MANUAL DE

CORRESPONDENCIA
DIEGO HERNANDO BERNAL GRANADOS
DOCENTE COTEL
 ?QUE ES UN MANUAL DE
CORRESPONDENCIA?

 Es un documento que recoge las normas y procedimientos que se

deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas
para lograr l agilidad y eficiencia en la toma de las decisiones de la
entidad.

 Es una guía que recoge en forma clara y sencillas los pasos a seguir para el
desarrollo de las funciones relacionadas con correspondencia.
Partes del manual de correspondencia

1. Introducción
En forma resumida, se determina la misión de tiene el
manual para la gestión de la correspondencia.
Señala la importancia que tienen las buenas practicas o
acciones archivísticas que con su correcta
implementación guían hacia a un adecuado manejo de
las comunicaciones dentro de una institución
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2. Objetivos.
Debe tener un objetivo general y varios específicos.
En los objetivos se sintetiza los fines o logros que se esperan
obtener con la correcta aplicación del manual.
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3. Estructura orgánica de la entidad.

Debe brindar la información suficiente para conocer las
dependencias de la institución, sus funciones y el código
interno que tienen cada una de ellas. (organigrama)
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4. Conceptos y ejemplos de los documentos que elabora la entidad,

Debe integrar algunas definiciones para mayor claridad de algunos
términos.
Asimismo, se debe especificar que tipo de comunicaciones o
correspondencia se maneja en la entidad, como circulares,
memorandos, llamados de atención, boletines, etc.
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5. Clases o tipos e correspondencia.

Se debe especificar en contenido que pueden tener las
comunicaciones o correspondencia de la entidad y los
procedimientos que se le debe dar a cada una.
Esta información puede ser catalogada como institucional, personal y
confidencial
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6. Firmas y niveles jerárquicos.

Información sobre los responsables en firmas y autorización
para enviar o recibir las comunicaciones o
correspondencia de la entidad.
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7. Procedimientos para el recibo, registro y distribución de

correspondencia.
Es la parte central del manual, ya que de aquí se desprenden las
principales actividades en el manejo de la oficina de
correspondencia
Se debe establecer controles para el recibo y respuesta de
correspondencia.
Procesos para el despacho o envió de las comunicaciones.
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7. Procedimientos para el recibo, registro y distribución de

correspondencia.
Especificar sobre los sistemas que se manejan para el recibo y envió
de las comunicaciones (automático, mecánico o manual).
Utilización de equipos (de computo, fax, etc.) y software (Orfeo,
gestasoft, etc.)
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8. Actividades archivísticas
Numerar los pasos a seguir para el adecuado archivo de las comunicaciones
o correspondencia, así como las fases del archivo, los tiempos de retención y
procedimientos que se le debe dar a los documentos.

Especificar pasos como la clasificación, la ordenación y la descripción.

Rotulación de las carpetas y cajas, códigos que se utilizan.
Disposición física y conservación de los documentos.
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9. Control del préstamo y consulta.

Establecer los pasos, formatos y medios en los cuales se pueden
prestar o facilitar los documentos.
Que tipo de información puede ser consultada.
Permisos y condiciones especiales en los que la información puede ser
consultada.
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10. Reproducción tecnológica y medios digitales.

Una vez que el trámite de los documentos se haya terminado, especificar con
que medios tecnológicos cuenta la entidad para la reproducción de estos.
Muchas instituciones cuentan con la digitalización como medio para la
reproducción y conservación de documentos.
Otros medios pueden ser la microfilmación.
El almacenamiento en discos duros, en la nube, discos ópticos (CD, DVD).
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11. Eliminación de documentos.

Se debe establecer los métodos y responsables para la eliminación de
documentos.
Según lo dispuesto en el Acuerdo 004 de 2013, en su artículo 15 se establece
que “la eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como
electrónicos, deberá estar basada en las TRD, y deberá ser aprobada por el
correspondiente comité interno de archivo”.
Esta eliminación debe ser registrada en un acta de eliminación de
documentos.
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12.Revisión y publicación del manual.

Se registra las personas que elaboraron el manual, quienes
lo revisaron y los responsables en implementarlo, aprobarlo
y publicarlo.
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13. anexos y formatos para su aplicación.

Registrar que anexos o que otros documentos tienen relación con el
manual.
Los registros o formatos que se deben utilizar para la aplicación del
manual.
Planilla para el registro de
correspondencia