Nombre del

Proyecto
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MEJORAS A LOS PROCESOS
DEL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
METODOLOGÍA DESARROLLO DE PROYECTO

INVERSIONES LA PAZ
Versión 2016.0.0.4
 METODOLOGÍA DE TRABAJO
• Participación en las soluciones.
• Involucramiento en el proyecto.
• Entrenamientos.
• Seguimientos y retroalimentación.

• Realizar y documentar mejoras.

PERSONAS • Implementar indicadores.
• Empoderar al líder del proceso.
• Definir acuerdos de servicio.
PROCESOS
MEJORA • Automatización del trabajo
manual.
CONTINUA • Modificaciones a software
PLATAFORMA actual.

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 Ó N
- MEJORA -C
ON
C I TR
M EDI CONTÍNUA OL
DOCUMENTACIÓN
-
METODOLOGÍA DE

-
- ESTANDARIZACIÓN -

¿QUIÉN?

SEGUIMIENTO ACTUALIZACIÓN
ROLES Y
RESPONSABILIDADES

¿CÓMO?

PERSONAL
PERSONAL ENTRENADO
ENTRENADO

POLÍTICAS
POLÍTICAS YY PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
DOCUMENTADOS YY ACTUALIZADOS
ACTUALIZADOS

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 CONTEXTO

PREGUNTAS ALCANCE

CONTENIDO
SUPUESTOS OBJETIVOS

ROLES Y
RESPONSABILIDADES METODOLOGÍA
 Definición del campo donde vamos a
trabajar:
CONTEXTO “COMPRENDER LA SITUACIÓN Y
TRABAJO DEL PROYECTO”

Estabilizar y mejorar el Documentar los procesos

proceso de “Ingresos del departamento de
Diarios de Caja”. Contabilidad.
CREACIÓN Y
PRIORIZACIÓN
DEL PORTAFOLIO
DE PROYECTOS

INICIATIVA 1 INICIATIVA 2

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 ALCANCE DEL PROYECTO Especificación de entregables:
1. “Que aplica”
2. “Que no aplica”
- Este proyecto contempla las siguientes iniciativas: 3. “Al final que se entregara”

Estabilizar el proceso de “Ingresos Diarios de Caja”,

1
buscando realizar el diagnóstico de la situación actual,
documentación e implementación de las mejoras, la definición
INICIATIVA de los indicadores y el establecimiento de los mecanismos de
sostenibilidad del proceso.

Esta primera fase incluye el proceso para Jetstereo, Ultramotor,

Motomundo, Multicréditos y CosmoModa Honduras.

Elaborar un mapa de todos los procesos realizados en

2
Contabilidad, buscando obtener un panorama completo de la
operación con el fin de que este trabajo permita la
priorización de los siguientes proyectos a implementar en el
INICIATIVA
departamento.

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 OBJETIVOS DEL PROYECTO 1. “REALISTAS”
2. “MEDIBLES”

- Lograr un cumplimiento del 100% de los aspectos a continuación

descritos:

1. Mejorar y estandarizar el proceso de “Ingresos

Diarios de Caja” en las empresas del grupo.
INICIATIVA 1 2. Establecer un sistema de indicadores de medición y
seguimiento a los procesos mejorados.

1. Elaborar un mapeo de todos los procesos

generados por el departamento de Contabilidad INICIATIVA
del grupo.
2
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 Lanzamiento del proyecto
1
Diagnóstico de situación actual
2
Definición y creación de las propuestas de
mejoras 3
4
METODOLOGÍA

Revisión y ajuste a las propuestas de mejoras

INICIATIVA 1

Aprobación
5
Implementación
6
Seguimiento y Control
7
“EL COMO” Presentación de Resultados
8
Entrega y cierre de proyecto
9
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METODOLOGÍA INICIATIVA 2

Lanzamiento del proyecto

1
Diagnóstico de situación actual
2
Presentación de Resultados
3
Entrega y cierre de proyecto
4
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS | INVERSIONES LA PAZ 9
LANZAMIENTO DEL PROYECTO
Objetivo de fase: Definir los aspectos generales del proyecto y formalizarlos entre los
interesados.
Entregables: Alcance del proyecto, Roles y Responsabilidades del equipo de proyecto.

