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GPC

Módulo: MS Project 2010


Tema: Novidades e diferenciais

Consultor: Washington M. Cavalcanti

Data da apresentação: 27/11/2010


GPC – Gestão, Planejamento e Controle
GPC

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O Microsoft Project 2010 oferece flexibilidade e opções para indivíduos,


equipes e para a empresa a fim de gerenciar com eficiência todos os tipos
de trabalhos — desde tarefas simples até projetos e programas
complexos.O Microsoft Project 2010 fornece novos e inovadores recursos:

1. Com uma experiência de usuário simples e intuitiva, planeje,


programe e conclua trabalhos importantes com êxito.
2. Melhora a produtividade por meio de uma ferramenta sofisticada e
fácil de usar com relatórios integrados e recursos de colaboração
avançados.
3. Seleciona projetos certos, otimiza os recursos escassos e
gerencie os custos com o gerenciamento unificado de projetos e
portfólios.
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A mundaça mais rapidamente percebida no Project 2010 é a


incorporação do cnceito de faixa, ao contrário dos menus das
versões anteriores.

Outra alteração facilmente percebida é a “maneira Excel” que o Project


passa a comportar-se. A utilização de formatações ficou bem mais prática
de utilizar além do próprio software sugerir o preenchimento automático de
células baseado em valores previamente inputados (da mesma forma que
o Excel trabalha). A cor das células, bem como os fontes, alinhamentos são
facilmente parametrizáveis.
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Novidades e dicas
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Introdução ao ler o Backstage
A visão de bastidores é nova em todos os aplicativos do Office em 2010,
enquanto a fita (barra ou Ribbon) era uma parte de outros aplicativos do
Office para o Office 2007, mas também é nova para o Project 2010.
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Introdução ao ler o Backstage
Quando você está conectado ao Project Server, você verá um número de
opções nova aba Informações.
Uma série de características dependentes
do Project Server são agora mostrados, tais
como:
• Uma ligação conveniente ao seu
projeto home Aage do Web App
• Data / hora da sua última publicação
no PWA, e um botão para publicar
novamente
• Botões para verificar atualizações,
gerenciar permissões e trabalhar com
a empresa global
O painel do lado direito agora também
lhe permite controlar o método de
controle, editar valores de campos
personalizados, e um link para
informações relacionadas, como
documentos, problemas e riscos.
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Introdução ao ler o Backstage
A guia de impressão é um bom exemplo dos benefícios da experiência em
tela cheia no Backstage. Onde antes que possa ter tido para alternar entre
as janelas de configuração e visualização, a experiência de impressão
novo permite que você altere as definições comuns e ver imediatamente o
impacto na visualização.
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Localizar comandos rapidamente
Agora os comandos usados com
frequência podem ser localizados
com um clique. Ou melhor, um
clique com o botão direito do
mouse. Quando você clica com o
botão direito do mouse em
qualquer item de uma exibição
(como barra, célula de tabela ou
gráfico), é exibida uma minibarra
de ferramentas com uma lista de
comandos mais usados. Quando
você estiver com pressa, essa
será uma forma de usar o projeto
que lhe proporcionará economia
de tempo.
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Utilizando o Timeline
O Timeline é uma das novas ferramentas que o MS-Project 2010 incorporou que
permite uma visualização rápida do projeto e que pode ser utilizada de forma
bastante simples em e-mails e apresentações que necessitem um resumo do
projeto. Podem ser apresentados no timeline dois tipos de informação, as
atividades e/ou os milestones do projeto.
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Utilizando o Timeline
Se aplicarmos as mesmas configurações as demais atividades pai do
cronograma, teremos uma timeline da seguinte forma.
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Incluir um Milestone
Para visualizar milestones no timeline, o primeiro passo é incluir os
milestones no cronograma. 'Milestones', que são pontos cruciais,
com metas definidas e alcançáveis.
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Criando Farois
A utilização de farois para indicar atividades atrasadas ou acima do
esforço planejado pode ser bastante útil e o MS-Project 2010 permite
que os faróis sejam criados de forma extremamente simples.
Passo 1 - Criar um campo customizado é necessário ir no Ribbon
Project, na opção “Custom Fields”:
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Criando Farois
A utilização de farois para indicar atividades
atrasadas ou acima do esforço planejado pode ser
bastante útil e o MS-Project 2010 permite que os
faróis sejam criados de forma extremamente simples.

Passo 1 - Criar um campo customizado é necessário


ir no Ribbon Project, na opção “Custom Fields”:
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Criando Farois
Passo 2 - Escolher o tipo de representação
para o campo customizado.
No caso de Faróis, indicadores gráficos
sempre fazem mais sentido. Então,
selecionaremos o botão ao lado:
Este botão abrirá uma tela onde será possível
selecionar a faixa para os indicadores, bem
como a forma que eles serão representados:
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Criando Farois
Passo 3 - Incluir o campo customizado no cronograma.
Uma vez criado, o campo pode ser incluido como uma coluna no
cronograma. Base clicar com o botão esquerdo do mouse e inserir uma
nova coluna. O campo estará disponível com o nome escolhido (no caso
Farol de Prazo).
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Como utilizar um Pool de Recursos
A utilização do Pool de Recursos que está disponível no MS-Project
é bastante útil. Ela permite que os diversos projetos em que estão
sendo alocados os recursos da minha equipe sejam agrupados e em
caso de alterações de planejamento, seja por atraso, troca de
recursos, troca de prioridades ou adiantamento de atividade, todos
os projetos envolvidos sejam afetados. Além disto, a utilização do
pool permite que a consulta de disponibilidade do recurso seja
bastante facilitada.

