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La Gestión de Almacenes
Cliente Producto
T RANSFO RMACIO N
ALMACENAMIENTO
PRO VEEDO RES
ALMACENES
MANIPULEO O
INVENTARIO S
PRO CEDIMIENTO S P C
Clases de Almacenes
1. Según la función que realizan
– Almacenes centrales (de fábrica o centros de distribución)
– Almacenes regionales
– Centros o puntos de transito
2. Según la naturaleza de los artículos almacenados
– Almacenes de materias primas.
– Almacén de productos semielaborados.
– Almacén de productos terminados.
– Almacén de materiales auxiliares.
– Almacén de piezas de recambio de los productos vendidos.
– Archivos de información, puesto que también se almacena
información.
3. Según su régimen jurídico
– Almacén propio.
– Almacén en alquiler.
– Almacén en leasing.
* No hay inversión fija
* Almacenamiento barato * Costos bajos
* Flexibilidad de ubicación
* Servicios Especializados
* Alto grado de control * Diferentes tipos de almacenes
- Almacén de productos
- Almacén de paquetes
* Personal y equipo especializado - Almacén frigorífico
- Almacén de productos del hogar
- Almacenes generales
Es una opción de alquilar
un espacio de almacén y la
compra del mismo.
ALMACENAJE
El Ciclo de Almacenaje
DESPACHO
CONTROL
Recepción
• Este elemento del Almacén es el encargado de
recibir los artículos que Compras adquiere, ya sea
por solicitud de los propios almacenes o por la de
aquellos que usan el material, y su labor consisten
en:
– Descarga
– Desembalaje
– Inspección, verificación o chequeo
– Ingreso o entrega a los depósitos, informando sobre su
llegada y elaborando un parte o informe de ingreso.
• Efectúa todas las tareas necesarias para recibir el o
los artículos y poderlos entregar a aquellos
elementos que deben guardarlos hasta su utilización.
Recepción
a) Descarga.
• Es la labor de trasladar los bultos en los cuales llegan los
artículos, de los medios en que han sido transportados hasta el
lugar en que serán recibidos.
• Su principal preocupación, debe ser reducir al mínimo los
gastos de recepción y evitar pérdidas de tiempo o maltratos de
los bultos ya que esto puede dar lugar a deterioro en los
artículos.
• El encargado de la recepción tendrá que disponer de espacio
suficiente donde depositar los bultos que llegan, al mismo
tiempo que este espacio deberá estar situado de manera tal
que los vehículos o medios en que han sido transportados los
artículos, puedan acercarse a el lo más posible, evitando así
largos recorridos que demorarán la tarea.
• Se debe contar con personal experto en la descarga, logrando
así un buen manipuleo de los bultos.
Recepción
b) Desembalaje.-
• Es la labor de retirar los artículos de los bultos en
que han llegado, es decir, quitar a los artículos el
embalaje que traen.
• Se debe contar con personal especializado en
esta labor, por cuanto generalmente es en ella
que se producen las mayores pérdidas por
deterioro, sobre todo cuando se trata de
materiales o artículos frágiles.
• Se requiere que el desembalaje se realice en una
zona o espacio que permita ir sacando cada
artículo y colocándolo sin que se mezclen, en el o
los lugares donde se efectuará la verificación o
chequeo.
• Muchas veces esta labor de verificación se realiza
conforme se va desembalando, en ese caso debe
evitarse que los artículos ya verificados se
mezclen con los por verificar.
Recepción
c) Inspección, Verificación o Chequeo.-
• Consiste en determinar si se trata verdaderamente de los
artículos solicitados, si la cantidad concuerda con la pedida y si
la calidad y requisitos técnicos exigidos en el pedido
corresponden con los artículos llegados.
• Esta parte de la recepción es la más importante, por cuanto de
ella depende que los artículos llegados puedan ser usados.
• El encargado de la recepción debe preocuparse de realizar una
inspección organizada, siguiendo un procedimiento y no
tomando lo que sea y como sea.
• Es conveniente guiarse en este caso por el pedido, de manera
de ir verificando los artículos en el orden en que se encuentran
en dichos documentos.