RESPONSABILIDADES

OyM ÁREA DE NEGOCIOS

1. Nombrar y formalizar el equipo de trabajo.

1. Documentar y aclarar el
alcance del proyecto.
2. Definir el equipo de
trabajo que apoyará el
proyecto.
2. Establecer la prioridad del proyecto y el porcentaje
de tiempo a dedicar por parte del equipo de trabajo.
3. Definir y llegar a un acuerdo sobre el alcance del
proyecto.
4. Definir el plan de comunicación a los interesados del
proyecto.
5. Dar un nombre al proyecto.

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 DIAGNÓSTICO DE SITUACIÓN ACTUAL
Objetivo de fase: Comprender el funcionamiento de los procesos, indicadores actuales y
realizar el plan de trabajo detallado.
Entregables: Presentación de resumen de los datos obtenidos, Plan de trabajo

RESPONSABILIDADES

OyM ÁREA DE NEGOCIOS

1. Standing in the circle. 1. Transferir conocimientos del proceso a OyM.

2. Realizar entrevistas.
3. Tomar tiempos.
4. Documentar procesos
actuales.
5. Levantar estadísticas para
medir mejora después de
los cambios.
6. Elaborar el plan de trabajo.
2. Apoyar con la documentación de estadísticas y facilitar
los datos.
3. Documentar todos los puntos que requieren aclaración o
documentación.
4. Participar activamente en todo el proceso.
5. Ceder tiempo para:
a) Levantamientos c) Reuniones de trabajo
b) Entrevistas d) Resolver dudas
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DEFINICIÓN Y CREACIÓN DE LAS PROPUESTAS DE MEJORAS
Objetivo de fase: Investigar, evaluar y proponer una serie de mejoras que permitan
alcanzar los objetivos del proyecto.
Entregables: Documentos formales con las propuestas de mejora.

RESPONSABILIDADES

OyM ÁREA DE NEGOCIOS

1. Investigar sobre mejores 1. Participar en talleres de calidad para proponer

prácticas. mejoras.
2. Proponer cambios y mejoras. 2. Validar que la documentación cumpla con los
lineamientos requeridos.
3. Evaluar viabilidad de
3. Identificar/definir/proponer oportunidades de mejora
propuestas.
a los procesos.
4. Presentar avances a los
4. Validar que se esté cumpliendo con el alcance
interesados.
esperado.
5. Presentar documentación que 5. Retroalimentar a OyM acerca de los documentos
aplique a Auditoría. ORGANIZACIÓN y/o información
Y MÉTODOS presentada.
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REVISIÓN Y AJUSTE A LAS PROPUESTAS DE MEJORAS
Objetivo de fase: Corroborar la calidad y conformidad de cada uno de los productos
esperados.
Entregables: Visto bueno por parte de la Gerencia que especifica la conformidad de cada
producto entregado.
RESPONSABILIDADES

OyM ÁREA DE NEGOCIOS

1. Presentar los 1. Entender los resultados obtenidos.

resultados. 2. Llegar a acuerdos sobre el impacto final esperado.
3. Aclarar a OyM cualquier aspecto que no se muestre claro
2. Aclarar dudas previo según los datos presentados.
a la implementación. 4. Proponer mejoras/ ajustes a la documentación/
3. Realizar ajustes a las metodología de entrenamientos/ fechas.
propuestas según 5. Comunicar a los interesados del proyecto los avances y
retroalimentación hallazgos.
del área de 6. Definir el calendario detallado de entrenamientos y
negocios. prioridades.
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS | INVERSIONES LA PAZ 13
 APROBACIÓN
Objetivo de fase: Formalizar la aceptación de cada uno de los productos recibidos.

Entregables: Documentos del nuevo proceso firmados por la Gerencia.

RESPONSABILIDADES

OyM ÁREA DE NEGOCIOS

1. Firmar en señal de aprobación cada uno de los

1. Presentar los documentos documentos recibidos.
requeridos. 2. Obtener visto bueno por parte de Auditoría.
3. Visto bueno para la implementación.

