PROCESOS

ADMINISTRATIVOS
Introducción
Los procedimientos Administrativos son la construcción de competencias que permitan al
estudiante a adquirir un espíritu emprendedor, por lo tanto, los propósitos de este tema son: el
desarrollo de habilidades para analizar los procedimientos administrativos, la adquisición de
conocimientos básicos, construcción de competencias que ayuden al desarrollo de la sociedad.
Esta unidad de aprendizaje se divide en cuatro unidades y estarán representadas en esta
presentación y son las siguientes: (La Teoría General de Sistemas y su impacto en las
Organizaciones; Marco Conceptual para el estudio de los Procedimientos Administrativos;
Análisis, Diseño y Control de Formas y Distribución de Áreas de Trabajo cada una con sus
respectivos temas la cual nos permitirá explorar de una forma gradual y ordenada los
fundamentos teóricos, metodológicos de los procesos administrativos.
1.1. EL ORIGEN DE LA ESCUELA DE SISTEMAS.

La Teoría General de Sistemas, idea desarrollada por L. Von Bertalanffy en 1930,

fue un tema nuevo que causó impacto en la comunidad científica, lo que motivó
el interés de muchos para su investigación, motivo por el cual un grupo
conformado sólo por personas que tenían inquietudes similares formaron la
Sociedad para la Investigación de Sistemas Generales conjuntamente con Anatol
Rapoport, Kennet Boulding, Ralph Gerard y otros en 1954.
 Postulados de la Teoría
General de Sistemas..

Objetivos de la ISSS
Pero el nombre que conocemos de esta Sociedad no es el que dio origen a su
constitución, pues primero fue conocida como Society for General Systems
Research (SGSR), luego fue convertida en la International Society for General
Systems Research (ISGSR), para finalmente lo que hoy se conoce como la
International Society for the Systems Sciences (ISSS), cuyos objetivos fueron:
Características de la Teoría General de
Sistemas
 Objetivos de la Teoría General de
Sistemas

Los objetivos originales de la Teoría General de Sistemas

son los siguientes:
1.2 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE UN
SISTEMA
En genera las características principales de un sistema abierto son:
su corriente de entrada, su proceso de conversión, su corriente de
salida, y como elemento de control, la comunicación de
retroalimentación.
La Teoría General de los Sistemas se basa en dos pilares básicos: aportes semánticos y aportes
metodológicos:

◦ Aportes semánticos
La Teoría General de Sistemas, para solucionar estos inconvenientes, pretende introducir una semántica
científica de utilización universal. En nuestro caso necesitamos apropiarnos de dichos conceptos no sólo
para establecer la fundamentación de la teoría general de sistemas, objetivo fundamental de esta unidad;
sino para comprender sus alcances, aplicaciones y tendencias en los campos que de ahora en adelante
nos pueden ocupar o interesar.

Concepto de Sistema
Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se refieren al campo físico
(objetos), sino más bien al funcional. De este modo las cosas o partes pasan a ser funciones
básicas realizadas por el sistema. Podemos enumerarlas en: entradas, procesos y salidas.
Entradas
Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos
o información.
Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades
operativas.

Las entradas pueden ser:

Proceso
El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal
puede ser una máquina, un individuo, una computadora, un producto
químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, etc.
Salidas
Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o,
alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema. Las salidas
de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesará para
convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.
Subsistemas
En la misma definición de sistema, se hace referencia a los subsistemas que lo componen,
cuando se indica que el mismo está formado por partes o cosas que forman el todo.

Estos subsistemas forman o componen un sistema de un rango mayor, el cual para los primeros
se denomina macro sistema.
Subsistema >

Sistema >

Subsistema >
1.3 DIFERENTES ENFOQUES DE SISTEMAS Y SU
APLICACIÓN
El problema metodológico de la teoría de los sistemas es enfrentar cuestiones de naturaleza
más general. Hay varios enfoques para enfrentarse a tales problemas.
Ciencia de los sistemas
El sistema, en los casos de sistemas biológicos, está rodeado por un límite o membrana que lo
aísla relativamente, separando el endomundo del exomundo. Las membranas de este tipo son
siempre selectivamente permeables y juegan un papel capital en la organización de los
intercambios entre el sistema y su entorno (o, eventualmente, en los que se operan entre los
subsistemas, por lo general ellos mismos, limitados por membranas). Los sistemas meta
vivientes también desarrollan membranas, aunque, en este caso el concepto en sí debe ser
ampliado un poco.
Tecnología de los sistemas
Sistemas de información computarizados
Conjunto de elementos que interactúan entre sí para
manipular, crear y consultar información, que ayuda a la
toma de decisiones.

