PERDIDA Y RECONSTRUCCIÓN DE

DOCUMENTOS CONTABLES

DESTRUCCIÓN DE LIBROS Y DOCUMENTOS

DE SOPORTES CONTABLES

SOPORTES DE CONTABILIDAD

RECIBO DE CAJA

COMPROBANTE DE INGRESO
I. PERDIDA Y RECONSTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
CONTABLES
Pérdida y reconstrucción de documentos
Reconstrucción cuando no hay documentos
II. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LIBROS Y
DOCUMENTOS DE SOPORTES CONTABLES
Conservación de los libros
Tiempo de conservación de otros entes
Tiempo de conservación para efectos fiscales
Destrucción de libros y documentos de soporte
III. SOPORTES DE CONTABILIDAD
Soportes contables
Todos los soportes contables deben contener la siguiente
información general
IV. NORMATIVA DE LOS DOCUMENTOS
V. SOPORTES NO CONTABLES
V. RECIBO DE CAJA
VI. COMPROBANTE DE INGRESO
PERDIDA Y
RECONSTRUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
CONTABLES

DOCUMENTS OF
ACCOUNTING
LOSS AND
RECONSTRUCTION
 Pérdida y reconstrucción de
documentos
Cuando la persona natural o jurídica obligada a llevar contabilidad
evidencie la pérdida, extravío o destrucción de los libros de
contabilidad y documentos contables

Cuando se haga necesario

reconstruir los registros en Para la reconstrucción se
De manera tomaran como base los soportes Esta regla es
los libros de contabilidad,
inmediata deberá contables, los comprobantes de aplicable para todos
se contará con un término
poner en contabilidad, las declaraciones los entes
de seis (6) meses,
conocimiento de las tributarias, los estados económicos trátese
contados a partir de la financieros certificados, informes
autoridades de entidades
fecha en que se tuvo de terceros y los demás
correspondientes comerciales o de
conocimiento de su documentos que se consideren
tales hechos. otra naturaleza.
pérdida, extravío o pertinentes.
destrucción
Reconstrucción cuando no hay
documentos

En caso de que no
se obtenga los
documentos
necesarios para
reconstruir la
contabilidad las
entidades deben un inventario
hacer de general a la fecha
inmediato: de la ocurrencia de
los hechos para
elaborar los
Cuando se haga respectivos
reposición de papeles estados
extraviados o
destruidos a través de
financieros.
copia que sean
facilitadas por terceros,
en ella se debe dejar
constancia de tal
circunstancia,
describiendo el motivo
de la reposición..
CONSERVACIÓN Y
DESTRUCCIÓN DE
LIBROS Y DOCUMENTOS
CONTABLES

CONSERVATION AND
DESTRUCTION OF
BOOKS AND
ACCOUNTING
DOCUMENTS
 Conservación de los libros
Las entidades deben velar por la conservación de los libros de contabilidad, de actas,
de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad
y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

El término de conservación de libros y papeles de comercio se reduce

de veinte (20) años a diez (10) años a partir de la fecha del último
asiento, documento o comprobante.

Puede el comerciante elegir para su conservación el papel o cualquier

medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción
exacta.

Los términos menores consagrados en normas especiales continúan vigentes, esto

es, los cinco (5) años que se consagran para conservar informaciones y pruebas en
Ley 962 de 2005. materia tributaria señalados en el artículo 632 del Estatuto Tributario.

Nótese que el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 (Ley antitrámites), derogó

tácitamente parte del inciso 2° y todo el inciso 3° del artículo 134 del Decreto 2649 de
1993 y el artículo 60 del Código de Comercio.
 Medios de conservación

MEDIO

Libros Libros Documentos

manuales electrónicos contables

Medios técnicos, Sistemas de

Medios electrónicos, contabilidad
Archivo físico
tecnológicos ópticos o computarizados o
telemáticos electrónicos

Tecnologías modernas, Copias de

Procedimientos de tales como, instrumentos
seguridad, copias
archivo de reconocido técnicos, electrónicos,
de respaldo o
valor técnico. informáticos, ópticos o
telemáticos backup
 Tiempo de conservación de otros
entes
Los entes Los liquidadores
Entidades Para efectos
económicos no de sociedades
financieras aduaneros
comerciantes comerciales

El Estatuto Orgánico del

Sistema Financiero
Deberán guardarlos
Deben conservarlos consagra un régimen
por 5 años contados a
durante 20 años antes especial para la
partir de la aprobación conservación de archivos y
de su destrucción.
de la cuenta final. documentos de las
entidades vigiladas por
extinta Superintendencia
Bancaria
Los documentos soporte
de las declaraciones de
importación deben
conservarse físicamente
durante un período de 5
años. (Artículo 121 del
Decreto 2685 de 1999).