• De esa manera se evitan equivocaciones que posteriormente
darán lugar a lamentaciones que no se podrán remediar.
Recepción
• La inspección o verificación se realiza bajo dos aspectos, una
cuantitativa y otra cualitativa,
• La primera de estas inspecciones puede ser realizada por
personal que solo sepa contar, en cambio la segunda requiere
de personas que conozcan los artículos y en muchos casos de
verdaderos técnicos en la materia.
• Hay que tener en cuenta que la verificación de los artículos a su
llegada, debe ser hecha en forma muy minuciosa, pues los
errores que en ella se produzcan repercutirán posteriormente
en:
– devoluciones;
– rendimientos inferiores;
– errores de inventario y de distribución
– errores de comprobación por la falta de peso, volumen, capacidad,
etc.;
• Producirá pérdidas para el almacén y diferencias entre la
situación contable y la de hecho.
Recepción
Normas o pautas que ayudan al recepcionista y faciliten su labor.
CONTROL
Almacenamiento
• Este aspecto del almacenaje consiste en guardar los artículos
ubicándolos y cuidándolos de manera que puedan entregarse
en condiciones de ser usados, en el momento que los necesiten
los consumidores.
• Hay que contemplar varios aspectos relacionados con el
espacio del que se dispone y los artículos que se deben
almacenar.
• Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas
complicados, que involucran grandes inversiones y complejas
tecnologías.
• La elección del sistema de almacenamiento de materiales
depende de los siguientes factores:
– Espacio disponible para el almacenamiento de los
materiales.
– Tipos de materiales que serán almacenados.
– Número de artículos guardados.
– Velocidad de atención necesaria.
– Tipo de embalaje.
Almacenamiento
• Los puntos que hay que contemplar en lo
referente al almacenamiento son:
– Ubicación de los artículos
– Distribución de los locales
– Métodos y Procedimientos de Almacenes
– Control de los artículos
– Clasificación y simbolización de los artículos
– Reportes
Almacenamiento
ALMACENAJE
El Ciclo de Almacenaje
DESPACHO
CONTROL
Despacho
• Consiste en entregar los artículos que guarda el almacén a
cambio de una orden o vale de salida denominada Nota de
Entrega, y que es un comprobante del movimiento.
• El despacho constituye la última parte del almacenamiento y en
el hay que tener en cuenta normas y procedimientos que
faciliten y regulen la salida de los artículos.
• Hay que salir de los artículos antes que hayan alcanzado el
límite de conservación.
• Se tiene que decidir sobre la forma o método de atención.
– El Sistema de lo que entra primero sale primero (FIFO).
• Sistema a base de cupones.
• Sistema de doble área.-
• Sistema de separación móvil.
• Sistema de alimentación por gravedad.
Despacho
b) Entrega de artículo.
• Los artículos solo pueden ser entregados por el Almacén a
cambio de una orden o nota de salida debidamente autorizada.
c) Formas de entrega.
• La entrega de los artículos puede hacerse en el mismo
Almacén o puede ser éste el que lo lleve hasta donde el
consumidor.
• En los casos de los almacenes comerciales, se utilizan
generalmente ambas formas, pues se entrega en el propio
almacén o se envía al consumidor por medio del elemento o
dependencia de Transportes de la Entidad.
• Lo esencial en ambas formas es que exista la Nota, Vale u
Orden de Salida, y que sea firmada por la persona que retira o
recibe el artículo, por cuanto constituye el comprobante de
salida o entrega efectuada y representa para el almacenero lo
que los cheques en el banco, salvo que en vez de entregar
dinero, se entrega su equivalente en el artículo que se está
despachando.
RECEPCIÓN
1. Descarga
Se realiza durante todo el
2. Desembalaje ciclo
3. Inspección
4. Ingreso
ALMACENAJE
El Ciclo de Almacenaje
DESPACHO
CONTROL
Control
• Este aspecto del
almacenamiento se realiza
durante todo el ciclo, desde la
recepción hasta la entrega y
debe ser hecho por el propio
personal del Almacén, salvo en
los controles cualitativos en que
muchas veces tendrá que
intervenir personal especialista y
conocedor de las condiciones
técnicas que debe requerir el
artículo.
