PROGRAMA DE EDUCACIÓN CONTINUADA

CIRCULARIZACIÓN
Crowe Horwath CO S.A.

Audit | Tax | Advisory www.crowehorwath.com.co Certificado de Gestión de Calidad

Contenido

 Antecedentes
 Definición
 Proceso
 Técnicas para aumentar tasas de respuesta
 Enablers y formatos
 Dónde encontrar más información?

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 2

ANTECEDENTES

Audit | Tax | Advisory www.crowehorwath.com.co Certificado de Gestión de Calidad

Antecedentes

Obtención
de evidencia
Objetivo Confiabilidad
suficiente y
apropiada

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 4

Antecedentes (cont.)

Naturaleza

Fuente

Circunstancias
en que fue
obtenida

Confiabilidad

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 5

Antecedentes (cont.)

La evidencia es más confiable si es obtenida de:

 Fuentes independientes
 Manera directa
 Forma documental (escrita ya sea por medio físico o
electrónico)

La evidencia debe ser más persuasiva entre más alto

evaluemos el riesgo. Esto puede ser en cantidad o
relevancia o confiabilidad.

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 6

DEFINICIÓN

Audit | Tax | Advisory www.crowehorwath.com.co Certificado de Gestión de Calidad

Definición

Consiste en la obtención de una

comunicación escrita de un tercero
independiente de la empresa
examinada y que se encuentra en
posibilidad de conocer la naturaleza y
condiciones del hecho económico y de
informar válidamente sobre la misma.

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 8

PROCESO

Audit | Tax | Advisory www.crowehorwath.com.co Certificado de Gestión de Calidad

Proceso

Determinación Seleccionar el
de la Diseñar las Enviar las Evaluar las
tercero Efectuar
información a solicitudes de solicitudes de respuestas
apropiado a seguimiento
confirmar confirmación confirmación obtenidas
confirmar

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 10

Determinación de la información a confirmar

 Identificar las cuentas para las cuales utilizaremos procedimientos de

confirmación
 Identificar cuáles son las aseveraciones que queremos “probar”
(existencia, valuación)
 Determinar si hay condiciones específicas que queramos confirmar
(plazos, condiciones contractuales, tasas, obligaciones, etc.)
 Determinar qué vamos a confirmar (saldos o transacciones)
 Determinar método de selección (muestreo, estadístico o no
estadístico, o estratificación)

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 11

Seleccionar el tercero apropiado a confirmar

 Debemos identificar si efectivamente el tercero seleccionado

confirmará la información que solicitamos
 Determinar quién es la persona o cuál es la dependencia en el
tercero que mejor atenderá la solicitud

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 12

Diseñar las solicitudes de confirmación

Esto afecta de manera importante la tasa de respuesta y la confiabilidad

en las confirmaciones como evidencia.

Debemos considerar los siguientes factores:

 Las aseveraciones que buscamos “probar”
 Los riesgos específicos de error, incluyendo riesgos de fraude
 El diseño y la presentación de la carta de confirmación
 Experiencia previa en el cliente o auditorías similares
 Método de comunicación (físico o electrónico)
 Autorización o incentivo de la administración a los terceros para que
respondan.
 Capacidad del tercero de confirmar o proveer la información
requerida
Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 13
Tipos de confirmación

Con este tipo de confirmación se solicita al

tercero responder al auditor en todos los
Positiva casos, ya sea indicando que están de
acuerdo con la información dada o
solicitando al tercero proveer información.

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 14

Tipos de confirmación (cont.)

Este tipo de confirmación es más

confiable. Sin embargo, existe el riesgo de
que el tercero no revise la información
provista y para reducir este riesgo,
podemos utilizar una solicitud en “blanco”,
Positiva para que el tercero incluya la información.
Sin embargo, las tasas de respuesta de
este tipo de confirmaciones es menor
porque el tercero incurre en un mayor
esfuerzo para responder.

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 15

Tipos de confirmación (cont.)

En este tipo de confirmación se le pide al

tercero que responda sólo en caso de que
haya una excepción.

Las confirmaciones negativas son usadas

menos frecuentemente, debido a que la
Negativa calidad de la evidencia que provee es
usualmente insuficiente para alcanzar los
objetivos de auditoría.

Debe haber procedimientos de auditoría

complementarios.

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 16

Tipos de confirmación (cont.)