Un sistema de información computarizado está

constituido por los siguientes componentes:
Clasificación de los sistemas de información

Los Sistemas de Información se clasifican de la siguiente manera:

Filosofía de los sistemas
La Teoría General de Sistemas (TGS) y la Cibernética han ido emergiendo como metodologías de
estudio y resolución, dando respuesta a interrogantes acerca de los sistemas complejos.
La TGS estudia la organización interna de los sistemas, sus interrelaciones recíprocas, sus niveles
jerárquicos, su capacidad de variación y adaptación, la conservación de su identidad, su
autonomía, las relaciones entre sus elementos, las reglas de su organización y crecimiento, las
condiciones de su conservación, de sus posibles o probables estados futuros, de su
desorganización y destrucción, etc.
2.1 DEFINICIÓN Y APLICACIÓN
Definición de procedimiento administrativo:
Procedimiento administrativo
El procedimiento administrativo es entonces, el conjunto de actos y
formalidades destinados a producir el dictado o la ejecución de un
acto administrativo.
Procedimiento administrativo, la serie de trámites que realizan las
dependencias y organismos descentralizados de la administración
pública estatal o municipal, con la finalidad de producir y, en su caso,
ejecutar un acto administrativo.
Los principios generales del procedimiento administrativo son:
Procedimiento
Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para
desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación,
aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con
estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.
Método
Las distintas etapas del método científico son la observación (que permite analizar un fenómeno
según se aparece ante la realidad); la inducción (permite distinguir los principios particulares de
cada una de las situaciones observadas); la hipótesis (la planteada a partir de la observación y
de acuerdo a ciertos criterios); la prueba de la hipótesis mediante la experimentación;
la demostración o refutación de la hipótesis; y el establecimiento de la tesis o teoría
científica (las conclusiones).
2.2 LA ORGANIZACIÓN Y SUS PROCESOS
La razón de que existan las organizaciones es que ciertas metas sólo pueden alcanzarse
mediante la acción concertada o la coordinación de esfuerzos de algunos grupos. De esta
manera, metas y objetivos pueden lograrse con mayor eficacia.
Concepto y tipos de organización
Organización, según la mayoría de los estudiosos de la Administración, es una estructura
formalizada de funciones y puestos diseñados de antemano
Agrupación de las organizaciones por su
naturaleza
Según la naturaleza de la actividad económica que desarrollan las empresas se dividen en:
Clasificación de las operaciones (algoritmos)

Podemos conceptualizar al algoritmo como una secuencia de operaciones detalladas y no

ambiguas, que al ejecutarse paso a paso, conducen a la solución de un problema. En otras
palabras es un conjunto de reglas para resolver una cierta clase de problema.
Un algoritmo puede ser expresado de las siguientes formas.
Los procesos y procedimientos
Proceso
Un proceso es un conjunto de actividades que permiten alcanzar un objetivo específico.
Los procesos deben ser relevados en una organización con la finalidad de alcanzar la (Eficiencia,
efectividad y economía) en una entidad.
Procedimiento
Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una
serie común de pasos claramente definidos en un tiempo (sucesión cronológica), que permiten
realizar una actividad o un trabajo correctamente.
Clasificación de los procedimientos

Los procedimientos se pueden clasificar como sigue:

Diseño de los procesos y procedimientos

La finalidad de un procedimiento consiste,

en actuar de modo que las operaciones se
realicen siempre del mismo modo. La necesidad
de garantizar una regla rígida para la
uniformidad de tratamiento de las operaciones
periódicas tiene su razón de ser en algunos
motivos fundamentales.
2.3 ELABORACIÓN DE DIAGRAMAS DE
PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos se estructuran de la siguiente manera:
Identificación; Este título contiene la siguiente información, logotipo de la organización,
denominación y extensión (general o específico) de corresponder a una unidad en particular
debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboración.
Numero de revisión.
Unidades responsables de su revisión y/o autorización
Elaboración de diagramas de
procedimientos
Los diagramas de flujo son una manera de representar visualmente el flujo de datos a través de
sistemas de tratamiento de información. Los diagramas de flujo describen qué operaciones y en
qué secuencia se requieren para solucionar un problema dado.
2.4 EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer
cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.
En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como
las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa.
Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las
actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido.
Tipos de manuales de procedimientos
Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la
estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones,
autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a seguidos en la

toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el
marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
Manual de procedimientos:
Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza
la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo
al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de
este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y
procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Contenido del manual
 Las partes que componen el manual de procedimientos son las siguientes:
 Portada.
 Hoja de Identificación y Autorización.
 Índice General o Contenido.
 Introducción
 Marco Jurídico.
 Objetivo.
 Lineamientos.
 Procedimientos:
 Diagramas de Procedimientos o Flujogramas.
 Descripción de los Procedimientos.
 Formatos e Instructivos de Utilización.
 Hoja de Visto Bueno.
 Anexos: (en su caso)
Implantación
Autorización e implementación
Una vez que se ha integrado el manual, es necesario realizar los trabajos que se describen a
continuación para que lo autoricen los servidores públicos correspondientes y así poder
implementarlo.
Revisión y validación
Una vez que el centro de trabajo tenga integrados los procedimientos de un
órgano administrativo, es conveniente enviarlos para su validación por el titular del
órgano administrativo ejecutor; posteriormente deberán enviarse al Departamento de
Organización y Sistemas de la Unidad de Planeación para su análisis correspondiente.
Implantación
Evaluación y actualización
Una vez iniciada la implementación del manual, es necesario que los titulares de los órganos
administrativos den seguimiento a la efectividad de los procedimientos, a fin de detectar
desviaciones en los mismos, haciendo oportunamente los ajustes necesarios.
Los manuales de procedimientos se actualizarán con base a los cambios en los procesos de
trabajo autorizados por la Dirección General, así como por las reformas al marco jurídico y
normativo, y tomando en consideración las aportaciones de los servidores públicos que lo
ejecutan, con la revisión por parte del Departamento de Organización y Sistemas.
Diseño
El analista de sistemas debe contar con la capacidad para:
Diseñar formularios o formas completas y útiles.
Eliminar formularios y formas innecesarios que desperdicien los recursos de la organización.
Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, estos principios
deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los procedimientos
involucrados.
Características de los Formularios
Las características mínimas que debe tener todo formulario son las siguientes:
4.1 DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
La finalidad fundamental de la distribución en planta consiste en organizar estos elementos de
manera que se asegure la fluidez del flujo de trabajo, materiales, personas e información a
través del sistema productivo.
Objetivos
En cualquier caso, los objetivos básicos que ha de conseguir una buena distribución en planta
son:
Unidad. Al perseguir el objetivo de unidad se pretende que no haya sensación de pertenecer a
unidades distintas ligada exclusivamente a la distribución en planta.
Circulación Mínima. El movimiento de productos, personas o información se debe minimizar.
Seguridad. En el movimiento y el trabajo de personas y materiales es una exigencia en
cualquier diseño de distribución en planta.
Flexibilidad. Se alude a la flexibilidad en el diseño de la distribución en planta como la
necesidad de diseñar atendiendo a los cambios que ocurrirán en el corto y medio plazo en
volumen y en proceso de producción.
FACTORES QUE DEBEN CONSIDERARSE PARA
LAS ÁREAS DE TRABAJO
Para realizar una buena distribución es necesario conocer:
Factores para área de trabajo
Los materiales
Dado que el objetivo fundamental del Subsistema de Operaciones es
la obtención de los bienes y servicios que requiere el mercado, la
distribución de los factores productivos dependerá necesariamente
de las características de aquéllos y de los materiales sobre los que
haya que trabajar.
La maquinaria
Para lograr una distribución adecuada es indispensable tener
información de los procesos a emplear, de la maquinaria, utillaje y
equipos necesarios, así como de la utilización y requerimientos de los
mismos.
Factores para área de trabajo
La mano de obra
También la mano de obra ha de ser ordenada en el proceso de distribución,
englobando tanto la directa como la de supervisión y demás servicios auxiliares.
El movimiento
En relación con este factor, hay que tener presente que las manutenciones no son
operaciones productivas, pues no añaden ningún valor al producto.
Los servicios auxiliares
Los servicios auxiliares permiten y facilitan la actividad principal que se desarrolla en
una planta.
El edificio
La consideración del edificio es siempre un factor fundamental en el diseño de la
distribución, pero la influencia del mismo será determinante si éste ya existe en el
