Gestión Corporativa de Proyectos

Oficinas de Proyectos
Relator: Sergio Concha C., PMP sconcha@deloitte.com
Objetivos del curso

Al término del curso, el alumno será capaz de:

• Entender las ventajas de tener PMO’s en la organización.

• Describir el proceso de madurez en la gestión corporativa de

proyectos.

• Conocer las funciones de una PMO, los procesos involucrados y

los roles participantes en una PMO.

• Conocer los pasos necesarios para montar una PMO.

• Conocer experiencias prácticas de implementación de PMO’s,

problemas enfrentados y lecciones aprendidas.

PowerPoint Timesaver 2
Agenda

1. Conceptos básicos

2. Gestión Corporativa de Proyectos

3. Organización de una PMO

4. Diseño e Implementación de una PMO

Agenda

1. Conceptos básicos

a) ¿Qué es una PMO?

b) ¿Por qué una PMO?

2. Gestión Corporativa de Proyectos

3. Organización de una PMO
4. Diseño e Implementación de una PMO
¿Qué es una PMO?
PMBOK® Guide 5th. Ed. 2013

Una PMO es una estructura de gestión de la organización, que estandariza los

procesos relacionados con la gobernabilidad de los proyectos y provee
facilidades para compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas.

Definición genérica de PMO

Depende
de muchos Diseño
factores
¿Qué es una PMO?
Función primaria

La función primaria de una PMO es apoyar a los Directores de Proyectos de

múltiples formas, como por ejemplo:

• Administrar los recursos compartidos entre los proyectos que la PMO

administra.

• Identificar y desarrollar metodologías, buenas prácticas y estándares para la

gestión de proyectos.

• Proveer entrenamiento, coaching, mentoring y supervisión.

• Monitorear el cumplimiento de los estándares, políticas, procedimientos y
plantillas a través de auditorías.

• Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y cualquier otra

documentación compartida de los proyectos (activos de la organización).

• Coordinar la comunicación entre proyectos.

¿Qué es una PMO?
Diferencias entre los Directores de Proyectos y la PMO

Director de Proyecto PMO

Gestiona cambios más relevantes al

alcance, los cuales pueden verse
como potenciales oportunidades de
Foco en objetivos del proyecto.
un mejor cumplimiento de los
objetivos de negocio.

Controla los recursos asignados al Optimiza el uso de recursos

proyecto para alcanzar los objetivos organizacionales compartidos por
de la mejor forma. todos los proyectos.

Gestiona las metodologías,

Gestiona las restricciones (alcance,
estándares, riesgos y oportunidades
cronograma, costo, calidad, etc.)
transversales, métricas e
del proyecto individualmente.
interdependencias entre proyectos a
nivel corporativo.
¿Qué es una PMO?
Objetivos de una PMO

• Monitorear el rendimiento de los

proyectos y programas (eficiencia)

• Alinear los proyectos y programas

con los objetivos del negocio
(eficacia)

• Desarrollar las capacidades de la

organización en la Gestión
Corporativa de Proyectos
Agenda

1. Conceptos básicos

a) ¿Qué es una PMO?

b) ¿Por qué una PMO?

2. Gestión Corporativa de Proyectos

3. Organización de una PMO
4. Diseño e Implementación de una PMO
¿Por qué una PMO?

“Clientes cada día más informados y exigentes, plazos de ejecución más

cortos, alta necesidad de rentabilidad en los proyectos y riesgos que amenazan
el éxito de los proyectos hacen imperioso trabajar con método y en forma
rigurosa.”
¿Por qué una PMO?
Múltiples Proyectos compitiendo

Emergencia
P1 P6
Interferencia
Complejidad

P2 R R RH
R R R RH
R RH RH
R $ RH
$ $
$ $ RH P5
$
P3 $ RH
Eventos no
Planificados
Incertidumbre P4
¿Por qué una PMO?

• Enfrentar proyectos atrasados, fuera de presupuesto, con problemas de

calidad y satisfacción de los clientes

• Mejorar los indicadores de los proyectos

• Establecer una metodología de Dirección de Proyectos

• Establecer y/o mejorar las competencias de Dirección de Proyectos de los

equipos de proyectos

• Soportar los procesos de Dirección de Proyectos con herramientas

automatizadas para administración de proyectos, programas y portafolios

• Establecer una administración centralizada y con estándares

• Satisfacer necesidades de información acerca de los proyectos y programas

• Identificar, seleccionar y priorizar los proyectos de la organización

• Alinear los proyectos con la estrategia del negocio y ejecutarlos de acuerdo a

las necesidades
¿Qué pasa en el mundo?

 Se han implementado PMO’s en más del 80% de las organizaciones. Más de

la mitad reportan a ejecutivos de alto nivel.

 El concepto de PMO está instalado. Las organizaciones “las requieren”.

 Los servicios más recurrentes de una PMO son:

 Reportar el estado de los proyectos a niveles ejecutivos
 Desarrollar e implementar una Metodología de Dirección de
Proyectos
 Monitorear y controlar el rendimiento de los proyectos

Fuente: PMI, Gartner, Chaos, ESI, Etc.

Recopilado por Deloitte
¿Qué pasa en el mundo?

Pasado Presente Futuro

Mejorar la tasa de Entregar el valor de Crear una capacidad
éxito de los negocios de un organizacional
proyectos portafolio de sostenible para
programas y proyectos enfrentar los continuos
cambios
¿Qué pasa en Chile?

