SND

Cierre de año escolar 2018

 Objetivos de la jornada
• Informar a nuestros usuarios de plataforma, los pasos a efectuar dentro de la
Plataforma SND para realizar un correcto proceso de cierre de año e inicio del
nuevo año escolar 2019.

• Colaborar para que las acciones que involucran este proceso, aporten a nuestros
usuarios eficiencia y eficacia en esta actividad.

• Conocer la Interoperabilidad entre SIGE y SND.

• Responder a consultas frecuentes que se presentan en este proceso.

Con este proceso usted podrá…

¡Realizar el Optimización Tomar Enfrentar el

proceso de de los tiempos conocimiento proceso
cierre de año en cada sobre la exitosamente en
con plena normativa los plazos
actividad estipulados por
confianza! vigente. MINEDUC
 Temas a tratar

 Configuración preliminar de SND.

 Actas de Calificaciones.
 Carga de datos en SIGE.
 Otros documentos de finalización de año.
 Inicio del año escolar 2019.
Datos mínimos para realizar el cierre del año

 Alumnos matriculados en SND

 Correcta asignación de planes de estudio, según plan autorizado para el
establecimiento
 Configuración de asignaturas y ponderaciones de acuerdo a su Reglamento de
evaluación
 Notas anuales
 Asistencia anual completa
 Asignación de un estado final para los alumnos
 Configuración previa de SIGE
¿En qué consiste el proceso de Cierre de Año?

 Finalizar el ingreso de datos académicos de los alumnos en SND.

 Generación de actas en papel, como respaldo (es de carácter opcional).
 Generación de archivos electrónicos para cargar en SIGE.
 Traspaso de estructura básica para el inicio del siguiente año escolar (Tipos de
enseñanza, grados, cursos, planes de estudio, ficha de alumno, listado de
docentes, entre otros).
 Importante
 Verificar que las asignaturas en SND coincidan con las asignaturas configuradas en
SIGE, de acuerdo a los planes y programas de su establecimiento educacional.
 Para ello, debe ir al módulo Administración/ sección Planes de Estudios,
seleccionar los planes asociados al colegio y revisar que las asignaturas asignadas
correspondan a las de SIGE. En caso contrario, deberá realizar los cambios
correspondientes, para poder realizar la carga de archivos en SIGE.
Ingresar a SIGE para confirmar las Asignaturas

Recuerde configurar previamente los pasos 1, 2 en SIGE

Subsectores de las Asignaturas SIGE

▪ Posteriormente, debe seleccionar en la pestaña actas 2018 y verificar que el

código de las asignaturas, y sus nombres coincidan con los planes de estudios
configurados en la Plataforma SND.
 Configuración preliminar

Módulo Administración, sección Tipos de enseñanza

▪ Configurar el cálculo de promedios, según el reglamento interno del

establecimiento.
▪ Recomendamos que el N° de decimales sea 1 y la fórmula de cálculo sea la
primera, ya que así es como lo considera SIGE.
 Consideraciones preliminares

Módulo Cierre de año, sección Estado final:

▪ Seleccionar el tipo de enseñanza, grado y curso.

▪ Verificar el estado de promoción final de los alumnos: Promovido o reprobado.
▪ Agregar en las observaciones los artículos especiales de promoción o información
particular de cada alumno (en los casos que aplique).
▪ Hacer clic en el botón “Guardar”.
Consideraciones

▪ El sistema por defecto, define como “estado final” a todos los alumnos como
promovidos, por lo cual deberá modificar manualmente a quiénes reprueben, de
ser así, corresponde especificar si es por inasistencia o rendimiento.

▪ Tener consideración que estas observaciones se muestran en el certificado Anual

de estudios, se incluyen en los archivos de actas, pero no son incorporadas en
SIGE.
Sugerencias a sostenedores

Configurar el bloqueo de asistencia

▪ Ingresar al módulo “Administración”, sección “Bloqueos”, pestaña “Bloqueo

asistencia”.
▪ Marcar el recuadro “Habilitar bloqueo de asistencia” .
▪ Seleccionar la fecha de cada mes en la que se habilitará el bloqueo .
▪ Seleccionar al perfil de usuario que quedará habilitado para ingresar asistencia.
▪ Hacer clic en el botón “Guardar”.
 Configuración preliminar
Módulo RECH/SIGE, sección Datos de alumnos:

▪ Verificar la selección de los alumnos para su presencia en actas

Cédula de identidad de “Alumnos extranjeros”

▪ Los Run 99 millones ingresados en SND deben ser modificados al registro de 100
millones, asignado a cada alumno extranjero en SIGE.

