Project Management – Introducción – Clase 3 – Cuestiones “blandas” en

la gestión de un proyecto
Project Management – Introducción – Clase 3 – Cuestiones “blandas” en
la gestión de un proyecto

Objetivo
• Entender la necesidad de la completa identificación de los interesados de un proyecto
• Entender las distintas necesidades de cada interesado
• Conocer e identificar las requerimientos de comunicación,
• Conocer para evitar los más comunes errores relacionados a una mala gestión de
interesados o de comunicación dentro de un proyecto
• Conocer conceptos de calidad

Temario
• Quien es el Sponsor?, quien es el usuario? A quienes afecta este proyecto? :
Interesados de un proyecto.
• Como identificar para gestionar los requerimientos y las expectativas de cada
interesado.
• Errores más comunes relacionados a la “no gestión de los interesados”
• Gestión de los recursos humanos: como armar para gestionar un equipo de trabajo y
no fracasar en el intento. (y que no fracase el proyecto…)
• Calidad del proyecto vs. Calidad del producto
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la gestión de un proyecto
Interesados de un proyecto

La Los miembros
organización de equipo de
ejecutante proyecto

El cliente El Estado

Grupos o
El Sponsor
Asociaciones

Los interesados del proyecto,

denominados en inglés stakeholders;
El Gerente de son todas aquellas personas u
Proyecto organizaciones cuyos intereses puedan La comunidad
ser afectados (positivamente o en general
negativamente)
como resultado de la ejecución o
finalización del proyecto
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la gestión de un proyecto

Sponsor de un proyecto Define la visión

del proyecto y
la comunica al
Gerente del
proyecto

El rol del patrocinador (Sponsor) es

fundamental para la ejecución exitosa de
proyectos en cualquier área profesional, pues Es el dueño
es quien realiza la principal labor de del caso de
promoción y la procura del apoyo necesario negocio
dentro de la organización

Asegura que
los beneficios
del proyecto
sean obtenidos
de su ejecución
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la gestión de un proyecto

Puede estar involucrado

en toma de decisiones principal vocero de un Comunica a la
cuando estas implican proyecto organización su
altos riesgos, según importancia y
criterios previamente ganarapoyo para el
establecidos mismo

Puede estar
Sponsor
involucrado en
actividades clave de
la gestión, tales
de un Guia al proyecto
durante el proceso de
como autorizar
cambios y revisiones
de fin de fase
proyecto selección hasta que
es autorizado

Sirve como un nivel de Participa activamente

escalamiento de en la definición del
impedimentos para alcance inicial y
Gerente de Proyecto. Project charter
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la gestión de un proyecto

Que no debe hacer un sponsor!

“Sobre- Dedicar
gestionar” el tiempo al
proyecto, en Gerente de
No proteger al
No entender ni lugar de saber Ser indiferente Proyecto pero
proyecto de
asumir su rol guardar cierta al proyecto: bajo
los cambios
distancia y constantes
desempeñar su interrupciones
rol .
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en la gestión de un proyecto

Ejemplo: Hay que pintar la habitación de los chicos!

Desarrollo del ejemplo….

Interesados Positivos Los chicos, la familia en general

Los pintores, la seguridad del edificio

Los padres

Interesados Negativos Los vecinos (porque?)

El encargado (porque?)

Algún otro?

Quien es el sponsor? ……
Sponsor
Yo no, yo ejecuto el proyecto, la tia Norma es la que puso la plata, es un regalo para los chicos
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Como identificar para gestionar los requerimientos y las expectativas

de cada interesado?

En este ejemplo, el
El presidente de la Patrocinador es el
Una editorial solicita
empresa de presidente de la
a una empresa de
informática designa a empresa de
informática que
un director de informática, el cliente
desarrolle un
proyecto para que se sería la editorial y el
software para un
haga cargo del usuario es la persona
nuevo libro
desarrollo del que compra el libro
electrónico
proyecto software electrónico en el
mercado
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la gestión de un proyecto
Como identificar para gestionar los requerimientos y las expectativas
de cada interesado?

El técnico está interesado en alcanzar la El gerente comercial lo único que

quiere es terminar el proyecto en pocos días para que
máxima velocidad de conexión
no aparezca la competencia

Conflicto de Intereses:
Ej. Proyecto desarrollo de una
nueva tecnología de celulares

El gerente financiero ambiciona no El accionista desea una rentabilidad

invertir más de $100.000 en investigación superior al 40%
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Tienen
necesidades
y
expectativas

Pueden Interesados Dan soporte

tener poder Ellos ejercen influencia sobre el al proyecto
de veto proyecto y sus resultados

Pueden
requerir
cambios
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Debemos
detectarlos en
forma temprana

Interesados:
Hay que
¿Cómo trabajar Cada fase del
proyecto tiene
mantenerlos
informados.
con ellos, cómo diferentes
stakeholders
relacionarse
con ellos?

Hay que
entender y
gestionar sus
necesidades y
sus expectativas
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Importante: No ignorar a los

interesados negativos!!