Según lo contemplado
Por tanto para ellos, en Sin perjuicio de que
en el Concepto 220- En efecto, el artículo 96 del puedan guardarse copias
principio, no es mencionado ordenamiento,
03200 de enero 21 de en cualquier medio
aplicable el Código de modificado por el artículo 22
2015 expedido por la técnico, magnético o
Comercio. de la Ley 795 de 2003,
SuperSociedades. electrónico por el término
dispone que los libros y establecido por el
papeles de dichas artículo 28 de la Ley 962
instituciones “…deberán de 2005.
conservarse por un período
no menor de cinco (5)
años, desde la fecha del
respectivo asiento
 Destrucción de los libros y
documentos de soporte
Una vez vencido el término
dispuesto para la
conservación de los libros de
contabilidad y sus
documentos de soporte
Las entidades podrán
destruir estos elementos
Cuando se garantice su
reproducción exacta por
cualquier medio técnico
adecuado.
Firmará el acta en la que
anotará los libros y papeles
destruidos y el
procedimiento utilizado para
su reproducción
Verificada la exactitud de la
reproducción de la copia, el
secretario de la Cámara de
Comercio
Función que corresponde a
la Cámara de Comercio
donde fueron registrados los
libros
Aquéllos libros de contabilidad
o documentos contables que
contengan información
relevante para la continuidad
de las operaciones de las
entidades
o que por mandato de autoridad
competente así lo disponga por
su validez jurídica,
administrativa, fiscal o contable,
no podrán destruirse hasta tanto
sean superadas tales
restricciones.
De la destrucción de información
se deberá dejar constancia en la
que se especifique
detalladamente los elementos
destruidos, su contenido, así
como la ubicación de su
respaldo para su posterior
reproducción o consulta.
SOPORTES DE
CONTABILIDAD

ACCOUNTING
SUPPORTS
 SOPORTES CONTABLES
Qué es

Son los documentos que sirven de base para registrar

operaciones comerciales de una empresa. Los soportes deben
adherirse a los comprobantes dejando una constancia de ello.

Tipos de soportes

INTERNOS EXTERNOS
Son aquellos que se emiten al interior de la Son aquellos emitidos fuera de la empresa y
empresa, para ser entregados a terceros luego recibidos y conservados en la empresa
ajenos a ella o para circular en su interior.
Ejemplo
Ejemplo
 Facturas de compras
 Factura de venta  Comprobante de egreso o
 Recibos de caja comprobante de pago
 Comprobante de venta con  Recibo de consignación
tarjeta de crédito bancaria
 Recibo de caja menor y  Cheque
reembolso de caja menor  Letra de cambio
 Nota de contabilidad  Pagaré
 Comprobante diario de  Nota débito
contabilidad  Nota crédito
 Soportes de contabilidad
Externos Internos
Todos los soportes contables deben contener la
siguiente información general
Nombre o
razón social
de la empresa
que lo emite.

Firmas de los
responsables de Nombre,
elaborar, revisar, Soportes número y
aprobar y contables fecha del
contabilizar los
comprobantes. comprobante.

Descripción
del contenido
del
documento.
NORMATIVA DE
LOS DOCUMENTOS

DOCUMENTS OF
THE NORMATIVE
 Decreto 2649
de diciembre 29 de 1993
El

TITULO III ART. 123

Todos

Los hechos económicos deben documentarse mediante

soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y
autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Estos

Deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos

o dejar una constancia de manera cronológica de tal manera que
sea posible su verificación.

Pueden

Conservar en el idioma en el cual Ser utilizados para registrar las

fueron otorgado operaciones en los libros auxiliares o
de detalle.
SOPORTES NO
CONTABLES

NOT COUNTABLE
SUPPORTS
 SOPORTES
NO
CONTABLES

Son documentos que contienen

información sobre una
transacción pero no se utilizan
para su contabilización

Ejemplo

 Cotización
 Pedido u orden de compra
 Remisión
 Salida de almacén
 Requisición de materiales
 Solicitud de crédito
RECIBO DE
CAJA

CASH
RECEIPT
 RECIBO
DE CAJA
Generalmente
Generalmente es es un
un Es
soporte Es un
un soporte
soporte de de
soporte de
de los
los abonos
abonos contabilidad
parciales contabilidad enen el
el cual
cual
parciales oo totales
totales de
de los
los constan
clientes
clientes de
de una
una empresa
empresa
constan los
los ingresos
ingresos
por recaudados
recaudados por por la
la
por conceptos
conceptos diferentes
diferentes empresa
de
de ventas
ventas alal contado.
contado. empresa

