Contenido Modulo II Servicio Al Cliente

Centro de la Tecnología del
Diseño y la Productividad
Empresarial, Girardot
________________________
Regional Cundinamarca
Organización de Archivos
Administrativos
Centro de la Tecnología del Diseño y
la Productiviad Empresarial Girardot,
Fundamentos Básicos
de la Administración
Documental
Centro de la Tecnología del Diseño
y la Productiviad Empresarial
Girardot, Regional Cundinamarca
Tabla de
Contenido
1. Objetivos de los Archivos
2. Importancia de los Archivísticos.
3. Servicios de los Archivos
4. Clasificación de los Archivos
• Según su organización
• Según su uso
• Según su ciclo vital
• Según su naturaleza
5. Cualidades del Archivista
6. Sistemas de Clasificación de Archivos
7. Depósitos de Archivo
8. Condiciones Físicas y Técnicas de las
Instalaciones Locativas Destinadas Para Custodia y
Conservación de Archivos.
Tabla de
Contenido
9. Condiciones Ambientales
10. Instrumentos de Medición
Objetivos de los
Archivos
Los archivos cumplen con la funcionalidad de manejar, organizar y
custodiar la información. Pero dichas funcionalidades están directamente
relacionadas con la necesidad de cada organización. A continuación se
enuncian tres de los objetivos principales de los archivos.
Resaltar y Controlar y
Clasificar los Apoyar las
decisiones garantizar los
documentos procesos de la
según su Administrativas
organización
importancia y
contenido
Importancia de los
Archivos
Los archivos constituyen una parte fundamental en los recursos de información
Girardot, Regional Cundinamarca porque se convierten en la reseña institucional de cada entidad. Por tanto, se
deben reconocer ciertos tipos documentales de archivo, los cuales constituyen
su importancia, como lo son:
Valor Valor
Administrativo Contable: Valor Valor Jurídico:
: Es aquel que posee Histórico: Es el valor que tienen
Es aquel que posee un documento que los documentos que
Es aquel que posee
un documento para el sirve de explicación, se refieren a derechos
un documento como
área productora, justificación, y u obligaciones legales
fuente primaria para la
relacionada con un comprobación de las o jurídicas.
historia
trámite, asunto o operaciones contables
tema.. y financieras
Servicios de los
Archivos
Clasificación de los
Archivos
Centro de la Tecnología del Diseño Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido
en cada una de las etapas que presentan la tabla de
retención documental, es decir, archivo de gestión, central y
la disposición final.
Archivo Una sola dependencia

Centralizado controla toda la
documentación
Archivo Es independiente de todo
Según la Jerarquización
y composición
Descentralizado proceso archivístico
Organización de la entidad
Archivo
Descentralizado
Lo lleva cada dependencia y
la responsabilidad es del Jefe
con control de cada oficina
Descentralizado
Archivo Se maneja de acuerdo con las

Descentralizado necesidades de las
con control dependencias , el cual
Centralizado depende del archivo central.
Este archivo está compuesto por documentos
del año actual o años anteriores que se
Archivo Activo encuentren en proceso de tramitación como:
historias laborales, resoluciones, contratos y
demás documentos que se encuentren en el
proceso de consulta.
Según su Tiempo de cada

etapa documental,
según a los
Archivo Semi- Documentos que varían en su
Uso requerimientos de
la organización:
activo periodo de conservación y
consulta es menor.
su
Son los documentos con una

durabilidad perpetua en el periodo de
Archivo Inactivo conservación, de acuerdo con sus
disposiciones legales, fiscales,
comerciales o históricas.
Archivo de Es toda la documentación que se encuentra

Gestión depositada y está sujeta a consulta
administrativa por toda la organización.
Es la agrupación de documentos que

Según su De acuerdo al
tiempo que se
le asigne a Archivo Central
han sido transferidos por diferentes
archivos de gestión de cada
Ciclo Vital cada una de

sus etapas
dependencia respectiva; su consulta
no es tan frecuente, pero siguen en
vigencia.
Son aquellos documentos que se

transfieren desde el archivo central al
Archivo Histórico archivo de conservación permanente.
Pertenece a las entidades públicas.