Inicialmente, deve-se criar um novo arquivo e na planilha de


recursos entrar com os nomes de todas as pessoas que farão parte
do Pool.
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Como utilizar um Pool de Recursos
Nesta tela deve ser selecionada a opção “Use Resources From: “ e selecionar o
Pool de Recursos a ser utilizado.
No caso do exemplo o nome do arquivo com o pool é “Pool de Recursos.mpp”.
Importante é salientes a outra opção da tela onde quem tem preferencia em caso
de conflito de datas, se o pool ou o projeto. Eu acredito que o Pool deva sempre
ter preferência. No caso de um replanejamento, se todos os projetos do pool
estiverem abertos, o cáculo do nivelamento será efetuado para todos os
cronogramas do pool. Esta opção somente é válida se os demais cronogramas
não estiverem abertos.
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Adicionar despesas diversas para
tarefas usando recursos de custo
Os recursos de custo oferecem uma maneira fácil de aplicar custos diversos ou
múltiplos a uma tarefa, como passagens aéreas e restaurantes, além de custos
mais comumente aplicados como os salários das pessoas ou por uso custos, tais
como honorários de consultores.

Em primeiro lugar, fora da Folha de recursos para criar um custo em recursos. No


Project 2010, clique no Exibir guia e clique em clique em Planilha de Recursos.
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Adicionar despesas diversas para
tarefas usando recursos de custo
Adicionar recursos de custo casal, como passagens aéreas e restaurantes. Em
Tipo de coluna para cada recurso de custo, clique em Custo. No exemplo abaixo,
dois recursos de custo foram adicionados abaixo um povo poucos recursos e
recursos materiais.
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Adicionar despesas diversas para
tarefas usando recursos de custo
Observe que as colunas de custo
para os recursos custo tornar-se
indisponível para edição. Isso
ocorre porque o valor do custo
real do recurso de custo não está
definido nesta visão, como os
restantes custos são.
Selecione o recurso de custo que
você entrou na Planilha de
Recursos e, em seguida, no custo
da coluna, insira o valor para este
recurso de custo aplicado à tarefa
selecionada. Depois que você
digitar um valor de custo, clique
em Atribuir para atribuir o valor do
recurso de custo para a tarefa.
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Trabalhar em um projeto offline
Depois que o arquivo é aberto, definido projeto para
trabalhar offline a partir do servidor.
a) No arquivo guia, clique em Info.
b) Na direita, clique em Gerenciar Contas,
e, em seguida, clique em Trabalhar
Offline.
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Compartilhar um projeto
Você pode salvar um projeto do Project Server para compartilhar. Quando você
fizer isso, um projeto de mpp.é criado para que você possa enviar aos membros
da equipe como um anexo de e-mail ou para um servidor de arquivos

1. Inicie o Project Professional e conectar ao Project Server.


2. Na guia File, clique em Abrir.
3. Na caixa de diálogo Abrir, clique em Recuperar a lista de todos os projetos do
Project Server.
4. Na guia File, clique em
Salvar e Enviar.
5. Na direita, clique em
Salvar projeto como
arquivo.
6. Clique em Salvar para
compartilhamento.
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Sincronizar um projeto
Project Server
Depois que o arquivo tenha sido devolvida, você pode abri-lo e sincronizar as
alterações com o Project Server:

1) Inicie o Project Professional, conectar ao Project Server.


2) Na caixa de diálogo Login, selecione o servidor a partir do qual o arquivo
compartilhado foi criado inicialmente. Não clique em Trabalhar Offline.
Observação: Se você não selecionar o servidor do qual o arquivo do projeto foi
inicialmente criado, então você não será capaz de sincronizar os arquivos
compartilhados com o Project Server.
1) Na guia File, clique em Abrir.
2) Na caixa de diálogo Abrir, clique duas vezes no nome do projeto para abri-lo.
3) Na guia File, clique em Salvar como.
4) Selecione o nome do projeto original do qual o arquivo compartilhado foi criado.
5) Se o nome do arquivo compartilhado corresponde ao nome do projeto original, o
nome do projeto será exibido na caixa Salvar para Project Server.
6) Clique em Salvar. Os arquivos compartilhados irá agora ser sincronizadas com o
projeto original.
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Trabalhar com texto no Project 2010

Project 2010 torna mais fácil trabalhar com texto no seu plano
do projeto. Neste post vou abordar como:

A. O "Add New Column" interface permite que você


facilmente adicionar e inserir colunas
B. Autocomplete você economiza tempo e digitação ao
inserir dados de texto
C. Quebra de texto permite que você veja todos os
detalhes relevantes sem ter que redimensionar linhas
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Trabalhar com texto no Project 2010
Adicionar uma nova coluna
Assim como as versões anteriores do projeto ter deixado você
adicionar novas tarefas, basta digitar linhas vazias na parte inferior
do seu plano de projeto, o "Add New Column" lhe permite adicionar
novas colunas apenas digitando no lugar.
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Trabalhar com texto no Project 2010

Auto Completar
Project 2010 também oferece uma economia de tempo familiar aos usuários
do Excel: o recurso auto-completar para textos.