Que
Que puede
puede ser
ser en
en
Con
Con débito
débito aa la
la cuenta
cuenta de
de
caja
caja yy el
el crédito
crédito de
de
acuerdo
acuerdo con
con susu contenido
contenido
oo concepto
concepto del del pago
pago
recibido Efectivo
Efectivo
recibido
Cheque
Cheque
Tarjeta
Tarjeta crédito
crédito oo debito
debito

Se contabiliza El
El original
original se
se entrega
entrega alal
cliente
cliente y las copias
y las copias
generalmente
generalmente se se archivan
archivan
así:
así: una
una para
para el el archivo
archivo
consecutivo
consecutivo yy otra
otra para
para
anexar
anexar alal comprobante
comprobante
diario
diario de
de contabilidad.
contabilidad.
 Ejemplo de recibo de caja:
La Comercializadora Electroinnova SAS., el día 09 de febrero del 2020, recibe el pago de la
factura No. 459 de su cliente Juan José Robledo Gómez, por valor de $670.000, con el
cheque No. 9406831-8 de BANCOLOMBIA.
Recibo de Caja
minerva 20-05 No. 20200209
C iud a d D M A

Yopal Fec ha 09 02 2020

N o. 20200209
Rec ibid o d e

Juan José Robledo Gómez

$ 670.000
Direc c ió n

Calle 12 No. 22 - 17
La suma de (en letra s)

Seiscie ntos sete nta m il pe sos

Po r c o nc ep to d e

Cancelacion factura No. 459

C heque No . Ba nc o Suc ursa l Efec tivo

9406831-8 Bancolombia Yopal
Código Cuenta Débitos Créditos Firma y sello
11050501 Caja general - Cheques $ 670.000,00
13050515 Juan Jose Robledo Gomez $ 670.000,00

CC NIT x No. 840.950.642-1

COMPROBANTE
DE INGRESO

INCOME
VOUCHER
Comprobantes de ingreso

También llamado comprobante de pago, este

Alimentan
EnEsdonde
clavese
para directamente
registran todas
registrar todos adetalles
la contabilidad.
laslosoperaciones quetransacciones
de las originan
QueSon documentos
involucran documento
ingresos
movimientos
que
de
de
elabora
dinero
dinero
económicascontable
enelefectivo,
encargado de
y valores cheque u otras
formas de recaudo.
administración
 Se emiten por los ingresos que obtienen los
contribuyentes por:

La venta de bienes y La renta de bienes Los honorarios

mercancías a crédito muebles e inmuebles profesionales

La prestación de servicios Los Créditos recibidos La recepción de

donativos, entre otras
Las cuota social o de un Los Aportes de capital
subsidio
Ejemplo del comprobante de Ingreso
La Comercializadora Electroinnova SAS., el día 01 de febrero del 2020, recibe de su cliente
Construir Ltda., el 70% del pago por el arrendamiento del local CCU, valor del canon mensual
$1.200.000.
COMPROBANTEDEINGRESO
No.20200201
CIUDADYFECHA: Yopal, 01 de febrero de 2020 POR$ 840.000
RECIBIDODE: CONSTRUIR LTDA
DIRECCIÓN: Centro Comercial Unicentro - Yopal
POR CONCEPTODE: Abono del 70% del canón de arrendamiento - (Valor mensual $1.200.000)

LA SUMA DE (ENLETRAS) Ochocientos cuarenta mil pesos

CÓDIGOP.U.C. CUENTA DÉBITOS CRÉDITOS CHEQUE No. BANCO

11050501 Caja general - Efectivo $ 840.000 SUCURSAL EFECTIVO X

42201001 Arendamiento Local CCU $ 840.000 FIRMA YSELLODEL BENEFICIARIO

C.C. / NIT 840.950.642-1

FEC HA DE D M A
REC IBIDO 01 02 2020
soluFORMAS FE2014
 Glosario
ADHERIRSE: Pegar o unir algo a otra cosa, generalmente utilizando una sustancia

DECRETO: Decisión de un gobernante o de una autoridad, o de un tribunal o juez, sobre la materia

o negocio en que tengan competencia.

DEROGAR: Dejar sin efecto una norma vigente.

EXACTA(O): Igual o que se asemeja en un grado muy alto a algo o alguien que es tomado como
modelo.

EXACTITUD: Cualidad de exacto.

INCISO: Expresión dotada de autonomía gramatical, que se intercala en otra para explicar algo
relacionado con esta.

NORMATIVA: Conjunto de normas aplicables a una determinada materia o actividad.

PARCIALES: Perteneciente o relativo a una parte del todo.

TÁCITAMENTE: Sin expresión o declaración formal.