• En muchas empresas, por la
magnitud de artículos y del
movimiento de éstos, existe una
dependencia especial separada
del Almacén que se encarga del
Control de las existencias, es
decir del control del movimiento
de ellas para así poder evitar su
agotamiento o su inmovilidad.
Organización de los almacenes
• El almacén es un servicio logístico que se brinda a las
diferentes áreas de la empresa.
• Su fin es realizar las operaciones necesarias, a objeto de
suministrar los bienes en el momento justo que son requeridos,
evitando paralizaciones por falta de ellos, o en caso contrario,
por la inamovilidad de Capitales asignados a sobre existencias.
• Permite conservar los materiales en buen estado para su uso
posterior.
• Sus actividades debe cumplirlas con eficacia y prontitud.
• Se debe designar en la empresa la zona de almacenaje con el
espacio requerido.
• La organización del almacén depende de:
– La dependencia a la que se sirve
– El espacio disponible.
– La naturaleza de los artículos que se van a guardar
Organización y Distribución
– Despacho.
• Debe tener facilidad para el acceso de los usuarios y la
entrega de materiales.
Medios de Almacenaje
– Estanterías.
• Permiten un mejor ordenamiento de los
materiales y aumentar la capacidad del local.
• Pueden ser de madera, metal o mixtos.
Medios de Almacenaje
– Medios de Transporte.
• Hay que determinar cuales son los más apropiados
considerando:
– Las características de los artículos.
– Características de las zonas de almacenaje.
– Las distancias a recorrer.
– El volumen de las operaciones
Medios de Almacenaje
– LAS PALETAS (Parihuelas)
• Es un elemento utilizado para sostener, cargar, descargar,
transportar y almacenar productos.
• Las paletas se definen como plataformas horizontales utilizadas
como base para apilar, almacenar, manipular y transportar
cargas en general, mediante el uso de carretillas elevadoras de
horquilla, transpaletas o cualquier otro mecanismo elevador
adecuado.
• Están concebidas para permitir que los productos sean
manipulados, agrupadamente, por métodos mecánicos.
• Se pueden clasificar las paletas bajo dos criterios: en función de
su forma y del uso a que se destinen.
• La clasificación más generalizada es la que atiende a su forma
constructiva que viene recogida en la norma UNE-49900
«Paletas para manipulación de mercancías».
• La que merece más atención es la paleta de madera
denominada europea, por ser la más utilizada en la distribución
de productos de gran consumo. Sus dimensiones son 800 x
1.200 mm.
- Servicio de terceros: Compatibilidad
- Almacén propio: Eficiencia
*Factores:
- Diseño enfocado en el
almacenamiento
- Diseño enfocado en el recojo y
preparación de pedidos
*Los dispositivos en el almacén ayudan
a una utilización plena del almacén
*Estantería especial de madera o de metal
para el almacenamiento de mercaderías.
*Estantería especial para el
almacenamiento vertical del suelo al
techo.
CE = CA + CP
TA= Ta + Tb + Tc + Td + Te + Tf
b) Costo de pedido:
– El costo de pedido (CP) es el valor en peso de los costos
incurridos en el procesamiento de cada pedido de compra. Para
calcular el CP, se parte del costo anual de todos los costos
involucrados en el procesamiento de los pedidos de compra,
divididos por el número de pedidos procesados en el pedido.
a b c d
Volumen anual
a: Rango económico para almacenamiento alquilado
b: Rango económico, almacenamiento en leasing y manual
c: Rango económico, almacenamiento propio y mecánico
d: Rango económico, almacenamiento propio y automatizado
Manipuleo de materiales
• Esta función involucra el movimiento, la preparación,
colocación y embalaje de las existencias.
• Se realiza tanto al ingresar al almacén como en el despacho o
salida.
• Es necesaria, por lo que no puede eliminarse pero si
simplificarse.
• Constituye uno de los elementos de costo más importantes
dentro del almacén.
