FORMACIÓN DE LÍDERES DE

DISCIPLINA 2015
Formación Líderes de Disciplina 2015
 Formación Líderes de Disciplina 2015

Acuerdos
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Contenido Programático

MÓDULO III. La
MÓDULO II. Rol del
MÓDULO I. La Empresa comunicación como
Líder en
herramienta
Tecnoconsult
supervisoria
1. La Empresa 1. El Entorno del Proyecto
2. Los Proyectos 2. Responsabilidades del 1. Conversaciones Efectivas
3. Calidad Líder de Disciplina en las
4. SHA Fases del Proyecto
1. Arranque
2. Planificación
3. Ejecución
4. Monitoreo y
Control
5. Cierre

¡Experiencias Exitosas!
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Fases Típicas de los Proyectos (Ciclo de Vida)

Visión integral

Ingeniería

Procura

Construcción

Arranque-Puesta en Marcha

Operaciones y Mantenimiento

Constructibilidad, Mantenibilidad y Operabilidad de los Procesos

Tiempo

Contrato Otorgado Instalaciones en Servicio

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Monitoreo Y Control
 Grupos de Procesos en los Proyectos
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Monitoreo Y Control

 Grupos de Procesos en los Proyectos

Grupo del
Proceso de
Ejecución
Nivel
actividad

Grupo del
Proceso de
Grupo del Planificación
Proceso Grupo del
Grupo del
de Proceso de
Proceso
Iniciación Monitoreo y
de Cierre
Control

Inicio Fin
Tiempo
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Monitoreo Y Control

 Grupo de Procesos durante la Fase de Monitoreo y Control

A T C
Medición y Control del cronograma C
Bases para la
Actualización de los Facturación
Avances I
Análisis de Resultados,
Indicadores
R C Informes
Monitoreo y control de Control de Costos
riesgos

A
Verificación del Alcance
C
Control de Desviaciones Lo que no se mide
e impacto de
Desviaciones
no se puede mejorar
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Monitoreo Y Control
 Verificación Del Alcance
Desviaciones
– El proceso de Desviaciones es un conjunto de procedimientos que definen como se
cambian, controlan y aprueban los entregables de un proyecto
– Se realiza desde el inicio del proyecto hasta su conclusión
– En Tecnoconsult se definen:
• Desviaciones Potenciales: primer alerta que un cambio ocurre en el alcance, presupuesto o
cronograma del Proyecto.
• Desviaciones Internas: generalmente proviene de errores y omisiones en la Oferta, impactos
generados por otras disciplinas que no pueden ser imputadas al Cliente.
• Cambios de Alcance: Desviaciones en el alcance que cambia la Línea Base del Proyecto
aprobada
– Claves para una buena gestión de Desviaciones:
 Detección: identificación de una desviación antes de ser ejecutado.
 Medición: Que entregables afecta, su costo, el tiempo.
 Aprobación: obtener la aprobación de la desviación solicitada que afectara el Presupuesto de
Control y el Cronograma de Ejecución de la actividades
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Monitoreo Y Control
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Monitoreo Y Control
 Verificación Del Alcance Cont.
SE IDENTIFICA
DESVIACION

SE NOTIFICA DESVIACION INFORMA A DEPT.

NO SI
SE ELABORA DESVIACION INTERNA APRUEBA
DESVIACION AL CLIENTE DESVIACION INTERNA GERENCIA

SI
NO

SE ELABORA DESVIACION AL CLIENTE

NO
CLIENTE APRUEBA RECHAZADA

SI

SE ELBORA CAMBIO DE ALCANCE

APRUEBA
CLIENTE
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Monitoreo Y Control

Toda actividad de gestión aseguradora de que el

 Hacer un seguimiento de lo planificado
trabajo real va de acuerdo al plan:
 Tomando las medidas oportunas cuando:
Compara lo realizado con las metas y planes
Revela cuando y donde existen desviaciones
• Se produzcan retrasos
Pone en marcha acciones correctivas
• Costos por encima de lo planificado
• Identificación de Cambios + y -
Ayudando a la realización de los planes.

Proceso: • Determinar si el proyecto esta bajo control.

•Hitos • Si el proyecto esta fuera de control.
•Actividades: comienzo, fin recursos
Productos:
• Entregables
• Calidad (conformidad del Cliente)

Estas dos visiones no son independientes.

