INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICO PRIVADO

CUMBRE
RM Nº 0345-2008-ED

PROVEEDORES
EVALUACION DE PROVEEDORES
Ing. Cesar Gerardo Morillo Cruz
PROVEEDORES

Un proveedor es un profesional o empresa que

abastece a otros profesionales o empresas con
existencias o servicios dirigidos directamente
relacionados o no a una actividad economica.

Es muy frecuente que las pequeñas empresas se

pregunten si deben de decidir contar con más de un
proveedor cuando compran determinado artículo y
la respuesta es “todo depende“.
PROVEEDORES

Por ejemplo rara vez un establecimiento necesitará

más de un proveedor cuando requiere solo de
algunas unidades de un producto poco utilizado o de
rotación lenta, sin embargo cuando el insumo que el
establecimiento va a ser utilizado constantemente y
en grandes cantidades entonces allí si se
necesitarán varios proveedores.
PROVEEDORES
La búsqueda de los proveedores se realiza a través de varios
canales, estos pueden ser: folletos, catálogos, manuales
técnicos, cámaras de comercio, revistas especializadas,
internet, por recomendaciones, etc.
En lo que a cantidades se refiere, se recomienda distribuir los
pedidos de acuerdo al grado de confianza y eficiencia que se
tenga con los proveedores, usualmente la proporción de los
pedidos es del 60% ó 70% para el proveedor principal y del 40% ó
30% para el proveedor eventual.
CLASIFICACION DE LOS PROVEEDORES

1. PROVEEDORES PRINCIPALES.
Son aquellos que reúnen todas las condiciones que se
necesita para ser considerados como tales y con los que
trabajamos de manera regular. Dentro de este grupo existe
un sub-grupo que también reúne los requisitos básicos pero
por política del establecimiento se les asigna un porcentaje
menor en los pedidos, al cual denominaremos “ Proveedores
Eventuales “, estos participarán en caso sea necesario,
cuando el principal falle en el abastecimiento o tenga una
contra oferta de un producto con similares características.
CLASIFICACION DE LOS PROVEEDORES

2. PROVEEDORES IMPRESCINDIBLES
En todo rubro existen este tipo de proveedores, se distinguen
por que proveen de insumos o servicios únicos en el mercado y
forman parte de un grupo reducido conocidos como
“Representantes Exclusivos“ o “Distribuidores Autorizados“.
se recurre a ellos por un tema de opción, ubicación o por ser
impuestos por el establecimiento.
CLASIFICACION DE LOS PROVEEDORES

3. PROVEEDORES RECHAZADOS
Son aquellos que ante reiteradas fallas en sus funciones
ponen en riesgo a nuestro establecimiento, forman parte
de ellos también los que no cubrieron nuestras
expectativas. Es muy importante tener presente que aún
cuando ellos hayan incumplido con parte de sus funciones
nunca cerrar la posibilidad de trabajar posteriormente
con ellos pues uno nunca sabe en qué momento los
volvamos a necesitar.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Es evidente que lo que busca el establecimiento es que el

precio sea el más conveniente pero solo ver ese criterio
nos puede costar más de lo que se puede lograr con una
compra barata. Dentro de los principales criterios a
establecer para seleccionar a nuestros proveedores
podemos mencionar los siguientes:
SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 Elgrado en el que su producto se aproxima al

descrito por el grupo de compras: No siempre es
posible encontrar en el mercado exactamente lo que se
desea. El problema suele estar más bien en elegir entre lo
que más se aproxima a lo que se busca. Este criterio nos
ayudará a tener claro en caso no exista un proveedor que nos
puede abastecer exactamente con el insumo que
necesitamos.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 La capacidad de producción del proveedor: Puede

ocurrir que tenga posibilidad de producir todo lo que
necesitamos o por el contrario solo una parte, ¿podrá
hacerlo siempre o continuamente?
 Tipo de empresa: Verificar si se trata de una empresa
formalmente constituida y que cuente con todos los
permisos y al día.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 El tema de higiene: Es muy importante por lo tanto

realizar una visita a las instalaciones para ver las
condiciones en las que se elabora o procesan los insumos.
 El cumplimiento de los plazos de entrega: Relacionado
con lo indicado antes. Puede ocurrir que, a partir de un
determinado tamaño de pedido, solo pueda suministrarlo
con grandes demoras.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 El clima laboral, una empresa llena de conflictos puede

sufrir huelgas que le impidan sus compromisos de
suministro. Lo contrario acaecerá en aquella que no los
tenga.
 Inspeccionar los equipos y ambientes de
almacenamiento, verificar los cuartos fríos y así como la
flota de transporte en caso las tuviera. Ver si esta cubre
las normas técnicas en cuanto a conservación e higiene
de alimentos se refiere.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 La calidad del producto, el que el proveedor

cumpla con las características especificadas. El
que posea una organización que así lo garantice.
 La situación financiera que impida demoras en el
suministro debido a problemas de cobros o pagos
o de disponibilidad de recursos monetarios.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 Disponibilidad para atender pedidos de emergencia en

caso nos encontremos sin insumos. Es importante conocer
si existe un mínimo de pedido para ser atendido, los
horarios de toma de pedidos, etc.
 Condiciones y facilidades de pago, así como los precios
deben ser competitivos
SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Como segunda clasificación, podemos mencionar las siguientes

características para la elección de los proveedores:
 Seriedad en sus cotizaciones y argumentos.
 Trayectoria y reconocimiento en el mercado.
 La confianza que inspire por sus antecedentes.
 La imagen de sus marcas.
 La capacidad de producción.
 Recursos técnicos y actualizaciones tecnológicas.
 Recursos financieros.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
 Apoyo publicitario.
 Puntualidad en la entrega.
 Tiempo en la entrega.
 Sus precios.
 Condiciones, de pago, descuento, despacho, devoluciones, averías, reclamos.
 La calidad de sus productos y su gente.
 La estructura y profesionalismo de su fuerza de ventas.
 Servicios de post venta. Rapidez y voluntad para atender los requerimientos.
 La asesoría en la comercialización de sus productos.
 Su ubicación geográfica.
 Naturaleza del proveedor: fabricante, representante, distribuidor, etc.
 ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE
PROVEEDORES

