1.

EL ARCHIVO
 Concepto de Archivo
Es el conjunto ordenado de documentos que una
persona, una sociedad, una institución o cualquier tipo
de organización produce en el ejercicio de sus funciones
1.1 Utilidad del archivo
 Es muy importante distinguir aquella información que
es útil y aquella que no lo es, no toda la información
debe ser almacenada, ya que solo nos ocupará espacio
y no servirá para nada.
 Para clasificarlo como útil, hay que seguir una serie de
pautas y formularnos algunas preguntas como: ¿Esta
relacionado con el entorno empresarias? ¿Puedo
encontrarlo en otro lugar? ¿Necesito esa información?
¿Necesito ese documento?
1.2 Funciones y finalidades del
archivo
 Para tener un sistema de archivo eficaz, deben existir:
- Unas normas que permitan a cualquier empleado hacer
uso de el (personas autorizadas)
- Un índice en el que aparezca su contenido
- Unas instalaciones adecuadas para su buena
conservación
1.3 Clases y sistemas de
ordenación de archivos
 A. Clases de archivos
- Archivos activos: Contienen la información mas usada
y que debe estar al alcance del trabajador.
- Archivos semiactivos: Contiene la información no
activa que utilizamos de manera circunstancial, debe
estar próxima al archivo activo.
- Archivos pasivos: Contiene aquella información que no
se utiliza casi nunca, ya sea porque son acciones
pasadas o estén guardadas por un cierto valor
histórico.
- Archivos centralizados: Toda la información
empresarial esta concentrada en un único lugar. El fin
de este tipo de archivo es economizar espacio,
equipamientos y empleados, es muy útil en empresas
pequeñas
- Archivos descentralizados: La documentación
empresarial se encuentra repartida por los distintos
departamentos, cada departamento gestiona todos
aquellos documentos que genere, el fin de este tipo de
archivos es potenciar la independencia de los
departamentos y ahorrar tiempo.
 B. Sistemas de ordenación de archivos
 Ordenar documentos es juntarlos de acuerdo a una norma
o un criterio conocido, que permitirá localizarlos
fácilmente en una búsqueda posterior
- Los sistemas mas frecuentes usados en el entorno
empresarial para ordenar la documentación son:
Alfabético, Numérico, Alfanumérico, Geográfico,
Cronológico,

 Ordenación alfabética
Consiste en colocar las palabras elegidas siguiendo el orden
que establece el alfabeto.
 Ordenación numérica
Consiste en archivar los documentos asignando un numero
correlativo a cada uno de ellos.
 Ordenación alfanumérica
- Se archivan documentos haciendo combinaciones de letras
y números
-Es eficaz e intuitivo ya que se trata de un sistema que junta
las combinaciones mas simples.
- Se usa en empresas donde se lleva una documentación con
cifras y letras.

 Ordenación geográfica
- Se asocian los documentos a la situación geográfica.

 Ordenación cronológica
- Se ordena la documentación siguiendo un orden cronológico de
acuerdo a una fecha
1.4 El procedimiento y
equipamiento de archivo
A. Procedimiento de archivo
-Revisar los documentos
-Clasificar los documentos
-Ordenar los documentos y clasificarlos como útiles
-Archivar los documentos previamente ordenados
Para realizar una buena labor de archivo hay que seguir
estos diez consejos
1)Archivar los documentos en el orden que van llegando y si no se puede
clasificarla como tarea pendiente.
2)Colocar la documentación mas reciente al principio del conjunto.
3)Ordenar primero por asuntos y luego por fechas, menos el correo de
particulares que se ordena por apellidos.
4)Saber el tiempo que hay que conservar los documentos.
5)No acumular mucho en una carpeta
6)Anotar cuando se ha recibido el documento y los limites de tiempo que
tenemos con cada documento
7)Si el documento es muy grande se doblara para poder identificarlo
8)Adjuntar una copia del documento al que se refiera el documento
principal.
9)Usar un registro de entradas y salidas de documentación.
10)Alinear los papeles y graparlos para evitar perdidas.
B. Equipamiento de archivo
Se trata de todos los dispositivos físicos que permiten
tener almacenada y ordenada la información como los
ordenadores, armarios, ficheros…etc.

Debe cumplir aspectos como:

Espacio del que se dispone, frecuencia de uso de los
documentos, volumen del material archivado, forma de
uso, forma en que aumenta su volumen.

