1. Unidad Académica : Escuela Profesional de Marketing y Dirección de Empresas
2. Semestre Académico : 2019-II 3. Ciclo de estudio : VIII 4. Carácter : Electivo 5. Número de Créditos : 04 6. Duración : 03 semana 7. Nº de horas semanales: 05 (3 Teoría - 2 Práctica) 8. Docente(s) : 9. Correo : El correo electrónico (en inglés: electronic mail, comúnmente abreviado e-mail o email) servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes (también denominados mensajes electrónicos o cartas digitales) mediante redes de comunicación electrónica. El término «correo electrónico» proviene de la Los sistemas de correo analogía con el correo electrónico se basan en un postal: ambos sirven para modelo de almacenamiento y enviar y recibir mensajes, y reenvío, de modo que no es se utilizan «buzones» necesario que ambos extremos intermedios (servidores de se encuentren conectados correo). Por medio del simultáneamente. Para ello se correo electrónico se puede emplea un servidor de correo enviar no solamente texto, que hace las funciones de sino todo tipo de archivos intermediario, guardando digitales, si bien suelen temporalmente los mensajes existir limitaciones al tamaño antes de enviarse a sus de los archivos adjuntos. destinatarios. El primer mensaje de correo electrónico genuinamente enviado a través de una red data del año 1971. El mensaje, que contenía únicamente el texto «QWERTYUIOP», se envió a través de la red ARPANET, aunque las máquinas estaban físicamente una junto a la otra.
Origen del correo electrónico
El correo electrónico es anterior a la creación de Internet. El primer antecedente data de 1962, cuando el Instituto Tecnológico de Massachusetts adquirió una computadora de tiempo compartido modelo IBM 7090 (actualizado en 1963 a un IBM 7094) que permitía a varios usuarios iniciar sesión desde terminales remotas, y así guardar archivos en el disco. Este sistema se utilizó informalmente para intercambiar mensajes, pero ya en 1965 se desarrolló el servicio MAIL, que facilitaba el envío de mensajes entre los usuarios de esta máquina. Anteriormente no había necesidad de La idea del correo electrónico especificar la máquina de destino sobre redes se debe a Ray puesto que todos los mensajes que se Tomlinson, quien utilizó el enviaban eran locales; sin embargo, con protocolo experimental CYPNET el nuevo sistema era preciso distinguir el para enviar por red los correo local del correo de red. El motivo mensajes, que hasta ese de elegir este símbolo fue que en inglés momento solo comunicaban a los la arroba se lee «at» (en español en). usuarios de una misma Así, la dirección ejemplo@máquina.com computadora. se lee ejemplo en máquina punto com. Fue así mismo Tomlinson quien En 1977, el correo electrónico se incorporó el uso de la arroba convirtió en un servicio de red (@) como divisor entre el estandarizado, gracias a diversos usuario y la computadora en la estándares parciales, que culminaron que se aloja la cuenta del con la especificación. usuario de destino. Direcciones de correo electrónico
Para poder enviar o recibir mensajes de un correo electrónico es necesario disponer
de una cuenta de correo. Dicha cuenta es un buzón virtual identificado por una dirección de correo electrónico de la forma «Juan.Nadie@ejemplo.com».
Cada dirección se compone de
una parte local (en este caso Juan.Nadie), el símbolo separador @ y una parte que identifica un dominio (en este caso ejemplo.com). Existen diversos modos de obtener una cuenta de correo electrónico: •las empresas y administraciones suelen proporcionar una cuenta de correo corporativo a sus empleados. •los centros educativos, especialmente los universitarios, hacen lo propio con empleados y alumnos. •en el ámbito doméstico, los proveedores de servicios de internet suelen facilitar una o varias cuentas por cada contrato. •existen proveedores de correo que proporcionan este servicio a cambio de una cuota. •finalmente, es posible obtener gratuitamente una cuenta de correo en servicios tales como Gmail, Yahoo Mail, Outlook.com y muchos otros. El principal problema actual es el correo no deseado, que se refiere a la recepción de correos no solicitados, normalmente de publicidad engañosa, y en grandes cantidades, promoviendo la pornografía y otros productos y servicios de dudosa calidad. Usualmente los mensajes indican como remitente del correo una dirección falsa. Por esta razón, es más difícil localizar a los verdaderos remitentes, y no sirve de nada contestar a los mensajes de correo no deseado: las respuestas serán recibidas por Problemas usuarios que nada tienen que ver con ellos. Por ahora, el servicio de correo electrónico no puede identificar los mensajes de forma que se pueda discriminar la verdadera dirección de correo electrónico del remitente, de una falsa.
Además del correo no deseado, existen otros problemas que afectan a la seguridad y veracidad de este medio de comunicación: Problemas
•Virus informáticos, que se •Suplantación de identidad, que
propagan mediante ficheros es correo fraudulento que adjuntos infectando el ordenador generalmente intenta conseguir de quien los abre. información bancaria.
