TALLER

JEFES OFICINA TÉCNICA

 TALLER JEFE OFICINA TÉCNICA

1. Programa
Horario Tiempo Actividad

10:00 10:15 0:15 Acreditación Asistentes /Coffe

10:15 10:45 0:30 En que estamos como proyecto SAP/ Importancia del Rol del JOT
10:45 12:00 1:15 Principales Impactos en la Obra
12:00 13:00 1:00 Plan de Corte
13:00 13:30 0:30 Análisis de casos Plan de Corte
13:30 14:00 0:30 Estrategia de Soporte (Mesa de ayuda)
14:00 15:30 1:30 Almuerzo
15:30 16:00 0:30 Capacitacion y Tutorías
16:00 16:30 0:30 Retroalimentacion Capacitacón y Tutorías
16:30 16:45 0:15 Coffe
16:45 17:00 1:00 Plan de Contingencia
17:00 18:00 0:30 Análisis de casos Plan de Contingencia
18:00 18:30 0:30 Dinámica de evaluación (Trabajo Grupal Análisis de Riesgo en Obra)
18:30 19:00 0:30 Dinámica de evaluación (Presentación Grupal )
19:00 19:30 0:15 Resumen y Cierre (Fechas e hitos clave del proyecto y post Go Live)
 EN QUE ESTAMOS
ROL DEL JEFE DE OFICINA TECNICA
 ROL JEFES OFICINA TÉCNICA

Contenido

1. Contexto General
2. Etapas del Proyecto
3. Rol Jefe de Oficina Técnica
4. Responsabilidades del JOT
5. Plan de apoyo al rol de los Jefes de Oficina Técnica
6. Equipo Tutores SAP
7. Problemas Típicos inicio SAP
 ROL JEFE DE OFICINA TÉCNICA

1. Contexto General

“Queremos Liderar y ser un Referente en la industria de

la construcción de América Latina”

“SAP permitirá consolidar nuestra posición de

Liderazgo”

“El verdadero desafío no es la tecnología, sino las

creencias y capacidades de las personas que deberán
ejercer sus roles en un nuevo ambiente de trabajo y con
nuevas herramientas tecnológicas”.
 ROL JEFE DE OFICINA TÉCNICA

1. Contexto General Personas

Procesos Estrategia Tecnología

 ROL JEFE DE OFICINA TÉCNICA

1. Contexto General
Identificar proactiva y oportunamente las
necesidades de aprendizaje

Promover la coordinación entre áreas y equipos

de trabajo

No perder el foco en la contribución al negocio

Alinear a equipos con nuevas prácticas de

trabajo y roles

No “by-pasear” el sistema
Incorporar y hacer respetar los
nuevos procesos de trabajo
Explotar las herramientas de gestión del
sistema
Disciplina en el registro de
información en el sistema
Respetar definiciones de uso de
tecnología y conectividad (PC, Redes)
Calidad, consistencia y oportunidad
de la información.
 ROL JEFE DE OFICINA TÉCNICA
2. Etapas del Proyecto
Etapa I Etapa II Etapa III

Análisis Construcción Producción Soporte

Puesta en
Análisis Talleres Definición Preparación Diseño Realización Producción Soporte

• Reuniones de • Ejecución de • Cobertura • Preparación • BBP´s • Configuración • Comunicación • Mesa de

análisis 4 Talleres • Roadmap • Capacitación • DELTAS • Desarrollo • Cursos ayuda
(Más de 50 Baseline Consolidado • Vacaciones • EEFF • Pruebas • Migración • Corrección
reuniones) • Ajustes de • QA SAP Chile • Datos • Plan de corte • Mejora
cierre • Seguridad • Cambio de Continua
• Capacitación Sistema

Junio Agosto Octubre Diciembre Febrero Abril Octubre Enero

Julio Septiembre Noviembre Enero Marzo Septiembre Diciembre
2009 2009 2009 2010 2010 2010 2010 2011

Implementador: ALYNEA

QA: SAP Chile Soporte

Seguridad Roles y Perfiles: Deloitte Hosting
Gestión del Cambio: Deloitte
 ROL JEFE DE OFICINA TÉCNICA
2. Etapas del Proyecto
Etapa I Etapa II Etapa III