• Encierra cuatro aspectos importantes:
– Movimiento.-
– Tiempo.-
– Cantidad.-
– Espacio.-
• El objetivo es lograr la manipulación en el menor tiempo posible
y con el menor esfuerzo realizado.
Manipuleo de materiales
Objetivos de la Manipulación.
• Reducción de costos.
• Aumentar la capacidad productiva.
• Reducción de desperdicios.
• Mejorar las condiciones de trabajo.
• Mejorar la distribución física.
Factores de importancia.
• Naturaleza de la Industria
• Naturaleza del Proceso.
• Relación de Valor a Volumen.
• Peso y tamaño de los elementos.
Manipuleo de materiales
Funciones.
• Ingeniería de Manipulación.
– Comprende el planeamiento de las actividades a realizar y
dotarlas del equipamiento suficiente.
– Involucra las siguientes actividades:
• Selección y mejoramiento de los métodos y sistemas a
emplear.
• Planeamiento de la mano de obra, control y medición de
resultados.
• Distribución de planta.
• Diseño de los equipos.
• Especificación y selección de los equipos adecuados.
– Incluye el análisis de las herramientas a emplear para minimizar o
eliminar las operaciones manuales.
• Operaciones.
– Se trata de la ejecución de los planes de manipulación diseñados.
• Transporte.- interno y externo.
• Movimientos en la recepción, almacenaje, flujo y despacho.
• Control
– Entrenamiento
• Busca lograr operaciones eficientes.
Manipuleo de materiales
Principios de la Manipulación.
1) Planeamiento
a) La manipulación debe planearse de acuerdo a la economía del
conjunto.
b) Los conceptos de manipulación deben ser aplicados por todos los
miembros de la organización.
c) Las instalaciones se deben distribuir para simplificar la
manipulación.
d) La responsabilidad de la actividad debe estar centralizada.
e) Uso de las tres dimensiones.- aumentar la altura de almacenaje.
f) Empleo del almacenamiento móvil.
2) Explotación.- se refiere a la operación de manejar los materiales.
a) La manipulación eficiente es segura.-
b) La doble manipulación debe evitarse.
c) Las operaciones deben ser realizadas con cargas unificadas.
d) Se debe usar la gravedad siempre que sea posible.
e) Usar medios mecánicos prácticos cuando la gravedad no basta.
Manipuleo de materiales
Principios de la Manipulación.
3) Equipo.-
– Selección del equipo apropiado en relación a los materiales,
espacio, altura, etc.
– Incorporación del equipo al sistema de la empresa.
– Coordinación del trabajo en forma precisa para reducir
tiempos ociosos de las máquinas y equipos.
– Reducción del tiempo de parada de los equipos.
– Normalización de equipos y métodos.
– Flexibilidad del equipo considerando las posibilidades de
cambios.
4) Costo.
– Conocimiento de los costos de manipulación.
– Elegir el equipo según el costo más bajo de manipulación.
– Amortización del equipo en tiempo razonable.
Existencias o Inventarios
• Son la variedad de materiales que se requieren en la empresa y
se guardan para ser utilizados, consumidos o vendidos.
• Varían en función del consumo, utilización o venta.
• Se clasifican según:
1. Uso y movimiento.
– Inventario normal o activo.
• Está formado por los artículos de uso constante y
seguro, por lo que deben existir en forma permanente.
• Su renovación se regula en función del consumo y su
periodo de reposición.
– Inventario de seguridad o reserva.
• Está formado por los artículos que permiten enfrentar
cualquier demora en el abastecimiento.
• Su magnitud depende del estudio de necesidad, del
servicio y del tiempo de demora en abastecerse
• También se le conoce como inventario mínimo.
Existencias o Inventarios
– Inventario de protección.
• Es una cantidad extra de ciertos materiales que se
almacena para enfrentar imprevistos.
• Su empleo o consumo es excepcional.
• Su no disponibilidad puede conducir a paralizaciones o
pérdidas mayores de la empresa.
• Muchas veces no se usan y se rematan cuando dejan de
ser útiles.
– Inventario sobrante.
• Está formado por aquellos materiales que han dejado de
consumirse o se ha reducido su consumo (son sobre
stocks).