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS | INVERSIONES LA PAZ 14

 IMPLEMENTACIÓN
Objetivo de fase: Realizar mejoras, entrenar al personal correspondiente y socializar con cada
una de las áreas que se verán directamente relacionadas con los cambios aprobados.
Entregables: Mejoras implementadas, documentos de entrenamiento, personal entrenado y
evaluado.
RESPONSABILIDADES

OyM ÁREA DE NEGOCIOS

1. Preparar entrenamientos y a 1. Participar en todo el proceso de entrenamientos.

entrenadores. 2. Dedicar el tiempo justo para ser entrenados en el
2. Identificar puntos que proceso y en cómo entrenar (en el caso de los
requieren ajustes en el encargados de entrenamientos).
entrenamiento.
3. Retroalimentar a OyM sobre la metodología definida
3. Tomar tiempos.
para entrenar.
4. Obtener estadísticas de la
4. Identificar puntos que requieren ajustes y comunicar
nueva implementación.
a OyM.
5. Apoyar al área de negocios
en la evaluación. 5. Apoyar con documentación de las estadísticas del
proceso.
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS | INVERSIONES LA PAZ 15
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Objetivo de fase: Definir la metodología de auditorías y seguimiento que soporte y sostenga el
cumplimiento y actualización del proceso.
Entregables: Documentación formal de la metodología definida para seguimiento y auditoría del
proceso.
RESPONSABILIDADES

OyM ÁREA DE NEGOCIOS

1. Proponer al área de 1. Revisar y analizar la metodología propuesta por OyM.

negocios la metodología
adecuada según sus 2. Sugerir cualquier cambio o modificación a la
necesidades. metodología propuesta.
2. Entrenar al personal en la
metodología de 3. Confirmar la aceptación y aprobación de la
seguimiento. metodología propuesta.
3. Aclarar dudas.
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PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
Objetivo de fase: Comunicar los resultados obtenidos una vez se haya realizado la
implementación.
Entregables: Presentación con resumen comparativo de los datos del antes y el después de
la implementación.

RESPONSABILIDADES

OyM ÁREA DE NEGOCIOS

1. Entender los resultados obtenidos.

1. Consolidar toda la
información requerida y 2. Aclarar a OyM cualquier aspecto que no se
elaborar presentación. muestre claro según los datos presentados.
3. Ajustar alcance del proyecto debido a cualquier
2. Presentar los resultados. hallazgo o estadística que amerita una prioridad.
3. Aclarar dudas. 4. Comunicar a los interesados del proyecto los
resultados obtenidos.

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS | INVERSIONES LA PAZ 17

ENTREGA Y CIERRE DE PROYECTO
Objetivo de fase: Realizar formal entrega de la documentación esperada y determinar
pasos futuros para la mejora continua del proceso. ¡Celebrar!
Entregables: - Mapa de Procesos Global Contabilidad
- Proceso mejorado de “Ingresos Diarios de Caja”
- Metodología de seguimiento y control de mejoras

RESPONSABILIDADES

OyM ÁREA DE NEGOCIOS

1. Entregar última versión de los 1. Llenar y firmar hoja cierre de proyecto

documentos en formato PDF y una especificando aceptación y la revisión
versión impresa, como formalidad. de cumplimiento del alcance y objetivos
2. Realizar recomendaciones sobre los planificados.
siguientes pasos para la mejora
2. Definir y llevar a cabo la celebración.
continua del proceso.

