PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

CURSO MERCADERISTA IMPULSADOR

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FICHERO DE CLIENTES
- ZONIFICACIÓN
- RUTEROS
- MÉTODOS PARA ESTABLECER RUTAS

PLAN IDEAL DE RUTAS

- CRITERIOS PARA ESTABLECER SECUENCIA DE VISITAS A
PUNTOS DE VENTA - CLIENTES
SEGUIMIENTO DE LA VENTA
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EL FICHERO DE CLIENTES (Efectivos y potenciales)

Ideal para programar, Organizar y controlar el trabajo de venta.
Cuando el vendedor determina la información deseada del cliente,
registra sus datos en fichas o tarjetas especiales denominadas.
“Fichas de registros de prospectos” diseñados en formas y
modelos diferentes según los objetivos particulares de empresas y
vendedores.
Requisitos del Fichero:
• Contener nombre del Cliente y su localización.
• Estar continuamente actualizado
• Que lo datos correspondan a necesidades actuales y a las
previsibles.
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UTILIDAD DEL FICHERO:

• Da información necesaria para estudios o para elaborar una
serie de datos orientativos.
• Tener en cuenta posibilidades reales de venta y localización del
cliente.
• En cuanto al trabajo de venta, valorar la actividad desarrollada y
sus resultados (preventa, postventa, servicios y reclamos)
• Facilitar actividades publicitarias y promocionales para lograr
una segmentación más exacta de la clientela.
• Hace posible sistematizar el trabajo del vendedor: Evita errores y
pérdida de tiempo y ventas perdidas por la improvisación.

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MÉTODOS PARA ORGANIZAR EL FICHERO:

Criterios Básicos.

• Clase de información necesitada

• Planeación y organización del trabajo
• Identificación y calificación de los
clientes
• Controles requeridos
• Seguimiento de clientes y frecuencia de
visitas

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Con los anteriores criterios se podrá entonces Organizar los

siguientes ficheros de Clase:
a. Por Clientes – Orden Alfabético
• Efectivos
• Potenciales
• Seguir su calificación
b. Por localización
• Área Geográfica
• Itinerario o ruta (direcciones)
• Zonas
c. Productos
• Se hace de acuerdo con la línea de productos, tipos de
referencias, modelos y / o codificación, etc.
d. Cronológico
a. Se hace de acuerdo con las fechas de visita
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FICHA POR PUNTO DE VENTA -
CLIENTE (Modelo)
EMPRESA __________________________________Tel:_________________
Dirección__________________________ _______Ciudad______________
Localidad _____________ ZONA ____________________________________
Dirección:__________________________________Tel.________________
___________________: _________________
_________________________

__________________________________________
Referenciado por______________________________________________

Observaciones _______________________________________________

Fecha de contacto___________________________ Clase de prospecto

Fecha 1ª visita_______________________________ A B C

Fecha 2ª Visita______________________________________________

Fecha 3ª Visita______________________________________________

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ZONIFICACIÓN:
Una región o una zona de ventas es el área de ventas donde el vendedor realiza su
actividad.
Algunas empresas no tienen definida el área geográfica sino que tienen grupos
definidos de clientes que obedecen a los intereses y organización de la empresa.
Razones de la Zonificación (Criterios de Igualdad para vendedores como
supervisores en función de posibilidades reales de venta y no de población)
Al fijar las zonas debe hacerse previo estudio de mercados teniendo en cuenta
cuatro(4) factores:
•Población y número de hogares
•Poder adquisitivo de los habitantes
•Niveles de vida de la zona
•Expendios o distribuidores
Al fijar las zonas deben considerarse criterios de los que se parte: PRODUCTO –
CLIENTE - POLÍTICAS DE DISTRIBUCIÓN

PREVENTISTA COMERCIAL
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CRITERIOS MÁS IMPORTANTES PARA LA FIJACIÓN DE

UNA ZONA

1. Número de clientes reales

2. Número de clientes potenciales
3. Número de visitas diarias
4. Frecuencia de las visitas
5. Sistemas de transporte
6. Grado de desarrollo de la venta
7. Demanda del producto
8. La competencia
9. Métodos de distribución
10.Capacidad de los vendedores

