UNIVERSIDAD LAICA ELOY ALFARO DE MANABI

RADIOLOGÍA E IMAGENOLOGÍA
CÁTEDRA:
MECANISMO DE ARCHIVO

EXPOSICIÓN GRUPO # 1

DOCENTE:
DRA. EUFEMIA BRIONES CUENCA

TEMA:
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
NIVELES DE ARCHIVOS
SEGUIMIENTO, NORMAS Y PRESTAMOS DE DOCUMENTO
EQUIPOS Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
TIPOS DE ARCHIVOS

EXPOSITORES:

ANCHUNDIA MERA KARINA VANESSA

DURAN QUIMIS ANA MARIA

MACIAS MOREIRA ELIANA MARÍA

MENDOZA GARCIA MILENA DANIELA

MURILO GARCÍA NICOLÁS SEBASTÍAN

SEXTO PARALELO “A”

2019(1)
• Local en el que se
custodian documentos públicos o
particulares

Otras disposiciones hacen referencia al

archivo como aquella institución cuya
función primordial es la de reunir,
organizar, conservar y difundir

• También se le da este nombre al

servicio especializado (Servicio de Archivo)
cuya misión consiste en recibir, clasificar,
custodiar y facilitar documentos.
Archivar significa guardar de forma
ordenada documentos útiles, haciéndolo
de un modo lógico y eficaz que permita
su posterior localización de la forma más
rápida posible cuando sea necesario.
 FUNCIONES DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO

OBJETIVO
Funciones:

• Elaborar las normas o los reglamentos que regulan la

organización y el funcionamiento del archivo y también
aquellas otras de aplicación a todas las aéreas

• Elaborar y proponer las normas de acceso a la

documentación de acuerdo a la normativa vigente

• Planificar, dirigir y coordinar la metodología de

organización documental utilizada en un archivo
especialmente en relación con el sistema de clasificación,
transferencias, elaboración de instrumentos de
descripción, preservación y conservación de la
documentación

• Promover y organizar las actividades de difusión del

archivo: visita de estudiantes y del público en general,
exposiciones, conferencias, cursos y otros.
 NIVELES DE ARCHIVOS

• Son los documentos que en esta fase de tramitación, son los documentos de uso frecuente para la gestión de
los asuntos corrientes.
• Están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, de ahí que sea más conocido
ARCHIVO DE como archivo de oficina.
GESTIÓN • Este nivel de archivo correspondería a la primera etapa del ciclo vital

• Archivo intermedio donde tan pronto como los documentos dejan de ser utilizados con frecuencia.
• Es la etapa de concentración de los documentos cuyo uso para la gestión es hipotético, pero no seguro y se
ARCHIVO caracteriza por garantizar la instalación masiva de documentos a bajo coste.
PERIFÉRICO

• Es a partir de esta fase, y en adelante, los documentos están bajo la responsabilidad y manejo directo del
archivero .
ARCHIVO • Se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia
CENTRAL
 SEGUIMIENTO DE DOCUMENTO

La función Seguimiento de documento permite obtener datos de seguimiento sobre documentos a

medida que fluyen a través del sistema y comprender las relaciones entre documentos.

Esta función centrada en el documento permite realizar el seguimiento de un documento a lo largo de

todo su ciclo de vida y obtener información del estado del documento en cualquier momento en el ciclo
de vida del documento.
 NORMAS Y PRESTAMOS DE DOCUMENTOS

Como norma, una vez finalizada la fase activa, la documentación

deberá permanecer en el archivo de oficina correspondiente por
el período que se determine en las tablas de valoración de
series, cuando existan.

En caso contrario, será conservada por sus productores y/o

receptores durante un período de entre dos y cinco años,
pasado el cual, la documentación deberá ser transferida al
Archivo Central mediante transferencia ordinaria.

En casos excepcionales, y tras consultar con el Archivo Central, éste puede

aceptar lo que denominaremos una transferencia extraordinaria, es decir, la
remisión eventual de documentos por parte del archivo de oficina, motivada
por circunstancias que impidan su organización, custodia, conservación,
control o servicio.
 El préstamo de documentos a las unidades productoras tiene como
fin dar continuidad a la tramitación de los procedimientos
administrativos.

Una vez que el Archivo General recibe el formulario, se prepara la

documentación solicitada y se remite a la unidad administrativa
peticionaria, acompañada por el formulario en donde el Archivo ha
consignado los datos de número de préstamo, fecha de devolución y
ha firmado y fechado el envío del préstamo.
EQUIPOS Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
EQUIPOS DE ARCHIVO
1. Carpetas: Empleadas para colocar documentos relacionados con una persona,
firma o institución o referidas a un mismo asunto.
• Individuales: Se ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria.
• Misceláneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con
los cuales no es frecuente la comunicación.
2. Archivadores: El modelo más utilizado es el archivador A-Z.
3. Bandejas: Documentos que se utilizan continuamente o aquellos que esperan a
ser archivados.
4. Guías: Provistas de una pestaña en la parte superior donde aparece el título,
nombre o asunto.
5. Rótulo: Titulo que aparece impreso en la pestaña superior de la guía.
6. Fichas: Son de cartulina e incluyen datos importantes o un resumen de la
información de los expedientes.
 EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO)

Estanterías abiertas: Armarios de oficina:

