OFICINA DE CONTROL INTERNO

DIVISIÓN FINANCIERA

MANEJO Y CONTROL DE
RECURSOS DE CAJA MENOR
 Marco Normativo
Ley 30 de 1992 - Art.84-92 Autonomía Financiera
Ley 87 de 1993 - Del Control Interno
Ley 734 de 2002 - CDU.-Arts. 34 y 35
Acuerdo. No. 043 /02 - Manejo y Custodia de Bienes
Acuerdo No 051/ 07 - Estatuto financiero y
presupuestal
Resolución R-067 de 2008 por la cual se reglamenta
el funcionamiento de las Cajas Menores
Resolución R-068 de 2008 Constitución Cajas
Menores.

Manejo y Control de Recursos de Caja Menor

 Objetivo General

Contribuir a una mejor gestión en el manejo de los

recursos de los Fondos de Caja Menor, para que se
ajusten a los principios de eficiencia, eficacia y
austeridad del gasto.

Manejo y Control de Recursos de Caja Menor

 Definición de Caja Menor

La Caja Menor es un fondo en efectivo, fijo y renovable,

cuyo manejo se confía a un funcionario, con el fin de
atender gastos IMPREVISTOS y URGENTES y de
menor cuantía que requiera la Universidad del Cauca,
en el cumplimiento de sus objetivos misionales.

Manejo y Control de Recursos de Caja Menor

 Responsable del Manejo

Las Cajas Menores serán administradas, de manera

exclusiva, por el funcionario designado en la Resolución
de constitución, quien responderá disciplinaria, fiscal,
tributaria y penalmente, por las acciones y omisiones en
la administración y manejo.

Manejo y Control de Recursos de Caja Menor

 Funciones del Responsable
 Recibir los recursos del fondo, dentro del tercer día a
informarse del giro.

 Llevar un control diario Y cronológico de las operaciones de

caja menor, con los documentos que respaldan los
movimientos

 Gestionar la adquisición y realizar el pago de los bienes y/o

servicios autorizados en la Resolución de creación y
solicitados por la Universidad.

 Asegurar la custodia de los dineros y documentos soportes

de los gastos.

Manejo y Control de Recursos de Caja Menor

 Funciones del Responsable

 Reportar a la División Financiera, dentro del tercer día hábil

del mes siguiente al pago, las facturas que registran IVA.

 Aplicar las retenciones de Ley y consignarlas, a fin de cada

mes, en la cuenta bancaria de la Universidad.

 Mantener la liquidez del fondo, solicitando el reembolso.

 Presentar, dentro de los quince días de cada mes la

conciliación bancaria para las cajas menores que se
manejan a través de cuentas bancarias.

Manejo y Control de Recursos de Caja Menor

 El Dinero en Tránsito
Cuando una compra deba ser realizada por empleado
distinto del responsable de Caja Menor, se deberá diligenciar
el comprobante de dinero en tránsito.

El término de legalización de estos dineros será de un (1)

día para compras dentro y tres (3) días par compras fuera de
la ciudad .

Una vez legalizado el dinero en tránsito, se anulará la

constancia de su entrega, en presencia del funcionario que
efectuó la compra y se conservará en el archivo de soportes.

Manejo y Control de Recursos de Caja Menor

 Destinación de Recursos

Los dineros del Fondo de Caja Menor solamente podrán

utilizarse para sufragar los gastos identificados y definidos
en la Resolución de Constitución de Caja Menor y en las
demás disposiciones que regulen la materia.

La solicitud de bienes y servicios con cargo a la caja menor

de las Facultades, se hará por los Decanos, Directores de
Instituto Y Secretarios Generales.

Manejo y Control de Recursos de Caja Menor

 Destinación de Recursos

La solicitud de bienes y servicios con cargo a la caja menor

de las dependencias administrativas, se hará por el Rector,
el Profesional Universitario de Rectoría, los Vicerrectores, el
Secretario General, los Jefes de Oficina, de División, los
Coordinadores de Centro y Áreas.

La solicitud de bienes y servicios con destino a otras

dependencias se harán por estos mismos funcionarios.

Manejo y Control de Recursos de Caja Menor

 Prohibiciones

Efectuar pagos de contratos y órdenes de servicios.

Cancelar viáticos y gastos de viaje, excepto los que se
causen al empleado en comisión fuera de la ciudad, por
daños de vehículos oficiales, si se dispone del rubro
específico.
Pagos de servicios personales y contribuciones de Ley sobre
nóminas, y, servicios públicos.
Préstamos y cambios de cheques oficiales o personales.
Guardar en la caja fuerte de Caja Menor elementos
diferentes.
Gastos anteriores al recibo de los recursos de caja menor.

Manejo y Control de Recursos de Caja Menor

 Prohibiciones

Realizar Gastos suntuarios

Fraccionar compras o servicios
Sobrepasar en gastos la cuantía autorizada.
Gastos anteriores al recibo de los recursos de caja menor.
Presentar soportes sin requisitos para su legalización.

Adquisición de elementos en proceso de compra, salvo

autorización de la Vicerrectoría Administrativa.
Pagos no contemplados en los rubros de Caja Menor.

Manejo y Control de Recursos de Caja Menor

 Reembolso
Máximo uno cuatrimestral, se autoriza en la cuantía de los
gastos realizados sin exceder el monto previsto en el rubro
presupuestal, cuando se haya consumido más del 60% de uno
o todos los rubros.

Se Presentan los comprobantes de pago por cada rubro

autorizado , correspondientes al período de solicitud de
reembolso.

Manejo y Control de Recursos de Caja Menor

 Reembolso

 La adquisición de elementos devolutivos, deberá contar

con el comprobante A-22 expedido en el Área Comercial.

 A los pagos con retenciones tributarias se anexará el

comprobante de consignación.

 Los documentos para el reembolso se presentarán a la

Oficina de Control Interno, quien avalará la solicitud.

Manejo y Control de Recursos de Caja Menor

 Legalización

Se legaliza la Caja menor:

 Por cambio del responsable del manejo.

 Por cierre de vigencia, dentro de los cinco (5) primeros

días de diciembre de cada año

 Por cancelación de la Caja.

Manejo y Control de Recursos de Caja Menor

 Mecanismos de Control de los
Fondos de Caja Menor
El control a los Fondos de Caja Menor se verifica, a través
de:

Autocontrol de los responsables del manejo

Arqueos periódicos y sorpresivos por la Tesorería de la

Universidad.

Arqueos por la Oficina de Control Interno o por

Organismos externos.

Manejo y Control de Recursos de Caja Menor

 Modelo de Libro

Manejo y Control de Recursos de Caja Menor