Archivo Público Ejemplo: Escrituras de compraventa, Acta de
nacimiento
Son aquellos documentos que

Según su
Se clasifica de
acuerdo al tipo por su valor histórico,
de entidad que
Archivo Privado investigativo, científico o cultural
de Interés Público
Naturaleza se le realice el
proceso
archivo.
de
son de interés público
Ejemplo: diarios o cuadernos de
apuntes de algún científico
Son los documentos que

pertenecen a personas naturales
Archivo Privado o jurídicas.
Ejemplo: Pagare, contrato de
arrendamiento
Sistemas de
Clasificación de
Archivos
La ordenación es la operación de unir los

elementos o unidades de un conjunto
relacionándolos unos con otros, de acuerdo con
una unidad-orden establecida de antemano. En el
caso de los archivos, estos elementos serán las
series dentro de las secciones o las unidades
documentales dentro de las series.
Concepto
Se disponen los documentos en forma consecutiva,

progresivamente, obedeciendo a la numeración que
los identifica. Por ejemplo las cuenta Internas de los
usuarios de servicios públicos.
ENERGIA ACUEDUCTO
Cuenta interna N° 0464304-4 Cuenta interna N° 00927824
Ordinal
Consiste en colocar un documento detrás del otro en

forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la
documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta
en primer lugar el año, seguido del mes y al final día.
Ejemplo, consecutivo de correspondencia despachada
cuya ordenación puede ser:
2019, 02, 28
2019, 03, 01
2019, 03, 02
2019, 03, 03
Cronológico
La ordenación de los documentos por letras del alfabeto

( A – Z):
• Onomástico: Se utiliza para series documentales

compuestas por expedientes que permanecen
abiertos por lapsos grandes de tiempo, como historias
clínicas, expedientes académicos de alumnos.
Ejemplo:
ACOSTA LOPEZ Andrés

CASCANTE PEREZ José
CHAPARRO MEJIA María
Alfabéticos ECHEVERRI ARANGO Pedro
• Toponímico (o alfabético –geográfico): Se ordena la serie

documental alfabéticamente por nombres de lugares,
país, departamento, municipio, localidad, barrio. Siempre
teniendo en cuenta el criterio que mas se ajuste a la
documentación y las necesidades administrativas.
Ejemplo: Se ordenara por nombres de departamentos las
unidades de conservación que contiene los expedientes de
la serie “ asistencia técnica” que presta el Ministerio del
Interior y de Justicia a las Gobernaciones.
• Amazonas
• Arauca
• Boyacá
Alfabéticos • Cauca
• Temático: Se ordena las series y subseries documentales

por asunto o tema de su contenido.
Ejemplo:
• Estadísticas
• Informes
• Informes a organismos de control
• Informes de gestión
• Informes estadísticos
• Ordenes de pago
Alfabéticos
• Alfanuméricos: Se ordena la serie documental utilizando

a la vez orden alfabético y numérico cronológico. Los
datos que se cruzan no serán separables, siempre
estarán asociados.
Ejemplo: Los contratos de prestación de servicios cuya

ordenación se basa en el año de celebración del contrato y
el nombre del contratista:
• 2000 MARTINEZ DURAN, Jorge

• 2001 MONROY LOPEZ, Susana
Mixtos • 2001 TORRES GODOY, Guillermo
• También se puede utilizar en la ordenación de las series

de una dependencia cuando están representadas con
letras del alfabeto que identifican a la oficina productora,
seguido de los dígitos de series y subseries.
Ejemplo: En la oficina de Secretaria General:

• SG-01 Actas
• SG-01-01 Actas de Consejo Directivo
• SG-02 Acuerdos
• SG-04 Informes
Se evidencia la ordenación por oficina como la propia serie,

Mixtos permitiendo ubicar físicamente por procedencia y por series
documentales.
• Ordinal Cronológico: Aplica a series documentales

cuyas unidades son numéricas simples y a la vez
cronológicas, (resoluciones, acuerdos, y decretos), las
cuales se controlan en primer lugar por el número de la
unidad documental y después por el cronológico.
Ejemplo:
• 0001 2002, 01, 31
• 0002 2002, 01, 31
• 0003 2002, 02, 02
• 0004 2002, 03, 04
Mixtos
Cualidades del
Archivista
Centro de la Tecnología del Diseño Son aquellas características de las personas encargadas
con conocimiento del proceso archivístico, para mayor
efectividad y eficacia en el manejo del archivo:
Depósitos de
Archivo
Lugar destinado exclusivamente para la

