Unidad 1 FUNCIONES ATRIBUIBLES
CONTRALORÍA
Función de planeación financiera
Función de organización
Función contable
Función control
Función de información
Funciones especiales
Contraloría
A LA
Al finalizar la unidad de aprendizaje, el
estudiante estará en capacidad de:
- Aplicar adecuadamente los criterios necesarios
para desempeñar las funciones aplicables al
contralor.
- Identificar responsabilidades del contralor.
- Diseñar procedimientos y controles para
optimizar los recursos de la empresa.
MAF. Lic. Tito Diomesis Montano
 1. FUNCION DE CONTROL

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano
Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano
Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano
Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano
2. Función de planeación financiera:
La planeación financiera es parte esencial de la estrategia financiera de la compañía.
Los planes como los presupuestos de caja y los Estados Financieros pro forma
representan una guía, a la compañía para lograr sus objetivos. Aunque los Estados
Financieros proyectados son un buen punto de partida, la solvencia de compañía
depende del efectivo.
La planeación del efectivo es la columna vertebral de las empresas. Sin ello, se
ignoraría si se dispone de suficiente efectivo para respaldar las operaciones o si se
necesita de financiamiento bancario. Las compañías que, de manera constante, tienen
carencias de efectivo y que además requieren de préstamos de último momento
pueden descubrir que es muy difícil encontrar un banco dispuesto a otorgarles crédito.
(Es la decisión que toman los altos ejecutivos).

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

 3. Función de organización:

Organización: Es un sistema de actividades coordinadas

formado por dos o más personas; en el cual la cooperación
entre ellas es esencial para la existencia de la organización.
Una organización solo existe cuando hay personas capaces de
comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente
para obtener un objetivo común.

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

 Su importancia
1.La organización, por ser elemento final del aspecto teórico, recoge completamente y
llega hasta sus últimos detalles todo lo que la planeación ha señalado respecto a cómo
debe ser una empresa.
2.Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones han hecho
perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración, dando
lugar a que la contrapongan a ésta última, como si la primera representara lo teórico y
científico, y la segunda lo práctico y empírico. Esto es inadecuado, por todo lo que hemos
visto antes.

3.Tiene también gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos
teóricos que Urwiek llama mecánica administrativa, y los aspectos prácticos que el
mismo autor conoce bajo la denominación de dinámica: entre"lo que debe ser", y "lo
que es"
Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano
 Principios

Existen nueve principios que proporcionan la pauta

para establecer una organización racional, se
encuentran íntimamente relacionados y son:

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

 1. Del objetivo.
Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse
con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir, la existencia de un puesto sólo es
justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.

Este principio a primera vista parece obvio, sin embargo, la realidad muestra que
muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos
inútiles, que en nada contribuyen a lograr los objetivos, sino que, al contrario, sólo
ocasionan gastos innecesarios. no hay que confundir a los sistemas organizacionales
con sistemas burocráticos o de papeleo excesivo; al organizar es necesario tener
presente que la finalidad primordial de la organización es promover la eficiencia,
simplificar el trabajo y no complicarlo
Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano
 2. Especialización.
Este principio fue establecido por Adam Smith hace 200 años; afirma
que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a
la ejecución de una sola actividad.
El trabajo se realizará más fácilmente si se subdivide en actividades
claramente relacionadas y delimitadas. Mientras más específico y menor
sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y
destreza.

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

 3. Jerarquía
Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane
la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales
la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e
ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más
bajo. Este principio establece que la organización es una
jerarquía.

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

 4. Paridad
De autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad
conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para
cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una
persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad
necesaria para poder realizarlo.
De la misma manera que resulta absurdo conceder autoridad para
realizar una función, a un empleado, si no se le hace responsable por
los resultados

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

 5. Unidad de mando

Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y

decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los
subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho
de que un empleado reciba órdenes de dos o más jefes sólo
ocasionará fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

 6. Difusión.
Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada
puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y
ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miembros dela
empresa que tengan relación con las mismas. Por otra parte, la
descripción de labores no debe hacerse con demasiado detalle.

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

 7.Amplitud
El tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de
subordinados que deben reporta a un ejecutivo, de tal
manera que éste pueda realizar todas sus funciones
eficientemente.

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

 8. De la coordinación
Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en
equilibrio. Un ejemplo de esto puede ser que de nada servirá contar con
departamentos de mercadotecnia y finanzas muy eficientes, si la
transportación es tan mala que la compañía difícilmente desplaza sus
mercancías.

