Unidad Ii

Planificación y control de Proyectos
Unidad II: Microsoft Project
Elaborado por: Ing. Álvaro Pernalete

Planeación Integral del proyecto
Ms Project es una herramienta muy avanzada. Su inclusión como

herramienta ofimática puede llevarnos a equivoco pues se adapta tanto
a trabajos personales y de PYMEs como a grandes proyectos de
empresas.
Es de vital importancia el cómo iniciar el proyecto, por supuesto que la
justificación del mismo es la base para ello, por lo que se debe realizar
una planeación sistemática que indique toda la información relevante
del proyecto, especificación de los recursos y sus beneficios, además se
garantice la satisfacción del cliente.
La herramienta a considerar con el MS Project es la EDT (Estructura de

la división del trabajo), (Work Breakdown Structure), herramienta que
permite desglosar el proyecto en sus diferentes componentes hasta
llegar al paquete de trabajo, último nivel de la EDT y que describe el
volumen de trabajo a ejecutar por una persona o unidad organizacional.

Una vez que la información se encuentra en el archivo de MSP, es posible diseñar filtros
y/o banderas de tal manera que se pueda mostrar e imprimir solamente las actividades
que le corresponden a cada responsable. Esto permite que el responsable de la actividad
reciba solamente sus actividades y no todo el programa del proyecto.
Como era de esperar, Project se centra principalmente en el tiempo. A veces puedes

conocer la fecha de inicio esperada de un proyecto, la fecha de finalización esperada o
ambas. Sin embargo, cuando se trabaja con Project, especifica solo una fecha, no ambas: la
fecha de inicio o la fecha de finalización del plan. ¿Por qué?, Porque después de ingresar la
fecha de inicio o finalización del plan y otros detalles, Project calcula la otra fecha para ti.
Recuerde que Project no es simplemente un repositorio estático de su información de
programación o una herramienta de dibujo de diagramas de Gantt: es un motor de
programación activo


La mayoría de los planes deben programarse desde una fecha de inicio,

incluso si usted sabe que el plan debe terminar antes de una cierta fecha
límite. La programación desde una fecha de inicio establece que todas las
tareas comiencen como lo más pronto posible, y le da la mayor flexibilidad
de programación. Luego verá esta flexibilidad en acción mientras trabaja
con un plan que está programado desde una fecha de inicio.




Para crear un nuevo plan
1. En Proyecto, si se muestra la pestaña Archivo, haga clic en él y luego
haga clic en Nuevo.
2. En la lista de plantillas, haga clic en Proyecto en blanco o en cualquier
otra plantilla que desee.
O de la siguiente manera:
1. Si ya tiene una lista de plantillas disponibles en la pantalla de Inicio,
haga clic en Blanco o en otro Proyecto o cualquier otra plantilla que desee.
Cuando crea un nuevo plan, Project establece la fecha de inicio del plan a
la fecha actual.
El proyecto dibuja una delgada línea vertical verde en la porción del
gráfico de la vista Gantt Chart en la fecha actual.


1. Si ya tiene una lista de plantillas disponibles en la pantalla de Inicio,

haga clic en Blanco o en otro Proyecto o cualquier otra plantilla que desee.
Cuando crea un nuevo plan, Project establece la fecha de inicio del plan a
la fecha actual.
El proyecto dibuja una delgada línea vertical verde en la porción del
gráfico de la vista Gantt Chart en la fecha actual (Current date line)


Para establecer (o cambiar) la fecha de inicio del plan

1. En la pestaña Proyecto, en el grupo Propiedades, haga clic en
Información del proyecto.
2. En el cuadro de diálogo Información del proyecto, en el cuadro Fecha de
inicio, ingrese la fecha de inicio que desea o haga clic en la flecha para
seleccionar uno del calendario.
3. Haga clic en Aceptar para aceptar la fecha de inicio y cerrar el cuadro de
diálogo Información del proyecto.
Para guardar el nuevo plan
1. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Guardar como.
2. En la página Guardar como, navegue a la ubicación donde desea guardar
el plan.


Establecer días no laborables en el calendario del proyecto
Los calendarios son el medio principal por el que se controla cuando cada
tarea y recurso puede programarse para trabajar en Project.
El calendario del proyecto define los días y horarios generales de trabajo y
no laborables para Tareas. El proyecto incluye varios calendarios, llamados
calendarios base, cualquiera de los cuales puede servir como el calendario
del proyecto para un plan. Selecciona el calendario base que se usará como
el calendario del proyecto en el cuadro de diálogo Información del
proyecto.


