ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE

FUNCIONES DE LA EMPRESA
FUTURASEO S.A.S E.S.P.

MARIO ALBERTO HERNÁNDEZ MAURY

UNIVERSIDAD DEL SINÚ ELÍAS BECHARA ZAINÚM
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
PRÁCTICAS UNIVERSITARIAS
MONTERÍA
2017
 INTRODUCCIÓN
 Los manuales de funciones tienen su origen durante la primera
gran guerra, en donde los ejércitos se vieron en la necesidad de
organizar sus tropas de manera eficiente, con el fin de optimizar
el uso de recursos, tanto humanos como materiales.
 Con el fin de que el manual de funciones de Futuraseo S.A.S se
convierta en la herramienta de gestión para la que fue
concebido, debe actualizarse y adecuarse a las necesidades que
presenta la empresa en la actualidad, conforme a los cargos
existentes, las tareas encomendadas y las relaciones jerárquicas
de los puestos de trabajo.
 Oficina Administrativa

Fuente: Área Talento Humano

 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
 A pesar de ser una empresa con más de doscientos trabajadores
y de presentar un constante crecimiento tanto en sus
responsabilidades como en la planta de personal que se maneja,
debido al crecimiento de la empresa, que en 2012 prestaba
servicio a 2 municipios y actualmente, lo hace a 8, según se
establece en la reseña histórica de la empresa; el manual de
funciones no se ha actualizado desde el año 2013, cuando la
empresa aún operaba bajo la razón social “Urabá Limpio”.
 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
 ¿Podrá la actualización del manual de funciones de Futuraseo
SAS ESP, constituir una herramienta que agilice y optimice la
ejecución de los procesos y procedimientos institucionales,
con miras a mejorar la toma de decisiones de manera
individual y colectiva?
 OBJETIVO GENERAL
 Actualizar el manual de funciones de Futuraseo S.A. E.S.P, a
través de la delimitación de funciones y requisitos de los
cargos existentes actualmente en la empresa.
 OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Determinar los cargos existentes en Futuraseo SAS ESP,
especificando los requisitos de cada cargo en términos de
educación, experiencia, competencias técnicas y
organizacionales.
 Establecer las relaciones de autoridad y dependencia entre
los cargos.
 Actualizar el organigrama que represente de manera gráfica
la organización funcional de la empresa.
 Mejorar la eficiencia y eficacia de los logros esperados por
cada área, a través del cumplimiento de funciones y
objetivos específicos para cada cargo.
 DISEÑO METODOLÓGICO
• Método de estudio: Cualitativo
• Tipo de estudio: Descriptivo
• Población y muestra: Empleados de Futuraseo S.A.S. E.S.P.
• Fuentes primarias y secundarias: Entrevistas, documentos,
cuestionarios y observaciones de campo.
 DIAGNOSTICO
 No todas las funciones y actividades que deben realizar los
empleados son específicas, lo que genera desorden en algunos
casos, ya que no hay un empleado responsable para dicha función.
 En algunas áreas hay poco personal para realizar ciertas funciones,
causando desorden cuando deben atender más de dos actividades al
mismo tiempo, en especial el área de comercial que es una de las
más grandes y con más demanda.
 DIAGNOSTICO
 Existen funciones que realizan asistentes, auxiliares y operarios
que deberían ser realizadas por un rango más alto, como los
supervisores o coordinadores.
 El organigrama estaba desactualizado, ya que en él no se observan
cargos que existen actualmente en la empresa, o se observan
algunos que ya fueron eliminados de la planta de cargos en años
anteriores.
DESARROLLO DEL TRABAJO
Teniendo en cuenta el diagnostico que arrojó la investigación, se
determinó que la mejor solución es la actualización e
implementación del organigrama y manual de funciones, que va
dirigido a los empleados de la empresa Futuraseo S.A.S E.S.P.
 FORMATO DE RECOLECCIÓN DE
INFORMACIÓN
FORMATO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN DE CARGOS
Cargo que ocupa: Dependencia:
Cargo de su jefe inmediato: Horario
Nivel de estudios:
Estudios complementarios necesarios
para desempeñar su cargo

Objetivo de su cargo:
¿Es responsable de otros cargos? ¿Cuantos?
¿Cuáles?

