Universidad Tecnológica de Panamá

Facultad de Ingeniería Industrial

Bienvenidos al Curso de
Administración de Compras y Abastecimientos
I

Facilitador

Tomás Gómez

Correo: tomas.gomez@cargos.co
gomez-moreno@hotmail.com

Teléfonos: 6203-7533
BREVE DESCRIPCIÓN:
En este curso se presentan las formas como debe llevarse
a cabo el proceso de compras, identificando sus elementos
y la documentación que se requiere, siendo capaz de
negociar y hacer llegar al proceso de la empresa los
materiales correctos para el oportuno flujo de sus líneas de
producción. Además se identifican las oportunidades de
abastecimiento estratégico y la forma de aprovecharlas al
máximo. También se presentan los documentos
necesarios en el proceso de compras.
OBJETIVO GENERAL:

Capacitar al estudiante en las distintas etapas del proceso de

compras en una organización y en el control y evaluación del
desempeño del proceso.
 
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
 
Conocer el procedimiento y los principales documentos relacionados
para realizar las compras en una organización.
Conocer el proceso de planeación de las compras y las estrategias
utilizadas.
Conocer el proceso de planeación y control de inventarios en los
almacenes.
Conocer el proceso general de las compras en una institución
gubernamental (Ley 22 de 27 de junio de 2006 y Decreto Ejecutivo
No.366 de 28 de diciembre de 2006).
Concepto de Compra

La compra es aquella operación que involucra todo el Proceso de ubicación del

proveedor o fuentes de Abastecimiento y Adquisición de Materiales a través
de Negociaciones de Precios y Adquisiciones de pago con el proveedor elegido y
recepción de Mercadería correspondiente para controlar y Garantizar el
Suministro de la Adquisición .

Objetivos del Departamento de Compras

 Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.

 Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
 Procurar materiales al precio mas bajo posible, compatible con la calidad y
el servicio requerido.
 Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
 Proveerse de más de una fuente, para previsión cualquier emergencia
 Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones
monetarias, inflación o escases.
 Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras colocadas.
 * Administración de la
cadena de suministros

OBJETIVO:
“Abastecer los materiales
necesarios en la cantidad, calidad,
lugar y tiempos requeridos al
menor costo posible para con ello
dar un mejor servicio al cliente”.
 *Cadena de Suministro

La cadena de suministro se refiere a las actividades y procesos

que involucran a clientes y proveedores para que la mercancía
sea producida y distribuida en las cantidades correctas, a los
lugares correctos y a tiempo con el fin de satisfacer los niveles
de servicios requeridos por el consumidor.
 IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

Es asegurar el abastecimiento Normal de las Necesidades

de insumos y materiales de la empresa porque:

 Las compras mantienen la actividad de la empresa

 Influyen directamente en la estructura financiera de la empresa

 Supone la adquisición de mercancías

 Contribuyen a la obtención de los objetivos planificados

 Relaciones intra-empresariales del
Departamento de compra

En la época actual por la que estamos pasando, que es de

crisis económica, escasez de dinero, precios inestables,
dependencia de materia prima importada, así como de
tecnología, contracción de mercados, etc., es de vital
importancia la eficiente inversión del dinero de una
organización, ya que de no hacerlo adecuadamente se
presentará la irremediable desaparición de la organización.
Es por eso de la importancia del Departamento de compras
y sobre todo de su sistema de información, ya que sin
importar su tamaño y el giro a que se dedique, siempre va a
resaltar la función tan trascendente que es la de invertir el
dinero presupuestado.
Por estas razones antes mencionadas es importante
resaltar el papel o las relaciones intra-empresariales que
desempeña el departamento de compra con otros
departamentos dentro de la organización.
Factores en la Decisión de una Compra

Los tres principales factores en la decisión de una compra son:

1. La calidad
2. El precio
3. Funcionalidad

Funciones Propias del Departamento

 
• Atender oportunamente los proveedores (sin discriminaciones entre grandes y
pequeños)
• Recibir muestras y cotizaciones
• Análisis y definición de nuevos productos en forma oportuna
• Análisis y aceptación de nueva lista de precios
• Revisar y actualizar las bases de datos
• Negociar descuentos y condiciones de pago
• Visitar la competencia y el medio
• Visitar los almacenes propios de la compañía
• Visitar las bodegas o centros de distribución y zonas de almacenaje y despacho
de mercancías.
Funciones Propias del Departamento.

