Conferencia Web 2

Elaborar el manual de funciones

Especialización en Gestión del Talento Humano
por Competencias-Metodología Fichas 1855300
y 1855321

Paula Andrea Palacios Correa

Instructora Vocera

GC-F-004 V.01
 La Especialización en Gestión Talento
Humano por Competencias-Metodología

TIEMPO
Del 10 al 28
abril de 2018

Actividad 1. Mapa mental (Individual)

Aprendizaje 2
Elaborar el manual
de funciones 2. Manual de funciones
.
GC-F-004 V.01
 MATERIAL LECTURA:

Documento “Elaborar Manual de funciones”

MAPA El mapa mental debe explicar los siguientes aspectos:

MENTAL • Los tipos de estructuras organizacionales. (Funcional, divisional,

mixta o matricial).
• Concepto de un Manual de Funciones Por Competencias (MFPC)
(Evidencia • Elementos se suelen incluir en la descripción de un puesto de trabajo
• Elementos que debe contener un Manual de Funciones por
Individual) Competencias (MFPC)
• La contribución al área de Selección el Manual de Funciones por
Competencias (MFPC)
• Utilidad del Manual de Funciones tiene en el área de Formación y
Desarrollo
• La información relevante que arroja el Manual de Funciones por
Competencias en cuanto a la objetividad a la hora de evaluar el
desempeño. GC-F-004 V.01
 Para elaborar mapas mentales

Cómo Hacer un Mapa Mental - Explicado Paso a Paso

http://tugimnasiacerebral.com/mapas-conceptuales-y-mentales/como-hacer-
un-mapa-mental-explicado-paso-a-paso

7 herramientas para crear mapas mentales online

https://noticias.universia.net.co/cultura/noticia/2016/04/13/1138228/7-
herramientas-crear-mapas-mentales-online.html

Las 5 mejores aplicaciones para hacer mapas mentales y organizar tus ideas

https://es.gizmodo.com/las-5-mejores-aplicaciones-para-hacer-mapas-
mentales-y-1789348908
GC-F-004 V.01
LOS MODELOS DE GESTIÓN
POR COMPETENCIAS
Los modelos de gestión por
competencias son la mejor forma para
alinear los recursos humanos con la
estrategia global de la organización. Le
explicamos todas las cosas que debe
tener en cuenta antes, durante y
después de su implementación, en
todos los niveles de la empresa

GC-F-004 V.01
 Las competencias son un conjunto de
capacidades tales como habilidades,
conocimientos, actitudes y destrezas
interesantes de cara a conseguir los
DEFINICIÓN objetivos fijados bien a nivel empresarial o a
nivel de un puesto de trabajo específico o
COMPETENCIA actividad. Aunque pueden ser enfocadas de
otras formas (Soto, s.f.).
Se definen como las capacidades de una persona
para desempeñar, en diferentes contextos y con base
en los requerimientos de calidad y resultados
esperados en la entidad, las funciones inherentes a
Para el SENA un cargo de empleado, demostrables por los
conocimientos, destrezas, habilidades, valores,
actitudes y aptitudes que debe poseer y evidenciar
en el ejercicio de las funciones asignadas
(SENA, 2017)

GC-F-004 V.01
 Las competencias organizacionales o genéricas
o son aquellas importantes para todas las personas
Las competencias de la empresa y que tienen relación y están
alineadas con sus valores corporativos. Y es así
organizacionales o porque son competencias que la empresa necesita
genéricas en sus componentes para lograr sus objetivos. Por
eso, las personas que entran en ella deben tener
estas competencias que están vinculadas con las
metas y los valores de la organización.

Algunas de las genéricas pueden ser: trabajo en

equipo, orientación al cliente, creatividad e
innovación, adaptación al cambio, lealtad, sentido
de pertenencia. (Soto, s.f.).

GC-F-004 V.01
 Las competencias específicas son las que se realizan
con el propio trabajo, función o actividad que se
Las competencias realiza dentro de la empresa. No es necesario que
las tengan todas las personas que forman parte de
Específicas la empresa, sino que cada cual debe tener las
propias que se requieren en su trabajo. En este caso
se indican los comportamientos que se requieren
para conseguir la máxima eficacia en el puesto de
trabajo o área de actividad específica. (Soto, s.f.).

Este último tipo puede diferenciarse en funcionales

o técnicas:

GC-F-004 V.01
 Las competencias específicas son las que se realizan
con el propio trabajo, función o actividad que se
Las competencias realiza dentro de la empresa. No es necesario que
las tengan todas las personas que forman parte de
Especificas la empresa, sino que cada cual debe tener las
propias que se requieren en su trabajo. En este caso
se indican los comportamientos que se requieren
para conseguir la máxima eficacia en el puesto de
trabajo o área de actividad específica. (Soto, s.f.).