▪ Para realizar el cambio de Run 99 a 100 millones, debe contactarse con nuestra
Mesa de Ayuda.
Actas de calificaciones

Módulo RECH/SIGE

▪ Sección Actas de Calificaciones:

▪ Paso 0: Diagnosticar datos

▪ Paso 1: Generación de actas y verificación
▪ Paso 2: Generación de archivos para envío electrónico (a SIGE)
Paso 0: Diagnosticar datos

▪ Consiste en una alerta del sistema, en donde se indica al usuario qué campos
están vacíos o podrían presentar errores de configuración en cada uno de los
archivos.
Paso 0: Diagnosticar datos
Ejemplo:
▪ Es requisito que cada alumno tenga registrada su comuna de residencia, entre
otros datos. En caso que este dato falte, el diagnóstico lo identificará y publicará, a
fin de ser corregido previamente a la emisión de las Actas.

▪ En caso de requerir una vista mas detallada de la información faltante o posibles

inconsistencias, recomendamos ingresar en el módulo de Administración/ sección
Diagnóstico y evaluar cada uno de los archivos.
Paso 1: Generación de actas y verificación
(opcional)
1. Seleccionar curso que se requiere imprimir.
2. Seleccionar los check box correspondientes, según la visualización que el usuario
estime conveniente.
3. Digitar observación, en caso que corresponda.
4. Presionar opción “Guardar observación”.
5. Presionar la opción “Generar Acta”.
6. Configurar las opciones de impresión, según la impresora utilizada.
Paso 1: Generación de actas en papel y
verificación (opcional)

▪ Es posible imprimir las actas tantas veces como sea necesario.

Paso 2: Generación de archivos para envío
electrónico
▪ Seleccionar los check box que correspondan.

▪ Seleccionar un archivo (archivos 4 y 5, se utilizan para cierre de año en SIGE).

▪ Presionar la opción “Generar”.
▪ Guardar archivos en su computador.

Importante:
Se sugiere guardar todos los archivos correspondientes a Actas de Calificaciones (1 al 8), ya que
corresponden a los datos históricos del desarrollo académico del establecimiento y sus
alumnos.
Paso 2: Generación de archivos para envío
electrónico
▪ Recuerde que puede generar los archivos todas las veces que quiera.

▪ Si al presionar “generar”, obtiene un archivo comprimido es por que la cantidad

de registros es superior a 1.600 (por lo que excede el peso de captura SIGE).
▪ Como mejora y a fin de evitar inconvenientes en la carga de archivos, hemos
fraccionado éstos de 1.600 registros cada uno, para que no tengan
inconvenientes al momento de enviarlos a SIGE. Generalmente el más fraccionado
es el archivo 4 en algunos casos.
Recomendación

▪ El usuario que extraiga las actas (sesión con la que se ingrese al sistema),
aparecerá en los archivos como el encargado de las actas.

▪ Se ha incorporado la opción de generar los archivos de actas solo a los 4° medios,

para facilitar la gestión de forma anticipada sin incluir a todo el establecimiento.
Alumnos que aparecen en actas

▪ Todos los alumnos vigentes.

▪ Todos los alumnos retirados cuya fecha de baja sea posterior al 30 de Abril del año
en curso.

▪ Los alumnos que han sido cambiados de curso, sólo se mostrarán en el último
curso que registran (curso de destino).

▪ Los alumnos retirados quedarán categorizados en su situación final con la letra Y.

SND
Traspaso de información a SIGE
Traspaso de información a SIGE
▪ Para la exportación de datos a SIGE se utilizan los archivos 4 y 5 de Actas
de Calificaciones.

Los pasos a seguir son:

▪ Obtener archivos 4 y 5 desde SND

▪ Guardar archivos en computador
▪ Ingresar en SIGE, con su usuario y contraseña
▪ Seleccionar la viñeta habilitada en SIGE para tal instancia y cargar archivo.
▪ El traspaso de los archivos electrónicos completa lo relacionado al desempeño
escolar de los alumnos, por lo que sus datos deben estar actualizados en SIGE.
▪ A través de la carga de los archivos 4 y 5 se ingresarán:
▪ Promedio de asignaturas y promedio final.
▪ Porcentaje de asistencia anual.
▪ Estado final (promovido o reprobado).
SIGE – Traspaso de información

• Ingresar en www.comunidadescolar.cl
• Ingresar en el link correspondiente a SIGE.
• Ingresar la clave de acceso.
▪ Una vez que ingrese a plataforma SIGE, seleccione “Actas 2018”.