TEXT WRAP
Project 2010 aumenta automaticamente a altura ou linhas individuais para
acomodar o texto.
GPC
Permissões - Outros usuários precisam
ter acesso aos meus projetos
Como gerente de projeto você cria seu projeto e agora você está pronto para
deixar que os outros colaborar com você e assim você se pergunta "como faço
para deixar que os outros têm acesso ao meu projeto?“

No Project Server 2010, as novas permissões de projeto permitem que os


usuários ou grupos que tenham sido concedidos "Gerenciar Projeto Básico de
Segurança" permissão de categoria para conceder a usuários e grupos o
acesso aos projetos que eles próprios.
GPC
Permissões - Outros usuários precisam
ter acesso aos meus projetos
Como gerente de projeto você cria seu projeto e agora você está pronto para
deixar que os outros colaborar com você e assim você se pergunta "como faço
para deixar que os outros têm acesso ao meu projeto?“

No Project Server 2010, as novas permissões de projeto permitem que os


usuários ou grupos que tenham sido concedidos "Gerenciar Projeto Básico de
Segurança" permissão de categoria para conceder a usuários e grupos o
acesso aos projetos que eles próprios.
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Permissões - Outros usuários precisam
ter acesso aos meus projetos
Pode-se adicionar usuários ou grupos ao seu projeto de permissão e, neste
caso, foi adicionado o grupo Gerentes de Projeto.
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Permissões de Projetos - Como funciona

Mini-Categorias
Em um nível alto, permissões de projeto são como mini categorias de
segurança com a diferença sendo o seguinte:

1. Essas categorias podem ser controlados pelos administradores não é


de segurança (pelo menos os do padrão do grupo de Gerentes de
Projeto).
2. categorias Tessalonicenses não pode ser controlada por
administradores de servidores nee visto nas nádegas por Categorias
página Gerente de Administração.
3. Elas só se aplicam a determinado projeto.
4. Existem apenas sete permissões projeto de nível você pode conceder
acesso.
5. Você não pode negar qualquer uma das permissões dadas. Você só
conceder acesso explicitamente sobre a permissão dada.
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Permissões de Projetos - Como funciona

Nome Descrição
Abrir o projeto no Project Professional e Isto dá ao usuário ou grupo de acesso de leitura para o projeto a partir de qualquer
Project Web App projeto profissional ou PWA. A suposição é que o usuário ou o grupo já tem direito
a ligar a partir do Project Professional ou PWA.
Editar e salvar o projeto no Project Isto dá ao usuário ou grupo de acesso de gravação (é possível salvar alterações)
Professional e Project Web App para o projeto a partir de qualquer projeto profissional ou PWA.
Editar Project Summary Fields no Esta é uma variação da permissão anterior. Isto dá a um usuário ou grupo a
Project Professional e Project Web App capacidade de alterar as propriedades em nível de projeto em um projeto e para
salvá-los, mas não lhes dá direito de editar todo o projeto.
Publicar o projeto no Project Isto dá a um usuário ou grupo o direito de publicar um projeto. Isso pressupõe que
Professional e Project Web App o usuário também pode abrir, editar e salvar um projeto.
Exibir o Resumo do projeto na Central Isto dá a um usuário ou grupo a capacidade de ver um projeto no Centro de vista
de Projetos do projeto. Isso pressupõe que você já tem permissões para o uso pelo menos
uma exibição Project Center
Ver os detalhes do projeto Agenda no Isso permite que um usuário ou grupo a capacidade de perfurar em um projeto da
Project Web App Central de Projetos, para que possam ver os detalhes do projeto. A suposição é
que você pode ir para a Central de Projetos ou você sabe URL do projeto de modo
que você pode ver Cronograma do Projeto vista.
Ver o Site do Projeto Se um espaço de trabalho tem sido publicado para o projeto, então essa
permissão permite ao usuário acessar a página do espaço de trabalho, a fim de ver
documentos, problemas, riscos e outros itens associados ao projeto. Isso não
implica que os usuários serão capazes de editar qualquer das entidades em várias
listas.
GPC
Usando permissões no Project 2010
Há um par de pontos para a compreensão sobre o que você pode ver na página
Permissões. Aqui está um exemplo do que esta página pode olhar como depois
que você criou e salvou vários conjuntos de permissões:

A página Permissões mostra cada usuário individual ou de grupo e mostra as


permissões para essa entidade. Edição de usuários ou grupos com permissões
diferentes redefine as permissões.
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OBRIGADO
Consultor: Washington M. Cavalcanti

© Senior Engenharia e Serviços Ltda. 2010