Personalice los calendarios en el cuadro de diálogo, Cambie el tiempo de trabajo (que se abre
cuando haga clic en el botón Cambiar tiempo de trabajo en la pestaña Proyecto).


Ingrese el título del plan y otras
propiedades
Project realiza un seguimiento de varias

propiedades del documento.
Algunas de estas propiedades son estadísticas,
como cuántas veces ha sido el documento
revisado. Otras propiedades incluyen
información que quizás desee registrar sobre
un plan, como el título del proyecto, el
nombre del administrador del proyecto o
palabras clave para respaldar una búsqueda de
archivos.
Algunas de estas propiedades se usan en
vistas, en informes y en encabezados y pies de
página al imprimir. Puede ver y registrar estas
propiedades en el cuadro de diálogo
Propiedades.

Crear tareas
Las tareas representan el trabajo a realizar para lograr los objetivos del proyecto. Cada tarea en
una el plan recibe un número de identificación, pero el número no representa necesariamente el
orden en qué tareas ocurren.
Cada tarea en Project tiene uno de los dos modos de programación que controla cómo es la tarea
programado: manual (predeterminado) o programado automáticamente. Piensa en una tarea
programada manual como un marcador de posición inicial que puede crear en cualquier
momento sin afectar el resto del horario. Puede que no sepa más que un nombre de tarea para
empezar, y eso es DE ACUERDO. A medida que descubra o decida más detalles sobre la tarea,
como cuándo debería ocurrir, puede agregar esos detalles al plan.

Crear tareas
Los nombres de las tareas deben ser reconocibles y tener sentido para las personas que realizarán
tareas y otras partes interesadas que leerán los nombres de las tareas. Aquí hay algunas pautas
para crear buenos nombres de tareas:
1. Use frases verbales cortas que describan el trabajo a realizar, como “Corte de Tubería 24”".
2. Si las tareas se organizarán en un esquema, no repita los detalles de la tarea de resumen
nombre en el nombre de subtarea a menos que agregue claridad.
3. Si las tareas tendrán recursos asignados, no incluya nombres de recursos en el
nombres de tareas

Ingrese las duraciones y fechas de las tareas
La duración de una tarea representa la cantidad de tiempo que espera que tarde en completarse la
tarea. El proyecto puede funcionar con duraciones de tareas que varían de minutos a meses.
Dependiendo del alcance de su plan, es probable que desee trabajar con duraciones de tareas en la
escala de horas, días y semanas. Dar los valores de duración de sus tareas es uno de los beneficios
de usar una herramienta de programación como Proyecto sobre una lista de verificación simple o
un enfoque de tareas pendientes para organizar el trabajo.
El proyecto usa valores estándar para minutos y horas para duraciones. Para la duración en de
días, semanas y meses, puede usar los valores predeterminados del Proyecto (por ejemplo, 20 días
por mes) o definir sus propios valores en el cuadro de diálogo Opciones de proyecto.

Exploremos las duraciones de las tareas con un
ejemplo. Suponga que un plan tiene un calendario
de proyecto con tiempo de trabajo definido como
8:00 a.m. hasta las 5:00 p.m., con una hora de
descuento para el almuerzo y descanso, de lunes a
viernes, dejando el tiempo no laborable definido
como tardes (después de las 5:00 P.M.) y los fines de
semana.
Si estima que una tarea llevará 16 horas de trabajo,
usted podría ingresar su duración como 2d para
programar el trabajo en dos días hábiles de 8 horas.
Si espera que comience la tarea a las 8:00 a.m. un
viernes significa que no será completado hasta las
5:00 p.m. el lunes siguiente. No se programaría
ningún trabajo durante el fin de semana porque el
sábado y el domingo se han definido como tiempo
no laborable.


