MANUALES ADMINISTRACTIVOS

¿QUE ES UN MANUAL?

Un manual es un libro o folleto en el cual se

recogen los aspectos básicos, esenciales de
una materia. Así, los manuales nos permiten
comprender mejor el funcionamiento de algo, o
acceder, de manera ordenada y concisa, al
conocimiento algún tema o materia.
¿QUE UN MANUAL ADMINISTRACTIVO?

Los manuales administrativos son

documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática la información de una
organización.
a) Instruir al persona, acerca
de aspectos tales como:
objetivos, funciones,
OBJETIVOS DE LOS MANUALES
relaciones, políticas,
procedimientos , normas,
g) Auxilian en la inducción del
puesto y al adiestramiento y
capacitación del personal ya
ADMINISTRACTIVOS que describen en forma
detallada las actividades de
cada puesto.

De acuerdo con la clasificación y grado de

b) Precisar las funciones y
relaciones de cada unidad
administrativa para deslindar
responsabilidades, evitar
duplicidad y detectar
omisiones.
f) Permite conocer el
detalle, los manuales administrativos funcionamiento interno por lo
permiten cumplir con los siguientes que respecta a descripción
de tareas, ubicación,
objetivos: requerimientos y a los
puestos responsables de su
ejecución

c) Coadyuvar a la ejecución
Aumenta la eficiencia de los
correcta de las labores
empleados, indicándoles lo
asignadas al personal, y
que deben hacer y como
propiciar la uniformidad en el
deben hacerlo.
trabajo.
 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS

Muchas compañías consideran
que son demasiado pequeñas para
necesitar un manual que describa
asuntos que son conocidos por
todos sus integrantes.
DEVENTAJAS
Existe el temor de que pueda Su deficiente elaboración provoca
conducir a una estricta serios inconvenientes en el El costo de producción y Si no se actualiza periódicamente,
reglamentación y rigidez. desarrollo de las operaciones actualización puede ser alto pierde efectividad.

Asegura que todos los interesados

Sirve como una guía eficaz para la
tengan una adecuada
Logra y mantiene un sólido plan de preparación, clasificación y Incrementan la coordinación en la Evitan discusiones y mal
comprensión del plan
organización compensación del personal clave. realización del trabajo. entendidos, de las operaciones
general y de sus propios papeles y
relaciones pertinentes.

VENTAJAS
 CLASIFICACION DE LOS MANUALES

Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada, para saber con
qué tipo de manuales se debe contar. Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales
a toda la empresa: una dirección, un departamento, una oficina, sección, una mesa, un puesto,
etcétera. Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres
diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

A B C
POR SU POR SU FUNCION
POR EL AMBITO
CONTENIDO ESPECIFICA
A POR SU CONTENIDO

MANUAL DE POLITICAS
Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a seguidos en la toma de
decisiones para el logro de los objetivos

MANUAL DE ESTRUCTURAS
El manual de estructuras contiene informaciones generales sobre la división del
trabajo. Incluye el organigrama general de la empresa y los organigramas parciales.
MANUAL DE HISTORIA

proporciona información histórica sobre el organismo, sus comienzos, crecimiento,

logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama
introspectivo de la tradición y filosofía del organismoparte de la organización
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Y FUNCIONES
Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de
los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad delos distintos puestos, y las relaciones. En este manual
no se establece como se debe hacerse. Ello corresponde al manual de procedimientos u operacionales.

NIVEL OBJETIVOS
DENOMINACION (resultados que se deben
(posición jerárquica) (designación del sector) cumplir)

ORGANIGRAMA
RELACIONES FUNSIONES GENERAL DE LA
(indica las relaciones de (actividades de cada EMPRESA
cada grupo) sector)
 METODO METODO NUEVO
TRADICIONAL
MANUAL DE PROCESOS O
PROCEDIMIENTOS

Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través delos

cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual se enfatiza
quien debe hacer y como debe hacerse alguna cosa.
B POR SU FUNCIÓN ESPECIFICA

MANUAL DE COMPRAS

También llamado Manual de Procedimiento de Compras, es uno de los manuales mas importantes dentro de la
organización de una empresa, ya que su falta repercute en otros departamentos inmediatamente, Se puede
afirmar que es la guía oficial para la organización y funcionamiento del área de Compras, definiendo las
operaciones de la misma. El Manual de Compras se somete a las disposiciones generales de la empresa, pero
contiene elementos que influyen directamente en las Compras
 MANUAL DE FINANZAS

Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la
administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están
involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información
financiera.