La elección de proveedores está muy relacionada con la confianza. Las

etapas habituales para la elección de proveedores, que se comentan a
continuación, lo muestran también así:

1. La investigación del mercado, se denomina así a lo que podríamos

denominar un estudio de mercado hecho al revés. En lugar de ver quien a se
puede vender se trata de identificar a quien se puede comprar. Definidos los
bienes a adquirir por el grupo de compras, se trata de identificar a quien los
produce o comercializa. Que empresa vende pollos, cual equipos para cocina,
quien presta servicios de mantenimiento.
 ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE
PROVEEDORES

2. La empresa ha de redactar unas fichas de proveedores,

resultado de su investigación y de las relaciones que venga
manteniendo con ellos, que recogen, al menos, las
características dadas en la etapa anterior. Se pueden agregar
otras o eliminarse alguna, si el grupo de compras así lo
desea. Estas fichas le permitirán conocer, cada vez mejor, a
quien le esta comprando. Las puede registrar en una base de
datos.
 ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE
PROVEEDORES

3. La comparación entre proveedores puede hacerse rellenando una

tabla de evaluación de proveedores.
4. La evaluación de los proveedores ha de hacerse periódicamente.
Lo mejor es ir reuniendo datos que permitan conocer su
comportamiento a lo largo del tiempo. Conviene, a la vez, realizar
visita periódicas.
5. La empresa debe tener un servicio de “Inteligencia de compras“
cuya función sea mantenerla informada sobre todo lo que atañe al
mercado de proveedores, se trata tanto de conocer lo que se ofrezca
como nuevo así como el comportamiento de lo que ya esta en el
mercado.
REGISTRO DE PROVEEDORES

 Todo negocio que pretenda trabajar ordenadamente debe contar

con la información exacta de lo que se necesita, para lograr ello es
importante contar con un Registro de Proveedores, que no es otra
cosa más que una lista detallada de cada uno de los proveedores
con los cuales trabaja un establecimiento.
 Este registro suele separarse por grupos de productos, es decir,
cárnicos, verduras, frutas, abarrotes, bebidas gaseosas, licores,
vajilla artículos de limpieza, etc. para una mayor facilidad y rapidez
al momento de presentarse esta necesidad.
REGISTRO DE PROVEEDORES
CONTENIDO DEL REGISTRO DE PROVEEDORES

 Nombre de la empresa
 Razón social
 Identificación tributaria, Registro Único de Contribuyente (RUC)
 Régimen tributario al que pertenece
 Dirección o domicilio fiscal, indicando referencias
 Teléfonos, correo electrónico, página web, faximil, etc.
 Contacto (representante o ejecutivo de ventas)
 Formas de pago
 Productos
 Lista de precios
FUNCIONES DE LOS PROVEEDORES

 Garantizar un stock o existencias de por lo menos un año como

mínimo.
 Puntualidad en la entrega.
 Garantía de calidad permanente.
 Comunicación constante.
 Seguimiento en la venta.
 Registros de vencimientos (en caso aplique para ello), etc.
EVALUACION DE LOS PROVEEDORES
Tiene como principal objetivo el asegurar la calidad de los productos y
servicios adquiridos mediante la selección de proveedores. Los
períodos de evaluación varían según política de cada establecimiento
(cliente), por lo general se realizan cada seis meses.
Los establecimientos que califican a sus proveedores recurren a los
diferentes criterios que utilice el encargado de compras.
Ejemplo N°1:
ESCALAS (C) VALOR TOTAL (B*C)
CRITERIOS (A) PESOS (%) (B)
Prov. 1 Prov. 2 Prov. 3 Prov 1 Prov 2 Prov 3
Grado de
30 4 3 2 120 90 60
cumplimiento
Capacidad de
5 3 4 5 15 20 25
producción
Plazo de entrega 20 3 5 4 60 100 80
Clima laboral 5 4 2 3 20 10 15
Calidad 30 5 3 4 150 90 120
Situación financiera 10 2 3 4 20 30 40
TOTAL 100 385 340 340
 EJEMPLO N°2

CRITERIOS PROV 1 PROV 2 PROV 3

Precio (Soles) S/ 19.00 S/ 20.00 S/ 18.00

Calidad (# Defectos) 10 de 100 15 de 100 20 de 100

Servicio (# Retraso) 0 2 de 10 4 de 10
EJEMPLO N°3

PROVEEDORES PRECIOS FORMAS DE PAGO

Proveedor No 01 S/ 18.00 Sin descuento al contado

Proveedor No 02 S/ 19.00 5% dscto 15, neto 30 días

Proveedor No 03 S/ 20.00 10% dscto 10, neto 15 días

GRACIAS…