PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO ARQUIVO CENTRAL DA SME/COGEP

Fortaleza, 09 de março de 2015

ARQUIVO

Segundo Martins (1998, p. 05), é o conjunto de documentos

recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela
pública ou privada, no decorrer de suas atividades,
O Arquivo Central da SME busca a integração dos diversos arquivos
existentes nas unidades de pessoal das secretarias executivas
regionais, de forma a garantir a gestão unificada de seus documentos.

O Sistema de Arquivo da SME tem como objetivos principais:

I02. a política de gestão arquivística de documentos dos
CARACTERÍSTICAS:
– desenvolver
setores da SME e dos servidores;
II1)–Carência tecnológica
racionalizar a produçãnaocomunicação
dos documentos entre os sistemas
arquiv SGP
ísticos dos setores
(contratação) e CONSISTHR (pagamento) dos substitutos – os
da SME e dos servidores;
sistemas não conversam;
IV
2) – garantir,
Prazo de forma á
de fechamento dagilfolha
e segura,
SEPOG o (dia
acesso aosdia
11 ao documentos
10); de
arquivo dos setores
3) Alterações da SME
constantes dase lotações
dos servidores e às informa
(cancelamentos ções neles
e lotações
resguardados os aspectos de sigilo e as restrições
retroativas);
contidas,
4) Inexistência do
administrativas ou fluxo de desconto
legais; bem como paraa o agilidade
pagamentono do acesso à
professor
informa çãosubstituto;
arquivística, eficiência e transparência administrativa.
V5) –Não cumprimento
assegurar condidos
çõesrequisitos
de preservacontratuais
ção, prote(pagamento
ção e acesso ao
antecipado);
patrimônio arquivístico dos setores da SME e dos servidores, tendo em
6) Fluxo de cancelamento ou redução do período das licenças
vista seus valores administrativo e histórico a fim de instruir processos
médicas;
administrativos
7) Existência dee um
judiciais;
valor em torno de R$ 1,5 milhão (2014) a ser
solucionado.
1. Estrutura Básica:
• Recursos humanos;
• Instalações físicas;
• Recursos materiais.

1.1. Recursos humanos - Entende-se a responsabilidade do(s)

servidor(es) na execução das operações de arquivos, tais como:
a) Selecionar documentos
b) Registrar documentos.
c) Estabelecer o método de classificação.
d) Codificar documentos.
e) Ordenar documentos.
f) Arquivar documentos de acordo com o método adotado.
g) Conservar os documentos, mantendo o arquivo organizado e
atualizado.
h) Localizar documentos.
i) Controlar a saída de documentos do arquivo.
j) Transferir e descartar documentos.
Proposta: (2 bibliotecários, 2 estagiários, 1 aux. Administrativo, 1
coordenador ...)
Obs: Para o bom desempenho das funções dos funcion ários que tratam
do arquivo, são necessárias, além de um perfeito conhecimento da
organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de
arquivamento, as seguintes características: habilidade em lidar com o
público, espírito metódico, discernimento, paciência, imaginação,
atenção, poder de análise e de crítica, poder de síntese, discrição,
honestidade, espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.

1.2 - Instalações - As instalações dos arquivos requerem análise dos

seguintes aspectos:
a) Localização: acessível, com capacidade de expansão e, se volumoso,
deve ficar no andar térreo.
b) Iluminação: ampla, mas difusa, não deve haver incidência direta do
sol.
c) Arejamento: ventilação natural, constante e regulável.
d) Higienização: limpo, bem cuidado, com dedetização periódica.
e) Disposição: espaço livre para locomoção, fácil consulta e conservação do
acervo.
f) Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações, etc.
Proposta: sala(s) ampla(s) e arejada(s)

1.3 - Recursos Materiais:

a) Mobiliário - Ideal para os formatos e gêneros dos documentos
produzidos que economize espaço, que permita arruma ção
racional dos documentos e que apresente capacidade de
expansão, além de ser seguro e resistente.
Exemplo - birôs, cadeiras, computadores, impressora, ar-
condicionado, telefone, prateleiras, gelágua e etc;
 
b) Acessórios
Exemplo - pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas
intercaladoras, pastas A/Z, caixas de arquivo resistentes e
específicas para arquivo e etc)