acta de aceptación y
cierre que luego es entregada al cliente.
2 Analista Líder Elaborar y revisar el -El Analista Líder elabora el relatorio del proyecto en Plantilla
relatorio del proyecto base a la plantilla respectiva. Relatorio del
-El relatorio del proyecto es presentado en la reunión de proyecto
informe general del servicio.
-Durante el relatorio se analiza el resultado del
proyecto.
-Se consignan las brechas entre los planes y los
resultados reales.
-Se registra un resumen de las Lecciones Aprendidas,
Buenos Ejemplos y Oportunidades de Mejora, que se
han procesado en el proyecto.
-Se registra un resumen de la evaluación del personal y
una encuesta de satisfacción del cliente.
3 Gestor de la Proceso de Gestión - Genera baselines de los entregables del proyecto de -Plantilla Matriz
Configuración de Configuración - acuerdo al Proceso de Gestión de Configuración – de entregables
Realizar Control de Subproceso Realizar Control de Cambios a Baselines. -Proceso de
Regresar Cambios a Baselines Gestión de
29
configuración.
6. Métricas del proceso

30
Métricas del proceso

- Exposición al riesgo
- Ratio de Performance en Costo
- Desviación del Avance

31
7. Artefactos del proceso

32
 Artefactos del proceso

# Artefacto Suproceso Actividad Tarea

1 Plan de Gestión del Inicio Planeamiento

Proyecto
2 Plantilla WBS
3 Cronograma de proyecto
interno
4 Presentación kick off
meeting – interno

5 Presentación kick off

meeting – externo

6 Matriz de entregables de Ejecución, seguimiento

proyectos internos y control

7 Registro de riesgos

8 Seguimiento de
cronogramas
9 Plan Semanal
10 Tablero Seguimiento de
Pendientes Hoja de
Trabajo
11 Tablero Seguimiento de
Pendientes
12 Checklist de agenda de 33
reuniones
 Artefactos del proceso

# Artefacto Suproceso Actividad Tarea

13 Informe de estado – Ejecución, seguimiento

Proyecto interno y control
14 Informe de estado – Hoja
de Trabajo
15 Cuadro seguimiento de
reuniones

16 Informe de actividades

18 Acta de reunión
19 Relatorio de proyecto Cierre
20 Acta de cierre de proyecto
21 Formato Oportunidad de
Mejora
22 Formato Propuesta de
Lección Aprendida

34
8. Historial de Revisiones

35
 Historial de revisiones

# Versión Fecha Autor / Rol Estado Responsable de

revisión y/o
aprobación / Rol
1 1.0 16-06-2016 Mercedes Gavilan Revisado Paola Montero
(Analista Coordinadora) (Analista Funcional)

36