•Cadenas de correo electrónico,
que consisten en reenviar un •Bulos (bromas, burlas), que mensaje a mucha gente; aunque difunden noticias falsas parece inofensivo, la publicación masivamente. de listas de direcciones de correo contribuye a la propagación a gran escala de los anteriores problemas mencionados. Intranet
Una intranet es una red de computadoras similar
a internet, aunque para uso exclusivo de una determinada organización, es decir que solamente las PC de la empresa u organización pueden acceder a ella. Hoy en día, la comunicación interna, es decir entre los departamentos o áreas de una empresa, como así también la comunicación la externa, es decir aquella que tiene lugar entre clientes y proveedores, son aspectos realmente importantes para todas las empresas, y precisamente la intranet es una herramienta que puede ayudar en la comunicación, y lo que es mejor, a un bajo costo. ¿Para qué sirve la intranet?
Para poder tener una idea básica
del funcionamiento y el fin de la Intranet, nada mejor que repasar algunos ejemplos, con los cuales además podremos entender el poder que puede tener una Intranet en una organización. A continuación citamos algunos: Algunos ejemplos
•El departamento de Informática pone a
disposición de todos los empleados un nuevo sistema de soporte técnico. •El departamento de Marketing comparte información sobre las promociones de la empresa, publicidades de marca, etc.
•El departamento de Personal pone a disposición los formularios de cambios de dirección,
planificación de las vacaciones, etc. •El departamento de RRHH anuncia las plazas internas disponibles. •Finanzas permite que a través de un sistema web, los otros departamentos informen gastos de viajes, etc. Estos son sólo algunos ejemplos del uso de una Intranet. Es importante destacar que cada gerente de departamento será responsable de explotar la Intranet de la empresa, publicando información útil para los empleados. Entonces, podemos asegurar que la Intranet es uno de los mejores vehículos de comunicación para mejorar el envío y recepción de información dentro de una empresa. También es importante aclarar que la evolución de una Intranet, es ofrecer algunos de estos servicios a los clientes y proveedores de la empresa, pasando a llamarse Extranet. Una Intranet debe ser proyectada de acuerdo a las necesidades de la empresa o de la organización, es decir en base a los tipos de servicios que se vayan a implementar. Por lo tanto, la Intranet no debe ser diseñada sólo por el personal informático de la empresa, sino conforme a un proyecto que tenga en cuenta las necesidades de todas las partes que constituyen la organización. Intranet y empresa
La rapidez del desarrollo de las nuevas tecnologías hace que
los grandes cambios en las relaciones sociales y económicas sean sentidos por todos, siendo una de las más fuertes la llamada «desterritorialización». En esta nueva visión social, lo que importa es la posibilidad de que los individuos se muevan con rapidez por el mundo. Es la movilidad y el fácil acceso a la tecnología de información, como la red mundial de computadoras e internet, que les da a los usuarios este acceso rápido a la información. Hoy, vivimos en un mundo, en que los fenómenos de tiempo y espacio cambiaron. Es un mundo nuevo, tecnológico y virtual. La más variada información está disponible a un simple toque del dedo, de forma «on-line». Las personas no están más insertadas en grupos sociales conectados a territorios claramente identificados geográficamente, y con eso cambiaron las relaciones. El individuo hoy puede comunicarse fácilmente, pues internet permite una comunicación sin fronteras, con personas geográficamente distantes. Esto también sucedió en las empresas, que pasaron a comunicarse con sus clientes de forma segura y rápida. Estas tecnologías trajeron cambios no sólo en Trabajando de forma colaborativa y el aspecto administrativo, sino también en la compartida comunicación empresarial. Estas nuevas Podemos decir que uno de los principios del relaciones, iniciados a través del teclado y «groupware» es permitir que las personas del mouse hacen que surjan distintas colaboren y compartan información, es decir afinidades, personas relacionándose de que las personas pueden trabajar tanto en un forma más directa y clara, independiente proyecto específico como contribuir con ideas, de su localización física. Allí es donde las desde cualquier lugar y en el horario que mejor empresas vislumbran una nueva forma de le convenga. comunicación, sin fronteras, más económica y Esto quiere decir que el ambiente flexible, libre rápida. de horarios, proporciona mayor integración a los procesos, como por ejemplo en el caso de aquellas personas que utilizan diferentes usos horarios y pueden trabajar al mismo tiempo con personas que se encuentran en la oficina de al lado o en el piso de arriba. Al usarse una Intranet como herramienta de trabajo compartido, es posible poner en práctica la interacción entre sus participantes, creándose una relación directa entre todos, incluyendo el público y la empresa.
Es necesario conocer el target de usuarios internos de la
empresa y llevarlos de forma clara y directa, a través de entrenamiento y soporte diario, al uso de la Intranet. Al usarse una Intranet como herramienta de trabajo compartido, es posible poner en práctica la interacción entre sus participantes, creándose una relación directa entre todos, incluyendo el público y la empresa.