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Se están alcanzando los

hitos del proyecto:
• A tiempo
• Con los recursos
estimados
• Con el nivel de calidad
• Económicamente
aceptable
Tan pronto se observen
desviaciones debemos:
• Implementar planes de
recuperación
• Re planificar actividades
• Negociar plan con el
Cliente
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Monitoreo Y Control
 Medición de Progreso:
 Periodos de medición: calendario acordado
 Cálculo de peso de cada producto/partida
• Peso se calcula respecto al total del proyecto. Varios métodos.
– Por Horas-hombre para Ingeniería
– Por Costos para Procura
– Combinación de Horas Hombres y Costos para Construcción
 Criterios para medir avance
• Criterio 0-100. Requiere productos pequeños, ejemplo reuniones
• Hitos de Medición de progreso:
– Ingeniería: emisión borrador: 30%, coordinación interna (50%), etc.
– Procura: emisión Orden de Compra 10%, Planos Vendor 50%, etc.
– Construcción: excavación: Desmalezar y limpieza 5%, Excavar 40%,etc
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 Medición de Progreso. Cont.:
 Cálculo de avance/progreso
• Se determina % avance de cada producto o partida, en fecha de corte
• Para calcular avance de un sistema, área o proyecto:
– Se multiplica el avance de c/producto por su peso (%)
– Se suman valores obtenidos
 Actualización del Cronograma de Ejecución
• Porcentaje del Avance remanente
• Duración remanente
• Fechas acordadas de terminación
 Actualización de las Curvas de Progreso
• Comparación con Línea Base
• Pronósticos de progreso
 Actualización del Presupuesto del Proyecto
• Comparación con Presupuesto Objetivo
• Pronósticos
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 Medición de Progreso. Cont.:
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 Control del Presupuesto: Horas-hombre utilizadas

– Al inicio del Proyecto se determinan las Ordenes de Trabajo que serán utilizadas en el proyecto
– Cada persona del proyecto registra las horas utilizadas por producto o grupo de productos
(Orden de Trabajo) en la Hoja de Tiempo
– Las Hojas de Tiempo son procesadas por periodo (semana, quincena, mes) y se calcula, por EPT
y/o por OBS :
• Horas en el período
• Horas acumuladas
– Los informes de horas-hombre muestran resultados por
• Producto o grupo
• Sistema
• Área
• Disciplina
• Proyecto
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 Control del Presupuesto cont..

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 Indicadores de Gestión:
– Son un porcentaje, razon o equivalencia que evalúa e informa sobre el comportamiento de
una variable en un período específico en el tiempo, son el reflejo de los logros y el
cumplimiento de la misión y objetivo de un determinado proceso. Deben ser cuantificables,
consistentes y comparables
– Indicadores utilizados en TECNOCONSULT Control de Proyectos:

• Indicadores de tiempo: “Lograr la Eficacia en Avance culminando el Proyecto dentro del

tiempo previsto en el contrato”

Eficacia = Horas Ganadas >= 1

Horas Plan

• Indicadores de Productividad: “Aumentar la Eficiencia en el gasto”

Eficiencia en gasto = Horas Ganadas >= 1

Horas Gastadas
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 Indicadores de Gestión (cont.)

• Horas ganadas ( earned manhours )
= % avance real * presupuesto de horas hombre

también se lleva:
- Cumplimiento del Staffing = Horas Gastadas
Horas Plan
Los indicadores permiten:

•Interpretar lo que está ocurriendo

Ante cualquier desviación •Tomar medidas cuando las variables se salen de los límites
de los indicadores, llevar establecidos
el registro de los soportes •Definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras

para la toma de acciones

pertinentes
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 Indicadores de Gestión cont.

Análisis
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 Análisis de Varianzas de Programa y Costos

% Avance/ Costos ACWP: Actual Cost Work Performed- Costo Real Trabajos Realiz.
Acumulados BCWS: Budget Cost Work Scheduled- Presup. Trabajos Planif.
BCWP: Budget Cost Work Performed- Presup. Trabajos Realiz.
Pronóstico de
incremento de
costo
FD: Fecha de corte (Today) Pronóstico de
Varianza de incremento de
FS: Fecha de fin programada
costos duración
FP: Fecha de fin pronosticada

Varianza del
programa

ACWP BCWS

BCWP

Tiempo FD FS FP
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Monitoreo Y Control