Este último tipo puede diferenciarse en funcionales

o técnicas:

GC-F-004 V.01
Las competencias
Especificas
Las funcionales son las que se relacionan con las
funciones que se desempeñan en el puesto de
Las funcionales trabajo. Algunas de ellas pueden ser flexibilidad,
adaptación al cambio, liderazgo, compromiso, don
de mando, tolerancia a la presión, pensamiento
estratégico, etc.

Las técnicas son aquellas que tratan del contenido

Las técnicas
técnico de un puesto de trabajo u ocupación.
Algunas de ellas pueden ser la ofimática, gestión
contable, idiomas, etc.

GC-F-004 V.01
 Se define como el conjunto de competencias
DICCIONARIO DE necesarias para la consecución de los objetivos
estratégicos de la organización.
COMPETENCIAS

Esta etapa, entonces, consiste en elaborar el

documento que recoja las competencias
identificadas, la definición conceptual de las
mismas, y su apertura en los distintos niveles
de requerimientos (grados).

GC-F-004 V.01
 Esta etapa, entonces, consiste en elaborar el
documento que recoja las competencias
DICCIONARIO DE identificadas, la definición conceptual de las
mismas, y su apertura en los distintos niveles
COMPETENCIAS de requerimientos (grados).

Video Diccionario de Competencias

https://www.youtube.com/watch?v=gEqIcGvUC7E

Diccionario de Competencias web

https://ramonchaux.wixsite.com/competencias

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 Pasos necesario para Implantar un Sistema de
Gestión por Competencia. ´´Diseñado por la
ORGANIZACIÓN´´
Definir: misión y
visión
Confección
Definir: de los
competencias diccionarios:
(genericas y Asignación de grados.
competenci
especificas) ( según competencias)
as y
comportami Inventario: de
entos. competencia de las
personas de la
Diseños de los organización
procesos. Comparación:
(Selección, evaluación identificar
del desempeño y brechas.
desarrollo) GC-F-004 V.01
 El Manual de Funciones constituye el documento
formal que compila las diferentes descripciones de
puestos de trabajo de una organización. Es el
resultado del estudio de los puestos de trabajo,
Que es manual imprescindible para llevar a cabo la correcta gestión
funciones de los recursos humanos.

Como elaborar manual funciones

https://www.youtube.com/watch?v=v5ahCdLmKTM&t
=3s

GC-F-004 V.01
 El Manual que contiene las DPC le permite a los
miembros de la organización conocer y comprender la
estructura de las distintas áreas, los niveles
establecidos para cada una de ellas, el alcance general
Que es manual de su trabajo en la estructura de la organización, los
funciones requisitos definidos para el ejercicio de cada cargo en
el Área, las asignadas por cargo de esta estructura, las
relaciones de cada cargo en la organización tanto
internas como externas, así como las competencias
organizacionales, funcionales y específicas
establecidas por cargo, con su respectiva
valoración por indicadores comportamentales.

GC-F-004 V.01
 • Portada
• Justificación Contiene un ¿Para qué?
• Tabla de contenidos : Índice
El manual debe ser • Políticas y normas. Cuales son las políticas
institucionales y/o normas que fundamenten su
realizado en un creación.
procesador de texto • Organigrama Organización
y debe tener los • Definición de Manual de Funciones y
Descripciones de Cargos
siguientes • Beneficios de este proceso:
apartados: • Participantes .Quienes (cargos) van participar
en el proceso de elaboración del manual y en la
descripción y perfil de cargos. (tener en cuenta
los diferentes niveles organizacionales que van
esta involucrados)
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 •Proceso a desarrollar en el manual (Desarrollo
Metodológico)

• Instrumentos de medición
El manual debe ser
realizado en un • Elaborar mínimo tres Perfiles de los tres niveles
organizacionales (estratégica, táctica y operativa)
procesador de texto
Anexos ( diseño instrumento o métodos elegidos,
y debe tener los taxonomía de verbos, diseño formatos y otros que
siguientes considere pertinentes)
apartados:

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 Previamente al desarrollo del Manual y la
Descripciones y perfiles de cargos es
necesario planificar y diseñar con detalle la
DESARROLLO ejecución de todo el proceso
METODOLÓGICO
• Identificación y definición de los objetivos
• Determinación de los puestos a analizar
• . Determinar el tipo de información
necesaria
• Elegir el método (s) de levantamiento de
información
• Definir a quien o a quienes va aplicar los
métodos
• Consolidar la información sobre el cargo
• Verificar de descripción del cargo
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 Identificación y definición de los objetivos
es necesario definir los objetivos concretos
que se pretende alcanzar, ya que en función de
DESARROLLO estos se determinará el tipo de información a
METODOLÓGICO obtener, los puestos a analizar, la muestra, los
métodos, la forma, los medios de recolección
) de información, así como el presupuesto.
Determinación de los puestos a analizar
El análisis y descripción de puestos se puede
abordar para todos los puestos de una
organización, un área concreta o incluso para
un único puesto, en función de los objetivos
concretos que se persigan.