Detectarlos en forma temprana, pero

estar atentos a nuevos interesados, a
medida que avanza nuestro proyecto

Seguramente no podremos satisfacer

los requerimientos y necesidades de
todos los interesados: Determinar el
“poder” de cada uno
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Identificar a todos los interesados del proyecto

Determinar el poder y grado de influencia de cada uno

Determinar para cada interesado, los requerimientos y expectativas

para con el proyecto

Determinar para cada interesado el momento dentro del proyecto

en el cual es necesario o es afectado

Identificar las necesidades de comunicación de cada interesado y

armar el plan de comunicaciones acorde.

Gestionar los conflictos de intereses.

Lograr el involucramiento de los interesados en el proyecto

Escalar los conflictos en tiempo y forma.

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Errores más comunes relacionados a la “no gestión de los interesados”

Iniciar la ejecución sin entender las necesidades y requerimientos de los
interesados en los Proyectos (stakeholders)

No involucrar a los ejecutivos/alta gerencia

No involucrar a la gente correcta en el momento oportuno

Ignorar a los interesados negativos

No lograr el compromiso o la priorización necesaria para el proyecto

No definir correctamente el alcance o los requerimientos del producto (no

consultar a la persona correcta)
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la gestión de un proyecto”

Ejemplo: Hay que pintar la habitación de los chicos!

Desarrollo del ejemplo… como gestionar a los interesados.

Los chicos No precisan que les informemos todo, quizás cuando arrancan las tareas y cuando terminan..

Coordinar los pagos parciales en función de los avances, comunicarles fehacientemente como,
Los Pintores
cuando vamos a controlarlos y cual es el criterio de aceptación, etc..

La Seguridad del Preguntarles cuales son los criterios de seguridad, informar el flujo de los pintores, solicitarles
edificio informes de ingresos y egresos.

Informarles que vamos a estar efectuando las tareas, y preguntarles en que momentos son los
Los vecinos (-)
menos molestos para hacer ruidos, planificar en consecuencia, informarles de este recaudo

Coordinar con el las tareas que pueden estar impactándolo (ejemplo ensuciando), preguntar
El encargado (-)
momentos adecuados, ofrecer hacernos cargo de estos temas, etc…

A la tia, simplemente le informaremos el avance de las tareas, cuando estas concluyan y

Sponsor
eventualmente grandes problemas si ocurriesen.
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Gestión de los recursos humanos: como armar un equipo de trabajo y

no fracasar en el intento. (y que no fracase el proyecto…)
Cual es la diferencia entre Grupo y Equipo?

EQUIPO: Conjunto de personas que se unen para

GRUPO: Personas que se reúnen para compartir
compartir un nombre, una historia, una misión,
algo en común
un conjunto de metas y expectativas en común.

Grado de interacción entre los miembros del equipo significa que se

necesitan unos a otros para interrelacionarse
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¿Que se necesita para

¿Porqué formar equipos de
¿Qué es trabajo en equipo? formar un equipo de trabajo
trabajo?
?
• Por las nuevas tendencias • Una serie de estrategias, de • La necesidad, oportunidad
laborales procedimientos y y voluntad para hacerlo
• Por la necesidad de metodologías utilizadas por • Se requiere un liderazgo
alcanzar y mantener éxito un conjunto de personas fuerte y decidido
en las organizaciones y para lograr las metas • Aprovechar la oportunidad
empresas modernas propuestas de planear, crear, evaluar y
• Para una mayor integración • Es el trabajo de personas corregir el desempeño
de talentos, que no es con capacidades
posible encontrar en un complementarias,
sólo individuo comprometidas a cumplir y
• Para una mayor integración alcanzar objetivos comunes
entre las personas con
actitud cooperativa y no
individualista
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Etapas en la formación de equipos:

• En esta etapa los integrantes se conocen y

Formación toman en cuenta las funciones que realizarán
dentro del equipo

• Los miembros del equipo tienen oportunidad de exponer

Tumulto o ideas y puntos de vista personales
Tormenta • Manifiestan sus diferencias y polemizan entre si

• Los integrantes generan las normas del equipo

Aplicación • Dan apoyo al líder
de Normas • Reglas que gobernarán el comportamiento de
los integrantes de un equipo de trabajo

• Establecer equipos de trabajo dentro de las

Desempeño empresas o negocios, dará como resultado el
éxito y progreso para todos; pero sólo cuando
su desempeño sea de verdadero equipo
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Se desarrolla la capacidad de
auto-determinación

Se motiva la Inquietud por la

superación personal y del
equipo

Se establecen relaciones más

satisfactorias con los
compañeros de equipo
Suspensión o transformación:
Cuando las metas comunes y
Desempeño

Los integrantes del equipo

son leales consigo mismos y compartidas en el equipo se han
con los demás
cumplido, éste podrá ser disuelto,
El espíritu de auto-crítica y de
crítica constructiva se
podrá transformarse o reformular
desarrolla fácilmente
su enfoque, cambiar a sus
El sentido de responsabilidad miembros o renovarse
es más alto

Mayor Intercambio de
opiniones

Establecen responsabilidades
conjuntas

Se trabaja en la realización de
las tareas a través de las
relaciones interpersonales
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Calidad del proyecto vs. Calidad del producto

ISO 9000: Calidad es el grado en el que un conjunto de características inherentes

cumplen con los requisitos

RAE: Propiedad o conjunto de propiedades inherentes a una cosa que permiten

apreciarla como igual, mejor o peor que las restantes de su especie.