administración, organización y conservación
de los documentos del archivo
Concepto
1. Principio de Independencia.
2. Principio de Amplitud.
3. Principio de Seguridad
4. Principio de Funcionalidad
5. Principio de Dignidad
Principios
En la medida en que se centralice el manejo

de la documentación, crece la importancia y la
responsabilidad del archivo. Ello asegura el
control, la integridad y la seguridad de la
documentación en custodia.
Independencia
El acervo documental de una organización

tiene como constante su continuo crecimiento.
Se debe proyectar un depósito lo suficiente
amplio para custodiar la documentación
actual, sino además con una capacidad para
20 a 25 años
Amplitud
Es aquel depósito que esta ubicado en el

lugar más óptimo para la conservación de la
documentación, aislado de la acción de
agentes ambientales, físicos y químicos.
Seguridad
Cumple la función administrativa de conservar

la memoria institucional. La ubicación
funcional de un archivo permite el fácil acceso
de sus usuarios, evitando largos y
dispendiosos desplazamientos.
Funcionalidad
La aplicación de este principio sólo es posible

tras un proceso de sensibilización dirigido a
las directivas de la institución, en el cual se
les haga ver lo importante que es tener un
local dotado para la conservación de la
memoria institucional, base fundamental en la
toma de decisiones.
Dignidad
Condiciones Físicas y Técnicas de la

Instalaciones Locativas Destinadas
Para la Custodia y Conservación de
los Archivos
 049 de 2000:Condiciones de Edificios y locales destinados

para archivo
 037 de 2002: Especificaciones técnicas y los requisitos para

contratar servicios de deposito, custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos de archivo.
UBICACIÓN
DISTRIBUCIÓN
ESTRUCTURA
ALMACENAMIENTO
CONDICIONES GENERALES DE
SALVAGUARDA DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
 Sin riegos de humedad o problemas de

inundación.
 Lejos de industrias contaminantes.
 Amplio
 Seguro
Ubicación
 Las áreas destinadas para la custodia de la

documentación deben contar con elementos

de control y aislamiento que garanticen la
seguridad de los acervos.
 La zonas de trabajo archivístico, consulta, y

prestación de servicios estará aislada de la
zona de almacenamiento.
Distribución  Las áreas técnicas tendrán relación con la

de deposito.
 Estantería de 2, 2 mts. de alto
 Suelo con soporte de 1200 K/ Mtr^2 o

mayor
 Estar construido con material ignífugo

(resistente al calor y fuego), incluyendo
pintura.
Estructura
Los depósitos se dimensionarán teniendo en

cuenta:
 Manipulación, transporte y seguridad de la

información.
 Adecuación climática para la conservación
Almacenamiento
ESTANTERIA
DISTRIBUCIÓN DE ESTANTERIA
MOBILIARIO PARA OBRAS DE GRAN FORMATO
ARCHIVADORES VERTICALES
MOBILIARIO PARA DOCUMENTOS DE OTROS

FORMATOS
CONTENEDORES
ÁREAS DE DEPÓSITO
 Construidas en láminas metálicas
y la Productiviad Empresarial anticorrosivas, solidas, y con recubrimiento
horneado químicamente estable.
 Debe tener una altura de 2,20 mts, y cada

bandeja soportar un peso de 100 Kg/mt
lineal.
 Las baldas inferior por lo menos a 10 cm del

piso y la superior máximo 180 cm.
 Los acabados en los bordes y ensambles

Estantería de piezas deben ser redondeados para
evitar desgarres en la documentación.
 El espacio entre muro y estantería debe ser
de mínimo 20 cms.
 El espacio entre cada modulo de estantes

debe ser mínimo de 70 cms, y el corredor
central de 120 cms.
 Debe tener un sistema de identificación

acorde con la signatura topográfica. (Es un
código alfanumérico que se coloca de
manera visible, normalmente en el lomo del
Distribución libro, y permite su localización física en la
Estantería estantería de la biblioteca)
 Deberán dimensionarse para contener un

número de obras, cuyo peso y volumen no
dificulte su manipulación.
 Deben poseer sistemas de rodamiento que

disminuyan la fricción y vibraciones.
Mobiliario Para
Obras de Gran
Formato
 Utilizados como mobiliario de oficina, deben

elaborarse en materiales estables para la
conservación y proyectarse de acuerdo con
la producción documental.
Archivadores
Verticales
 Se deben contemplar sistemas de