• Asistir a lanzamientos y eventos que apoyen la comercialización de productos

• Establecer excelentes y efectivas relaciones con los colegas de la competencia
• Definir artículos promocionales y destacables en eventos espaciales
• Determinar las cantidades de compra
• Hacer conocer oportunamente a otras áreas de la empresa las condiciones de
negociación y los cambios que se presenten en las relaciones comerciales con
los proveedores.
• Conocer la rentabilidad de los productos y de los proveedores
• Estar informado de los nuevos productos que se lancen al mercado
• Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra en lo relacionado con las
fechas, cantidades y calidades
• Revisar y renegociar el nivel de servicio de los proveedores
• Aplicar todas las estrategias indentificadas que permitan mejorar las utilidades
de la empresa
• Estar informado permanentemente de las necesidades del consumidor
• Resolver oportunamente todos los asuntos planteados por otras áreas
inherentes a su función
Características de un Líder de Compras

 Capacidad para negociar

 Capacidad de liderar
 Mantenerse actualizado sobre el mercado
 Seleccionar adecuadamente a los proveedores
 Reducir la gestión administrativa de compras
 Contar con conocimiento técnico
 Honradez
 Transparencia
 Proactivo
 Capacidad de análisis
 Lo que un líder de compras necesita para
asegurar la calidad es:
1. El área de compras necesita saber justo lo que se
requiere.

2. La orden de compra o contrato de compra debe estar

desarrollado con la descripción exacta de lo que se
necesita.

3. El proveedor debe de ser informado de las necesidades

del comprador.

4 Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a

todos los materiales con el fin de comprobar que cumple
con todos los requerimientos.
 
 Lo que un líder de compras necesita
para asegurar la calidad es
5. Los bienes que se entreguen deben estar exactamente
en conformidad con las definiciones de calidad o con los
requisitos acordados, de otra manera el comprador puede
rechazarlos.

6. Las especificaciones deben permitir al proveedor

construir la calidad en el producto.
 The Just in time
*Justo a tiempo (Just in time).
Justo a tiempo es un enfoque de producción que busca
eliminar todas las fuentes de desperdicio y cualquier cosa
que no agregue valor en las actividades de producción, para
proporcionar la parte correcta en el lugar correcto y en el
momento oportuno. El JIT se desarrollo en la Toyota Motor
Company en Japón, por los Ing. Shigeo Shingo y Taichi
Ohno.

El objetivo del sistema JIT es mejorar las utilidades y el

rendimiento sobre la inversión a través de reducción de
costos bajo el sistema de cero inventarios y mejoras en la
calidad, mediante la eliminación de desperdicios e
involucrando al trabajador en la toma de decisiones y a los
proveedores en el proceso de producción.
 La Requisición de Compra
Es la forma con la que se solicita al departamento de compras la
adquisición de materiales, partes, implementos o servicios, según sea
el caso. Es recomendable en este caso, que la descripción de los
materiales requeridos se haga con toda la claridad posible y en forma
minuciosa, para evitar confusiones al momento de solicitar las
cotizaciones con los proveedores

La requisición proporciona al comprador la autoridad

para comprar los artículos listados en la requisición, por
consiguiente es necesario que haya claridad y exactitud en
la información,  ya que todas las compras que se hacen
implican un desembolso para la empresa y estas se harán
en base a dichas requisiciones de cotizaciones
 Elementos Básicos de una Requisición de Compras

1. Persona que solicita el material.

2. Departamento.
3. Sucursal.
4. Fecha en que se formula la requisición.
5. Número de requisición.
6. Cantidad requerida.
7. Descripción clara y exacta del material solicitado.
8. Clave (en caso de que haya catálogo).
9. Partida.
10.Unidad de medida (pieza, metros, cajas, Kg, Ton, gls, litros).
11.Nombre y firma de la persona que formuló la solicitud.
12. Visto Bueno del departamento correspondiente.
13. Observaciones.
 Tendencias actuales de la función y del Proceso de Compras

Las tendencias más notables que afectarían todos los

aspectos de la administración de compras

1. Creciente utilización de tecnología informática.

2. Creciente énfasis en la calidad.
3. Reducción del número base de proveedores.
4. Creciente empleo de la negociación.
5. Mayor énfasis en los análisis que permitan determinar la
competitividad.
6. Creciente desarrollo de sistemas de manufactura flexibles o de
"producción fragmentada".
7. Creciente involucramiento de la función de compras en la
transferencia de tecnología.
8. Desarrollo de fuentes extranjeras más selectivas.
9. Variación en la planeación estratégica para las compras.
 Planeación y Programación de Compras

En cada empresa u organización existen amplias variaciones, por lo

tanto, no resulta factible establecer un solo conjunto de acciones
para poder planear o programar, sin embargo existen pasos que se
siguen en toda institución, estos son:

 La identificación de necesidades
 La selección de las mejores opciones.
 Una recopilación de datos
La determinación de metas y objetivos
 La formulación de planes, tanto generales como detallados para
alcanzar los objetivos dentro de las políticas establecidas.
 La Planeación y la Programación de Compras

¿Qué es planeación?

      De una forma concreta y sencilla, podemos definirla

como:   El proceso de selección de acciones o caminos para
llegar al objetivo determinado, en una empresa u
organización.

