Proceso de compras

Proceso de compra
Identificar una necesidad
Seleccionar el producto y/o servicio específico
Especificaciones técnicas
Solicitar cotización
Investiga a proveedores potenciales
Presupuesto para la compra
Aprobación de recursos
Adjudicación del contrato
Requisitos para iniciar proceso compras
Obligatorio
-Cotización por pedido que incluya nombre, descripción y precio de cada producto y/o servicio
-# de referencia de cada producto y/o servicio
Opcional (Preferiblemente incluirlo)
-Links internet pagina del proveedor de cada producto y/o servicio
-Foto de cada producto y/o servicio

NOTA: En caso de no haber numero de referencia del producto es obligatorio adjuntar los links de
internet junto con las fotos mencionadas anteriormente en la lista de opcional
Políticas de compras
-Cotizar con mínimo 3 proveedores
-Política de Bueno-Bonito-Barato/ cotización precio competitivo ( el menor precio con la mayor
calidad)
-Prioridad consignación directa al proveedor
-Pago al proveedor a crédito sin sobre costo (plazos de pago a días, cuotas, etc..)
-Descuentos
-Rebaja por cantidad a comprar
-Regalos y beneficios por adquisición de productos y/o servicios
-Envió sin costo
Tres formas de pago
- Consignación directa al proveedor
- Consignación al funcionario ( habilitación de presupuesto)
- Consignación reembolso de facturas al funcionario (Legalización de presupuesto)
Requisitos-Consignación directa al
proveedor
El proveedor cuenta con los siguientes aspectos:
-Cuenta de ahorros y/o corriente habilitada para recibir el pago
-Numero de Teléfono celular y/o Fijo
-Correo electrónico
-Buena calificación encuesta proveedores
-Aprobación para pago
Requisitos- Consignación al funcionario (
habilitación de presupuesto)
La compra cuenta con los siguientes aspectos:
-Productos y/o servicios de distintos proveedores con métodos de pago diferentes
-Proveedor sin cuenta de ahorros y/o corriente
-Aprobación para pago
Aprobaciones consignación directa o al
funcionario
Administración
Compras Finanzas
Requerimientos
Cotización mas Impacto financiero
de formato
competitiva de la operación
correctos

Direccionamiento
Aprobación Final Estrategias
ejecutivas
Requisitos- Consignación reembolso de
facturas al funcionario (Legalización de
presupuesto)
La compra cuenta con los siguientes aspectos:
-Urgencias ( entiéndase por urgencias complicaciones de salud, impuestos, vehículos varados,
servicios públicos, fallo maquinaria y/o equipos operación, perdida de licencias)
-Incapacidad consignación
-Aprobación para pago
Aprobaciones consignación reembolso

Administración
Direccionamiento
Requerimientos Aprobación Final
Estrategias
de formato
ejecutivas
correctos
Solicitudes Denegadas
Solicitudes mal generadas
Incoherencias precios proveedor
Inhabilidad económica-financiera
Propuesta Aplazada
Decisión estratégica
Flujograma proceso de compras (sujeto a
aprobación)
Usuario
(5 días borrador - 2 días
formato final)
Lunes dia de entrega de
formato
Compras
(1-3 días Legitimar datos y
Cotización mas competitiva)
Pago de pedidos aprobados
a mas tardar los días viernes
Administración
(1-3 días Validación de datos
y formalizar Pedido)
Entrega de pedidos a mas
tardar los días miércoles
Entrega
(1-7 días entrega de
producto/servicio)
 Usuario
5 días
Cotizar proveedor-
hacer Borrador pedidos

2 días
1-3 días
Ultimar detalles-
Diligenciar encuesta
Diligenciar formato de
valoración proveedores
pedidos

1-7 días 4-12 días

Entrega de Solicitudes Proceso de aprobación
aprobadas ordenes de compra
 Formatos a diligenciar por el usuario CP: consignación
proveedor, CF:
Una Línea + : Si hacen consignación
por pedido Lugar general: Colocar el
nombre de Municipio, el envió funcionario y LP:
Ciudad o Pueblo - : no hacen legalización de
el envió presupuesto

Efectivo, Plazos de pago: De

Sitio exacto: Colocar el Consignación, contado, dias de
nombre de Provincia, Tarjeta de credito
Vereda, Localidad, Barrio crédito, Cheque

Un # de
pedido por
proveedor
 Administrador
Validación de pedidos
y proveedores

Digitalización bases
Good received de datos y
cotizaciones

Notificación pedidos
Seguimiento ordenes y proveedores – envió
de compra de cotizaciones
 Formatos a diligenciar por el
Una Línea
administrador Lugar general: Colocar el
+ : Si hacen
CP: consignación
proveedor, CF:
consignación
por pedido el envió funcionario y LP:
nombre de Municipio,
Ciudad o Pueblo - : no hacen legalización de
el envió presupuesto

Efectivo, Plazos de pago: De

Sitio exacto: Colocar el Consignación, contado, dias de
nombre de Provincia, Tarjeta de credito
Vereda, Localidad, Barrio crédito, Cheque

Un # de Registro
pedido por
proveedor único
pedido
 Compras
Contraste de
cotizaciones

Pago y coordinación
entrega de catalogo de
productos y/o proveedores
servicios

Validación
Orden de compra y presupuesto y
contrato de pago financiación
 Formatos a diligenciar por el
Una Línea
administrador
por pedido

Registro
único
pedido

Catalogo de
proveedores
Orden de
compra
Beneficios
Mejora en la calidad de servicios y productos entregados
Protocolo de soluciones en momentos críticos
Reducción de riesgo y garantía seguridad del suministro
Tiempos específicos para los productos/servicios
Trazabilidad pedidos