MANUAL DE CONTABILIDAD

Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia
para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales
como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones
internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.
MANUAL DE PERSONAL

Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección
superior en lo que se refiere a personal.

MANUAL TECNICO

Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada.

 MANUAL ESPECIFICO DE
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN

Se refiere a una parte de una área específica (personal). Y contiene la definición

uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización

MANUAL ESPECIFICO DE
ADIESTRAMIENTO

Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente
mas detallados que un manual de procedimientos. El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que
el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos.
C POR EL AMBITO

MANUAL ESPECIFICO DE
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN

Se refiere a una parte de una área específica (personal). Y contiene la definición

uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización

MANUAL ESPECIFICO DE AUDITORIA

INTERNA

Consiste en agrupar lineamientos,

instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere a la
auditoria interna en forma particular.
MANUAL ESPECIFICO DE POLÍTICAS DE
PERSONAL
Este se enfoca a definir "políticas", pero de una área especifica de la organización, señalando las
guías u orientación respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos,
promociones, prestaciones, etc.
 MANUAL ESPECIFICO DE
PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA

Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área especifica, a fin

de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo:
ingresos a caja, pago a proveedores, etc.
 ELABORACIÓN DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS
La elaboración de manuales forma parte del proceso de mejoramiento administrativo de las organizaciones y
gran parte de la utilidad que brindan los manuales deriva, precisamente, del proceso de mejoramiento previo a
su elaboración.

PLANEACION ANALISIS DE LA ELABORACION

DEL TRABAJO
• Es necesario designar al
grupo de personas que
elaboraran los manuales
• Hacer un estudio que
permita conocer las
funciones y las actividades
que se realizan en las áreas
de trabajo
• Establece cuáles serán las
herramientas metodológicas
que se utilizarán para
obtener la información
INFORMACION DE MANUAL
•¿Qué trabajo o actividad se hace?
• Validación del Manual
• ¿Quién es el responsable realizarlo?
O en determinado caso si no se • Autorización del
posee el dato del responsable
¿Quién lo hace?
Manual.
• ¿Cuáles son los medios que posee • Difusión y distribución
para hacer el trabajo? del Manual
• ¿Para qué se realiza el trabajo?
• ¿Cómo se ejecuta o realiza el • Revisión y
trabajo? Actualización del
• ¿Cuándo o en qué momento se Manual
hace?
• ¿Por qué se hace?
 ¿QUIENES PUEDEN ELABORAR LOS
MANUALES ADMINISTRATIVOS?

La elaboración de manuales administrativos requiere conocimientos y técnicas altamente

especializados, razón por la cual no es recomendable encomendar a personal no competente.
Además, no hay que olvidar que para la elaboración de estos manuales se quiere la realización
de trabajos de campo y de gabinete. Por eso el encargado de realizar estos manuales debe ser
un epecialista o profesional compentente.
 CONCLUSIONES
 Como último punto podemos concluir que los manuales administrativos nos proporcionan aspectos positivos por
el hecho de contar con ellos, un gran problema con las empresas actualmente es que no se enfocan en la
creación de los mismos, dejando pasar de esta manera, las muchas ventajas y beneficios que nos brindan al
tenerlos en una organización.

 Estos manuales tienen una gran importancia, porque son instrumentos útiles en la capacitación del personal, aseguran
continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo y por lo tanto, evitan conflictos entre los diversos
puestos que existen en la empresa, ya que todas las responsabilidades y objetivos a seguir se encuentran determinados por
escrito, haciendo más eficiente al personal dentro de la organización.