Sirve para
1. Evitar demoras.
2. Optimizar costos.
3. Controlar la Calidad.
4. Controlar inventarios. 
5. Garantizar el abastecimiento de los insumos
6. Comprometer al proveedor
7. Garantizar la producción
8. Satisfacer los clientes (internos y externos)
 * FUNCIONES DE APROVISIONAMIENTO
LA PLANIFICACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA

* Emisión del requisito de compra

* Análisis de la petición de compra
* Investigación y selección del proveedor
* Emisión del pedido
* Seguimiento del pedido
* Recepción e inspección de la mercancía
* Eventual devolución de los productos no hallados conformes
(logística inversa)
* Elaboración del informe
* Verificación y pago de la factura
 Selección de Proveedores
La búsqueda y selección de proveedores debe realizarse continuamente, a fin de
tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores precios y
condiciones de compra.
Para seleccionar los proveedores que se van a emplear es importante tomar las
siguientes medidas.
• Precios y condiciones de pago
• Plazos de entrega
• ·Calidad de los productos
• Fiabilidad
• Posibilidades futuras de evolución
• Situación económico−financiera
• Verifique las referencias minuciosamente y se forme una idea de su reputación
y la experiencia que tuvieron otros compradores con sus pedidos.
• Investigar a cerca de sus relaciones laborales.
• Sus contratos sindicales , sus historias de huelgas
• Su seguro de riesgos, en relación con los productos que distribuye y en que
condiciones se aplica.
 Selección de Proveedores
* La búsqueda y selección de proveedores debe realizarse
continuamente, a fin de tener siempre la mayor cantidad de
posibilidades de mejores precios y condiciones de compra.

Se definen los posibles proveedores teniendo en cuenta:

* Precios y condiciones de pago

* Plazos de entrega
* Calidad de los productos
* Fiabilidad
* Posibilidades futuras de evolución
* Situación económico-financiera
* Una vez elegido el proveedor, se emite la orden de compra,
documento mediante el cual el proveedor y el comprador se
comprometen a cumplir lo pactado.
 Organización del Departamento de Compras
Existen dos tipos de compras: las centralizadas y las
descentralizadas.

La Compra Centralizada se refiere a que existe un solo organismo: el

departamento de compras, el cual abastece las necesidades de todos
los departamentos.
La Compra Descentralizada ocurre cuando, dentro de una misma
compañía, cada uno de los departamentos satisface sus propias
necesidades. Cada departamento que desempeña las distintas
funciones dentro de la organización, requiere políticas y el
departamento de compras no es la excepción. Todas las políticas, para
compras centralizadas y descentralizadas, son similares porque están
enfocadas en dar a conocer la conducta durante las actividades
relacionadas con la adquisición de materia o servicios. Pero así como
existen similitudes, también se encuentran diferencias, pues cada tipo
de compra requiere distintas acciones y actividades que deben ser
llevadas a cabo según las políticas establecidas por la empresa
Ventajas de la Centralización.

 Menores costos, por tener que disponer de menor cantidad de

personal de apoyo.
 Unidad de manejo y de criterios en la organización con mayor
control.

Desventajas de la Centralización

 La demora en la toma de decisiones y en la atención a las

necesidades.
 Mayor volumen de solicitudes.
 Puede generar paquidermia en la organización.
 Por los bajos niveles de autonomía, hay también bajos niveles de
autocontrol en la medida en que los resultados sólo dependen en
pequeña medida del nivel local.
Ventajas de la Descentralización

 Libera a la Alta Dirección de la carga en la toma de decisiones y

obliga a los administradores de los niveles superiores a delegar.
 Estimula la toma de decisiones y la aceptación de autoridad y
responsabilidad.
 Da a los administradores más libertad e independencia para
tomar decisiones.
 Fomenta el establecimiento y el uso de controles amplios que pueden
aumentar la motivación.
 Hace posible las comparaciones de desempeño de diferentes unidades
organizacionales.
 Fomenta el desarrollo de gerentes de todo nivel.
   Ayuda en la adaptación aun ambiente rápidamente cambiante
Desventajas de la Descentralización

 Hace más difícil la aplicación de una política uniforme.

 Aumenta la complejidad de la coordinación de unidades organizacionales
descentralizadas.
 Puede dar como resultado la pérdida de cierto control por parte de los
administradores de los niveles más altos.
 Puede quedar limitada por técnicas de control inadecuadas.
 Puede estar restringida por sistemas inadecuados de planeación y control.
 Puede estar limitada por la disponibilidad de administradores calificados.
 Incremento de costos por la tendencia de las unidades descentralizadas a
formar sus propios equipos de especialistas.
 Problemas en los procesos de comunicación que provocan distorsiones e
ineficiencia.