• Sirven para colocar de forma • Con puertas: abatibles, con
horizontal o vertical los bisagra, correderas, plegables,
documentos organizados en etc. Pueden ser metálicos, de
cajas de archivo definitivo o en madera, PVC,… Los hay de
archivadores. Uso: Habitaciones diferentes alturas y suelen tener
destinadas a almacenar gavetas para carpetas en
documentos. suspensión.
Archivadores con cajones: Armarios móviles:

• Suelen ser metálicos y con • Las estanterías se desplazan

gavetas para carpetas en gracias a unos carriles colocados
suspensión. Tienen cajones a en el suelo.
distintas altura.
 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
• Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
La disposición de espacio suficiente para albergar la
documentación acumulada y su natural incremento de
acuerdo con los parámetros establecidos en las Tablas de
Retención Documental y los documentos de apoyo
necesarios.
 • La ventilación interna debe permitir que
las condiciones ambientales del depósito.

Ventilación • La disposición de las unidades de

conservación en los estantes deberá
permitir una adecuada ventilación a
través de ellos

• Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre

documentación y contenedores, cuando no sea
posible suprimir las fuentes naturales de luz se
Iluminación deben utilizar cortinas en las ventanas.
• Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera
del local de depósito en lo posible y deben estar
en perfectas condiciones.
Se recomienda la utilización de
papelería con gramaje
No se recomienda utilizar
micropuntas o esferos de tinta
húmeda en los documentos de
conservación total, pues la clase
de colorantes y solventes que
contienen son solubles en agua,
tienden a expandirse, perder su
coloración en corto tiempo y aún
en condiciones estables de
almacenamiento pueden
presentar pérdida de legibilidad
en la información.
 Se recomienda que las tintas de
impresión deban poseer estabilidad
química, ser insoluble en contacto con la
humedad, no presentar modificación de
color y no transmitir acidez al soporte.
 Se recomienda que la tinta para escribir
deba ser un líquido uniforme, libre de
sedimento, materiales en suspensión o
elementos extraños; no debe presentar
separación de componentes o
coagulación.
Para los documentos de conservación total no se
recomienda la perforación de los documentos ni
que estén en contacto con material metálico. Si se
almacena en fólderes AZ se debe utilizar acetatos
para evitar rasgaduras y deformaciones.
El material y el diseño de la elaboración de
las unidades de almacenamiento debe estar
dimensionado de acuerdo con el peso y
tamaño de la documentación a conservar
Se recomienda que las Carpetas deben ser de un material que
tenga ph neutro, de color preferiblemente claro, los tintes y
pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y ser insolubles
en agua. Los contenedores elaborados de cartón neutro
Como sistemas de almacenamiento se
recomienda utilizar contenedores o sistemas de
embalaje para albergar folios sueltos, legajos,
libros o tomos encuadernados con el propósito
de prolongar de una manera considerable la
conservación de los mismos
 Garantizar la limpieza de pisos y estantería con
sustancias que no eleven el nivel de humedad
en el ambiente.

Se aconseja hacer recorridos periódicos de

inspección para observar si los depósitos y la
documentación se mantienen en excelentes
condiciones de aseo y seguridad.

La inspección debe confirmar entre otras que los

extintores, si los hay, estén en condiciones de uso, que
los sistemas de señalización correspondan a los
inicialmente trazados y que los instrumentos de
medición estén funcionando correctamente.
 CONDICIONES FUNCIONALES
Para cumplir las condiciones funcionales se debe tomar en cuenta:

Mobiliario
Estantería
Los archivadores utilizados
El diseño de los estantes como mobiliario de oficina
debe ser acorde con la deben elaborarse en
cantidad de unidades que materiales estables para la
contendrá, evitando conservación de
bordes o aristas que documentos y proyectarse
produzcan daños sobre de acuerdo con la
los documentos. producción documental.
 TIPOS DE ARCHIVOS
Para la adecuada conservación del material, documentación que se debe
archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con
los fines esenciales del archivo

ARCHIVOS
VERTICALES

Los documentos son almacenados en carpetas

individuales, colgando de una guía dentro de
las gavetas. Las carpetas se colocan una
detrás de otra con el borde que presenta la
pestaña hacia arriba, donde se escribe la
identificación de lo que allí se conserva.
 ARCHIVOS ARCHIVOS
LATERALES HORIZONTALES

Los documentos se
archivan uno al lado
del otro como los
Los documentos son
libros de estantería en
almacenados en plano,
una biblioteca.
uno encima del otro en
Normalmente se
carpetas, cajas,
archivan a su vez en
archivadores o cajones.
carpetas o cajas que
se colocan
paralelamente.
 POR LA FRECUENCIA DE CONSULTA

Aquel donde los documentos

Por lo general la fecha de
son consultados
ARCHIVOS emisión de los registros no
frecuentemente o que la
es superior a los cinco años
ACTIVOS: documentación por su valor
y es consultada más de
administrativo, legal, operativo
una vez al mes.
o fiscal no pierde vigencia.
 Se conservan los Su finalidad es
ARCHIVO documentos que han suministrar información
SEMIACTIVO: sido retirados del para comprobar
archivo activo finalizado operaciones realizadas.
el año fiscal.

Se conservan los
Se almacenan allí hasta la
documentos de consulta
ARCHIVO destrucción de los mismos
poco frecuente, que tienen
INACTIVO: una vez que ya han
utilidad temporal de
cumplido su función.
acuerdo a su valor.