– Inventario de recuperación.
• Está formado por los materiales que ya no tienen uso o
están deteriorados pero que pueden usarse
adaptándolos o reparándolos.
– Inventario promedio.
• Es la media aritmética de cada material que existe en el
almacén al fin de varios periodos.
Existencias o Inventarios
– Inventario máximo.
• Es la cantidad máxima de cada material que puede existir en el
almacén.
– Inventario mínimo.
• Es la cantidad mínima de cada material que debe existir en el
almacén.
• Permite evitar roturas de stocks y hacer frente a los atrasos.
2. Su situación respecto al Sistema Productivo.
– Necesarios para el proceso.
• Materia prima.- forman parte del producto
• Productos semi terminados.
• Artículos de consumo, auxiliares o accesorios.-.
• Utilaje.- herramientas, matrices, accesorios, moldes, etc.
• Material de mantenimiento.
• Material de embalaje.- cinchos, cajas, papeles, etc.
Procedentes del Proceso productivo.
• Son los productos que fabrica la empresa.
3. Según su obtención.
– Adquiridos en el exterior.
– Fabricados en la empresa.
Existencias o Inventarios
– Inventario máximo.
• Es la cantidad máxima de cada material que puede existir en el
almacén.
– Inventario mínimo.
• Es la cantidad mínima de cada material que debe existir en el
almacén.
• Permite evitar roturas de stocks y hacer frente a los atrasos.
2. Su situación respecto al Sistema Productivo.
– Necesarios para el proceso.
• Materia prima.- forman parte del producto
• Productos semi terminados.
• Artículos de consumo, auxiliares o accesorios.-.
• Utilaje.- herramientas, matrices, accesorios, moldes, etc.
• Material de mantenimiento.
• Material de embalaje.- cinchos, cajas, papeles, etc.
Procedentes del Proceso productivo.
• Son los productos que fabrica la empresa.
3. Según su obtención.
– Adquiridos en el exterior.
– Fabricados en la empresa.
Ubicación de las Existencias
• En todo momento se debe conocer donde se encuentran las
existencias, aún si no las conocemos.
• Para ello se puede desarrollar un sistema de ubicación, con un
código que nos permita acceder rápidamente a cualquier
material.
• De esta manera se evitan las personas indispensables.
• Para desarrollar el sistema se sigue la siguiente metodología:
1. Distribuir la zona de almacenaje en áreas.
2. En cada zona determinar el número de estantes o
andamios y la cantidad de áreas libres de almacenamiento.
3. Definir tipo y número de casilleros de cada estante.
4. A las áreas libres se les da el mismo tratamiento que a los
estantes.
5. Se elige una simbolización y se arma el código.- puede ser
alfabético, numérico o mixto.
Ubicación de las Existencias
• Es conveniente tomar en cuenta las reglas siguientes:
1. Emplear letras para designar bodegas.
2. Designar los estantes con números de dos dígitos o con dos letras.
3. Nominar cada casillero por su ubicación según fila y columna, en cada
estante.
4. Las filas enumerarlas de abajo hacia arriba.
5. Las columnas, según puedan ampliarse.
6. Conviene tener los estantes pares a un lado del pasillo y los impares al
otro.
7. Evitar el uso de las letras: I, O, Q y Z para evitar confusiones con los
dígitos 1, 2 y 3.
8. El código de ubicación debe figurar en la tarjeta de control y en la relación
de materiales.
Normalización
Identificación
Clasificación
Codificación
Normalización
• Tiene como objetivo disminuir las variedades existentes
estableciendo normas.
• Hay que seleccionar los materiales que se deben emplear y los
productos a fabricar.
• Todas las empresas tienen ciertas especialidades que
procuran mantener, por lo que hay que observarlas y
analizarlas.
• Normalización de los materiales.
i. Materiales de Producción.
• Materiales de metal.- planchas, varillas, tubos, barras,
platinas, etc., de acero, acero inoxidable, fierro, bronce, cobre.
• Alambres y cables.- variedad de dimensiones, hilos, tipos y
material.
• Repuestos.- mecánicos, eléctricos, etc.