Por lo tanto, sólo pueden ser usadas

cuando:
• El riesgo de error material evaluado es
bajo y existe suficiente evidencia sobre
la efectividad en la operación de los
controles relacionados con la
Negativa aseveración a probar
• La población contiene un largo número
de saldos pequeños y homogéneos
• Una tasa muy pequeña de excepciones
es esperada y,
• El auditor no tiene razones para creer
que los terceros ignorarán la solicitud.

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 17

Diseñar las solicitudes de confirmación (cont.)

Una vez que hayamos determinado el tipo

de requerimiento de confirmación a enviar,
típicamente le pedimos al personal del
cliente que prepare los formatos de
requerimiento de confirmación.

Dado que somos responsables de la

exactitud de cada requerimiento, el
proceso de completar los requerimientos
por parte del personal del cliente debe
realizarse bajo la supervisión del auditor.

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 18

Diseñar las solicitudes de confirmación (cont.)

Debemos sacar fotocopias de todas las

confirmaciones antes de enviarlas por
correo. Estas pueden utilizarse para
preparar segundos requerimientos.

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 19

Enviar las solicitudes de confirmación

Las cartas de confirmación son enviadas en sobres

de la firma con ventana, incluyendo cada
requerimiento un sobre de retorno con la dirección
de la firma. El sobre de retorno debe contener el
nombre del cliente para que las confirmaciones
regresadas sean dirigidas a la persona apropiada en
la firma.

Algunas veces se pide al personal del cliente que

llene los sobres; sin embargo, ellos "NO" deben
enviar los requerimientos de confirmación.
Nosotros debemos enviar los requerimientos de
confirmación desde la oficina de correos o desde un
buzón que se encuentre en las afueras de las
oficinas del cliente.

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 20

Enviar las solicitudes de confirmación (cont.)

Antes de enviar los requerimientos de

confirmación, prepare un control de
confirmación. Esto nos permite controlar y
registrar las fechas en que se enviaron los
requerimientos (primero y segundo) y sus
respuestas cuando se reciban.

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 21

Enviar las solicitudes de confirmación (cont.)

Los requerimientos que retornen sin haber

sido entregados usualmente significan
direcciones equivocadas. Si esto sucede,
debemos pedirle al cliente que localice las
direcciones correctas (bajo nuestra
supervisión) de otra fuente, tal como una
guía telefónica. Una dirección incorrecta
puede representar un cliente ficticio o
alguien que ya no está en el negocio.

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 22

Efectuar seguimiento

 Debemos efectuar seguimiento de las respuestas

mediante el control de confirmaciones
 Debemos solicitar incentivo por parte de la Administración
en la consecución de las respuestas
 Debemos efectuar presión mediante llamadas telefónicas
o follow-up para mejorar la tasa de respuesta
 Debemos efectuar un segundo envío (o hasta tercer
envío) cuando haya pasado un tiempo razonable y no
hayamos recibido respuesta

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 23

Evaluar las respuestas obtenidas

Respuesta
Respuesta
con
satisfactoria
diferencias

No hubo
respuesta

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 24

Evaluar las respuestas obtenidas (cont.)

Todas las respuestas tienen algún riesgo de intercepción,

alteración o fraude. Algunos de estos riesgos existen sin
importar la forma en que nos la envían (física o electrónica).

Hay factores que nos llevan a dudar de la respuesta obtenida

como:
• Fue recibida por el auditor de manera indirecta
• Aparece enviada por una persona diferente a quien
confirmamos

Cuando la recibimos de manera electrónica, los riesgos son

mayores. Sin embargo, si creamos un proceso seguro y
adecuadamente controlado, podemos confiar en estas
respuestas.
Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 25
Evaluar las respuestas obtenidas (cont.)

Examinamos los requerimientos de

confirmación recibidos para asegurarnos de
que están completos. Si el requerimiento de
confirmación no está firmado, generalmente
debemos regresarlo para que lo firmen.
Podemos decidir no regresarlo para la firma
y llamar al cliente para verificar su
autenticidad, de acuerdo con la
materialidad, tiempo disponible y otras
consideraciones.

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 26

Evaluar las respuestas obtenidas (cont.)

En una respuesta con diferencias,

conciliamos dichas diferencias,
distinguiendo entre errores y diferencias de
tiempo. Entre las diferencias que no son
errores tenemos pagos en tránsito y envíos
realizados antes del final del período pero
que el cliente no recibió sino hasta el
siguiente período.