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 Determinar el tipo de información necesaria
El tipo, distribución y exhaustividad de las
informaciones a recoger mediante el análisis,
DESARROLLO estará mediatizado por los objetivos del
programa, por lo que estas podrán variar de
METODOLÓGICO una situación a otra.
)
Elegir el método(s) de levantamiento de
información
Debido a los varios métodos existentes de
recolección de información que se pueden
optar para un mismo objetivo, es necesario
tomar en cuenta, las ventajas e inconvenientes
que presenta cada uno de ellos, es decir, las
informaciones que permiten recolectar, el
tiempo de aplicación, los costos, etc.
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 Definir a quien o a quienes va aplicar los métodos
(jefe, supervisor, empleado experimentado)

DESARROLLO Consolidar la información sobre el cargo (reunir

METODOLÓGICO la información recogida por las diversas fuentes )

Verificar de descripción del cargo (debe hacerse

en grupo con trabajares y supervisores o jefes)

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 DESARROLLO METODOLÓGICO
(Evidencia grupal)
Paso 1: Identificar el puesto
Paso 2: Revisar información sobre
el puesto
Paso 3: Elaborar la propuesta de
misión, funciones y coordinaciones
principales del puesto
Paso 4: Identificar las funciones
esenciales del puesto
Paso 5: Validar la misión del puesto
y definir habilidades
Paso 6: Establecer los requisitos
del puesto
6.1: Requisitos de formación
académica
6.2: Requisitos de conocimientos GC-F-004 V.01
 Existen varios métodos distintos para recoger
información relativa a un puesto de trabajo de los
cuáles se detallan los más utilizados:
Métodos de Observación: Consiste en observar y registrar las
Recogida de actividades y conductas que realiza el ocupante del
puesto en el mismo lugar y momento en que se
Información desarrollan.

. Entrevista Individual: Las informaciones se

recogen a través de una entrevista individual al
ocupante del puesto o a un supervisor y suele ser
semiestructurada, es decir, parte de un esquema
previamente establecido en función de las
características de la organización y de los objetivos
del análisis.
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 Métodos de Recogida de Información

la Entrevista de Grupo: Es un método similar a la entrevista individual,

pero en este caso se reúnen a dos a más empleados que realizan el mismo
trabajo, los cuáles son simultáneamente entrevistados sobre los distintos
aspectos del puesto que desarrollan.
Reunión de Expertos: Es igual que la entrevista de grupo, a excepción de
que los componentes de la reunión son expertos en el trabajo a analizar
(superiores de los empleados encargados de realizar el trabajo, ingenieros
de diseño, formadores, etc.).
Cuestionario: Los encargados de llenar los cuestionarios son los
ocupantes del puesto, sus superiores inmediatos o expertos conocedores de
los mismos. El cuestionario es preparado previamente por el equipo
encargado del análisis y existen distintos tipos de cuestionarios, entre los
que podemos mencionar: Estructurado, Abierto, Mixto
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 Ejemplo de PREGUNTAS PARA LA ENTREVISTA

• ¿Cuál es el cargo que usted desempeña?

• ¿Cuál es la misión, objetivo de su cargo?
• ¿Qué funciones tiene bajo su
responsabilidad? (Actividades y la frecuencia
con las que las hace)
• ¿Qué condiciones físicas requieres su cargo?

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 PREGUNTAS PARA LA ENTREVISTA

• ¿Qué estudios, conocimientos especiales requiere su

cargo?
• ¿El cargo exige experiencia previa? ?Cuanto tiempo?
Y en que?
• ¿Qué habilidades conductuales, características de
personalidad requeridas para desempeñar el cargo?
• ¿ Cuantas personas tiene a cargo y que tipo relaciones
tiene con ellos?
GC-F-004 V.01
 PREGUNTAS PARA LA ENTREVISTA

• ¿Quiénes son sus jefes

inmediatos o de quien recibe
supervisión?
• ¿Quién es su cliente interno y
quien es su cliente externo?

