Centro de Comercio y Servicios, Regional Huila

PROCESOS ADMISTRATIVOS INTERNOS

 GESTIÓN DOCUMENTAL

•Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos

Obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas, de elaborar el programa de gestión de documentos.
“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su utilización y conservación”
¿QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE LA GESTIÓN DOCUMENTAL?

Al hablar de gestión documental, se dice que es el conjunto

de instrucciones en las que se detallan las actividades o
pasos para el desarrollo de la producción, recepción,
distribución, trámite, organización, consulta, conservación
y disposición final de los documentos.
 GESTIÓN DOCUMENTAL

El objetivo es crear el archivo central donde se administre,

custodia y conserven los documentos en cualquier soporte
con valor administrativo, legal, permanente e histórico que
son transferidos por las diferentes oficinas, de acuerdo con
el informe de valoración emitido por el comité de archivo
de la entidad, con el fin de brindar el servicio a los usuarios.
 GESTIÓN DOCUMENTAL

Mantener los documentos de archivo que se utilizan en el

desarrollo de las actividades diarias de las entidades y
poder con esto agilizar los procesos mediante la
optimización de instrumentos y documentos que se
utilizan.
 GESTIÓN DOCUMENTAL

Objetivos
 Dictar políticas y directrices en materia archivística en el ámbito
institucional.
 Garantizar la custodia, conservación, clasificación, ordenación,
descripción y administración de los documentos que se reciben y
producen en las diferentes instancias y que tengan valor administrativo,
legal, permanente e histórico.
 Colaborar en materia archivística con todas las dependencias de la
entidad en la búsqueda y aplicación de soluciones para el buen
funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.
ETAPAS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1.
PLANEACION

8. 2.
VALORACION PRODUCCION

Programa de 3.
7.
PRESERVACIONN
A LARGO PLAZO
Gestión GESTION
Y TRAMITE
Documental

6. 4.
DISPOSICION ORGANIZACION

5
TRANSFERENCIA
 PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Planeación: Análisis de procesos, análisis diplomático y su

registro en el sistema de gestión documental, encaminados a
la generación y valoración de los documentos de la Entidad, y
en cumplimiento de los contextos administrativo, legal,
funcional y técnico.
 PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Para lo anterior, se requiere identificar el sector, según la

organización del Estado, en qué se encuentra la Entidad, conocer
su estructura orgánica, sus funciones, su misión, su visión, sus
objetivos, el Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción
Anual y su entorno legal; analizar sus procesos y procedimientos
de acuerdo con el sistema de gestión de la calidad, para definir
los flujos documentales y determinar los metadatos que se
deben crear en cada uno de ellos.
 PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Además, la Entidad debe fijar políticas y normas que

soporten la planeación documental asegurando
promulgarlas, comunicarlas e implementarlas en todos los
niveles de la Entidad.
 PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1.Producción Documental: Es la generación de documentos para

el cumplimiento de las funciones, comprende los aspectos de
origen, creación, diseño de formatos y documentos
2. Distribución de Documentos: Son las actividades tendientes a
garantizar que los documentos lleguen a su destinatario, se
relaciona con el flujo de los documentos en la ejecución del
Proyecto.
 PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

3. Recepción de Documentos: Obedece al conjunto de operaciones de

verificación y control que se realizan en la admisión de los documentos que
son remitidos para la posterior radicación y registro, con el fin de dar inicio a
los trámites correspondientes.
4. Trámite de Documentos: Es el recorrido del documento desde su
producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
5. Organización de los Documentos: Es el conjunto de acciones dirigidas a
la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, como parte
integral de los procesos archivísticos.
 PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

6. Consulta de Documentos: Hace referencia al acceso a un documento o

grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen,
acción que garantiza el derecho que tiene un usuario de acceder a la
información contenida en los documentos de archivo, y para que en el
momento que lo requiera y si es pertinente pueda obtener copia de estos.
7. Conservación de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o
correctivas, ejecutadas para garantizar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo.
Requiere del almacenamiento sistemático de documentos de archivo, en
espacios y unidades de conservación apropiadas.
 Rocío Astudillo Escobar
Instructor
SENA Regional Huila
rastudillo@misena.edu.co
http://www.sena.edu.co

GRACIAS