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 27

Evaluar las respuestas obtenidas (cont.)

Cuando no obtenemos respuesta, debemos

optar por efectuar procedimientos alternos
para obtener evidencia de auditoría
suficiente y apropiada. Lo anterior depende
las aseveraciones que se buscaba “probar”
con las confirmaciones y de la naturaleza
de las cuentas involucradas.

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 28

TÉCNICAS PARA OBTENER MAYORES TASAS DE
RESPUESTA

Audit | Tax | Advisory www.crowehorwath.com.co Certificado de Gestión de Calidad

Técnicas para obtener mayores tasas de respuesta

 Envíe las confirmaciones a la fecha más cercana en la que el cliente

envía sus facturas. Mientras más oportuna y fácil sea de completar,
más alta será la tasa de respuesta.
 Para aquellos deudores particularmente importantes (de saldos
importantes), se puede enviar una nota varios días antes de los
requerimientos de confirmación en la que se le informa que un
importante requerimiento de confirmación llegará pronto. Esto pone
al receptor en alerta, quien puede hasta agradecer la cortesía,
especialmente cuando los requerimientos se envían a personas
específicas.
 Haga que sea fácil para el cliente responder. Incluya un listado
detallado de las transacciones abiertas a la fecha de la
confirmación.

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 30

Técnicas para obtener mayores tasas de respuesta (cont.)
 Si las condiciones lo permiten, seleccione una fecha de confirmación
que ofrezca una mejor respuesta; por ejemplo, en un momento distinto
al tiempo en el que la persona que va responder tiene más trabajo.
 Dirija el requerimiento de confirmación a una persona específica que
pueda responder (el cliente nos puede dar los nombres de las
personas correspondientes.) Diseñe el requerimiento de confirmación
de manera tal que parezca ser una carta importante, en vez de una
carta en serie que algunos receptores puedan clasificar como "correo
basura".
 Coloque en el sobre una nota en negrillas que rece:
"IMPORTANTE – CONTIENE CONFIRMACIÓN DE AUDITORÍA".
Coloque los encabezados en negrillas de manera que se comunique un
sentido de urgencia, por ejemplo "SE REQUIERE RESPUESTA EN
CINCO DÍAS".

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 31

Técnicas para obtener mayores tasas de respuesta (cont.)

 Identifique claramente tanto al cliente como a nosotros

mismos. La persona encargada de firmar las
confirmaciones (por ejemplo, el gerente de crédito o el
jefe de finanzas) debe ser conocido por el deudor o
reconocido como importante.
 Haga que el cliente llame por teléfono a sus clientes
para pedir las respuestas (bajo la supervisión del
auditor).

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 32

ENABLERS Y FORMATOS

Audit | Tax | Advisory www.crowehorwath.com.co Certificado de Gestión de Calidad

Enablers y formatos

 Planillas
 Programas
 Modelos de cartas
 De solicitud de información
 De instrucciones de confirmación
 De confirmación a terceros
 Modelo de conclusión

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 34

DÓNDE ENCONTRAR MÁS INFORMACIÓN?

Audit | Tax | Advisory www.crowehorwath.com.co Certificado de Gestión de Calidad

Dónde encontrar más información?

• NIA 505 – Confirmaciones externas

• Capítulo 27 del Audit Manual de
CHI

Audit | Tax | Advisory © 2012 Crowe Horwath CO S.A. 36

BOGOTÁ D.C.
Calle 72 # 8-24, Piso10
PBX +57.1.606.7500
FAX +57.1.606.7886
contacto@crowehorwath.com.co
CALI
Carrera 100 #5-169, Oficina 509 A
Unicentro – Centro de Negocios
PBX +57.2.374.7226
FAX +57.2.373.8282
cali@crowehorwath.com.co
Audit | Tax | Advisory
MANIZALES
Carrera 23 C # 62-06, Of. 705
PBX +57.6.886.1853
FAX +57.6.881.0229
manizales@crowehorwath.com.co
MEDELLÍN
Calle 7 Sur # 42-70. Of. 1013
PBX +57.4.313.4920
FAX +57.4.313.9924
medellin@crowehorwath.com.co
www.crowehorwath.com.co Certificado de Gestión de Calidad