Cargos que le reportan información ¿Qué le reportan?

Cargos a los que le reporta información ¿Qué les reporta?

Listado de actividades que realiza

Habilidades necesarias para ejecutar sus

tareas
FORMATO DE DESCRIPCIÓN DEL CARGO
1. DESCRIPCION BASICA DEL CARGO

1.1 Nombre del cargo

1.2 Área a la que pertenece

1.3 Cargo del jefe inmediato

1.4 Personas a cargo

2. PERFIL DEL CARGO

2.1 Nivel de formación

2.2 Cursos complementarios

2.3 Conocimientos básicos y esenciales

2.4 Competencias Técnicas

2.5 Competencias Organizacionales

2.6 Experiencia

2.7 Disponibilidad de tiempo

2.8 Medio de transporte

2.9 Relaciones internas

2.10 Relaciones externas

 3. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO

4. FUNCIONES GENERALES

4.1 Cumplir el reglamento interno de trabajo de la empresa.

4.2 Conocer y Cumplir las políticas empresariales.

4.3 Desempeñar en la forma indicada, las actividades señaladas en los manuales de procedimientos y aplicar los controles establecidos en

ellos.

4.4 Usar para los fines laborales establecidos los bienes que le son asignados por Futuraseo S.A.S para el desempeño de sus

responsabilidades y restituirlos en buen estado, salvo el deterioro natural por su uso.

4.5 Mantener confidencialidad sobre la información y documentación generada o requerida para el desempeño del cargo.

4.6 Cumplir puntualmente con la entrega de informes e indicadores de acuerdo al cargo desempeñado.
5. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL CARGO

5.1

5.2

5.3
 CONCLUSIONES
 El manual de Funciones de la empresa Futuraseo S.A.S E.S.P.
Se actualizó bajo una investigación de tipo descriptivo, y se
basó en argumentos claros y precisos obtenidos de los
resultados de las técnicas que se utilizaron.
 La implementación adecuada de los manuales de funciones
dará a la empresa Futuraseo S.A.S E.S.P, precisión de
responsabilidades para la realización, control y evaluación de
las actividades, ahorro en tiempo y esfuerzo en repetición de
instrucciones, contribución a otros procesos como: Selección
y vinculación de personal, inducción y reinducción,
capacitación y plan de carrera.
 RECOMENDACIONES
 Dar a conocer el nuevo Organigrama a todos los empleados de la
empresa, con el fin de que identifiquen las relaciones jerárquicas
entre los cargos
 Dar a conocer el nuevo manual de funciones a todos los
empleados de la empresa, para estar al tanto de sus funciones, y
sus responsabilidades dentro del cargo
 Capacitar a los empleados de la empresa Futuraseo S.A.S E.S.P
frente a las funciones que deben desarrollar, así como las
responsabilidades de cada uno de sus cargos y de este modo,
otorgar empoderamiento al empleado y facilitar la toma de
decisiones individuales y colectivas.
 RECOMENDACIONES
 Crear conciencia entre los empleados de la empresa que tener un
manual de funciones actualizado y aplicarlo va a mejorar la
eficacia y eficiencia de la organización, que se verá reflejado en
la mejora administrativa y económica de la misma.
 Rediseñar la misión y la visión de la empresa, conforme a los
objetivos corporativos y los planes de desarrollo a mediano y
largo plazo, para enfocar las estrategias diseñadas por la
dirección, al logro de dicha misión y visión.
 ANEXOS
 Organigrama
  Manual de Funciones Líder de Talento Humano