Enfoque de gestión de proyectos: ¿cómo se puede obtener duraciones de
tareas precisas?
Debe considerar dos reglas generales al estimar las duraciones de las
tareas:
1. La duración general del proyecto a menudo se correlaciona con la

duración de la tarea.
2. Los proyectos largos tienden a tener tareas con duraciones más largas
que los proyectos cortos tienen


Para sus proyectos, a menudo tendrá que estimar la duraciones de las tareas. Las
buenas fuentes de estimaciones de la duración de la tarea incluyen:
1. Información histórica de proyectos anteriores similares.
2. Estimaciones de las personas que completarán las tareas.
3. El juicio experto de personas que han manejado proyectos similares.
4. Los estándares de las organizaciones profesionales o industriales que llevan a cabo
proyectos similar al tuyo
5. Los rendimientos estándar de actividades.
Un principio a considerar se llama la regla 8/80. Esta regla sugiere esa tarea
duraciones entre 8 horas (o 1 día) y 80 horas (10 días hábiles o dos semanas)
generalmente tienen el tamaño correcto. Las tareas más cortas que un día pueden ser
demasiado grandes, y las tareas de más de dos semanas pueden ser demasiado largas
para administrarlas correctamente. Existen muchas razones legítimas para variar de
esta regla, pero para la mayoría de las tareas en sus proyectos, vale la pena considerar


Ingrese tareas de hito
Además de ingresar tareas para completar, es posible que desee contabilizar un
importante evento para el plan de su proyecto, como el final de una fase principal del
proyecto. Para hacer esto, creará una tarea de hito.
Los hitos son eventos significativos que se alcanzan dentro del plan (como la
finalización de una fase de trabajo) o impuesta en el plan (como una fecha límite por la
cual solicitar fondos). Porque el hito en sí mismo normalmente no incluye ningún
trabajo. Los hitos se representan normalmente como tareas con duración cero. Para
distinguir visualmente hitos, su símbolo gráfico de Gantt aparece como un diamante en
lugar de una barra. Sin embargo, tu puede marcar cualquier tarea de cualquier duración
como un hito.


Para ingresar un Hito
1. En la columna Nombre de la tarea, haga clic donde desea insertar el hito.
2. En la pestaña Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en Hitos.
El Project inserta una nueva fila para la nueva tarea y reenumera las tareas posteriores
y le da una duración de día cero.
Crear tareas de resumen para delinear el plan

Encontrará útil organizar grupos de tareas estrechamente relacionadas en un bosquejo
mediante el uso de tareas de resumen. Se compone una tarea de resumen y resume las
subtareas encerradas (con sangría) debajo de él en el esquema del plan. Cuando las
tareas de resumen se ordenan en el tiempo, las tareas de resumen de más alto nivel se
llaman fases.


Para introducir una tarea a una tarea de resumen
1. Seleccione las tareas directamente debajo de la tarea que desea hacer una tarea de
resumen.
2. En la pestaña Tarea, en el grupo Programar, haga clic en el botón Tarea de sangría.


Vincular tareas para crear dependencias
Cuando vincula tareas, crea relaciones de programación entre las tareas. Estas relaciones se llaman
dependencias, ya que al comienzo de esta tarea depende de la finalización de una tarea anterior.
Cuando crea dependencias de tareas (también llamadas enlaces), Project puede ajustar
automáticamente la programación de tareas vinculadas a medida que ocurren cambios en su plan.
Crear dependencias mediante el enlace de tareas es crucial para obtener el máximo beneficio del
motor de programación del proyecto.
A continuación se describen los tipos de dependencia entre tareas de acuerdo a las situaciones y
condiciones de las actividades del trabajo.


Vincular tareas para crear dependencias
Para las relaciones FIN-COMIENZO (el tipo de

enlace predeterminado FS), el predecesor con el
final posterior la fecha determina la fecha de inicio
de la tarea sucesora. Esta tarea predecesora es a
veces
llamado el "predecesor de conducción" porque
determina o maneja la fecha de inicio de su
tarea sucesora


Para vincular tareas
1. Seleccione los nombres de las tareas que desea vincular. Si las tareas no son adyacentes,
seleccione la primera tarea, mantenga presionada la tecla Ctrl y luego seleccione la tarea o
tareas adicionales.
2. En la pestaña Tarea, en el grupo Programar, haga clic en el botón Vincular las tareas
seleccionadas (que se parece a dos enlaces de cadena).
Project vincula de manera predeterminada las tareas con una relación de finalización a inicio.