Philips Crosby: “Calidad es el cumplimiento de los requisitos”

Joseph Juran: “Calidad es la adecuación al uso del cliente”

Genichi Taguchi: “Calidad es la perdida (monetaria) que el producto o servicio

ocasiona a la sociedad desde que es expedido.

William Edwards Deming: “Calidad es satisfacción del cliente”

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Distintos Niveles de Calidad
Nivel 0
• La forma mas barata. Deje que el cliente detecte los problemas de calidad
• Eficiente , pero totalmente inefectivo

Nivel 1
• Se aplican inspecciones una vez que el producto/servicio este terminado.
• Esto genera costos por RETRABAJO, DEMORAS y altos niveles de DESCARTE

Nivel 2
• Inspección durante el proceso de creación de entregables . Detección de fallas en el proceso, falta de
conocimiento para realizar las tareas o fallas en la dirección, son los mas comunes errores detectados.
• La detección temprana si bien genera replanificaciones y costos reduce el retrabajo y mejora la
satisfacción del cliente

Nivel 3
• LA CALIDAD SE PLANIFICA.
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Planificar la calidad

Se identifican los requisitos de calidad con el cliente

Se identifican los requisitos de calidad del proyecto referidos a la

estandarización de procesos y documentación

Se identifican los intereses y preparación de los especialistas que

realizaran la tarea

Se incluyen las actividades de aseguramiento y control de la calidad en

las tareas del cronogramas

Se analizan los riesgos que pueden impactar en la calidad de los entregables y

su impacto en costo, tiempo y satisfacción del cliente
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Regla “1:10:100”
Lo que cuesta 1$ planificar en el nivel 3, cuesta hacerlo 10$ si pretende hacerlos mediante
el aseguramiento en el nivel 2 y costaría 100$ hacerlo en el control final del nivel 1.

Por supuesto el costo de un cliente insatisfecho en el nivel 0, es imposible

medir.
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la gestión de un proyecto
QA (Quality Assurance) & QC (Quality Control)
• es el conjunto de actividades
planificadas y sistemáticas aplicadas

QA: en un Sistema de Calidad para que los

requisitos de calidad de un producto o
servicio sean satisfechos. Entre estas
Aseguramiento actividades se encuentran la medición
sistemática, la comparación con

de la Calidad estándares, el seguimiento de los

procesos, todas actividades asociadas
con bucles de retroalimentación de
información

• son todos los mecanismos, acciones,

herramientas que realizamos para
QC: detectar la presencia de errores. La
función del control de calidad existe
primordialmente como una

Control de organización de servicio, para conocer

las especificaciones establecidas por la
ingeniería del producto y proporcionar
Calidad asistencia al departamento de
fabricación, para que la producción
alcance estas especificacione
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la gestión de un proyecto

Ejemplo: Hay que pintar la habitación de los chicos!

Desarrollo del ejemplo… planificando la calidad.

Que nivel de calidad tendremos en el proyecto? ( usemos el nivel 3, planifiquemos, no?, es a la

Nivel de calidad
larga mas barato)

Identificar los Identificar cuales son los requisitos y como los vamos a controlar. Ej: no deben haber manchas
requisitos de calidad en el suelo, los bordes deben ser rectos, no se deben notar los parches de enduido…

Posiblemente de este ultimo requisito de calidad, debamos replanificar y agregar una capa
total de enduido y contratar este servicio (+ materiales)

Controlar los En función de los requisitos de calidad, nos aseguraremos que estamos contratando a pintores
ejecutantes con la suficiente experiencia para efectuar el trabajo solicitado.

En función de la calidad y los requisitos, planificaremos las tareas de control asegurándonos

Actividades de control
que las mismas están incluidas en el cronograma

Nos aseguraremos que todos los involucrados, conozcan los criterios de calidad y los acepten
fehacientemente.

Cuales son los riesgos que pueden poner en juego la calidad? Que pasa si compramos insumos
Riesgos de la calidad
de mala calidad (pinceles de mala calidad)? Cuanto costaría este problema
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Preguntas?
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Agenda de la clase 4:

En la clase 4, veremos los siguientes temas:

• Definir los objetivos

• Definir el alcance de un proyecto
• Requerimientos & Requisitos.
• Riesgos dentro de un proyecto: Yo no creo en brujas, pero que las hay…. las hay!-
• Entregables, tareas, actividades.
• Planificación de un proyectos; errores más comunes
• Control y ejecución de un proyecto
• Cierre del proyecto; Lecciones aprendidas.
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Bibliografía y Material utilizado

- PMBOK – Edición 4ta. –
- ¿Quiénes son los interesados de un proyecto? Pablo Lledó , PMP
- maestrosdelacalidadse100109.blogspot.com
- “Calidad del Proyecto y Producto” . Ing. Monica Herbon, MBA, PMP