AUDITORIA ADMINISTRATIVA

“COLEGIO EL CARMELO”
INTEGRANTES:
 CORDOVA ECOS MARIA ALEXANDRA
 RODRIGUEZ BARRIONUEVO AMABELY
 PADILLA RIVERA JACKELINE
 SALINAS MALCA EDWIN
 MENSTANZA DANI
 HISTORIA
El Centro Educativo Particular “El Carmelo”, fue creado
por Resolución Directoral N° 00142 el 02 de febrero de
INFRAESTRUCTURA 1963, autorizándose el funcionamiento de una Escuela
Mixta. Posteriormente se crea la Educación Secundaria
Contamos con dos pabellones de aulas por Resolución Directoral N° 1601 del 27 de marzo de
distribuidos en forma de “T” y amplios 1968.
corredores en el primer y segundo piso del El Carmelo es dirigido por la Congregación Carmelitas
centro educativo. Misioneras quienes con sentido profundo de Iglesia y
como respuesta a las necesidades más urgentes de
nuestro país.
UBICACIÓN
o Calle Daniel A. Robles 380. Pueblo Libre El fundador de la Congregación es el Beato Francisco
Palau y Quer.
El colegio cuenta con dos ingresos: el
principal por la calle Daniel A Robles, y el El CEP “El Carmelo” fue construido en el año 1963, en la
segundo a través del Jr. Alfredo calle Daniel A. Robles Nº 380, Pueblo Libre.
Maldonado (antes José Payán).
 Directora: Sra. Velarde Flores, Elizabeth
 Inicial y Primaria: Sra. Avalos Solano, Miriam
 Secundaria: Srta. Castillo Villayzán, Magdalena
 PROBLEMÁTICA EN EL PROCESO DE
INSCRIPCIÓN, ADMISIÓN Y MATRÍCULA

• Basado en las aportaciones de la comunidad, sabemos de algunos

problemas que hay con el sistema actual. El proceso actual de matrícula
puede ser difícil de navegar para padres y familias, no proporciona toda la
información que necesitan las familias a fin de elegir la escuela apropiada
para su estudiante, y puede ser difícil particularmente para los padres
quienes trabajan horas largas, con horarios inflexibles, o enfrentan otros
obstáculos al usar este sistema. El proceso actual no es eficaz y es costoso
para todas las escuelas públicas. Durante los próximos meses,
participaremos aun más con la comunidad del Carmelo para determinar en
qué problemas de matrícula nos debemos concentrar, incluso priorización
de los solicitantes de escuelas y servicios que ofrece el Centro de
Asignación Estudiantil.
PLANEACION
 PROCESO DE INSCRIPCIÓN, ADMISIÓN
Planear
Y MATRÍCULA
Diseñar el Procedimiento de la gestión de
• OBJETIVO

Inscripción, Admisión y Matrícula.
 Diseñar los formatos correspondientes al


proceso.
Diseñar las estrategias de divulgación del Lograr mayor demanda de Educandos, de Transición, Básica y Media,
Colegio. mejorando continuamente el Servicio Educativo satisfaciendo las
 Determinar el Cronograma del Proceso de necesidades y expectativas de los alumnos y Padres de Familia nuevos y

Inscripción, Admisión y Matrícula.
Planear la agenda de la reunión de
antiguos, desde el proceso de inscripción, admisión y matricula.
Padres de Familia de aspirantes nuevas.