Características de la PMO

Estado Servicios

Edad de las PMO: Menor de 3 años en 60% de Reportar el estado de los proyectos/programas
empresas. (62%)

El 44% reporta a un Gerente Funcional y un 31% al Monitorear y controlar el desempeño de los

CEO o Gerente General programas/proyectos (54%)

54% presta servicios en una unidad ejecutora de Desarrollar y mantener un panel de control de
proyectos programas/proyectos (41%)

Promedio de 7 integrantes Desarrollar competencias (habilidades) del

55% de las PMOs cuenta con personal con un
promedio de menos de 5 años de experiencia en
dirección de proyectos.
Enfoque de la PMO
personal, incluyendo entrenamiento (18%)
Proveer conocimiento organizacional y
capacidad de relacionamiento (15%)
Reclutar, seleccionar, evaluar, decidir el plan de
carrera e incentivos de Directores de Proyectos
(11%)

21%
32%
Operacional
No está definido
Táctico
23% Estratégico
Fuente: Estudio el Valor de las PMO’s en las organizaciones 2016
25% Deloitte / Universidad Santa María
 ¿Qué pasa en Chile?

Características de la PMO

• Mejorar la
adherencia a los
procesos
• Mostrar el Valor de
Oportunidades
de Mejoras la PMO
• Desarrollar las
competencias de los
directores de
proyectos

• Implementar o
mejorar
metodologías para la
gestión de proyectos
/ programas
• Evolucionar la oferta
Prioridades
de servicios de la
PMO hacia una
visión estratégica
• Capacitar los equipo
de proyectos en
gestión de proyectos

Fuente: Estudio el Valor de las PMO’s en las organizaciones 2016

Deloitte / Universidad Santa María
Agenda

1. Conceptos básicos
2. Gestión Corporativa de Proyectos

a) ¿Qué es la Gestión Corporativa de Proyectos?

b) Madurez en Gestión Corporativa de Proyectos

3. Organización de una PMO

4. Diseño e Implementación de una PMO
Gestión Corporativa de Proyectos (OPM)

“La gestión sistemática de proyectos, programas y portafolios, y su

alineamiento con los objetivos estratégicos de la organización”

Oficina de
Proyectos Dirección de Programas
(Project o Multi-Proyectos
Office)

Dirección del Proyecto Integración

Gestión del Alcance
Portafolio Tiempo
I P
de Costo
%
proyectos Riesgo
Co E
Calidad
Ci RR.HH.
T
Comunicaciones
Adquisiciones
Interesados

El propósito de OPM es asegurar que la organización realiza los proyectos

correctos y distribuye los recursos críticos apropiadamente.
 Gestión Corporativa de Proyectos (OPM)
VISIÓN
Permite a la
organización:
• Capitalizar oportunidades
• Minimizar el impacto de Misión
amenazas
• Responder a cambios en el Iniciativas definidas
Iniciativas definidas
mercado para lograr los
Estrategia para lograr los
• Focalizarse objetivos
objetivos estratégicos
organizacional y estratégicos y
y operacionales
objetivos de negocio operacionales
Modifican la
Producen valor
capacidad de
Planificación y producir
“el negocio día a Gestión de alto Gestión de valor
día” Portafolios
nivel de las
Operaciones “cambian el
negocio”

Gestión de Operaciones Dirección de Programas y

continuas Proyectos autorizados
(actividades recurrentes) (actividades proyectizadas)

Recursos
19 PowerPoint Timesaver 19
Gestión Corporativa de Proyectos (OPM)

PowerPoint Timesaver 20
Agenda

1. Conceptos básicos
2. Gestión Corporativa de Proyectos

a) ¿Qué es la Gestión Corporativa de Proyectos?

b) Madurez en Gestión Corporativa de Proyectos

3. Organización de una PMO

4. Diseño e Implementación de una PMO
Madurez en Gestión Corporativa de Proyectos

El desarrollo de las capacidades de una organización (o área) para que los

proyectos estén alineados con los objetivos del negocio.

¡Dirigir y administrar exitosamente los proyectos correctos!

Madurez en Gestión Corporativa de Proyectos

Mejores prácticas Herramientas Estrategia

de apoyo organizacional

Sistemas
Gestión de
de
competencias
Gestión de Gestión
Dirección Portafolios
de
Proyectos

Dirección
de
Programas
Estructuras
Comunidades
organizacionales

Procesos
estandarizados
• Governance
• Metodologías, prácticas, técnicas
• Criterios de éxito Políticas y visión en
Capacitación • Métricas relación a la Gestión
• Benchmarking Corporativa de
Proyectos

Habilitadores
organizacionales Asignación
Patrocinio
de recursos
 Medir
Mejora
Continua

Controlar

Estandarizar
Inicio

Planificación

Ejecución

Proyecto
Monitoreo y
Control

Cierre

Inicio

Planificación

Ejecución

Programa
Monitoreo y
Control

Cierre

Planificación
Portafolio
Madurez en Gestión Corporativa de Proyectos

Monitoreo y
Control
PMO
Madurez en Gestión Corporativa de Proyectos
Valor de la madurez en Gestión Corporativa de Proyectos

El flujo de proyectos en una organización

madura
IDEAS Caso de Negocios
Alineamiento
Beneficios esperados

Flujo de Proyectos

Proyectos
completados

Gestión Corporativa de Proyectos

Proyectos
desechados Repositorio de
información y
paneles de control
Madurez en Gestión Corporativa de Proyectos
Valor de la madurez en Gestión Corporativa de Proyectos