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 Métodos de Recogida de Información

Diarios Laborales: Procedimiento mediante el cual el empleado registra

todas las actividades que ha realizado en un periodo de tiempo
determinado.
Este método permite conocer aspectos críticos del puesto de trabajo que
son cruciales para un buen desempeño, por lo que es útil cuando el
objetivo es la Evaluación del Rendimiento.
Análisis del contenido de la documentación del puesto: Procedimiento de
estudio riguroso y sistemático de la documentación disponible relativa al
puesto o las tareas objeto de estudio, como son manual de organización y
operaciones, normas, procedimientos, descripciones de uso de máquinas
y herramientas, etc.
Métodos Mixtos: La combinación de distintos métodos de recopilación de
información permite disminuir los inconvenientes y maximizar las ventajas
de cada uno por separado. GC-F-004 V.01
 Descripción y
perfil del cargo Identificación cargo

Video puesto trabajo Nombre del Cargo

https://www.youtube.com/ Área
Supervisión
watch?v=EYDO- Recibida
UpZSbs&t=1s Supervisión
realizada

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Descripción y
perfil del cargo
Describe la razón de ser del puesto o su
finalidad, indicando qué hace, a qué o quienes
afecta su labor (procesos, recursos), marco
MISION general de actuación del puesto y, finalmente,
CARGO para qué se realiza (cumplir fiscalizaciones,
estándares de calidad, presupuestos, otros)

Describa la misión del cargo, mediante un

enunciado con un verbo, un objeto de la
acción y una condición evaluable, que
responda a la pregunta ¿Para qué existe el
cargo en la Organización? .

GC-F-004 V.01
Descripción y
perfil del cargo

MISION
CARGO

GC-F-004 V.01
Descripción y
perfil del cargo

Conjunto de actividades diferentes entre sí,

Funciones pero similares por el objetivo común que
especificas persiguen. Describen lo que se realiza para
cargo cumplir la misión del puesto.

Recuerde utilizar la estructura gramatical

verbo+objeto+condición

GC-F-004 V.01
Descripción y
perfil del cargo
Requisitos de Formación Académica Para establecer los
requisitos de formación académica, revise la misión y las
funciones esenciales del puesto; posteriormente en base a
Especificacion ello establezca los siguientes requisitos:
es Cargo
• Formación académica: Estudios secundarios, estudios
técnicos a nivel básico o superior (No universitarios),
estudios universitarios; asimismo indique si se requiere
estudios completos.
• Grados(s)/Situación(es) académica(s) y estudios
requeridos: Considere egresado o bachiller o titulado en
algunos estudios; asimismo indique si se requiere el
grado de magister o doctor en alguna especialidad,
considerando para ello si debe ser egresado o titulado
como magister o doctor.
• Otros Conocimientos

GC-F-004 V.01
Descripción y
perfil del cargo
Se entiende por experiencia los
conocimientos, las habilidades y las
destrezas adquiridas o desarrolladas
mediante el ejercicio de una profesión, arte
Experiencia. u oficio, en las condiciones y con los
requisitos que señalan las normas generales
que regulan el tema y las indicadas en este
Manual

GC-F-004 V.01
Descripción y
perfil del cargo
Por supervisión de personal, materiales y
equipos, métodos y procesos, dinero, títulos
Responsabilidades o documentos, información confidencial y
Cargo por seguridad de terceros.

Con quien tiene contacto el cargo internos

empleados jefes, subalterno) y externos
Contacto y clientes, proveedores, instituciones publicas
relaciones o privadas, etc.) Frecuencia (Diaria,
semanal, quincenal, mensual, ocasional,
frecuentemente)

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Descripción y
perfil del cargo
(Esfuerzo, concentración y complexión
necesaria)

Requisitos físicos

(Ambiente de trabajo, riesgos profesionales)

Condiciones de
Trabajo

GC-F-004 V.01
Descripción y
perfil del cargo

Competencias
Genéricas

Competencias
Especificas cargo

GC-F-004 V.01
Descripción y
perfil del cargo

Competencias
Genéricas

Las competencias genéricas y las

especificas del cargo se definen a
partir de la descripción de cargo.
Para desarrollar este punto es
importante tener un diccionario
de competencias. (no lo tienen
que crear, pueden utilizar uno
existente).
GC-F-004 V.01
 Descripción y
perfil del cargo

Competencias
Especificas cargo

Las competencias genéricas y las

especificas del cargo se definen a
partir de la descripción de cargo.
Para desarrollar este punto es
importante tener un diccionario
de competencias. (no lo tienen
que crear, pueden utilizar uno
existente).
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 Debes elegir cuales son las competencias
Descripción y genéricas a los cargos seleccionados de la
perfil del cargo empresa. Recuerden que deben ser las
mismas para todos los cargo
Luego de acuerdo a las funciones del cargo
se deben seleccionar de “diccionario de
Competencias competencias” las competencias
Genéricas especificas al cargo

Competencias
Especificas cargo

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Descripción y Se debe definir el grado de la
perfil del cargo competencia necesario de acuerdo a
la importancia que tiene para el cargo

Competencias
Genéricas

Competencias
Especificas cargo

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 Manual de Funciones por Competencias

• Elaborar un Manual de Funciones y por

Competencias para la empresa su equipo de
MANUAL DE trabajo eligió para hacer el diagnóstico
FUNCIONES POR organizacional
• En el caso de la empresa LAP solo para el área
COMPETENCIAS comercial.

(Evidencia grupal)

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GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01