Existen dos sistemas para mantener la información:

Archivo convencional o manual y archivo informático.
1.5 Funcionamiento del archivo
A. La conservación del archivo
Los documentos contables se deben conservar un mínimo de 5 años. El
resto de documentos de gestión de la empresa se desecharan cuando la
empresa lo vea necesario.
Para la conservación física de los documentos habrá que seguir unas
pautas teniendo en cuanta aspectos como la temperatura, humedad,
limpieza o la ubicación de los espacios donde se van a guardar.
B. Seguridad del archivo
Hay que tener en cuanta la forma de acceder a los datos ya que por
ejemplo los documentos en formato papel pueden llevan al mal uso y
deterioro de estos.
La empresa maneja información de gran importancia que no pueden
circular sin que se controlen.
Además de los recogido en la LOPD(Ley Orgánica de Protección de
Datos) hay distintos protocolos y normas internas en cada empresa como
fichas de control de acceso a los documentos para saber quien, cuando,
donde y para que se ha hecho uso de el documento.
2. LA PROTECCIÓN DE LA
INFORMACIÓN

La protección de datos personales está regulada por la

ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección
de Datos de carácter personal (LOPD) y el reglamento
de Desarrollo de la LOPD (Real Decreto 1720/2007, de
21 de diciembre)
2.1 Objeto y ámbito de la aplicación de
la LOPD
 OBJETIVO
-Garantizar y proteger los derechos y libertades de las
personas físicas en especial su honor e intimidad
 ÁMBITO
-Esta ley hace referencia a los datos de las personas
físicas, contenidos en los archivos de la empresa.
-Su ámbito de aplicación es el Territorio español.
Principios de la LOPD
 La calidad de los datos art.4
-Deben ser exactos.
-Actualizados.
-Deben archivarse mediante un criterio
 Deber de información art.5.El archivador debe
informa de :
-su existencia en un fichero
-Finalidad
-Consecuencias
-Derechos de accesos
-Identidad y dirección del Archivador.
 Consentimiento del afectado ART.6 es necesario.
 Datos especialmente protegidos art 7
Ideología, Religión, Salud, Origen Racial, Vida sexual.
 Seguridad de los datos art 9
Responsabilidad del Archivador de
Garantizar Seguridad.
Evitar alteración.
Pérdida.
Acceso tratamiento no autorizado
 Deber de secreto art .10
El responsable de los datos tiene la obligación de mantener
el secreto profesional.
 Comunicación de los datos art 11
Sólo con el consentimiento previo al interesado.
 Acceso a los datos por parte de terceras personas art
12.
A. DERECHOS DE LOS INTERESADOS:
 Derecho de Oposición. Art. 6.4 : Como afectado, podemos
impedir el tratamiento de nuestros datos previa petición y sin coste
alguno.
 Derecho de Impugnación de valoraciones. Art. 13: no existe
obligación de soportar valoración de nuestra persona.
 Derecho de Consulta. Art. 14: Tenemos derecho a conocer nuestros
datos, finalidad, cómo lo obtuvieron y el uso se les dará.
 Derecho de Rectificación y Cancelación. Art. 16: Tanto el
responsable del archivo como el titular, goza de este derecho si los
datos son erróneos.
 Derecho de Indemnización. Art. 19: En caso de incumplimiento
de lo dispuesto en la LOPD, se podrá solicitar una indemnización por
los daños ocasionados, por la Vía Judicial para los Archivos Privados
o por la Vía Administrativa en los Archivos Públicos.
B. INSCRIPCIÓN REGISTRAL DE FICHEROS. Art. 26.1 LOPD
1.Toda persona o entidad que cree un fichero de datos de carácter
personal, debe notificarlo previamente a la Asociación Española de
Protección de Datos. (A.E.P.D).
2.La Notificación debe ser previo a la creación e inscripción en el Registro
General de Protección de Datos. (R.G.P.D).

C. MEDIDAS DE SEGURIDAD EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

DE CARÁCTER PERSONAL:
Tanto la información en papel como en otros soportes, deben cumplir las
premisas de seguridad, confidencialidad, integridad y disponibilidad
regidas en el Art.9 LOPD.
 Existen dos medidas de seguridad:
1. Medidas Organizativas: En ellas se establecen los procedimientos, reglas y
niveles de seguridad que se debe seguir.

