DECRETO 2609 DE 2012

(diciembre 14)
por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se
dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental
para todas las Entidades del Estado
 CAPÍTULO III
El Sistema de Gestión Documental
 INTRODUCCIÓN

• El siguiente trabajo tiene la finalidad de mostrar la

importancia de implementar un Sistema de Gestión
Documental dentro de cualquier tipo de Organización, ya que
éstos facilitan el acceso a la documentación e información que
allí se contiene. Para su implementación se deben tener en
cuenta los objetivos, la misión, visión y las necesidades de la
entidad. De igual manera, estos Sistemas de Gestión
Documental, permiten organizar y clasificar la documentación
de muchas áreas dentro de una Institución, permitiendo que
sea recuperada de manera ágil y oportuna. El SGD debe estar
diseñado para organizar, almacenar, recuperar y difundir la
información, éste permitirá un control de calidad del proceso
documental. A continuación se darán a conocer cada uno de
los requisitos que se deben tener en cuenta para implementar
OBJETIVOS GENERAL

Identificar la importancia de implementar un Sistema de Gestión

Documental dentro de una Organización. ESPECÍFICOS 1. Conocer los
requisitos que se deben tener en cuenta para su implementación. 2.
Explicar cada una de las generalidades del Sistema de Gestión
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012. 3. Reconocer
las características que debe reunir dicho Sistema. 4. Visitar una
entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental
e investigar todo lo relacionado con dicho Sistema.
Requisitos:
Los requisitos que se deben de tener en cuenta para su
implementación son: 1. Debe tener en cuenta la normatividad
que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado. 2. Las necesidades de la Entidad. 3. La estructura
organizacional. 4. El modelo de gestión documental. 5. La
capacidad financiera y tecnológica para su implementación y
mantenimiento. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado reglamentará, en coordinación con el Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, los
requisitos funcionales y no funcionales mínimos que deben
tenerse en cuenta para desarrollar, seleccionar y adquirir
sistemas de gestión de documentos.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL.

a) Conformidad. Los sistemas de información, incluyendo los

sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben
respaldar la gestión de la información a partir de los procesos
administrativos de las entidades. b) Interoperabilidad. Los sistemas
de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los
otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el
principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y
estándares nacionales o internacionales adoptados por las
autoridades o instancias competentes. c) Seguridad. Los sistemas
de gestión documental deben mantener la información administrativa
en un entorno seguro. d) Metadescripción. Se debe procurar la
generación de metadatos normalizados, sean manuales o
automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.
 CARACTERÍSTICAS DE SEGURIDAD

Para que un sistema de gestión documental funcione de forma

optimizada y preste utilidad a la organización, éste debe cumplir
con dos medidas muy importantes de seguridad. La primera
tiene relación con la integridad de los documentos, al tratarse
del respaldo de las actividades de la empresa es necesario que
se conserven en buen estado y que se evita la pérdida de estos,
ya sea físicamente o la digitalización, a ello debemos sumar la
garantía de acceso restringido a la información, es decir que sólo
personas autorizadas puedan acceder a ciertos documentos.
Los beneficios de la gestión documental en
las organizaciones

•Mayor productividad. Eficacia y eficiencia en la

búsqueda y recuperación de documentos y
expedientes. ...
•Ahorro de Costes. ...
•Ahorro de Tiempo. ...
•Mejora del ROI. ...
•Homologación. ...
•Mejora en los procesos. ...
•Cumplimiento de las normativas de seguridad.
...
•Reducción del riesgo profesional.
Económicos

Se tienen en cuenta los recursos asignados al Proceso de

Gestión Documental y, para la ejecución de cada una de las
actividades y procesos a realizar en la materia de GESTIÓN
DOCUMENTAL, plasmados en el Plan Estratégico de la
entidad. Estas actividades contemplan aspectos
relacionados con la reducción de costos y racionalización de
recursos destinados para la gestión documental enfocados
a las nuevas tecnologías como son las estrategias de “Cero
Papel” y “Gobierno en Línea”.
Ventajas de la creación de un programa de gestión
documental:
La implementación de las estrategias que permitan a corto,
mediano y largo plazo el mejoramiento de los procesos de
Gestión Documental a nivel de programas específicos, permite:

•Evolución:

Mantener y consolidar medidas de control para la gestión

documental, ayuda a identificar los puntos de atención al
interior de la empresa, lo que lleva al fortalecimiento de las
medidas para enfrentarlos.
•Optimización:

La evolución continua y la modernización

de los modelos de gestión documental de
la empresa impulsan la aplicación de
prácticas más eficientes y avanzadas para
el mejoramiento de los procedimientos
de gestión documental.
•Manejo integral:

El Programa de Gestión Documental determina las

bases de seguridad, conservación, recuperación y
disposición de la información generada y recibida
en la empresa, lo que garantiza su acceso, consulta y
control.
•Fácil administración:

El objetivo central de los Programas de

Gestión Documental es contribuir a la
mejora de la empresa en cuanto al manejo
de la información. Es por ello que una de
sus características se centra en el
planteamiento de estrategias que lleven a
la clasificación de los documentos de
manera eficiente, esto les permite a los
usuarios revisar, editar, crear, archivar y
gestionar toda la información en menos
tiempo y con menos riesgos, optimizando
cada proceso ejecutado.
se contribuye a la normalización de:

•Formatos y documentos electrónicos.

•Documentos vitales o esenciales.
•Documentos Electrónicos.
•Archivos descentralizados.
•Documentos Especiales.
•Planes de capacitación.
•Planes de auditoría y control