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS | INVERSIONES LA PAZ 18

ROLES Y RESPONSABILIDADES POR ÁREA
1. Generar visualización del estado del proyecto completo a los

CONTABILIDAD
interesados.
2. Comunicar el proyecto a sus asociados además de cuáles son
los objetivos y aclarar el papel de OyM durante el proceso.
3. Evaluar la calidad de los productos a recibir.
4. Revisar documentación necesaria con el departamento de
Auditoría.
5. Definir los recursos que apoyarán en el desarrollo del
proyecto.
6. Apoyar a OyM en los casos que se requiera ejercer autoridad
sobre algún aspecto que
1. Generar esté afectando
la visualización el correcto
del estado del proyecto completo al cliente y/o

OyM
desarrollo del plan.patrocinador.
2. Ser facilitador durante todo el proceso de ejecución del proyecto.
3. Cumplir y velar por el adecuado desarrollo de cada una de las fechas y
compromisos acordados con el objetivo de no retrasar las fechas de entrega
del proyecto.ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS | INVERSIONES LA PAZ 19
ROLES Y RESPONSABILIDADES POR CARGO
1. Planificación e integración de todos los recursos requeridos para la ejecución total del
LÍDER DEL
PROYECTO proyecto.
2. Coordinar con todos los líderes de los subproyectos sobre la ejecución de las
actividades.
3. Elaborar reportes semanales de los avances del proyecto al cliente.
4. Convocar reuniones con cliente, patrocinador del proyecto y/o cualquier otro miembro
del equipo.
5. Validar la ejecución de las implementaciones en cada fase del proyecto.
6. Dirigir y coordinar a todos los miembros participantes en la ejecución de las
actividades.
7. Convocar a reuniones para seguimiento u otros aspectos relevantes del proyecto.
8. Comunicar sobre asuntos relevantes y/o cruciales del proyecto al cliente.
9. Velar por el cumplimiento de las actividades.
10.Validar que todas las áreas involucradas en el proyecto estén informadas del desarrollo
de las actividades.
11.Proponer nuevos cambios o estrategias para la buena ejecución del proyecto.
12.Nombrar a un segundo para seguimientos del proyecto por incapacidades o
situaciones de fuerza mayor.
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS | INVERSIONES LA PAZ 20
13.Ejecutar el cierre del proyecto (cuadro de lecciones aprendidas, validaciones y criterios
ROLES Y RESPONSABILIDADES POR CARGO

1. Proveer todos los recursos y apoyo al proyecto.

2. Informar ante los directivos el desarrollo del proyecto.
PATROCINADOR 3. Toma de decisiones relevantes sobre el proyecto.
4. Autorización de cambios del proyecto.
5. Validar el producto final.

1. Revisión final de cada entregable del proyecto.

2. Toma de decisiones relevantes al proyecto.

CLIENTE 3. Proveer los recursos de apoyo para la ejecución de

actividades.
4. Realiza observaciones inherentes al desarrollo del producto
esperado.
5. Informar al patrocinador sobre avances del proyecto.
6. Apoyar en ciertas actividades asignadas.
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS | INVERSIONES LA PAZ 21
ROLES Y RESPONSABILIDADES POR CARGO

1. Recibir instrucciones del líder del proyecto.

Responsabl 2. Ejecutar de manera eficiente el cronograma y las
actividades.
e DE 3. Comunicar a tiempo al líder del proyecto cualquier
ACTIVIDADES dificultad en el desarrollo de las actividades.

1. Elaborar calendarios de entrenamientos.

ENCARGADO DE
2. Elaborar exámenes y presentación para entrenamientos.
IMPLEMENTACIÓN 3. Realizar los entrenamientos asignados y dar el
seguimiento debido.

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS | INVERSIONES LA PAZ 22

 Aspectos que damos por Hecho y
que son necesarios para cumplir en
Supuestos tiempo y alcance
“DEBE SER CIERTO”

El personal involucrado por parte de CONTABILIDAD tiene la

disponibilidad total para las actividades asignadas en el proyecto.

El personal involucrado sabe y conoce los procesos desarrollados en el

departamento de CONTABILIDAD.

Brindarán el tiempo necesario y las actividades asignadas serán entregadas

en las fechas previstas según el plan de acción.

La Gerencia brindará apoyo a OyM para facilitar el cumplimiento del proyecto.

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS | INVERSIONES LA PAZ 23

PREGUNTAS

¿Parte del alcance sería documentar y estandarizar el proceso

1 en Caja en tienda?

2 ¿Priorización de iniciativas?

3 ¿Qué recursos estarán involucrados en el proyecto?

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS | INVERSIONES LA PAZ 24