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

 9. Continuidad.
Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere
mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio
ambiente. La organización que es apropiada para la empresa en un
momento dado, puede no serlo posteriormente; por lo mismo, alguien
debe tener asignada la responsabilidad de observar la estructura
organizacional y sugerir los ajustes y modificaciones necesarios.

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

 Estructura organizacional
La estructura organizacional se refiere a la forma en que se
dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización
en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados,
entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados.
Los departamentos de una organización se pueden estructurar,
formalmente, en tres formas básicas: por función, por
producto/mercado o en forma de matriz.

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

 1. Organización funcional

La organización por funciones reúne, en un departamento,

a todos los que se dedican a una actividad o a varias
relacionadas, que se llaman funciones.
Por ejemplo, una organización dividida por funciones
puede tener departamentos para producción,
mercadotecnia y ventas.

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

 2.Organización por producto/mercado

La organización producto/mercado, con frecuencia llamada

organización por división, reúne en una unidad de trabajo a
todos los que participan en la producción y comercialización de
un producto o un grupo relacionado de productos a todos los
que están en cierta zona geográfica o todos los que tratan con
cierto tipo de cliente.

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

 La organización matricial
La estructura matricial, en ocasiones llamada "sistema de mando múltiple",
es un producto híbrido que trata de combinar los beneficios de los dos
tipos de diseño, al mismo tiempo que pretende evitar sus inconvenientes.
Una organización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de
estructura al mismo tiempo. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es
decir, trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de manso es la de
funciones o divisiones, el tipo que se diagrama en forma vertical en las
gráficas que anteceden. El segundo es una disposición horizontal que
combina al personal de diversas divisiones o departamentos funcionales
para a formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un
gerente de proyecto o grupo, que es experto en el campo de
especialización asignado al equipo.
Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano
 4. Función contable.
La contabilidad, siendo un sistema que permite llevar el control de todas las
transacciones de una organización, necesita realizar las siguientes funciones
fundamentales:
- Ordenar y archivar la documentación que respalda las operaciones contables.
- Clasificar la información, para determinar en qué parte del balance de aplicarán
las operaciones: en activo, en pasivo, en patrimonio, en ingresos o en egresos.
- Registrar las operaciones contables en los libros autorizados, según lo
determinan las leyes de cada país.
- Informar sobre los resultados obtenidos en las transacciones de la organización,
en un período determinado.
Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano
 Esquema de funciones:

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

Clasificación de funciones de la contabilidad.
1. FUNCION HISTORICA
1.1. Registro cronológico de los hechos
2. FUNCION ECONOMICA
2.1. Es el proceso que se sigue para la obtención de productos
3. FUNCION ESTADISTICA
3.1. Reflejo de hechos económicos en cantidades que dan una visión real
4. FUNCION FINANCIERA
4.1. Analiza la obtención de los recursos.
5. FUNCION FISCAL
5.1. Saber cómo le afecta las disposiciones fiscales es decir conocer todos los impuestos
6. FUNCION LEGAL
6.1. Conocer los artículos del código de comercio y otras leyes mercantiles.

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

 5. Función de información
El contralor es la persona que orienta a la administración en el manejo de las finanzas y controla
y protege las propiedades de la empresa, requiere un flujo continuo de informaciones en lo
relativo a las operaciones de la empresa y en cuanto a los balances que presentan las partidas
más importantes del capital de trabajo, estas informaciones provienen fundamentalmente de los
departamentos dependientes de la contraloría, también reciben información de los órganos de
operaciones de la empresa.
Los informes, reportes, análisis, razones, índices, que requiera el contralor tendrán una
periodicidad acorde a las necesidades de datos.

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

Cuando las informaciones recibidas por la contraloría no llenan las características requeridas
y presentan diferencias al referenciarlas que no pueden ser determinadas por los órganos
encargados del área, el contralor ordenara al departamento de auditoria interna que haga
un análisis minucioso de las fallas detectadas en el informe y que analice las causas de la
diferencia, presentando un informe con las recomendaciones del departamento para
corregir las debilidades, en razón de que es función principal de este órgano prevenir o evitar
errores y fraudes, así como mejorar la eficiencia del sistema de control establecidos y la
eficiencia de la administración.
Informe que debe suministrar la contraloría.
Aporte de los informes básicos que requiere la administración, los cuales la contraloría debe
acompañar siempre con notas explicativas, avaladas por índices, razones y análisis
complementarios.

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

 6. FUNCION ESPECIAL
El contralor llega a un compromiso especial de reportes
financieros y administrativos relacionadas a otras áreas .

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano

Contraloría MAF. Lic. Tito Diomesis Montano