Análisis Construcción Producción Soporte

Puesta en Soporte
Análisis Talleres Definición Preparación Diseño Realización Producción
• Mesa de
• Reuniones de • Ejecución de • Cobertura • Preparación • BBP´s • Configuración • Comunicación ayuda
análisis 4 Talleres • Roadmap • Capacitación • DELTAS • Desarrollo • Cursos • Corrección
(Más de 50 Baseline Consolidado • Vacaciones • EEFF • Pruebas • Migración • Mejora
reuniones) • Ajustes de • QA SAP Chile • Datos • Plan de corte Continua
cierre • Seguridad • Cambio de
• Capacitación Sistema

Junio Agosto Octubre Diciembre Febrero Abril Octubre Enero

Julio Septiembre Noviembre Enero Marzo Septiembre Diciembre
2009 2009 2009 2010 2010 2010 2010 2011

Implementador: ALYNEA

ETAPA DE ANALISIS QA: SAP Chile

Seguridad Roles y Perfiles: Deloitte

Soporte

Hosting
Gestión del Cambio: Deloitte
 ROL JEFE DE OFICINA TÉCNICA
2. Etapas del Proyecto
Etapa I Etapa II Etapa III

Análisis Construcción Producción Soporte

Puesta en Soporte
Análisis Talleres Definición Preparación Diseño Realización Producción
• Mesa de
• Reuniones de • Ejecución de • Cobertura • Preparación • BBP´s • Configuración • Comunicación ayuda
análisis 4 Talleres • Roadmap • Capacitación • DELTAS • Desarrollo • Cursos • Corrección
(Más de 50 Baseline Consolidado • Vacaciones • EEFF • Pruebas • Migración • Mejora
reuniones) • Ajustes de • QA SAP Chile • Datos • Plan de corte Continua
cierre • Seguridad • Cambio de
• Capacitación Sistema

Junio Agosto Octubre Diciembre Febrero Abril Octubre Enero

Julio Septiembre Noviembre Enero Marzo Septiembre Diciembre
2009 2009 2009 2010 2010 2010 2010 2011

Implementador: ALYNEA

QA: SAP Chile

ETAPA DISEÑO Seguridad Roles y Perfiles: Deloitte
Soporte

Hosting
Gestión del Cambio: Deloitte
 ROL JEFE DE OFICINA TÉCNICA
2. Etapas del Proyecto
Etapa I Etapa II Etapa III

Análisis Construcción Producción Soporte

Preparación Soporte
Análisis Talleres Definición Preparación Diseño Realización Final
• Capacitación • Mesa de
• Reuniones de • Ejecución de • Cobertura • Preparación • BBP´s • Configuración • Migración ayuda
análisis 4 Talleres • Roadmap • Capacitación • DELTAS • Desarrollo • Plan de Corte • Corrección
(Más de 50 Baseline Consolidado • Vacaciones • EEFF • Pruebas • Habilitación • Mejora
reuniones) • Ajustes de • QA SAP Chile • Datos Sistema Continua
cierre • Seguridad • Contingencia
• Capacitación • Tutorías

Junio Agosto Octubre Diciembre Febrero Abril Octubre Enero

Julio Septiembre Noviembre Enero Marzo Septiembre Diciembre
2009 2009 2009 2010 2010 2010 2010 2011

Implementador: ALYNEA

QA: SAP Chile

ETAPA EN EJECUCION Seguridad Roles y Perfiles: Deloitte
Soporte

Hosting
Gestión del Cambio: Deloitte
 ROL JEFE DE OFICINA TÉCNICA
2. Etapas del Proyecto
Etapa I Etapa II Etapa III

Análisis Construcción Producción Soporte

Preparación
Análisis Talleres Definición Preparación Diseño Realización Final Soporte
• Capacitación
• Reuniones de • Ejecución de • Cobertura • Preparación • BBP´s • Configuración • Migración • Mesa de ayuda
análisis 4 Talleres • Roadmap • Capacitación • DELTAS • Desarrollo • Plan de Corte • Mantenimiento
(Más de 50 Baseline Consolidado • Vacaciones • EEFF • Pruebas • Habilitación • Mejora
reuniones) • Ajustes de • QA SAP Chile • Datos Sistema Continua
cierre • Seguridad • Contingencia
• Capacitación • Tutorías