O también
1. En la parte de gráfico de una vista de diagrama de Gantt, apunte a la barra de tareas predecesora y
luego arrastre hacia abajo a la barra de tareas para la tarea sucesora.
Tenga en cuenta que a medida que arrastra, el puntero se convierte en un icono de enlace y una ventana
emergente que actualizaciones con información mientras señala otras barras de tareas.
Esta información sobre herramientas puede ayudarlo a vincular tareas usando el mouse. El puntero
cambia a indica que estás vinculando tareas.
2. Cuando el puntero esté sobre la barra de tareas sucesora, suelte el botón del mouse.


Para verificar la duración de un plan, fecha de finalización y más en el cuadro de diálogo
Estadísticas.
1. En la pestaña Proyecto, en el grupo Propiedades, haga clic en el botón Información del proyecto.
2. En el cuadro de diálogo Estadísticas del proyecto, haga clic en Estadísticas.


Para visualizar la tarea de resumen del proyecto
1. Haga clic en cualquier lugar en una vista de diagrama de Gantt.
Cuando el foco está en una vista de diagrama de Gantt, la etiqueta de la pestaña Formato es
Herramientas del Diagrama de Gantt .
2. En la pestaña Formato, en el grupo Mostrar / Ocultar, seleccione la Tarea de resumen del proyecto
casilla de verificación.
Project muestra la tarea de resumen del proyecto en la parte superior de la vista del diagrama de Gantt
con un ID de cero (0).


Para visualizar la tarea de resumen del proyecto
1. Haga clic en cualquier lugar en una vista de diagrama de Gantt.

Cuando el foco está en una vista de diagrama de Gantt, la etiqueta
de la pestaña Formato es Herramientas del Diagrama de Gantt .
2. En la pestaña Formato, en el grupo Mostrar / Ocultar, seleccione

la Tarea de resumen del proyecto casilla de verificación.
Project muestra la tarea de resumen del proyecto en la parte
superior de la vista del diagrama de Gantt con un ID de cero (0).


Uno de los métodos para el cálculo del rendimiento de mano de obra se realiza de la
siguiente manera:
1. Conociendo el rendimiento (R ) ya sea por experiencia o por comparación u otros métodos
tenemos (Cantidad de obra / Día).
2. Conociendo la cantidad de obra a ejecutar (C ) (Cant. De Obra).
3. La Duración (D) viene dada por la siguiente expresión:
(Cant. Obra)
D= (Cant. Obra/Día)
Ejemplo:
Se debe excavar zanja para viga de riostra cuyas dimensiones son 0,6 m x 7.20 m x 1,5 m de
profundidad para un total de obra 6,48 m3. Conociendo que el rendimiento con dos obreros es de
0,6825 m3/h, tenemos que:
6,48 m3
D= = 9, 495 horas
0,6825 m3/ hora
NOTA: Tomar en cuenta que una jornada laboral son 8 horas de trabajo por lo que la duración del
ejemplo anterior cubre 1,18 días.

Algunos ejemplos de rendimientos para el cálculo de la duración de las actividades, cabe
destacar que estos pueden variar ya que los mismos dependen de factores tales como:
1. La Economía.
2. Aspectos laborales.
3. Clima
4. Actividad
5. Equipamiento
6. Supervisión
7. Trabajador
8. Locación.

Ejercicio 1.: Empezar a trabajar con Project.

Proyecto Construcción Estación de Válvula (Disciplina Ing. Civil) para tendido de tubería
de 24” de transporte de Gasolina Jet A-1.
En este primer ejercicio crearemos el archivo practica1.mpp. En base a éste se irán creando los
ejercicios posteriores.
1. Accede al programa.
2. Examina el entorno de trabajo de Project.
3. Desde el panel de la guía comienza definiendo una fecha de comienzo para el proyecto.
4. Define el período laborable de lunes a viernes de 6.30am a 12 m y 1 pm a 3,30 pm.
5. Por lo menos tiene que haber, dentro de los 30 días posteriores a la fecha de inicio, un día
feriado.
6. Guarda el proyecto con el nombre practica1.mpp.


Proyecto Construcción Fundaciones superficiales para Edificación pequeña, el listado de
actividades puede ser:
• Limpieza del terreno y eliminación de la capa vegetal.

• Excavación con equipo liviano hasta la cota de
fundación.
• Colocación de capa protectora de piedra picada Nº 1.
• Replanteo y ubicación de las fundaciones sobre el
terreno.
• Relleno y compactación.
• Vaciado de concreto premezclado.
• Colocación de acero de refuerzo.
• Periodo de endurecimiento del concreto.