Es necesario conocer el target de usuarios internos de la
empresa y llevarlos de forma clara y directa, a través de entrenamiento y soporte diario, al uso de la Intranet. La aplicación eficaz de la Intranet dentro de una organización, sin lugar a dudas será un gran aliado de la empresa, y con certeza va a influir en la obtención de resultados positivos, tanto en la mejoría de procesos administrativos, como en la obtención de información de forma rápida y con calidad, mostrando su fuerte influencia en la gestión participativa, y hasta en la generación de la mayor riqueza de todos los tiempos: el conocimiento organizacional. ¿Qué es Google Groups?
Google Groups es una de las
herramientas incluidas en G Suite (antes
conocida como Google Apps). Puedes
utilizarla tanto si tienes una cuenta de pago
en G Suite, como si tienes una cuenta
gratuita de correo con Gmail.
Cuando se usa el correo, hay cierta información que va del remitente a los destinatarios. Y que acaba guardada en los clientes de correo de esas pocas personas. Oculta; en medio de un océano. Si ese correo es relevante para la organización, sólo esas pocas personas tienen acceso a él y sólo esas pocas personas podrán consultarlo en el futuro si fuera necesario. Desde su Outlook, su Gmail o la herramienta que tengan. Si lo encuentran… Así que, Google Groups es… •…una herramienta… •…para desplegar y participar en foros de discusión / aportaciones / debates / dudas… •…y que consta de una dirección de correo asociada a cada grupo … •…más una web en la que puedo consultar todos los grupos a los que estoy adscrito… •…y las conversaciones registradas en cada uno de ellos. Si yo estuviera leyendo esto por primera vez… sentiría que me aproximo a entenderlo. Pero aún me faltaría algo. Veamos unos casos prácticos de uso. Caso de uso 1: departamento contable La directora financiera de Páramo SL –Raquel- no requiere una copia de un correo relativo a facturación entre cada uno de nuestros clientes y la responsable de administración –Eloisa-. Entre otras cosas porque Raquel no quiere, ni estar en ese nivel de detalle, ni que se le llene su ya saturada bandeja de entrada. Sin embargo, si ocurre cualquier incidencia, o quiere hacer una indagación puntual y no quiere depender de si Eloisa está o no… querría poder acceder al tráfico de correo relacionado con facturas entre Eloisa y los clientes. Montan un Google Group y le asignan la dirección facturas@paramo.es. Los clientes envían ahí sus dudas / incidencias. Para ellos es una dirección de correo normal. Pero ahora en Páramo las conversaciones de correo con ellos quedan guardadas en el grupo y son, además, accesibles a través de http://groups.paramo.es Un día de verano llama un cliente disgustado porque se les ha pasado una factura por duplicado. Eloisa no está y le atiende Raquel. Desde luego tiene su ERP para intentar entender qué ha pasado. Pero, además, puede acceder al Google Group, buscar y encontrar de un plumazo cierta conversación que mantuvo Eloisa con el cliente y que justifica y explica la doble factura. Caso de uso 2: canal de soporte Ya veremos que podemos montar hasta 4 tipos diferentes de Google Group. Uno muy interesante es la Bandeja de entrada colaborativa, que sirve para casos como el siguiente: Yago, David y Katerina conforman el canal de soporte de Tecnológica SL. Los tres tienen acceso a una misma cuenta de correo (soporte@tecnologica.com) donde se reciben las incidencias, solicitudes de los clientes y demás. Como son pocos y trabajan en la misma sala, resulta fácil distribuirse los casos. Y no pasa nada porque uno no esté: los otros dos pueden asumir el servicio de manera casi transparente para el cliente. Además de ellos tres, el responsable del área –Ramón-, conoce la contraseña de soporte@tecnologica.com, así que en todo momento puede entrar en ese correo y ver cómo van las conversaciones acerca de cualquier tema… Sin embargo… •El acceso sigue estando muy restringido y sometido al trasiego de una contraseña que, cuando se cambie, implicará probables pérdidas de acceso o pequeños inconvenientes. •Para asignarse los trabajos, Katerina, David y Yago utilizan un convenio de carpetas de correo a las que mueven el correo. Pero si un tema pasa por varias manos no está muy claro dónde meterlo. •No hay una forma fiable de marcar un tema como resuelto. Ramón decide ir un paso más allá y evolucionar la cuenta de soporte a un Google Group de tipo bandeja colaborativa. De esa forma, las propias respuestas que el cliente percibe como correos normales, están quedando registradas (en esto no hay un cambio relevante respecto a la cuenta de correo de antes). Sólo que ahora, además, cuando se recibe una nueva solicitud, el que la abre puede asumirla o asignársela a alguien del grupo. Cuando se le contesta al cliente o éste responde, el tema se marca como finalizado. Es decir, se incorpora un sencillo flujo de operaciones.