momento de proyectarla.
TIPOS DE DISTRIBUCIÓN
Distribución de oficina
Agrupamiento de trabajadores, equipos y espacios de oficina para proporcionar comodidad,
seguridad y movimiento de información.
El diseño y distribución de la oficina dependerá fundamentalmente de la naturaleza y funciones
específicas de la misma.
Distribución orientada al producto
Vulgarmente denominada "Producción en cadena". En este caso, toda la maquinaria y equipos
necesarios para fabricar determinado producto se agrupan en una misma zona y se ordenan de
acuerdo con el proceso de fabricación.
Distribución por proceso
Distribución que trata con la producción de bajo volumen y alta variedad, donde se agrupan
máquinas y equipos similares.
Por lo general, una distribución orientada al proceso es la estrategia de bajo volumen y alta
variedad.
PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DE ÁREAS
DE TRABAJO.
Se debe realizar un análisis de la organización para determinar las funciones que ésta
desempeña, qué actividades realiza cada empleado, se debe usar instrumentos técnicos como
los organigramas, cuadros de distribución del trabajo, estadísticas de trabajo, sociogramas,
árboles de decisión, redes para el análisis lógico de problemas y tablas de decisiones.
Previsión de necesidades
La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio,
donde debe cubrirse la organización, con respecto a proyecta la medida en que las decisiones de
la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo y determinar si se están
contemplando cambios en la organización como pueden ser ampliar o reducir la estructura
orgánica, descentralizar funciones o unidades etc.
Iluminación
No se trata de la iluminación general, sino de la cantidad de luz en el punto focal de trabajo. La
iluminación deficiente ocasiona fatiga en los ojos, perjudica el sistema nervioso, ayuda a la
deficiente calidad del trabajo y es responsable de una buena parte de los accidentes de trabajo.
Ruido
El ruido se considera un sonido o barullo indeseable. El sonido tiene dos características
principales: frecuencia e intensidad. La frecuencia es el número de vibraciones por segundo
emitidas por la fuente de sonido, y se mide en ciclos por segundo. La intensidad del sonido se
mide en decibelios.
Conclusiones
En conclusión esta materia nos dejo que la teoría general de sistemas ofrece la posibilidad de
superar la disyuntiva entre los fenómenos materiales y la globalidad emergente vista por medio
de los modelos, previo conocimiento de su estructura y funcionamiento.
Loas diagramas de procedimientos permitirán conocer de manera integral la operación de la
institución o de cualquier unidad administrativa.
Los lineamientos fundamentales para analizar, diseñar y controlar las formas (formularios) en su
concepción más sencilla y clara. Debido al gran volumen de información que existe en la
organización, se necesita manejar formas para homogeneizar y racionalizar el trabajo. De otro
modo, la proliferación indiscriminada de datos podría entorpecer o retrasar las actividades, con
la consecuente elevación de costos administrativos y materiales.
Conclusiones
El propósito de hacer el análisis, diseño y control de los formularios es:
 Contar con las formas adecuadas en función de las necesidades de la organización.
 Conocer el número exacto requerido
 Mejorar la eficiencia de los procesos y procedimientos.
 Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.
 Asociar correctamente la estructura orgánica con su clasificación por áreas, unidades o ambas.
 Normalizar las que se encuentren en uso con diseño elaborados técnicamente.
 Controlar las provisiones y el consumo estrictamente necesarios.
 Economizar mediante la racionalización del uso y diseño.
 Contar con un catálogo de formas acorde con las necesidades de la organización.
 Mantener un control de calidad de su producción o compra.
 Definir los criterios técnicos para su revisión y actualización
Conclusiones
Generalmente las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una institución, requieren
de documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando dichas operaciones son
numerosas y repetitivas o indistintamente, se utilizan Formas impresas para simplificar la
elaboración de los Documentos respectivos. La Administración Pública, cuyas actividades han
tenido un desarrollo desmesurado en los últimos años, requiere de las formas como un
instrumento administrativo importante para su funcionamiento. Es necesario destacar el hecho
de que la importancia de una Forma se demuestra cuando ayuda a la simplificación de los
métodos de trabajo, y no tan solo en la normalización que a través de ella se obtiene.
 Referencias
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9. McCormick, E. (1980). Ergonomía. España:Gustavo Gili S. A.
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