Gestión del costo

Docente: Natalí Cortés Sobolieva

Gerencia de proyectos
Enero-Julio 2015
 Contenido

1. Definiciones
1. Estimar costos
2. Determinar el presupuesto
3. Controlar los costos
2. En casa…
GESTIÓN DE COSTOS
 Definiciones
1. Estimar costos:

• Es el proceso que consiste en desarrollar una

aproximación de los recursos financieros
necesarios para completar las actividades del
proyecto.
 Definiciones
2. Determinar el presupuesto.

• Es el proceso que consiste en sumar los costos

estimados de actividades individuales o paquetes
de trabajo para establecer una línea base de
costo autorizada.
 Definiciones
3. Controlar los costos:

• Es el proceso que consiste en monitorear la

situación del proyecto para actualizar el
presupuesto del mismo y gestionar cambios a la
línea base de costo.
ESTIMAR COSTOS
 Estimar costos
• Los diversos interesados medirán los costos del proyecto
de diferentes maneras y en tiempos diferentes.
• Estimar los Costos es el proceso que consiste en
desarrollar una aproximación de los recursos monetarios
necesarios para completar las actividades del proyecto.
• Para lograr un costo óptimo para el proyecto, deben
tomarse en cuenta las concesiones entre costos y riesgos,
tales como fabricar en lugar de comprar, comprar en lugar
de alquilar, y el intercambio de recursos
 Estimar costos
1. Entradas:
• Enunciado del alcance
• EDT
• Diccionario EDT
• Cronograma
• Planificación de recursos humanos
• Registro de riesgos
• Formatos y otros documentos relacionados con los costos
de la empresa.
 Estimar costos
2. Herramientas y técnicas
• Juicio de expertos
• Estimación análoga
• Estimación paramétrica
• Estimación ascendente
• Análisis de reserva
• Costo de la calidad
• Software de estimación de costos para la dirección de
proyectos
• Análisis de Propuestas para Licitaciones
 Estimar costos
2. Herramientas y técnicas
• Estimación por tres valores:
• Más probable (cM)
• Optimista (cO)
• Pesimista (cP).

• El análisis según el método PERT calcula un costo Esperado (CE) de la

actividad utilizando un promedio ponderado de estas tres estimaciones.
• Las estimaciones de costos basadas en esta ecuación (o aun en un
promedio simple de los tres valores) pueden proporcionar una mayor
exactitud, y los tres valores aclaran el rango de incertidumbre de las
estimaciones de costos.
 Estimar costos
3. Salidas:
• Estimaciones de Costos de las Actividades: Las
estimaciones de costos de las actividades son evaluaciones
cuantitativas de los costos probables que se requieren para completar
el trabajo del proyecto. Pueden presentarse de manera resumida o
detallada.
• Base de los Estimados: Es la documentación de respaldo debe
proporcionar una comprensión clara y completa de la forma en que se
obtuvo la estimación de costos.
• Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: Los
documentos del proyecto que pueden ser actualizados incluyen, entre
otros, el registro de riesgos.
PENSEMOS
DETERMINAR PRESUPUESTOS
 Determinar presupuesto

Consiste en sumar los costos estimados de actividades

individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea
base de costo autorizada. Esta línea base incluye todos los
presupuestos autorizados, pero excluye las reservas de
gestión.
 Determinar presupuesto
1. Entradas:
• Estimación de costo de las actividades
• Base de las estimaciones
• EDT
• Diccionario EDT
• Cronograma
• Calendarios de recursos
• Contratos
• Documentos requeridos por los procesos.
 Determinar presupuesto
2. Herramientas y técnicas
• Suma de costos: Las estimaciones de costos se suman por
paquetes de trabajo, de acuerdo con la EDT.

• Análisis de reservas: Puede establecer tanto las reservas para

contingencias como las reservas de gestión del proyecto. Las
reservas para contingencias son asignaciones para cambios no
planificados, pero potencialmente necesarios, que pueden resultar de
riesgos identificados en el registro de riesgos. Las reservas de gestión
son presupuestos reservados para cambios no planificados al alcance
y al costo del proyecto.
• Juicio de expertos
• Relaciones históricas
 Determinar presupuesto
2. Herramientas y técnicas
• Juicio de expertos

• Relaciones históricas: Cualquier relación histórica que dé como

resultado estimaciones paramétricas o análogas, implica el uso de
características (parámetros) del proyecto para desarrollar modelos
matemáticos que permitan predecir los costos totales del proyecto.