Los proyectos correctos

Beneficios

Los proyectos exitosos

27
Madurez en Gestión Corporativa de Proyectos
Valor de la madurez en Gestión Corporativa de Proyectos

Sentido de equipo y
pertenencia

Profesionalización y Plan
Roles y de desarrollo de los
responsabilidades Directores de Proyectos
claros

Y más… clima,
comunicación…
Madurez en Gestión Corporativa de Proyectos

Performance de los proyectos en función de la dimensión de metodologías

91%
% Proyectos 69%
Performance
alta
35%

% Proyectos
Performance 65%
baja 31%
9%

Bajo Medio Alto

Inicial Repetible y Definido Gestionado y Optimizado
Nivel de Madurez
Midiendo el Impacto de la Madurez
Optimizado
En el resultado de los Proyectos Gestionado
Definido
Repetible
Inicial

 43% de Proyectos con  43% de Proyectos con  28% de Proyectos con  6% de Proyectos con
Sobrecostos Sobrecostos Sobrecostos  Sin información
Sobrecostos
 83% de los Proyectos con  58% de los Proyectos con  27% de los Proyectos con  45% de los Proyectos con
un 20% de sobretiempos un 15% de sobretiempos un 9% de sobretiempos un 3% de sobretiempos
Clientes
18 % 48 % 66 % 91 %
Satisfechos
Semanas de
Sobretiempo
249 129 36 20
Sobrecosto USD $26,550,000 USD $18,830,000 USD $14,310,000 USD $8,290,000

Ahorro USD Ahorro USD Ahorro USD

$7,720,000 $4,520,000 $6,020,000
Nota: Datos obtenidos considerando una cartera de Proyecto de USD$100 M, en base a sobrecostos y sobretiempos promedios obtenidos en el estudio “El
valor de las oficinas de proyectos 2016”, donde para los sobretiempos se considera una cartera promedio de 37 proyectos de 10 meses de duración

30
Agenda

1. Conceptos básicos
2. Gestión Corporativa de Proyectos
3. Organización de una PMO
a) Tipos
b) Componentes
c) Información
d) Valor

4. Diseño e Implementación de una PMO

Tipos de PMO’s
Existen varios criterios de clasificación:

• Cobertura organizacional
• Funciones o servicios
• Grado de influencia en las 3 P’s
• Y otros

Todas estas clasificaciones se relacionan directamente con la madurez de la

organización en la Gestión Corporativa de Proyectos
Tipos de PMO’s
Según Cobertura organizacional

Estrategia y Habilitadores
organizacionales

PMO
Estratégica

PMO
Táctica

PO PMO
Operativa
Proyectos
correctos

Proyectos
exitosos
Tipos de PMO’s
Según Cobertura Organizacional

Se distinguen:

Project Office (PO): de un Programa / Proyecto estratégico: el concepto inicial

de oficina de proyectos.

Operativa: de una unidad específica.

Táctica: de un área (gerencia, departamento, etc.).

Estratégica: en el primer nivel, usualmente se complementa con las anteriores.

Tipos de PMO’s
Según Funciones o Servicios

Se distinguen:

Administrativa / Operativa: administra, registra, analiza, informa

Directiva: participa y toma decisiones

Tipos de PMO’s
Según Grado de influencia en las 3 P’s

Influencia sobre las 3 P’s

Actúa como
un
“repositorio” Responsabilidad
total de los
proyectos en la
organización
Tipos de PMO’s
Grado de influencia en las 3 P’s

Se distinguen:

Operativa o administrativa o de soporte:

 Registra, analiza, informa, sugiere,
 No toma decisiones.
 Nivel de control bajo.

Consultora o Consultiva o de control:

 Actúa como guía, revisa, controla cumplimiento, informa,
 Interviene en el inicio y cierre, apoya la toma de decisiones.
 Nivel de control medio.

Gerencial o Directiva:
 Define procesos, toma el control y dirige los Programas / Proyectos,
 Gestiona Portafolios,
 Asigna los Directores de Proyectos, toma acciones correctivas, etc.
 Nivel de control alto.
Tipos de PMO’s
Otras denominaciones

Se distinguen:

Estación meteorológica
Torre de control
Sala de mando
Centro de Excelencia
Results Management Office (RMO)
Agenda

1. Conceptos básicos
2. Gestión Corporativa de Proyectos
3. Organización de una PMO
a) Tipos
b) Componentes
c) Información
d) Valor

4. Diseño e Implementación de una PMO

Componentes de una PMO

Personas

Servicios
Servicios

Herramientas Procesos
Componentes de una PMO
Servicios de una PMO

Personas

Servicios
Servicios

Herramientas Procesos
Componentes de una PMO
Servicios de una PMO

Aunque la estructura de una PMO varía de una organización a otra, una PMO
es una unidad funcional dentro de la organización con los siguientes ámbitos
de servicio:

• Habilitadores Organizacionales.
• Desarrollo de Competencias.
• Gestión de Portafolios.
• Dirección de Programas.
• Dirección de Proyectos.
Ejercicio
Los servicios en detalle:

• Revisión del documento entregado con los servicios que puede prestar una
PMO

• Seguir las instrucciones

Componentes de una PMO
Servicios de una PMO
No. Servicios PMO
Habilitadores Organizacionales
1 Desarrollar e implementar metodologías estándares
2 Implementar y operar un sistema de información de proyectos
3 Entregar consejos y recomendaciones a la dirección de la organización
4 Desarrollar y mantener un panel de control de programas/proyectos
5 Promover la Gestión Corporativa de Proyectos dentro de la organización
6 Desarrollar y administrar la Oficina de Proyectos y monitorear y controlar su rendimiento
7 Participar en la planificación estratégica
8 Auditar proyectos y programas
9 Proveer herramientas para necesidades específicas de la gestión de proyectos, programas y portafolios
10 Efectuar revisiones posteriores al cierre de los proyectos
11 Implementar y administrar una base de conocimientos o repositorio de lecciones aprendidas
12 Implementar y administrar un repositorio de riesgos y asuntos
13 Proveer conocimiento del entorno organizacional y capacidad de relacionamiento
Desarrollo de Competencias
14 Desarrollar competencias (habilidades) del personal, incluyendo entrenamiento
15 Proveer mentoring a los Directores de Proyectos
16 Reclutar, seleccionar, evaluar, decidir el plan de carrera e incentivos de Directores de Programas/Proyectos
Gestión de Portafolios
17 Gestionar uno o más portafolios
18 Identificar, seleccionar, evaluar y priorizar nuevos programas/proyectos
19 Gestionar la relación con clientes
20 Distribuir y compartir recursos entre programas/proyectos
Dirección de Proyectos y Programas
21 Coordinar y monitorear proyectos relacionados y sus dependencias
22 Gestionar uno o más programas y/o proyectos
23 Gestionar los beneficios de programas
24 Reportar el estado de los proyectos/programas a la administración superior
25 Monitorear y controlar el desempeño de programas/proyectos
26 Administrar repositorio con archivos de proyectos y su documentación
27 Proveer servicios especializados para Directores de Programas/Proyectos
Componentes de una PMO
Roles en una PMO

Personas

Servicios
Servicios

Herramientas Procesos
Componentes de una PMO
Roles en una PMO

Aunque depende de cada organización, se pueden distinguir los siguientes

roles:
• Líder de la PMO
• Project Officer
• Especialistas: presupuesto, QA, riesgos

Otros involucrados:
• Gestor de portafolios
• Directores de Proyectos y Programas
• Sponsors
• Cliente/usuario
• Equipo de trabajo en los proyectos
Componentes de una PMO
Roles en una PMO

Líder de la PMO

Es el responsable de conducir la PMO y es el dueño del portafolio de proyectos

gestionado:

• Gestión de la unidad.
• Preparación y mantención del Plan Maestro y de Recursos
• Evaluación continua de la performance de los proyectos.
• Asignación de los Directores de Proyectos a los proyectos.
• Consultoría y mentoring.
Componentes de una PMO
Roles en una PMO

Project Officer

Realiza las actividades asociadas a los distintos servicios de la PMO.

Algunas funciones:

• Apoyo en el desarrollo de metodologías.

• Administración de las herramientas.
• Control y seguimiento de los proyectos.
• Emisión de informes.
• Apoyo a los Directores de Proyecto
• Etc.
Componentes de una PMO
Roles en una PMO

Responsable del presupuesto

Soporte para la gestión del presupuesto de los proyectos. Seguimiento y

control de costos asociados a los proyectos.

Algunas funciones:

• Establece el proceso de seguimiento y control de costos

• Valida todos los cargos a los proyectos.
• Autoriza las asignaciones.
• Participa en el desarrollo de la EDT para determinar las partidas a controlar.
• Establece el proceso de contabilización de los costos de los proyectos:
cuentas de costos, de gastos, reembolsables, etc.
• Controla la facturación relacionada a los proyectos.
Componentes de una PMO
Roles en una PMO

Responsable de QA

Es el responsable de verificar el estado de los proyectos en cuanto a los

resultados de éstos y la aplicación de los procesos:

Algunas funciones:

• Establece el proceso de aseguramiento de calidad

• Conduce revisiones.
• Analiza entregables.
• Produce métricas.
• Determina oportunidades de mejora.
• Promueve los procesos.
Componentes de una PMO
Roles en una PMO

Responsable de riesgos

Soporte para la gestión de riesgos en los proyectos (a nivel individual y del

portafolio).

Algunas funciones:

• Establece el proceso de gestión de riesgos

• Identificación y evaluación de riesgos
• Generación de planes de respuesta a riesgos
• Efectuar y dirigir Talleres de Riesgos
Componentes de una PMO
Procesos en una PMO

Personas

Servicios
Servicios

Herramientas Procesos
Componentes de una PMO
Procesos en una PMO
Procesos relacionados con Portafolios

Gestión del portafolio: maximizando los beneficios de los proyectos y

programas (de acuerdo a los lineamientos estratégicos)

Completar TODOS los proyectos, lo mejor posible en función de la prioridad

dada por la organización, los recursos disponibles y los riesgos que se esté
dispuesto a asumir.
Componentes de una PMO
Procesos en una PMO
Gestión de Portafolios
Mapa de Procesos de Gestión de Portafolios
Standard for Portfolio Management® 3th edition de PMI

Gruposde
Grupos de Proceso
Procesos
Definición Alineación Autorización y Control
Áreas de Conocimiento 8 6 2