1. DESCRIPCIÓN BÁSICA DEL CARGO

1.1 Nombre del cargo Líder de Talento Humano

1.2 Área a la que pertenece
1.3 Cargo del jefe inmediato
1.4 Personas a cargo
Administrativa
Director Administrativo
Coordinador seguridad y salud en el trabajo, Asistente talento humano,
auxiliar talento humano, recepcionista, asistente administrativa,
auxiliar bienestar social.
 2. PERFIL DEL CARGO
2.1 Nivel de formación
2.2 Cursos complementarios
2.3 Conocimientos básicos y esenciales
2.4 Competencias
2.5 Competencias Organizacionales
2.6 Experiencia
2.7 Disponibilidad de tiempo
2.8 Medio de transporte
2.9 Relaciones internas
2.10 Relaciones externas
Profesional en psicología / carreras a fines del área administrativa
 Economía solidaria
 Normatividad laboral vigente
 Curso de sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (50
horas)
 Administración de recursos humanos
 Fondo de empleados
 Selección, vinculación y retiro de personal
 Planes de bienestar
 Plan de capacitaciones
 Ejecución sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
 Trabajo bajo presión
 Relaciones interpersonales
 Expresión y escucha
 Iniciativa y proactivdad
 Responsabilidad
 Planeación y organización
 Orientación al servicio
 Comunicación efectiva
 Trabajo en equipo
 Disposición al cambio
 Sentido de pertenencia
2 años
Completo
N/A
Todo el personal de la empresa
EPS, AFP, ARL, Caja de compensación, SENA y demás empresas del sector.
 3. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO
3.1 Planificar, programar, dirigir, coordinar y evaluar las actividades administrativas y de talento humano de la empresa a fin de
asegurar una adecuada administración de los recursos materiales, financieros y velar por el bienestar integral de los
colaboradores.

4. FUNCIONES GENERALES

4.1 Cumplir el reglamento interno de trabajo de la empresa.

4.2 Conocer y Cumplir las políticas empresariales.

4.3 Desempeñar en la forma indicada, las actividades señaladas en los manuales de procedimientos y aplicar los controles
establecidos en ellos.

4.4 Usar para los fines laborales establecidos los bienes que le son asignados por Futuraseo S.A.S para el desempeño de sus
responsabilidades y restituirlos en buen estado, salvo el deterioro natural por su uso.

4.5 Mantener confidencialidad sobre la información y documentación generada o requerida para el desempeño del cargo.

4.6 Cumplir puntualmente con la entrega de informes e indicadores de acuerdo al cargo desempeñado.
 5. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL CARGO
5.1 Implementar las políticas de calidad en las áreas administrativas y del Talento Humano.
5.2 Elaborar y ejecutar procedimientos de reclutamiento, selección, vinculación y retiro de personal de la organización, junto con
la planificación, de los mismos, así como la reubicación del puesto de trabajo.

5.3 Programar y ejecutar y evaluar un plan de capacitación anual para los colaboradores, de acuerdo a la necesidad de la
empresa.
5.4 Participar en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
5.5 Realizar los procedimientos disciplinarios de acuerdo a lo establecido en el reglamento interno de trabajo.
5.6 Evaluar el cumplimiento de las políticas de gestión empresarial por parte de los colaboradores para asegurar que los
resultados ofrecen calidad, veracidad y oportunidad.
5.7 Realizar informes mensuales de gestión y todos aquellos que sean requeridos por parte de las directivas.
5.8 Asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos en materia de seguridad y salud en el trabajo, establecidos por la
organización.
5.9 Asegurar el control presupuestario del gasto y costo del proceso.
5.10 Planear y ejecutar la evaluación del desempeño y estudios de clima organizacional.
5.11 Planificar, establecer, y controlar las actividades relacionados al proceso de Talento Humano, identificando las necesidades de
contratación, capacitación y asignación de recursos de acuerdo a las directrices de la gerencia.

5.12 Manejar los asuntos administrativos relacionados con el personal a cargo.

5.13 Realizar revisión de nómina, seguridad social y prestaciones sociales.
5.14 realizar revisión de las facturas enviadas por concepto de descuento de los empleados
5.15 Gestionar la compra y entrega de la dotación del personal. Garantizar la actualización constante del inventario.
5.16 Realizar contratos de prestación de servicios solicitados por la gerencia general
5.17 Establecer mecanismos de control dentro del proceso de talento humano y procesos dependientes del mismo.
5.18 Realizar anualmente la programación de las vacaciones de todo el personal. Procurar el registro del 100% de las vacaciones.
5.19 Expedir comunicados internos, externos, circulares y memorandos.
5.21 Garantizar la ejecución del plan de bienestar.
5.22 Las demás funciones inherentes al cargo solicitada por sus superiores.
GRACIAS