• Dispositivos de fijación.
ii. Materiales de Construcción.
iii. Materiales de embalaje y manipulación.
iv. Equipos de manipulación y sus repuestos.
v. Materiales y equipos de mantenimiento y sus repuestos.
vi. Equipos de oficina y útiles de escritorio.
Normalización
• También hay que clasificarlos por.
i. Materiales activos.
ii. Materiales de movimiento moderado.
iii. Materiales misceláneos.
iv. Materiales de protección.
v. Materiales sin movimiento
Identificación
• A cada material se le
da una denominación
única y se definen sus
especificaciones.
• Esto permitirá ubicar a
la familia y clase a la
que pertenece el ítem.
• Se tiene que evitar
duplicidades y
variedades excesivas.
Clasificación
• Ejemplo:
– Clase: Materiales de
ferretería en general.
– Subclases:
• Aseguradores.- clavos,
tachuelas, pernos,
prisioneros, tornillos, etc.
• Cerrajería.- cerrojos,
picaportes, chapas, aldabas,
etc.
• Arandelas, anillos, huachas y
similares.
• Poleas, soportes, tecles y
similares.
• Bocinas, pines, pasadores y
similares.
Codificación
• Consiste en asignar códigos únicos a cada uno de los artículos con
la finalidad de diferenciarlos.
• Hay que elaborar tablas de equivalencias con el sistema anterior.
• Se definen códigos que permitan futuras expansiones en la
codificación.
• Antes que nada se tiene que hacer una revisión completa de los
materiales.
• Se pueden emplear símbolos: numéricos, alfabéticos o nombres
nemotécnicos.
• Se debe decidir entre emplear códigos inteligentes o simples
correlativos.
• Ejemplo:
– 18 Material eléctrico.
– 1806 Lámparas incandescentes.
– 18060025 Lámparas incandescentes de 25 Watts.
• Ejemplo:
– 100HC2016B0 Hilado de alpaca baby en cono, dos hilos título
2016 blanco.
– 120T0N5 Top de alpaca superfine, negro teñido.
Codificación
• Se puede considerar el empleo de:
a) Códigos en secuencia.
b) Códigos en bloques.- se reservan símbolos en la secuencia.
c) Código de grupo.- donde se ordena por campos
Ejemplo.- 31082467
31 Clase
08 Subclase
2467Correlativo del ítem
d) Códigos Decimal.- es un sistema muy empleado para
clasificar libros en las bibliotecas (sistema Dewey).
Ejemplo:
• 15-28-35-49-0778
• 15 Familia
• 28 Clase
• 35 Subclase
• 49 Grupo
• 0778 Correlativo
Codificación
Factores que afectan el Plan de Codificación.
• Material que se va a codificar.
– Hay que empezar viendo las necesidades de información que necesita la
empresa.
– Si se tienen pocos ítems se puede emplear un código secuencial.
– Si hay gran variedad y cantidad, conviene un código más complejo. Se
requerirá elaborar un catálogo.
– El código debe ser flexible, de forma tal que permita introducir nuevos
ítems sin problemas.
• El empleo que se dará a los datos del código.
– Generalmente sirven para varios objetos => en este caso se requieren
códigos flexibles.
• Ahorro en el trabajo del personal.
– Los códigos empleados deben facilitar y simplificar las funciones del
almacén.
• Adaptabilidad del personal.
– El código debe adaptarse al personal que lo va a utilizar.
– Hay que definir quien tendrá a cargo el mantenimiento del catálogo así
como los procedimientos a seguir en el caso de ingresar nuevos ítems o
darles de baja.
– El personal deberá estar entrenado en el uso del código.
Codificación
Ventajas de la Catalogación.
• Simplifica los inventarios reduciendo el número de artículos y su
variedad.
• Disminuyen los errores, pues se logra una clara identificación
de los artículos.
• Permite ordenar mejor el inventario.
• Mejora el cálculo de necesidades.
• Elimina los artículos obsoletos.
• Mejora el control de las operaciones logísticas.
• Todas estas ventajas inciden en los resultados económicos de
la empresa.