Desarrollar Plan Estratégico del

Portafolio
Gestión Estratégica Gestionar Cambios
4 Desarrollar Acta de Portafolio Estratégicos
Desarrollar Roadmap del Portafolio
Desarrollar Plan de Gestión del
Autorizar Portafolio
Gestión de Governance Portafolio
Optimizar Portafolio
5 Realizar Supervisión del
Definir Portafolio
Portafolio
Planificar Gestión del Rendimiento Gestionar Provisiones y
Gestión de Desempeño del Portafolio Demandas
3
Gestionar Valor del Portafolio

Gestión de
Desarrollar Plan de Gestión de Gestionar Información del
Comunicaciones
Comunicaciones del Portafolio Portafolio
2

Gestión de Riesgos Desarrollar Plan de Gestión de Gestionar Riesgos del

2 Riesgos Portafolio
Componentes de una PMO
Procesos en una PMO
Gestión de Portafolios

Fases
Participantes
PowerPoint Timesaver 56
Componentes de una PMO
Procesos en una PMO
Procesos relacionados con Programas / Proyectos

Relacionados con la Ejecución individual de Programas / Proyectos

Coordinar recursos para obtener los productos de los proyectos (entregables

finales y parciales) en un determinado tiempo y costo (…de acuerdo a
estándares de calidad, en un ambiente de riesgo y con un cliente satisfecho)
aportando a los objetivos del negocio.
Componentes de una PMO
Procesos en una PMO
Dirección de Proyectos
Mapa de Procesos de Dirección de Proyectos
PMBOK® Guide 5th edition de PMI
Gruposde
Grupos de Proceso
Procesos
Inicio Planificación Ejecución Monitoreo y Control Cierre
Áreas de Conocimiento 2 24 8 11 2

Monitorear y Controlar el Trabajo del

Integración Desarrollar Acta de Dirigir y Administrar el Trabajo del Proyecto Cerrar Proyecto o
Desarrollar Plan de Gestión de Proyecto
6 Proyecto Proyecto Fase
Realizar Control Integrado de Cambios
Planificar Gestión del Alcance
Alcance Recopilar requisitos Validar Alcance
6 Definir Alcance Controlar Alcance
Crear EDT
Planificar Gestión del Cronograma
Definir Actividades
Tiempo Secuenciar Actividades
Controlar Cronograma
7 Estimar Recursos de Actividades
Estimar Duración de Actividades
Desarrollar Cronograma
Planificar Gestión de Costos
Costo
Estimar Costos Controlar Costos
4
Determinar Presupuesto
Calidad Realizar Aseguramiento de la
Planificar Gestión de la Calidad Controlar Calidad
3 Calidad
Adquirir Equipo del Proyecto
Recursos Humanos Desarrollar Equipo del Proyecto
Planificar Gestión de Recursos Humanos
4
Administrar Equipo del Proyecto
Comunicaciones
Planificar Gestión de Comunicaciones Gestionar Comunicaciones Controlar Comunicaciones
3
Planificar Gestión de Riesgos
Identificar Riesgos
Riesgos
Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos Controlar Riesgos
6
Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos
Planificar Respuesta a los Riesgos
Adquisiciones
Planificar Gestión de las Adquisiciones Conducir las Adquisiciones Controlar las Adquisiciones Cerrar Adquisiciones
4
Interesados Gestionar Participación de los Controlar Participación de los
Identificar Interesados Planificar Gestión de Interesados
4 Interesados Interesados
Componentes de una PMO
Procesos en una PMO
Dirección de Programas
Mapa de Procesos de Programas
Standard for Program Management® 3th edition de PMI
FASES Cierre
Definición Entrega de Beneficios
REFERENCIA DOMINIO (13) (19) (4)

GESTIÓN DE Distribuir Información

COMUNICACIONES Planificar Comunicaciones
(3) Informar Desempeño

Estimar Costos Estimar Componentes de Costos

GESTIÓN FINANCIERA
(7) Establecer el marco financiero Presupuestar Costos
Cerrar Finanzas del Programa
Planificar Gestión Financiera Monitorear y Controlar las Finanzas

Sostener los Beneficios de la

Gestionar la Ejecución del Programa
GESTION DE INTEGRACIÓN Iniciar Programa Transición
(7) Desarrollar Plan de Gestión Monitorear y Controlar Desempeño
Cerrar el programa
Desarrollar Plan de
Infraestructura
GESTIÓN DE
Planificar Adquisiciones Realizar Adquisiciones
ADQUISICIONES Cerrar Adquisiciones
(4) Administrar Adquisiciones

GESTIÓN DE CALIDAD
Planificar Calidad Realizar Aseguramiento de Calidad
(3)
Controlar Calidad
GESTIÓN DE RECURSOS Priorizar Recursos
Planificar recursos
(3) Administrar Interdependencias de Recursos
Identificar Riesgos
GESTIÓN DE RIESGOS Planificar Gestión de Riesgos Analizar Riesgos
(5) Planificar Respuesta a Riesgos
Monitorear y Controlar Riesgos
GESTIÓN DE CRONOGRAMA
Planificar Cronograma Controlar Cronograma
(2)

GESTIÓN DE ALCANCE
Planificar Alcance Controlar Alcance
(2)
PowerPoint Timesaver 60
Componentes de una PMO
Herramientas en una PMO

Personas

Servicios
Servicios

Herramientas Procesos
Componentes de una PMO
Herramientas en una PMO
Agenda

1. Conceptos básicos
2. Gestión Corporativa de Proyectos
3. Organización de una PMO
a) Tipos
b) Componentes
c) Información
d) Valor