 Informes de Progreso
– Los informes de progreso proveen al cliente y a la Gerencia de Tecnoconsult de manera
concisa y comprensible el estatus del proyecto
– Reportes al Cliente.
• Declarados en el MPP, se indicará frecuencia y contenido
– Reportes internos en TECNOCONSULT:
• Reportes Mensuales para el Comité de Evaluación de Proyectos
• Reportes Mensuales para el Comité de Gestión Departamental
– Contenido general:
• Actividades relevantes ejecutadas y por ejecutar
• Tablas y curvas con los progresos alcanzados a la fecha de corte y sus pronósticos
• Histogramas de recursos actualizados y sus pronósticos
• Resumen de los cambios de alcances
• Cronograma de ejecución actualizado
• Areas críticas
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Contenido Programático

MÓDULO III. La
MÓDULO II. Rol del
MÓDULO I. La Empresa comunicación como
Líder en
herramienta
Tecnoconsult
supervisoria
1. La Empresa 1. El Entorno del Proyecto
2. Los Proyectos 2. Responsabilidades del 1. Conversaciones Efectivas
3. Calidad Líder de Disciplina en las
4. SHA Fases del Proyecto
1. Arranque
2. Planificación
3. Ejecución
4. Monitoreo y
Control
5. Cierre

¡Experiencias Exitosas!
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Procesos

Progress Expedition

Primavera y/o
PROGRESO DE INGENIERÍA TOTAL
AMPLIACIÓN UNIDAD FCC CARDÓN
100
90

M&M
80
Progresos (%)

70

MS Project Plan.
60
50
40 Plan
30 Replan

Base Datos
Actual
20 Pronóstico
10
0

%
Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dec Ene Feb Mar Abr
2004 2005 2006

Plan 0,0 2,3 6,4 13,3 28,2 48,0 68,3 85,7 96,7 100

De Procura
Replan 44,8 55,8 63,6 72,6 82,5 88,1 94,0 97,5 99,4 100
Actual 0,0 1,9 7,1 13,6 19,8 25,0 32,9 35,0 44,8 53,0 60,1 67,0 72,3 76,5 87,7
Pronóstico 87,7 93,5 100 100

Meses

SCC

Man Power / Man Hours Cash Flow

HISTOGRAMA & HH INGENIERÍA
AMPLIACIÓN UNIDAD FCC CARDÓN
Eficiencia = 1.03
SCHEDULE HOME OFFICE (MH) CASH FLOW (US$)
FCCU's WET GAS SCRUBBER PROJECT

300000 5.000
140
4.500
Equiv. Manpower (@ 40 hrs/wk)

Replan
Actual Per. Equv Personas = 109 250000
120 Pronóstico
4.000

Thousands US$
Acum Actual HH
100
Pronostico HH
200000 3.500
3.000
80
150000
2.500
60
2.000
100000
40 1.500 Plan

50000 Actual
20
1.000
Forecast
500
0 0

PAPS
Nov Dic Ene Feb M ar Abr M ay Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dec Jan Feb M ar Apr M ay Jun
2004 2005 2006 0 M ar Apr M ay Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb M ar Apr M ay Jun
Replan 122 126 124 114 94 66 53 32 9 0 0
2005
Act ual Per. Equv 16 49 57 67 71 82 85 93 95 108 106 112 112 109 99
90 71 60 57 56 Plan 698.990 1.121.994 1.629.058 2.157.322 2.644.740 2.995.639 3.285.624 3.404.467 3.547.841
Pronóst ico
Acum Act ual HH 1274 6334 15428 25082 38125 50648 64193 82116 97325 118990 135903 152991 170990 188488 208308 Act ual 71.617 309.131 698.990 1.195.272 1.671.667 2.169.324 2.701.855 3.215.244 3.746.915 4.020.506 4.340.309 4.546.113 4.699.471
Pronost ico HH 208308 221197 232557 240717 251661 259494 Forecast 4.699.471 4.731.113 4.743.081 4.746.753

Meses
MH =Based on Manhours Spent
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PARADIGMAS ACERCA DE LA MEDICIÓN

• La medición precede
al castigo.
• No hay tiempo para
medir.
• Medir es difícil.
• Hay cosas imposibles
de medir.
• Es más costoso medir
que hacer.
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Reflexión
“Los Indicadores deben ser vistos como un sistema de
comunicación, de información y sobre todo de formación”