MICROSOFT EXCEL BÁSICO

SESIÓN 1

DOCENTE: CARLOS JANAMPA

Hoy aprenderemos…
• ¿Qué es una hoja de cálculo y para que se utiliza el Excel?
• Ejecutar el Excel de distintas formas
• Descripción de la pantalla principal
• Uso y características de las Pestañas y Cinta de opciones
• Ocultar y mostrar Cinta de opciones
• Insertar botones a la barra de Acceso directo de Excel
• Uso de la Barra de Fórmula
• Mostrar/Ocultar Encabezados de filas, columnas y líneas división
• Cambiar Color Etiquetas de hojas
• Personalizar la barra de estado
• Insertar y Eliminar Hojas
Hoy aprenderemos…
• Mover y Duplicar hojas en otros documentos
• Ocultar y Mostrar Hojas
• Proteger hoja de Cálculo y Libros
• Guardar el archivo como PDF
• Abrir múltiples libros y acomodarlos en pantalla
 ¿Qué es una hoja de cálculo y para que se
utiliza el Excel?
Una hoja de cálculo es un documento compuesto de columnas y filas
capaz de manipular datos ya sean numéricos o alfanuméricos
agrupados en forma de tablas. La intersección entre una columna y una
fila se conoce como celda. Originalmente se crearon para el manejar
datos financieros, actualmente las hojas de cálculo se utilizan para
llevar a cabo diversas tareas como administrar presupuestos, gestión
de bases de datos y análisis estadísticos mediante la generación de
representaciones gráficas.
 Ejecutar el Excel de distintas formas
En el escritorio: se trata de un acceso directo al programa que
aparecerá en el Escritorio de nuestro computador. Sólo necesitamos
hacer doble clic encima y automáticamente se nos abrirá un libro de
Excel en blanco.
 Ejecutar el Excel de distintas formas
En el botón Inicio, situado normalmente en la esquina inferior
izquierda de la pantalla. Al hacer clic en Inicio , se abrirá el menú
principal de Windows desde el que poder acceder a la mayoría de
opciones y programas del sistema operativo. Para poder encontrar la
aplicación de Excel, deberemos pulsar en Todas las aplicaciones
, que es la primera opción de este menú comenzando
por abajo. Una vez hecho esto, veremos un listado de aplicaciones
ordenado por orden alfabético. En él aparecen todas las aplicaciones
que tenemos instaladas en nuestro equipo y, desplazándonos
verticalmente hasta la letra E, encontraremos la aplicación Excel 2016.
 Descripción de la Pantalla Principal
Los elementos más importantes de una hoja de cálculo son:
• Rótulos de columnas.
• Rótulos de filas.
• Celda.
• Barra de fórmulas.
• Cuadro de nombres.
• Líneas de cuadrícula.
• Icono añadir hoja nueva y Barra de hojas.
• Barra de acceso rápido.
• Barra de Menús.
• Zoom.
Descripción de la Pantalla Principal
 Barras de herramientas
Las principales barras de herramientas de Excel 2016 son:
• Cinta de Opciones
• Barra de Acceso Rápido
• Cuadro de Nombres
• Barra de Fórmulas
• Barra de Etiquetas
• Barra de Desplazamiento
• Barra de Estado
 Barra de Acceso Rápido Cinta de Opciones

Barra de Fórmulas
Cuadro de Nombres

Barras de Desplazamiento

Barra de Etiquetas

Barra de Estado
Uso y características de las Pestañas y Cinta de
opciones
La cinta de opciones agrupa los comandos más utilizados en Excel y
las pestañas son el primer nivel de agrupamiento que encontramos
dentro de la cinta de opciones.
Uso y características de las Pestañas y Cinta de
opciones
PESTAÑAS CONTEXTUALES
También existen otro tipo de pestañas
conocidas como pestañas
contextuales y que se muestran
solamente cuando estamos trabajando
con algún objeto en particular. Por
ejemplo, cuando insertamos un nuevo
gráfico en una hoja, Excel mostrará las
pestañas Diseño y Formato las cuales
tienen comandos especiales para
trabajar con el gráfico:
 Ocultar la Cinta de Opciones
En ocasiones necesitamos incrementar el espacio para trabajar con
nuestros datos dentro de una hoja de Excel. Para ganar un poco de
espacio en pantalla podemos ocultar la cinta de opciones haciendo clic
en el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones que se
encuentra en la esquina superior derecha de la ventana. Al pulsar el
botón se mostrarán tres opciones:
Insertar botones a la barra de Acceso directo o
rápido
Insertar botones a la barra de Acceso directo o
rápido
Es posible agregar comandos
adicionales a la barra de
herramientas de acceso
rápido haciendo clic sobre el
menú desplegable que se
encuentra en el extremo derecho
de la barra lo cual mostrará una
lista de comandos que podemos
agregar inmediatamente:
Insertar botones a la barra de Acceso directo o
rápido
 Uso de la Barra de Fórmulas
La barra de fórmulas se encuentra ubicada entre la cinta de
opciones y el área de trabajo de la hoja. Esta barra despliega los
datos o las fórmulas contenidas en la celda activa y nos permite
hacer una edición de esos datos o fórmulas.
En el siguiente ejemplo la barra de fórmulas muestra el valor de
la celda B1.
 Mostrar/Ocultar Encabezados de filas,
columnas y líneas división
MOSTRAR UNA COLUMNA O FILA OCULTA
Para mostrar las columnas ocultas se debe seleccionar una
columna a la derecha y una columna a la izquierda de la
columna oculta
.