Una ves definida la lista de tareas determinamos el orden:
• Limpieza del terreno y eliminación de la capa

vegetal.
• Replanteo y ubicación de las fundaciones sobre
el terreno.
• Excavación con equipo liviano hasta la cota de
fundación.
• Colocación de capa protectora de piedra picada
Nº 1.
• Colocación de acero de refuerzo.
• Vaciado de concreto premezclado.
• Periodo de endurecimiento del concreto.
• Relleno y compactación.


Ejercicio 1: Continuación
Ya ordenadas las tareas de cada disciplina y definido su orden de ejecución e interdependencia se

debe establecer la dependencia y relación entre tareas de las distintas disciplinas; en otras palabras,
“que debe ejecutarse antes de” o “cual al mismo tiempo que”, este paso es muy importante ya que
algunas actividades requieren que otras hallan concluido para poder ser ejecutadas; por ejemplo, se
debe concluir la actividad de excavación para proceder a las actividades de colocación de piedra
picada y el acero de refuerzo; y todas ellas para continuar con las actividades de la construcción de la
superestructura de la edificación (Columnas, vigas, losas, etc.)
En resumen nuestro modelo debe agrupar todas las tareas de las diferentes disciplinas, indicar la
duración de cada tarea y en los casos que corresponda indicar las relaciones de dependencia entre
las diferentes tareas relacionadas.


Cálculo del tiempo de cada actividad
La duración de cada tarea puede estimarse en base a la experiencia del personal técnico que esta
encargado del proyecto o mediante cálculo en base a los rendimientos establecidos para cada
tarea según los equipos utilizados y la cantidad de personas asignadas a la tarea.
Para el cálculo de la duración de cada tarea se divide la cantidad estimada a ejecutar entre el
rendimiento correspondiente de la partida de obra.


Ejemplo:
Cantidad estimada a ejecutar partida nº 23 = 4000 kgf. de cabilla

Con un rendimiento de la cuadrilla de trabajo de 200 kgf. /día.
Así, la cantidad de días para concluir esta tarea será de 20 días.


Lista de actividades con sus duraciones y ordenadas según la prioridad y dependencia para
su ejecución
• Limpieza del terreno y eliminación de la capa vegetal..................................7,00 días

• Replanteo y ubicación de las fundaciones sobre el terreno............. ............2,00 días
• Excavación con equipo liviano hasta la cota de fundación...........................4,50 días
• Colocación de capa protectora de piedra picada Nº 1............................. .....3,50 días
• Colocación de acero de refuerzo............................................................. .....6,00 días
• Vaciado de concreto premezclado....................................................... ........6,00 días
• Periodo de endurecimiento del concreto................................................... 7,00 días
• Relleno y compactación.......................................................................... ....6,00 días


Ejercicio Propuesto 1.: Empezar a trabajar con Project.
Proyecto Construcción Estación de Válvula (Disciplina Ing. Civil)
9.1.- TRABAJOS GENERALES.
9.1.1 Movilización y Desmovilización (maquinaria pesada a locación)
9.1.2 Transporte de Materiales y Equipos
9.1.5 Obras Provisionales
9.1.5.1 Construcción/Instalación de cerca provisional. (25 días)
9.1.5.2 Tráiler Oficinas
9.1.5.3 Suministro/instalación servicio eléctrico
9.1.5.4 S/I servicio agua.
9.1.5.5 S/I Baños Provisionales
9.2.- TRABAJOS CIVILES.

9.2.1 Replanteo
9.2.2 Deforestación Liviana y Limpieza (rastrojos, vegetación baja en general) (3 días)
9.2.2 Excavación para terraplen. (2 días)
9.2.3 Transporte material desechable hasta 30 km (3 días)
9.2.4 Transporte de material de préstamo hasta 30 km (3 días)
9.2.5 Construcción de terraplen (16 días)
9.2.6 Excavación a mano para bancada de electricidad (3 días)
9.2.7 Suministro y Colocación de piedra picada (1 día)
Finalmente establezca las relaciones entre predecesoras y sucesoras y tareas Resumen (Tarea Madre).

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1. La duración general del proyecto a menudo se correlaciona con la

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1. Haga clic en cualquier lugar en una vista de diagrama de Gantt.