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VENTAJAS DE LA ZONIFICACIÓN

Para la compañía: Para el Cliente: Para el vendedor:

•Fija responsabilidades a •Les asegura el mejor •Planea más real y
los vendedores. servicio posible. objetivamente su
trabajo.
•Compara su labor en •Determina el producto
diferentes zonas. apropiado a sus •Establece métodos de
necesidades. trabajo de acuerdo con
•Facilita dirección y la zona.
control de vendedores. •Ahorra tiempo y dinero
para conseguir el •Mayores y mejores
•Permite lucha eficaz oportunidades de venta.
producto.
contra la competencia.
•Se obtiene utilidad •Mayor adaptación al
•Mayor cobertura de tipo de cliente de la
inmediata.
mercado. zona.
•Proporciona la medida de
•Mide la rentabilidad de •Más acercamiento a la
su poder adquisitivo.
las zonas. clientela.

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Métodos para el establecimiento de la Zona

Suponemos la existencia de un estudio de mercado lo más

complejo posible y con la pretensión de que las zonas sean
lo más productivas posibles. Los métodos pueden ser:
1. Por concentración de mercado
2. Por área geográfica
3. Por estratificación
4. Capacidad vendedora
Según el interés particular de cada empresa puede haber
combinaciones entre esos métodos.

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EL RUTERO
Es un formato o instrumento donde el Preventista registra
sistemáticamente los nombres, direcciones y artículos de los
prospectos a quienes visitará en un período determinado. Es
parte esencial de la ruta básica y por tanto debe estar hecho
sobre datos reales y con criterio administrativo lo más completo
posible.
Un buen conocimiento y programación de su ruta e itinerario,
proporciona las siguientes ventajas:

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Un buen conocimiento y programación de su ruta e

itinerario, proporciona las siguientes ventajas:

a. Aumenta el tiempo de venta productiva (con igualdad de costos).

b. Se visitan los clientes más importantes y no sólo los que son más
agradables al vendedor.
c. Reduce las visitas fuera de programa.
d. Habitúa a los clientes a esperar la visita del vendedor.
e. Evita vueltas inútiles, reduciendo gastos de transporte y de viaje.
f. Cubre la zona en igualdad de intensidad y en los puntos menos
productivos.

e. Permite a la empresa y a su superior, donde localizar un vendedor.

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PLAN IDEAL DE RUTAS:

El plan ideal lo constituye la organización de un plan de visitas.

Para definir la ruta debe hacerse en cuatro (4) fases:
1. Análisis de la zona teniendo en cuenta:
a. Número de clientes efectivos.
b. Número de clientes potenciales
c. Frecuencia de las visitas
d. Costo medio por visitas
e. Tiempo medio por visita
2. Definición de la frecuencia de visitas por clase de clientes,
tanto efectivos como potenciales.
3. Examen de los medios de transporte posibles y de sus costos
correspondientes.
4. Determinación de la ruta básica.
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CRITERIOS PARA ESTABLECER SECUENCIA DE VISITAS:

El criterio obedece a la labor de preventa, Venta y Postventa.
En preventa (sondeo): hacer diagnóstico de nuestro futuro cliente
En venta: Cuando el prospecto reúna las condiciones como cliente.
Habrá visita periódica o visita de negocios.
En postventa: Visita de cortesía o de servicio, siempre contemplando
la posibilidad de futuras ventas.

!Clip Principal¡ : Las visitas deben hacerse en el lugar, el tiempo

y el momento oportuno, según el proceso y el desarrollo de la
venta, que concuerde con las disponibilidades y necesidades de
los clientes.

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LAS VISITAS A UN POSIBLE CLIENTE:

Si a la segunda e incluso tercera visita no ha cerrado la venta, aun si
no hay negativa del posible comprador, el vendedor debe plantearse
si insistir o no. Se aconseja suspender ritmo de visitas. A estas
alturas el cliente conoce ya el producto y la personalidad del
vendedor. Si se insiste en la visita deberá ser con una nueva
estrategia en la entrevista evitando preguntas que tengan como
posible respuesta un no. Ejemplo:
- ¿Ha pensado en mi propuesta?
- ¿Ya se ha decidido?, etc.