almacenamiento especiales como
gabinetes, armarios, o estantes con
diseños desarrollados acordes con las
necesidades.
Mobiliario Para
Documentos
En Otros
Formatos
 Se recomienda utilizarlos para albergar

folios sueltos, legajos, libros, o tomos.
 Deben ser elaborados en cartón neutro.
Contenedores
Condiciones
Ambientales
Instrumentos de
Medición
Busca identificar la temperatura ambiente

y las condiciones climáticas de las
operaciones en el recinto.
Termómetro
Ayuda a identificar el nivel de humedad

que contiene el lugar en donde reposan
los documentos.
Higroscopio o
Higrómetro
Estos aparatos miden tanto la temperatura

como la humedad, al mismo tiempo. En la
actualidad son sofisticadas máquinas
prácticas de tipo digital.
Termo
higrómetro
digital y
análogo
Es un aparato que se emplea para medir

el nivel de iluminación, a través de una
celda fotoeléctrica que capta la intensidad
lumínica, y la refleja mediante impulsos
eléctricos.
• El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux.

• La radiación ultravioleta no debe superar los 70 micro vatios/lumen y su incidencia directa
sobre la documentación y unidades de conservación.
• La iluminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja intensidad colocando
filtros ultravioleta.
Luxómetro •
•
La utilización de luz incandescente o halógena se evaluará en relación con las
condiciones de temperatura que se deban proporcionar
Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
Este aparato está elaborado con una

celda transparente a través de la cual
capta la oscuridad a través de una lectura
en grados.
Densitómetro
Del tema un mapa conceptual
Ejercicio clasificación de Archivo
Actividad

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Centro de la Tecnología del

Archivo Una sola dependencia

Archivo Es independiente de todo

Archivo Se maneja de acuerdo con las

Según su Tiempo de cada

Son los documentos con una

Archivo de Es toda la documentación que se encuentra

Es la agrupación de documentos que

Ciclo Vital cada una de

Son aquellos documentos que se

Pertenece a las entidades públicas.

Son aquellos documentos que

Son los documentos que

La ordenación es la operación de unir los

Se disponen los documentos en forma consecutiva,

Consiste en colocar un documento detrás del otro en

La ordenación de los documentos por letras del alfabeto

• Onomástico: Se utiliza para series documentales

ACOSTA LOPEZ Andrés

• Toponímico (o alfabético –geográfico): Se ordena la serie

• Temático: Se ordena las series y subseries documentales

• Alfanuméricos: Se ordena la serie documental utilizando

Ejemplo: Los contratos de prestación de servicios cuya

• 2000 MARTINEZ DURAN, Jorge

• También se puede utilizar en la ordenación de las series

Ejemplo: En la oficina de Secretaria General:

Se evidencia la ordenación por oficina como la propia serie,

• Ordinal Cronológico: Aplica a series documentales

Lugar destinado exclusivamente para la

En la medida en que se centralice el manejo

El acervo documental de una organización

Es aquel depósito que esta ubicado en el

Cumple la función administrativa de conservar

La aplicación de este principio sólo es posible

Condiciones Físicas y Técnicas de la

 049 de 2000:Condiciones de Edificios y locales destinados

 037 de 2002: Especificaciones técnicas y los requisitos para

 Sin riegos de humedad o problemas de

 Lejos de industrias contaminantes.

 Las áreas destinadas para la custodia de la

documentación deben contar con elementos

 La zonas de trabajo archivístico, consulta, y

Distribución  Las áreas técnicas tendrán relación con la

 Estantería de 2, 2 mts. de alto

 Suelo con soporte de 1200 K/ Mtr^2 o

 Estar construido con material ignífugo

Los depósitos se dimensionarán teniendo en

 Manipulación, transporte y seguridad de la

 Adecuación climática para la conservación

MOBILIARIO PARA OBRAS DE GRAN FORMATO

MOBILIARIO PARA DOCUMENTOS DE OTROS

 Debe tener una altura de 2,20 mts, y cada

 Las baldas inferior por lo menos a 10 cm del

 Los acabados en los bordes y ensambles

 El espacio entre cada modulo de estantes

 Debe tener un sistema de identificación

 Deberán dimensionarse para contener un

 Deben poseer sistemas de rodamiento que

 Utilizados como mobiliario de oficina, deben

 Se deben contemplar sistemas de

 Se recomienda utilizarlos para albergar

 Deben ser elaborados en cartón neutro.

Busca identificar la temperatura ambiente