• Conciliación del limite del financiamiento: El gasto de

fondos debe conciliarse con los límites de financiamiento establecidos
sobre el desembolso de fondos para el proyecto.
 Determinar presupuesto
3. Salidas:
• Línea Base del Desempeño de Costos: presupuesto hasta
la conclusión (BAC) aprobado y distribuido en el tiempo, que se utiliza
para medir, monitorear y controlar el desempeño global del costo del
proyecto.
• Requisitos de Financiamiento del Proyecto: Los requisitos
de financiamiento, totales y periódicos (p.ej., trimestrales, anuales) se
derivan de la línea base de costo.
• Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: Los
documentos del proyecto que pueden ser actualizados incluyen, el
registro de riesgos, estimado de costos y cronograma.
PENSEMOS
CONTROLAR COSTOS
 Controlar costos
Es el proceso por el que se monitorea la situación del proyecto para
actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base
de costo
Implica analizar la relación entre el uso de los fondos del proyecto y el
trabajo real efectuado a cambio de tales gastos. La clave para un control
de costos efectivo es la gestión de la línea base aprobada de desempeño
de costos y de los cambios a esa línea base. El control de costos del
proyecto incluye:
• Influir en los factores que producen cambios en la línea base de costo.
• Asegurarse de que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de
manera oportuna.
• Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.
 Controlar costos
• Asegurarse de que los gastos no excedan el financiamiento autorizado
para el proyecto, tanto por periodo como total.
• Monitorear el desempeño de los costos para detectar y comprender
las variaciones con respecto a la línea base aprobada de costo.
• Monitorear el desempeño del trabajo con relación a los fondos en los
que se ha incurrido.
• Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre
costos o utilización de recursos.
• Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios
aprobados y costos asociados.
• Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de
límites aceptables.
 Controlar costos
1. Entradas:

• Línea base de estimación de costos

• Plan de gestión de costos
• Información sobre el desempeño del trabajo
• Documentos requeridos por los procesos.
 Controlar costos
2. Herramientas y técnicas

• Gestión del valor ganado

• Proyecciones
• Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI)
• Revisiones de desempeño
• Análisis de variación
• Software de Gestión de Proyectos
 Controlar costos
3. Salidas:

• Mediciones del Desempeño del Trabajo

• Proyecciones del Presupuesto
• Actualizaciones al plan para la dirección de proyectos
• Solicitudes de cambio
• Línea base del desempeño de costos.
• Plan de gestión de costos.
• Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
PENSEMOS
VIABILIDAD ECONÓMICA DE
UN PROYECTO
https://www.youtube.com/watch?v=Qvi6aRIM0io
https://www.youtube.com/watch?v=UcVRbk8bP1U
 VIABILIDAD ECONÓMICA
1. Cuanto ganar
2. Cuanto vender
3. Números en rojo = replantearse los números
4. Números en verde = ¿se gana lo suficiente? ¿No
será mejor invertir este dinero en el banco?
 VIABILIDAD ECONÓMICA
1. Identificar costos y precios
2. Identificar cuanto hay que vender
3. Estimar escenarios de ventas
4. Identificar conceptos necesarios para correr el negocio
(inversión inicial, financiamiento, flujos de caja)
5. Determinar indicadores del negocio (viabilidad, balance
general, estados de resultados, financieros)
6. ,
 VIABILIDAD ECONÓMICA
Valor presente neto: medida que
relaciona el dinero con el tiempo.
Traer esfuerzos del proyecto al
presente y validar si viabilidad

Utilidad: relación ventas y costos

del negocio:
• Viable = ventas mayores
que costos
Tasa interna de retorno: tasa del • No viable = Ventas menores
proyecto. Debe ser mayor que la que costos
tasa de ganancia de dinero que me
puede generar un banco
 En casa…
Gestión de costos:

1. Realizar la gestión de costos del proyecto individual.

• Estimar costos según EDT
• Realizar presupuesto
• Realizar plan de control de costos
Gracias por su trabajo

¡Mucho animo!

Natalí Cortés
Enero-julio 2015