4. Diseño e Implementación de una PMO

Componentes de una PMO
Información básica generada para Portafolios

Entre otra:

• Plan Maestro de Programas / Proyectos

• Plan de Recursos
• Presupuesto
Componentes de una PMO
Información básica generada para Portafolios
Componentes de una PMO
Información básica generada para Portafolios
Componentes de una PMO
Información básica generada para Portafolios
Componentes de una PMO
Información básica generada para Portafolios
Componentes de una PMO
Información básica generada para Programas / Proyectos

Se basa en métricas asociadas a las distintas áreas de conocimientos. Las

básicas son: alcance, tiempo, costo y calidad (basadas en EVM):

Alcance: % de entregables entregados, EV

Tiempo: atraso, SV, SPI
Costo: uso del presupuesto, CV, CPI
Calidad: % de cumplimiento de procesos, % de entregables con re-
trabajo, etc.
Etc.
Componentes de una PMO
Información básica generada para Programas / Proyectos
Ejercicio
Reportes relacionados con la PMO

Revisión del documento entregado

Seguir las instrucciones
Agenda

1. Conceptos básicos
2. Gestión Corporativa de Proyectos
3. Organización de una PMO
a) Tipos
b) Componentes
c) Información
d) Valor

4. Diseño e Implementación de una PMO

Ejercicio
El valor de una PMO

Revisión del documento entregado

Seguir las instrucciones
Ejercicio
El valor de una PMO

• Hay que considerar a los diferentes interesados

• La percepción del valor de la PMO no es única y uniforme

Componentes de una PMO
El valor de una PMO
Características comunes de PMO’s exitosas
Factores críticos de éxito
• La PMO cuenta con sponsors a nivel ejecutivo que tienen muy claro su valor
• La PMO está estructurada adecuadamente para prestar el conjunto de servicios
requeridos por el negocio y son de alta calidad
• El rendimiento de la PMO es medido adecuadamente y es claro quienes son los
responsables de cada uno de los indicadores asociados
• El rendimiento de los proyectos bajo la gestión de la PMO es medido adecuadamente
• El personal de la PMO es calificado y tiene amplia experiencia práctica y
conocimientos en Gestión Corporativa de Proyectos
• Existe un proceso definido y claro para el desarrollo de las competencias en Gestión
Corporativa de Proyectos
• Existe un proceso de gestión de recursos para estimar y asignar de manera óptima los
recursos a los proyectos
• El liderazgo de la PMO tiene una visión de la Gestión Corporativa de Proyectos así
como del negocio
• La PMO provee un valor agregado mucho mayor que el sólo hecho de reportar el
estado de los proyectos
Agenda

1. Conceptos básicos
2. Gestión Corporativa de Proyectos
3. Organización de una PMO
4. Diseño e Implementación de una PMO
a) Diseño e implementación de una PMO
b) La PMO como un servicio
c) Problemas enfrentados (y su solución)
d) Lecciones aprendidas
Diseño e Implementación de una PMO
Diseño e implementación de una PMO
Proceso

El diseño e implementación de una PMO requiere mucho más que la definición

de procesos y el uso de herramientas

Personas

Servicios

Herramientas Procesos
Diseño e Implementación de una PMO
Diseño e implementación de una PMO
Proceso

• Cultura organizacional

• Valores

• Creencias

• Historia
Reglas no escritas
• …

Gestión del
Cambio
Organizacional
Diseño e Implementación de una PMO
Diseño e implementación de una PMO
Proceso

Ejemplos de reglas no escritas:

• Es peligroso reportar malas noticias.
• La “burocracia” tiene que ser respetada, aún a costa del plazo, costo o
alcance.
• No hay tiempo para planificar.
• Siempre hay que decir que tenemos pocos recursos.
• No hay que enfrentar a los “jefes”.
• No hay que tomar riesgos, te puede costar el trabajo.
• Los clientes (usuarios) pueden no involucrarse pero reclamar si no hay
resultados.
Diseño e Implementación de una PMO
Diseño e implementación de una PMO
Proceso

Resistencia al cambio:

“ No me gusta el nuevo procedimiento. ¡Implica mucho trabajo! ”

“¡Nosotros no hacemos las cosas así en esta empresa!”
“¡Tratamos de hacer lo mismo hace algunos años y no funcionó, no creo que
funcione ahora!”
“¡Nunca lo haré de ese modo, quien me va a enseñar a mi a hacer mi trabajo!”
Diseño e Implementación de una PMO
Diseño e implementación de una PMO

• En primer lugar, se requiere patrocinio

• Segundo se debe identificar el nivel de madurez en el que se encuentra la
Organización
• En tercer lugar, diseñar la PMO según el grado de madurez
• En cuarto lugar, asesoría especializada

¡Implementar la PMO mediante la

ejecución de un proyecto!
Diseño e Implementación de una PMO
Diseño e implementación de una PMO

Diseñar PMO Mejora continua

3. Iniciativas 4. Iniciativas de
1. Planificación 2. Diseño
de corto plazo largo plazo
Objetivos Planificación Diagnóstico
detallada del Diagnóstico
situación actual
proyecto de situación actual
diseño de la PMO

Diseño
componentes
PMO

Transferencia
conocimientos y
entrega

Gestión del Entrenamiento, acompañamiento, coaching

cambio
Evaluación inicial

Se entiende que es una No se entiende que es

PMO y se quiere una PMO y se quiere
Desafío: foco Desafío: educación

Se entiende que es una No se entiende que es

PMO y no se quiere una PMO y no se quiere
Desafío: “venta” Desafío: evangelización
Ejercicio
Evaluación inicial

• Revisión del documento entregado

• Seguir las instrucciones

(*) Datos basados en experiencia de

Deloitte – Gestión Corporativa de Proyectos
Ejercicio
Evaluación inicial

Cuando nos observamos,

tendemos a vernos mejor de lo
que somos.