Junio Agosto Octubre Diciembre Febrero Abril Octubre Enero

Julio Septiembre Noviembre Enero Marzo Septiembre Diciembre
2009 2009 2009 2010 2010 2010 2010 2011

Implementador: ALYNEA

LO QUE VIENE QA: SAP Chile

Seguridad Roles y Perfiles: Deloitte

Soporte

Hosting
Gestión del Cambio: Deloitte
 ROL JEFE DE OFICINA TÉCNICA

3. Rol Jefe de Oficina Técnica

1. Ser el contacto oficial entre el equipo SAP y la Obra.

2. Ser el soporte a la puesta en marcha y operación de SAP en las Obra.

 ROL JEFE DE OFICINA TÉCNICA

4. Responsabilidades del JOT

1. El JOT se constituirá en el centralizador de los requerimientos, dudas o

aportes de su obra.

2. Administrará la relación con el equipo SAP, siendo el responsable del

seguimiento de los puntos levantados.

3. Colaborará con el equipo SAP para promover las competencias

técnicas, actitudes y habilidades necesarias en los usuarios finales de
su obra.
 ROL JEFE DE OFICINA TÉCNICA

5. Plan de apoyo al rol de los Jefes de Oficina Técnica

1. Asignación de Tutores del equipo SAP, quienes son el apoyo constante

ante dudas, inquietudes y aportes de mejora continua.

2. Realización de Taller, destinado a lograr una comprensión del sistema

que les permita apoyar al resto de los usuarios de la obra

3. Informativo de preguntas frecuentas y respuestas generadas en la

mesa de ayuda o en el equipo SAP que les será enviado por mail
oportunamente

4. Envío de manual de ayuda útil para mejorar la operación del sistema

en su obra
 ROL JEFE DE OFICINA TÉCNICA

5. Plan de apoyo al Proyecto SAP

Santiago Marín Estructura Grupo de

Sponsor ICSA
Puesta en Marcha
Waldo Cortez (GPM)
Coordinador GPM ICSA

Claudio Salas Washington Sebastián

Fco. Manterola Juan Martinez Cristian García A. Delpiano Fco. Flores NN Edilio Dagnino
Felipe Flores Gallardo Barros
Líder GPM Líder GPM Líder GPM Líder GPM Líder GPM Líder GPM Líder GPM
Líder GPM Líder GPM Líder GPM
Montajes Construcción Casas SCom Maqsa Infraestructura Propuerto
Edificios Constructora Salfa Mantenciones

Jaime Arellano
Lorena Daniel Lucabeche Gaspar
Osvaldo Rojas Angelo Fariña JC Serv.
Pedernera / Carmen Henriquez /
Operativos Gonzalez Roberto Kamke

Jefes Of. Jefes Of. Jefes Of. Jefes Of.

Jefes Of. Técnica Jefes Of. Técnica Jefes Of. Técnica
Técnica de Técnica de Técnica de Técnica de
de Obra de Obra de Obra
Obra Obra Obra Obra
 ROL JEFE DE OFICINA TÉCNICA

6. Equipo Tutores SAP

Rodrigo Figueroa
Líder Tutores SAP
Obra

Miriam Pinto
Gabriela Brito Rosario Zuñiga Maryory Vallejos Barbara Uribe
Marcela Elgueta

María José Mena Rubén Mejías Cesar Vidal Walter Jiménez

 ROL JEFE DE OFICINA TÉCNICA

7. Problemas Típicos Inicio SAP

Usuarios
a) Mal uso del sistema (interfaz dura, se requiere costumbre)
b) Baja disposición a la adopción del nuevo sistema
c) Confusión por cambios en los procesos.
d) Cambio en formatos de informes operacionales APOYO
e) Acceso y análisis de nuevos informes
f) Problemas en acceso por asignación de Roles y Perfiles
CLAVE
g) Demanda de mejoras, se debe finalizar estabilización. JOT
Datos:
a) Problemas de Calidad de Datos
b) Datos son responsabilidad de la Operación, no de Contabilidad.
c) En el paso al nuevo sistema se requiere interrupción de la Operación
Canal
Técnicos: Tutores
a) Enlaces y PC’s fuera de estándares mínimos definidos.
b) Estabilización de sistema primeros 3 meses. SAP
ROL JEFE DE OFICINA TÉCNICA

El éxito de este proyecto depende

del compromiso de las Obras y
los JOT son nuestros representantes.