Mostrar/Ocultar Encabezados de filas,

columnas y líneas división
Si por el contrario es una fila
oculta debemos seleccionar una
fila por arriba y una fila por debajo
de la fila oculta.

Una vez hecha la selección

tenemos varias alternativas para
mostrar las filas o columnas
ocultas. Podemos ir a la ficha
Inicio y pulsar el botón Formato
para seleccionar la opción Mostrar
columnas o la opción Mostrar
filas según sea el caso.
•

Cambiar Color Etiquetas de hojas

• Haz clic derecho sobre la etiqueta y selecciona Color de
etiqueta
• En la ventana que aparece, elige el color que desees para la
etiqueta y dale clic a Aceptar.
De este modo podrás identificar rápidamente las etiquetas.
Personalizar la barra de estado

Clic derecho sobre

La barra de estado
 Insertar y Eliminar Hojas
Insertar una hoja de cálculo
La manera más rápida y fácil de crear una hoja en Excel es a través del icono que se
muestra justo al lado del nombre de las hojas.
 Insertar y Eliminar Hojas
Renombrar una hoja
Para renombrar una hoja será suficiente con hacer doble clic sobre su
nombre para que Excel permita editar el texto.
 Insertar y Eliminar Hojas
Eliminar una hoja
Si estás seguro de querer eliminar una hoja solamente debes hacer clic
derecho sobre su nombre y seleccionar la opción de menú Eliminar.
 Mover y Duplicar hojas en otros documentos
Abre el libro de Excel que contiene las hojas que deseas mover y
también abre el libro destino, es decir, el libro que contendrá las hojas
a mover. Haz clic derecho sobre la pestaña de la hoja y selecciona la
opción Mover o copiar.
 Mover y Duplicar hojas en otros documentos
Se mostrará el cuadro de diálogo Mover o copiar con las siguientes
opciones:
 Ocultar y Mostrar Hojas
Ocultar y Mostrar Hojas
Una vez que has decidido la hoja o las hojas que quieres ocultar,
deberás hacer clic derecho sobre su nombre y elegir la opción Ocultar.
 Ocultar y Mostrar Hojas
Otra manera de ocultar la hoja, o la selección de hojas, es desde la
ficha Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar > Ocultar hoja.

Una vez que hayas

ejecutado el
comando Ocultar, el
nombre de la hoja
desaparecerá y
permanecerá oculta.
 Ocultar y Mostrar Hojas
Para mostrar una hoja que ha sido ocultada previamente, necesitamos
abrir el cuadro de diálogo Mostrar y para eso tenemos dos alternativas.
La primera es hacer clic derecho sobre cualquier nombre de hoja y
elegir la opción Mostrar.
 Proteger hoja de Cálculo y Libros
Antes de pasar al detalle de cómo proteger las celdas de una hoja, es
necesario que sepas que todas las celdas tienen una propiedad
conocida como Bloqueada. Para acceder a esta propiedad es necesario
abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas (CTRL+1) e ir a la
pestaña Proteger.
 Proteger hoja de Cálculo y Libros
CÓMO PROTEGER CELDAS
El comando que nos ayudará a proteger celdas en Excel será el
comando Proteger hoja que se encuentra dentro de la ficha Revisar.
 Proteger hoja de Cálculo y Libros
Al pulsar este botón se mostrará un cuadro de diálogo que nos
permitirá establecer una contraseña para proteger el contenido de la
hoja:
 Proteger hoja de Cálculo y Libros
COMO PROTEGER HOJAS
Para proteger una celda en
Excel 2016 usaremos
el comando Proteger hoja el
cual lo encontramos en la
ficha Revisar, grupo Cambios
y allí vemos la opción Proteger
hoja
 Proteger hoja de Cálculo y Libros
Al momento que pulsemos esta opción veremos la siguiente ventana:

Allí podemos asignar

una contraseña para la celda
seleccionada con el fin de proteger
su contenido. Una vez definida la
contraseña pulsamos Aceptar.
 Proteger hoja de Cálculo y Libros
PROTEGER LIBRO
Este método solicitará una
contraseña al momento de intentar
abrir el archivo. Para utilizar esta
protección en nuestro libro debemos
ir a la ficha Archivo y seleccionar la
opción Información donde
observaremos un botón Proteger
libro y al pulsarlo encontraremos la
opción Cifrar con contraseña.
 Proteger hoja de Cálculo y Libros
Excel solicitará la contraseña dos veces antes de realizar la protección
del archivo. Una vez protegido, la próxima vez que se intente abrir el
libro de Excel se solicitará la contraseña:
 Guardar el archivo como PDF
1. Pulsar F12 para activar la ventana Guardar Como…
2. En Tipo de Archivo, seleccionar PDF.
3. Asignarle un nombre y Guardar.
 Abrir múltiples libros y acomodarlos en
pantalla
• Podemos abrir múltiples ventanas de libros en Excel y arreglarlas de
manera diferente para tener una mejor visualización de los datos.
Para organizar las ventanas de los libros que están abiertos sigue los
siguientes pasos.
• Haz clic en el botón Organizar todo que se encuentra dentro del
grupo Ventana en la ficha Vista y se mostrará el cuadro de
diálogo Organizar ventanas.
 Abrir múltiples libros y acomodarlos en
pantalla
Ventanas en Mosaico
Selecciona esta opción para que Excel arregle las ventanas de manera
que todas sean mostradas en pantalla una al lado de la otra. Las
ventanas serán organizadas en el mismo orden en que fueron abiertas.
 Abrir múltiples libros y acomodarlos en
pantalla
Ventanas en Horizontal
Con esta opción se modificará el tamaño de las ventanas para que
ocupen todo el ancho de la ventana de Excel y se mostrarán una
encima de la otra.
 Abrir múltiples libros y acomodarlos en
pantalla
Ventanas en Vertical
Selecciona esta opción para que las ventanas ocupen todo el alto de la
ventana principal de Excel de manera que cada libro se mostrará como
si fuera una columna.
 Abrir múltiples libros y acomodarlos en
pantalla
Ventanas en Cascada
La opción cascada hace que las ventanas se sobrepongan una a la otra
y solamente se deja visible la barra de título de cada ventana.
Enviar el archivo por Correo Electrónico desde
Excel
• Abrir en Windows la carpeta
deseadas. Que contiene el archivo
Excel.
• Clic sobre el archivo deseado. Para
seleccionarlo.
• Pulsar el botón derecho o la tecla
contextual. Mostrará ventana de
opciones.
• Clic sobre Enviar / Destinatario de
correo. Abrirá el programa gestor de
correo, incluyendo el archivo como
adjunto.
 Movimientos en Excel
MOVIMIENTO TECLADO
CELDA ABAJO FLECHA ABAJO
CELDA ARRIBA FLECHA ARRIBA
CELDA DERECHA FLECHA DERECHA
CELDA IZQUIERDA FLECHA IZQUIERDA
PANTALLA ABAJO AVPAG
PANTALLA ARRIBA REPAG
CELDA A1 CTRL+INICIO
PRIMERA CELDA DE LA COLUMNA ACTIVA CONTROL+FLECHA ARRIBA
ULTIMA CELDA DE LA COLUMNA ACTIVA CONTROL+FLECHA ABAJO
PRIMERA CELDA DE LA FILA ACTIVA CONTROL+FLECHA IZQUIERDA
ULTIMA CELDA DE LA FILA ACTIVA CONTROL+FLECHA DERECHA
 Columnas, filas y celdas
Toda hoja de calculo está integrado por celdas las cuales se originan a
partir de la intersección de una columna con una fila.
Desde la versión de Excel 2010 hasta Excel 2016, la cantidad de filas y
columnas es la siguiente:
 Manejo de las hojas de cálculo
Cuando abrimos Excel 2016 siempre visualizamos una hoja por defecto,
esto no quiere decir que no se pueden agregar más.
En la parte inferior vemos la herramienta Hoja Nueva .
En el caso que nuestro libro tenga varias hojas podemos usar los
siguientes atajos para poder moverse de una hoja a otra.
 Manejo de las hojas de cálculo
Si hay hojas de cálculo que no vemos porque hay un gran número de
ellas, podemos hacer lo siguiente:
 Manejo de las hojas de cálculo
Si deseamos activar una hoja de cálculo determinada, sólo dar clic
derecho sobre las flechas que apuntan hacia la izquierda o derecha. Se
habilita el panel Activar como se muestra en la imagen:
 Trabajando con Comentarios
En ocasiones los comentarios suelen ser muy útiles sobretodo cuando
queremos que alguien llene datos, sin tener la necesidad de estar
presentes, estos comentarios serán una guía para que el digitador
pueda realizar su labor sin inconvenientes.
 Agregar Comentarios
Seleccione la celda en la que desea agregar el comentario y realice una
de las siguientes acciones:
En la pestaña Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Nuevo
comentario. Presione SHIFT + F2.
 Editar Comentarios
• Seleccione la celda que contiene el comentario que desea editar.
• En la pestaña Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en
Modificar comentario.