▪ Revise los pasos que correspondan de configuración en SIGE:

▪ Planes de estudio y cursos

▪ Subsectores para cursos y alumnos
Asignaturas del curso…

▪ Sección Subsectores para Cursos y alumnos:

Calificaciones y situación final
Calificaciones
Situación final
SND
Otros documentos de finalización de año
Módulo Cierre de año:
Certificado Anual de Estudios

Generación de certificado anual:

▪ Ingresar al Módulo Cierre de año/ Sección Estado final.

▪ Seleccionar el tipo de enseñanza, grado y curso.
▪ Si se desea imprimir el certificado de un solo alumno, se debe hacer clic sobre el
botón “Certificado”, en el extremo derecho de la misma fila en que se encuentra
su nombre.
▪ Si se desea imprimir el certificado de todo el curso, se debe hacer clic sobre el
botón “Generar todos los certificado” que se ubica el final de la pantalla.
Certificado Anual de Estudios

Generación de certificado anual:

Certificado Anual de Estudios
▪ Opciones de configuración:
Módulo Cierre de año:
Concentración de Notas

Generación del certificado de concentración de notas:

▪ Ingresar al módulo Cierre de año; sección Concentración de notas.

▪ Seleccionar el tipo de enseñanza, grado y curso.
▪ Seleccionar a un alumno o a todos los alumnos.
▪ Configurar la fecha que desea aparezca en la concentración.
▪ Seleccione las opciones de configuración presentes en la parte superior, esto
ayudará a mejorar la visualización de este documento.
▪ Pulsar el botón “Continuar” o “Imprimir”.
Concentración de Notas

▪ Opciones de configuración de impresión:

Consideraciones

▪ El certificado de concentración de notas, considera las calificaciones de los 4

últimos años de los alumnos, es por esto que si el alumno no curso algún grado en
su establecimiento puede incorporarlo como “Expediente externo”. Esta opción
se encuentra disponible en el Módulo Alumnos.
Expedientes Externos Alumnos nacionales
Pasos para incorporar un nuevo expediente:

▪ Ingresar al módulo Alumnos; sección Expedientes Externos.

▪ Seleccionar el tipo de enseñanza, grado y curso.
▪ Seleccionar al alumno al cual se desea agregar el expediente, para esto debe estar
en el año actual.
▪ Colocar el número de asignaturas del expediente y hacer clic en nuevo.
▪ Completar el formulario requerido por el sistema. Como mejora, se ha
incorporado la opción de “Observaciones”.
▪ Ingresar situación final del alumno y porcentaje de asistencia
▪ Hacer clic en “Guardar”.
Expedientes Externos Alumnos nacionales
Expedientes Externos Alumnos extranjeros
Módulo Cierre de año:
Licencias de Educación

Pasos para generar las licencias de todos los alumnos

▪ Ingresar al módulo Cierre de año, sección “Licencias de Educación”.

▪ Elegir el tipo de enseñanza.
▪ Elegir el curso (no solicita grado).
▪ Presionar en el botón “Generar certificados para todos los alumnos de la lista”.
▪ Configurar asignación de correlativos”: En esta opción, podemos agrupar
diferentes tipos de enseñanza para generar los números correlativos

▪ “Fecha de certificados”: es la fecha que aparecerá en todos los certificados

▪ “Ver” y “Ver reverso”: en la columna del extremo derecho, de cada alumno, están
presentes estas dos opciones, las que nos permitirán generar el certificado para
cada alumno, sin necesidad de generarlos todos a la vez. La opción “Ver reverso”
nos permitirá generar el lado inverso del documento

▪ “Generar certificados para todos los alumnos de la lista”: este botón envía a
impresión todos los certificados que aparezcan en la pantalla

▪ Generar reversos de los certificados”: este botón genera de manera automática

tantos reversos como licencias aparezcan en pantalla, como se puede apreciar en
la siguiente imagen de SND.
Licencias de Educación
Consideraciones para los siguientes campos

▪ “Fusionar los cursos actuales”: deberá estar marcada, toda vez que se desee
imprimir en un solo paso, los certificados de un tipo de enseñanza completo, por
ejemplo, los certificados de “4°A”, “4°B”, etc.