La actitud del vendedor debe ser de auto confianza, seguridad

en si mismo y en el producto, actitud positiva y esperanza de
que el cliente finalmente va comprar el producto.

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EL SEGUIMIENTO DE LA VENTA:
En cuanto a la clase y duración del seguimiento, se deben considerar tres factores:

1. Volumen y tipo de producto: Esto es lo que determina en buena medida el

seguimiento. No es lo mismo vender una moto que una imprenta. A la primera se le
seguirá un seguimiento esporádico en el caso de alguna reclamación; mientras a la
segunda, entran factores como puesta en marcha, rentabilidad, mantenimiento, el
costo de asistencia, etc.
2. Posibilidad de nuevas ventas: Son muchos los productos que el cliente no
adquiere una sola vez. Si es un automóvil, comprará otro en cuatro años. Si es
papelería y útiles de oficina hará varias compras al año. La satisfacción del cliente
puede llevarle a realizar las compras al mismo vendedor.

3. Información sobre el producto: Está en función de la necesidad del cliente sobre

ella, incluso soporte técnico, asistencia continuada para que el cliente tenga seguridad
de que el producto que ha adquirido funciona correctamente. Su satisfacción repercute
en futuras ventas.
El seguimiento de la venta no debe considerarse como una pérdida de tiempo
(aunque no debe prolongarse), si no como una inversión para una futura venta.

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Fases del seguimiento de la venta:

1. Seguimiento del pedido: De la manera debida y en los plazos indicados.
Con todo el material en perfecto estado.
2. Ayudar en la decisión de cantidades: Cuando el cliente no sabe que
cantidad de producto solicitar, sobre todo si el producto es nuevo para él. El
vendedor puede ayudarle a decidir las cantidades iniciales del pedido.
3. Instalación: facilitar al cliente toda la información necesaria para que
pueda hacer un uso adecuado del producto. Debe darle debidas
explicaciones y reiterarlas si no las ha entendido.
4. Satisfacción del cliente: Comprobar que el cliente está realmente
satisfecho con el producto adquirido.
El seguimiento del vendedor transmite al cliente que tiene interés en
él, por lo que se sentirá bien atendido.
El resultado: valora el vendedor, le da un atributo adicional al producto
y posibilita una nueva compra y una recomendación con otro cliente.

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UN CORRECTA REALIZACIÓN DEL SEGUIMIENTO LE DA AL

VENDEDOR DOS GRANDES BENEFICIOS:

1. Fidelidad de los clientes:

Tanto con el producto como con la atención del
vendedor. Asocian el producto con lo que compran.
El buen servicio ayuda a superar problemas inclusive
con el precio.
2. Obtención de nuevos clientes:
Los clientes se consideran buenas fuentes de contacto
y de clientes en perspectiva

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IDEAS PARA CONSERVAR A LOS CLIENTES:

“Para un vendedor, la cartera de clientes es su máximo valor”.
A mayor número de clientes, mayor volumen de ventas.

1. Darle la máxima importancia al cliente: El cliente es quien merece el

mejor trato. No olvidad que el vendedor debe buscar su satisfacción.
2. Darle atención constante y puntual: Además de atenderlo en el
momento de la compra, debe preocuparse periódicamente por ellos: Si
todo funciona como desean, si tiene alguna reclamación, etc.
3. Cumplir siempre las promesas: La informalidad resulta fatídica para el
vendedor. Si el vendedor no cumple lo que dice se forma una mala imagen
ante el cliente, incluso de su empresa. Solo puede prometer lo que pueda
cumplir y ocuparse que la promesa realizada se cumpla sin demora.

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IDEAS PARA CONSERVAR A LOS CLIENTES:

4. “Para un vendedor, la cartera de clientes es su máximo valor”. A

mayor número de clientes, mayor volumen de ventas. Tener una conducta
ejemplar: No solo ante el cliente sino en el entorno en que desarrolla su
actividad. Esto da confianza a los clientes.
5. Ponerse en el lugar del cliente: Tener empatía para analizar y comprender
sus necesidades.
6. Fomentar el recuerdo: El vendedor debe evitar ser alguien anónimo. Debe
conseguir una imagen de simpatía ante el cliente para que lo pueda
recordar.

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