Hacer
• Elaborar el Procedimiento de Inscripción, Admisión y Matrícula
de educandas.
• Elaborar el formulario de Inscripción.
Actuar • Elaborar el formato para el registro de Inscripción.
• Elaborar el formato para citación a entrevista.
• Realizar las • Hacer el formato para Datos de otros Colegios.
Acciones • Hacer y aplicar el formato estudio de caso para. análisis
Correctivas, familiar.
• Hacer la prueba para la valoración académica de educandas
Preventivas y de nuevas.
Mejora al proceso • Hacer la Síntesis y Resultado de la Entrevista.
• Hacer el Listado de Educandas Admitidas.
• Entrega de la información sobre los documentos requeridos
para la matrícula de nuevas.
• Hacer la Reunión a Padres de Familia de educandas nuevas.
• Entregar las reservas de cupos a educandas antiguas.
• Entrega de la información y documentos requeridos para la
Matricula de Educandas antiguas.
• Hacer la Matrícula de educandas Nuevas y Antiguas
Verificar • Hacer los comunicados del proceso.
• Verificar la ejecución del
cronograma de Inscripción,
Admisión y Matricula.
• Verificar la permanencia de las
Educandas en la Institución.
• Verificar el Proceso con la
Encuesta de satisfacción a Padres
Nuevos.
 PROCESO DE INSCRIPCIÓN, ADMISIÓN
Y MATRÍCULA
Entradas
• Costos Educativos, Calendario Escolar
• Cronograma General de Actividades
• Circulares de Rectoría, Manual de Convivencia
• Disponibilidad de cupos
• Acta de Revisión por la Dirección
•
•
Informe de Desempeño
Auditorias Internas, Auditorias Externas
• OBJETIVO
Lograr mayor demanda de Educandos, de
Transición, Básica y Media, mejorando
continuamente el Servicio Educativo
satisfaciendo las necesidades y expectativas
de los alumnos y Padres de Familia nuevos y
Salidas antiguos, desde el proceso de inscripción,
• Estrategias de divulgación, Cronograma de Inscripción, admisión y matricula.
Admisión y Matrícula.
• Comunicado y Agenda para la reunión de Padres de familia
de educandas nuevas
• Formulario de Inscripción, Registro de Inscripción, Citación a
entrevista, Datos de otros Colegios
• Estudio de caso para análisis familiar
• Prueba Académica elaborada y valorada de educandas
nuevas
• Síntesis y Resultado de las Entrevistas
• Educandas Admitidas
• Información y documentos recibidos para la matrícula de
Educandas nuevas
• Reunión realizada a Padres de Familia Nuevos
• Reserva de cupo entregada en Secretaría Académica
• Comunicados, Cronograma ejecutado
• Encuesta aplicadas a Padres Nuevos
PROCEDIMIENTO
 INDICADORES DE GESTION
FRECUENCIA DE
TIPO INDICADORES FORMULA META
MEDICION
Indicador de (Cronograma de Actividades de Inscripción, Admisión y Matricula
cumplimiento: Ejecución Cronograma Ejecutado ejecutado/Cronograma de Actividades de Inscripción Admisión y ANUAL 100%
del Cronograma Matricula Propuesto) x 100%
Tendencia:
Indicador de Eficacia: Informe de Secretaria
Creciente
Educandos que Académica sobre (Número de educandos que permanecen en la Institución/ Numero de
ANUAL Actual: 92%
permanecen en la educandos retirados e educandos matriculados) x 100%
Potencial: 100%
Institución ingresos
Valor mínimo: 95%
Tendencia:
Indicador de Eficiencia:
Creciente
Satisfacción de Familias Encuesta aplicadas a (Familias nuevas Satisfechas con el proceso de Inscripción, Admisión y
ANUAL Actual: 97%
Nuevas Padres Nuevos Matrícula /Familias Nuevas Matriculadas) X 100%
Potencial: 100%
Valor mínimo: 92%
Tendencia:
Indicador de
Aspirantes a educandas Creciente
Cumplimiento: (N° Aspirantes con requisitos cumplidos/ N° Total de aspirantes a ingresar)
que cumplen ANUAL Actual: 92%
Aspirantes que cumplen x 100%
con los requisitos previos Potencial: 100%
con los requisitos
Valor mínimo: 95%
Tendencia:
Creciente
Indicador de Eficiencia Aspirantes inscritas en la
(N° aspirantes admitidas / N° Aspirantes inscritas en la secretaria) X 100% ANUAL Actual: 97%
Aspirantes Inscritas institución
Potencial: 100%
Valor mínimo: 97%
Tendencia:
Indicador de Eficiencia Creciente
Educandas vinculadas
Educandas Vinculadas (N° de educandas matriculadas / N° de educandas Admitidas) X 100% ANUAL Actual: 92%
con la institución
Potencial: 100%
Valor mínimo: 95%
Informe de Secretaría Tendencia:
Indicador de Eficacia:
Académica sobre Creciente
Educandas que (Número de educandas que permanecen en la Institución / Número de
educandas retiradas e ANUAL Actual: 92%
permanecen en la educandas matriculadas) X 100%
Ingresos Potencial: 100%
Institución
Valor mínimo: 95%
GRADO DE SATISFACCIONES

Objetivo:
Reducción del tiempo en el proceso
de Inscripción, Admisión y Matrícula del
colegio el Carmelo Pueblo Libre.
MAPA ESTRATEGICO

¿Cómo mejorar la Eficacia del proceso

teniendo en cuenta que actualmente
solo se cumple con el 92%?

RECOMENDACION

Para mejorar el proceso y atraer

mayor demanda para cumplir con
el 100 % de eficacia en el proceso,
teniendo en cuenta que su
resultado no es totalmente
satisfactorio…
 RECOMENDACIONES
Podemos realizar una Implementación de Software
para la gestión educativa:

 Por medio de una aplicación web que sirve para

administrar eficazmente los colegio.
VENTAJAS RESULTADOS
• No requiere instalación. 1. Mayor agilidad en el proceso de
• Se realiza por medio de la importación de SAA
datos iniciales como: 2. Reducción de tiempos y
Lista de Alumnos, Lista de Maestros, Lista de movimientos generados en el
Grados, Inventario físico, Elementos de Biblioteca, proceso Anual
etc. 3. Reducción de Costos
• Brinda herramientas que facilitan el manejo de 4. Mejoramiento de la
tareas comunes como, “Inscripción, Admisión productividad del proceso
y Matricula de estudiantes en línea” 5. Mejora de la calidad en el
Modulo que permite matricular alumnos proceso y las demás áreas,
ingresando un código PIN, que se genera a alcanzando el 100% de eficacia
través del recibo de pago bancario. esperado.