Consultoría
Diseño e Implementación de una PMO
Charter de la PMO
Charter PMO
1. Visión, misión y objetivos.
2. Modelo de gestión.
a. Estructura organizacional de la PMO.
b. Roles y responsabilidades claves.
c. Interacción con otras unidades.
3. Catálogo de servicios.
a. Clientes
b. Descripción
c. Requisitos para prestarlo.
d. SLA’s.
i. Rendimiento de la PMO.
ii.Reportería.
e. Responsable y equipo del servicio.
f. Soportes
i. Procedimientos
ii.Herramientas
4. Apéndices.
a. Procesos asociados a la PMO.
i. Gestión de Portafolios.
ii.Dirección de Proyectos y Programas.
iii.Desarrollo de personal.
b. Glosario
Diseño e Implementación de una PMO
Charter de la PMO
Semana N° 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16
Plan de Proyecto
Planificación
Informe de Diagnóstico y Conclusiones y
Diagnóstico Recomendaciones

Charter de la PMO
Diseño de la Oficina de
Proyectos (PMO)
• Estructura organizacional y
roles
• Servicios
• Procesos (metodología)
• Herramientas

Herramienta
Implementación EPM disponible

Capacitación Introducción a la Metodología

Dirección de Proyectos PPMM

MS Project EPM

Acompañamiento y Coaching

Gestión del Proyecto

• Reuniones de seguimiento
• Control de Cambios Kick-Off Entrega y Traspaso
• Documentación

Documentación
Proyecto actual
Agenda

1. Conceptos básicos
2. Gestión Corporativa de Proyectos
3. Organización de una PMO
4. Diseño e Implementación de una PMO
a) Diseño e implementación de una PMO
b) La PMO como un servicio
c) Problemas enfrentados (y su solución)
d) Lecciones aprendidas
Diseño e Implementación de una PMO
La PMO como un servicio

Hay que aplicar un enfoque que permita implementar Servicios PMO que se adaptan a las
necesidades de los Proyectos que componen un Programa, con base en su complejidad y
estado actual, manteniendo como objetivo principal del servicio el acompañar a los
equipos de proyectos, apoyando en la planificación y control, entregando alertas
tempranas a todos los miembro del equipo respecto de desviaciones o riesgos que
puedan afectar el cumplimiento de los objetivos del Programa.

Puesta en Marcha Operación en Régimen Cierre

Ejecución y revisión de los servicios Actualización del Gestionar el

Cerrar el
de la PMO, ajustando el listado de Plan del Programa Programa y sus Cerrar la PMO
Programa
Servicios y los SLA definidos. y de los Proyectos Proyectos

Objetivos Principales Actividades Principales Entregables

• Diseñar y Ejecutar Servicios PMO que
se ajusten a las necesidades de la
cartera de proyectos del cliente.
• Inducción del Equipo de la PMO
• Apoyo a la Planificación, Gestión y
Cierre de Proyectos.
• Transferencia de conocimiento de la
PMO a la organización.
• Reporte Consolidado de la Cartera de
Proyectos
• Reporte de Estado de cada Proyecto
• Gestión del Plan del Programa.
• Lista de Proyectos Autorizados.
• Plan de Gestión de Recursos.
• Plan de Gestión de Riesgos.
• Plan de Comunicaciones.
• Matriz de Dependencias.
• Gestión del Plan del Proyecto
• Carta Gantt
• Plan de Gestión de Alcance.
• Plan de Gestión de Recursos.
• Plan de Gestión de Riesgos..
• Reporte de Cierre de cada Proyecto
• Reporte de Cierre del Programa
• Acta de Cierre de la PMO
Diseño e Implementación de una PMO
La PMO como un servicio
Agenda

1. Conceptos básicos
2. Gestión Corporativa de Proyectos
3. Organización de una PMO
4. Diseño e Implementación de una PMO
a) Diseño e implementación de una PMO
b) La PMO como un servicio
c) Problemas enfrentados (y su solución)
d) Lecciones aprendidas
Diseño e Implementación de una PMO
Problemas enfrentados
¡¡Y su solución!!

Jefes de Proyectos con distintos niveles de

experiencia, conocimientos y habilidades.

Evaluación formal, entrenamiento.

Certificación.
Plan de carrera.

Los ejecutivos creen que es sólo trabajo

de la gente que trabaja con ellos.

Acompañamiento del consultor. Apoyar a

los ejecutivos para que sean parte de la
solución. No sólo focalizar nuestro
trabajo en los procesos y la PMO.
Diseño e Implementación de una PMO
Problemas enfrentados ¡¡Y su solución!!

Clientes de los proyectos poco

comprometidos.

Acompañamiento del consultor. Apoyar

a los clientes para que sean parte de la
solución.

Cambio organizacional.