1. Medidas Técnicas: Esta se basa en evitar la modificación, perdida o robo de

los datos existentes y centradas en los Sistemas y Mecanismos de Archivos de
datos.
CLASIFICACIÓN DE LAS MEDIDAS SEGÚN LOPD

Nivel FICHEROS AUTOMATIZADOS

Recoge todas la funciones y obligaciones de los usuarios de los
BÁSICO
datos en un documento de seguridad.
El documento de seguridad, designara a uno o varios
responsables de seguridad, encargados de coordinar y controlar
las medidas.
MEDIO
Los Sistemas de información y las instalaciones de tratamiento de
datos se someterán a una auditoria interna o externa que verifique
su cumplimiento.
Se establece un sistema que impida el acceso de terceros sin
autorización.
ALTO
Se debe tener copia de los datos, procedimientos de recuperación
y registro de cada acceso a estos.
3. ADAPTACIÓN DE LA EMPRESA A
LA LOPD
PASOS A SEGUIR PARA ADECUAR LA LOPD A LA EMPRESA:

1. Análisis Inicial: se estudia y se evalúa toda la información.

2. Localización e identificación de los ficheros: se puede presentar dos situaciones:

a. Que la empresa ya tenga detectado y declarados ficheros por iniciativa propia.

b. O que no tenga ficheros localizados: en cualquier caso, en cada fichero se deben

identificar aspectos como su: origen y procedencia, el trato que se le da dentro de la empresa y
que se hace con ellos una vez utilizados.

3. Clasificación y análisis legal de los ficheros.

4. Determinación del nivel de Seguridad aplicable.

5. Elaboración del manual de seguridad y del informe de adaptación.

6. Implantación, adaptación y concienciación del personal

7. Inscripción y notificación de los ficheros en la AEPD.

8. Auditoria de seguridad y mantenimiento.

4. LA AGENCIA ESPAÑOLA DE
PROTECCIÓN DE DATOS
Es una entidad pública con personalidad jurídica propia,
que vela por los derechos de las personas y actúa con
independencia de la Administraciones Públicas.
4.1 Funciones de la AEPD
 En relación con las personas a que se refieren los datos:
atender a sus peticiones y reclamaciones, informar de los
derechos.
 En relación con quien trata los datos: emitir
autorizaciones previstas, medidas de corrección y ejercer la
potestad sancionadora.
 En la elaboración de normas: asesorar al Parlamento
 En materia de telecomunicaciones: tutelar los derechos y
garantías de los abonados y usuarios en el ámbito de las
comunicaciones electrónicas.
 Otras funciones: cooperación internacional y elaboración
de una memoria anual
4.2 Inscripción y control de archivos
El registro General de Protección de Datos es el órgano
de la Agencia Española de Protección de Datos
encargado de velar por la publicidad de la existencia de
los ficheros y tratamientos de datos de carácter
personal.
4.3 Denuncias y reclamaciones
Si percibimos el incumplimiento de la ley, debemos
realizar la labor de denunciar
Los ciudadanos disponemos de un canal de comunicación
con la Agencia.
4.4 Papel sancionador de la AEPD
Los responsables de los ficheros y los encargados de
tratar sus datos estarán sujetos al régimen sancionador
de esta entidad. Hay tres tipos de infracciones:

• Infracciones leves: no atender a las solicitudes de

cancelación de datos.
• Infracciones graves: mantener los ficheros que
contengan datos personales sin las medidas de
seguridad.
• Infracciones muy graves: recoger documentación de
forma engañosa
5. FIRMA Y CERTIFICADO ELECTRÓNICO
5.1 Firma digital y firma electrónica
 La firma digital es un sistema que sirve para demostrar
la autenticidad de un mensaje digital o de un
documento electrónico.
 La firma electrónica es el conjunto de datos relativos a
una persona consignados en forma electrónica y que
puede ser utilizados como medio de identificación del
firmante.
5.2 Certificado electrónico
Es un documento firmado electrónicamente por una
autoridad de certificación, que vincula la identidad de
cada usuario con la firma electrónica, dándole a
conocer como firmante en el entorno digital.

5.3 Autoridades de certificación

Es una entidad reconocida legalmente con capacidad
para emitir y revocar los certificados que acompañan a
las firmas electrónicas.