Opciones del número de registro

▪ “Número de matrícula” Si elegimos número de matrícula, el informe identificará al

alumno con su número de matrícula.

▪ “Número correlativo”: esta opción, asignará un número seriado a cada alumno,

por ejemplo, si indicamos “Fusionar los cursos actuales”, aparecerá un listado de
todos los alumnos del tipo de enseñanza seleccionado, los que serán enumerados
a partir del 1. Al generar el certificado, el sistema usará ese número para
identificar a cada alumno.
SND
Inicio año escolar 2019
 Traspaso de Alumnos
Defina y revise en año 2018 lo siguiente:

▪ Sección “Estado Final” la situación final de los alumnos:

• Promovido
• Reprobado (por asistencia o rendimiento).
 Traspaso de Alumnos

▪ Es posible traspasar masivamente a los alumnos de un año a otro, a nivel de curso,

respetando su situación académica:

• Promovido: Son traspasados al grado superior.

• Reprobado: Son traspasados al mismo grado.

 Traspaso de Alumnos
1. Ingresar en año 2018; módulo Cierre de año; sección Inscr. alumnos regulares. Seleccionar un
curso en particular.

2. Seleccionar a un alumno o al curso completo en el check box “Inscribir”.

3. “Guardar” en la parte inferior de la pantalla

 Traspaso de Alumnos

▪ La información guardada en la sección Inscripción alumnos regulares,

inscribirá a los alumnos en el año 2019, en el grado que les corresponda
según su situación final.

La visualización de los alumnos se

realizará en el año 2018; módulo
Inscripción y matrícula; sección
Matricular.
Selección del Curso
▪ Es posible seleccionar el curso al que asistirán los alumnos:
• Al realizar la inscripción masiva desde el año 2018
• O al matricularlos en el año 2019

▪ Para optimizar el proceso de matrícula de los alumnos, existen 2 opciones:

• Usar número de matrícula sugerido: El cual asignará el correlativo, dependiendo del
último N° de matrícula ingresado.
• Recargar y ordenar por curso, luego por apellido: donde se realiza un ordenamiento
masivo por curso y apellido en el cual se haya inscrito el alumno.

03-03-2018

12-12-2017 2018
Matrícula de Alumnos Nuevos

▪ Se realiza el procedimiento habitual en el cual se deben registrar los datos del

nuevo estudiante que se incorpora al establecimiento.

Módulo Inscripción y matrícula:

1. Sección Inscripción
2. Sección Matricular
Sección Inscripción

Pasos para la Inscripción de un alumno:

1. Seleccionar el tipo de enseñanza y grado en que se inscribirá al alumno

2. Ingresar el RUN del alumno y hacer clic en la opción “Continuar”

3. Llenar la ficha de inscripción (aquí se solicita la fecha de inscripción)

4. Confirmación de la inscripción del alumno (botón “Inscribir alumno”)

Sección Inscripción
▪ Se visualizará la siguiente ficha de inscripción, en la cual se deben registrar los
datos del alumno.

NOTA: El campo “Curso” debe registrar la letra en la cual va el estudiante.

 Sección Matricular
Pasos para matricular a un alumno:

1. En la sección “Matricular” se puede acceder a la lista de los alumnos que fueron inscritos
previamente (sección Inscripción)

2. Hacer clic en la sección “Matricular” del módulo “Inscripción y matrícula”

3. Elegir el tipo de enseñanza y grado en que se procederá a matricular

4. Seleccionar la fecha de matrícula para el alumno

 Sección Matricular
5. Seleccionar a los alumnos inscritos que se matriculan en la fecha seleccionada.

6. Seleccionar si desea una o ambas opciones existentes de: Usar Número de matrícula
sugerido o Recargar y ordenar por curso o bien, realizarlo manualmente.

7. Ingresar la letra del curso en el cual se matriculan.

8. Confirmar la matrícula, presionando el botón “Matricular”.

03-03-2018
Datos relevantes para el establecimiento

Módulo Alumnos/Ficha alumnos

Sección en la cual se puede manejar y administrar la información del alumno de manera mas
detallada, pudiendo confeccionar para ellos una ficha personal con antecedentes familiares,
sociales y de salud, pudiendo también realizar impresión de esta.