Gestión del cambio organizaciónal y

Gestión de Riesgos.

El concepto de “oficina”.

En Chile el término “oficina” es sinónimo

de burocracia (en el mal sentido de la
palabra).
Diseño e Implementación de una PMO
Problemas enfrentados
¡¡Y su solución!!

La presión por instalar herramientas

automatizadas sin foco en los procesos y las
personas.
Involucrarlos. Entregarles valor. Usar la
herramienta como “inductora de las
prácticas”

Disponibilidad de la gente para las actividades de

entrenamiento.

Hacerlas atractivas. Diseñarlas para la

audiencia. Usar la tecnología.

La PMO no requiere recursos, basta con alguien

que opere la herramienta o “haga las minutas”.

Entregar valor. Mostrar resultados.

Definir objetivos / SLAs para la PMO.
Diseño e Implementación de una PMO
Problemas enfrentados
¡¡Y su solución!!

En Chile (y por lo visto en otros países)

somos poco dados a seguir procedimientos.

Acompañamiento.

¡¡¡En 2 meses estamos listos!!!.

Un proyecto.
Diseño e Implementación de una PMO
Problemas enfrentados
¡¡Y su solución!!

Desorden organizacional.

A veces se confunde con dinamismo.

Definir procesos claros, simples,
realistas, aplicables.

La idea de que “tengo más trabajo para que otros

tengan resultados, no para mi propio rol de PM”.

Entregarles valor de acuerdo a su rol.

Agenda

1. Conceptos básicos
2. Gestión Corporativa de Proyectos
3. Organización de una PMO
4. Diseño e Implementación de una PMO
a) Diseño e implementación de una PMO
b) La PMO como un servicio
c) Problemas enfrentados (y su solución)
d) Lecciones aprendidas
Diseño e Implementación de una PMO
Lecciones aprendidas

Reconocer e incorporar la cultura de la empresa

en todas las actividades.

Enfrentar el desafío como un proyecto y con un

Sponsor de alto nivel y comprometido.

La importancia de generar y usar un lenguaje

común.

Crear una “cultura” de Project Management con

procesos internos claros y difundidos.

No ceder a la presión de instalar una

herramienta “mágica”.

Formar, entrenar, capacitar…

¡y volver a hacerlo!
Diseño e Implementación de una PMO
Lecciones aprendidas

Comunicar, comunicar, comunicar.

No sólo quedarse con la visión o el punto de

vista de los ejecutivos de alto nivel.

La importancia de la gestión del cambio.

Involucra personas.

La relevancia de la existencia de OPM3.

Perseverancia.

Las recetas no sirven, cada implementación es única.

Es importante tener un proceso bien definido para
abordar el desafío pero debe ser adaptado a la
realidad organizacional
 Diseño e Implementación de una PMO

Propuesta para el camino de mejora de la Madurez en Gestión Corporativa de Proyectos

Ciclo de Mejora de la Madurez en Gestión Corporativa de Proyectos Mejora Continua
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Planificación Estrategia Organizacional

Transformación de

1 Formular la situación deseada

la Organización

2 Análisis de contexto interno y externo

3 Formular Estrategia
Estrategia Proyecto de Mejora de la Madurez en Gestión Corporativa de Proyectos Nuevo Ciclo de Mejora
1 Evaluación de la Situación Actual 1 Evaluación de la Situación actual
2 Identificación de las Oportunidades de Mejora 2 Identificación de las Oportunidades de Mejora
3 Diseño y Ejecución del Plan de Mejora 3 Diseño y Ejecución del Plan de Mejora

Diseño de la Oficina de Proyectos Monitoreo, Control y Mejora Continua

Desarrollo de las cuatro Dimensiones de la Madurez en Gestión

1 Misión y Servicios 1 Monitoreo y Control de Indicadores de la Cartera

PMO 2 Estructura y Gobierno 2 Monitoreo y Control de Indicadores de la PMO
3 Definición de Roles y Responsabilidades 3 Mejora Continua

Diseño Metodologías de Gestión de Proyectos, Programas y Portafolios

Procesos y 1 Diseño de Procesos y Entregables Estandarizados
Corporativa de Proyectos

Metodología 2 Definición de los Indicadores Clave para Monitorear el Desempeño (KPI)

3 Definición de Roles y Responsabilidades

Diseño en el Desarrollo de Carrera en Dirección de Proyectos

1 Diseño de Perfiles y Evaluación de Competencias
2 Diseño del Plan de Capacitación y Mentoring (Programa de Formación)
3 Implementación del Plan de Mentoring y Seguimiento del Progreso
Personas
Capacitación de Talento en Gestión Corporativa de Proyectos (Training Center)
1 Ejecución de la Malla Curricular para Directores de Proyectos (Ej. Taller de Preparación para la Certificación PMP®, Oficinas de Proyectos)
2 Cursos de Especialización (Ej. Alcance, Cronograma, Costos, Riesgos, Metodología Ágil SCRUM)
3 Talleres Gerenciales, Talleres de Liderazgo y Gestión de Stakeholders, Workshops y Charlas Temáticas Afines

Configuración de Herramientas
1 Definición de Requerimientos Funcionales
Herramientas 2 Selección de Herramientas
3 Configuración y Despliegue de las Herramientas
Agenda

1. Conceptos básicos
2. Gestión Corporativa de Proyectos
3. Organización de una PMO
4. Diseño e Implementación de una PMO
Gracias

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