Excel 2016:

Ingreso y Formato de Datos

Procesamiento de Datos
Introducción
Una hoja de cálculo es una aplicación diseñada para manipular datos y
números, se podrá calcular, ordenar, combinar, separar, hacer
referencias, etc. Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de
trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una
cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir
números, letras y gráficos.

Además, en la Hoja de Calculo se pueden hacer cambios fácilmente a las

características, ubicación, orientación, etc., de los datos que se están
manipulando.

En esta unidad se verá el entorno de trabajo del Excel, así como los
elementos que lo conforman. También se realizarán las operaciones de
edición, como son insertar, copiar, eliminar, celdas, columnas, filas, u
hojas por último se aplicarán los formatos a cada uno de estos elementos.

2
Objetivos
• Conocer la Estructura de una Hoja de Cálculo
• Ingresar correctamente los diferentes tipos de
datos
• Realizar operaciones con los elementos de una
hoja de cálculo: insertar, eliminar, copiar y
mover.
• Aplicar formato a los elementos de un Libro.
• Configurar el Libro para su impresión.

3
Índice
• Entorno de Excel
• Desplazamiento en Excel
• Datos: introducción, modificación tipos
• Selección de elementos en Excel
• Formato: columnas, filas, hojas
• Inserción y eliminación de elementos
• Borrado de celdas
• Operaciones con archivos
• Copiar y mover celdas
• Formato de celdas
• Impresión
4
Ingreso a Excel
Las formas de ingreso a Excel son iguales a Word. Así tenemos:
■ Inicio / Todos los Programas / Microsoft Excel

■ Como acceso directo en el Escritorio

■ Como acceso rápido en la Barra de Tareas.

5
 Pantalla de Excel
1.- Botón de control.
2.- Barra de herramientas de acceso
rápido.
3.- Barra de título.
4.- Botón de ayuda.
5.- Botón de opciones de presentación de
la cinta de opciones
6.- Botón de minimizar.
7.- Botón de restaurar.
20.- Barra de navegación de
8.- Botón de cerrar.
hojas.
9.- Botón opción archivo.
21- Hoja activa.
10.- Barra de menús principal.
22.- Indicador de hojas.
11.- Iniciar sesión
23.- Barra de desplazamiento
12.- Cinta de opciones.
horizontal.
13.- Cuadro de nombres.
24.- Barra de desplazamiento
14.- Barra de fórmulas.
vertical.
15.- Botón de insertar función.
25.- Barra de estado.
16.- Cuadro de contenido.
26.- Modos de presentación de la
17.- Columnas.
hoja de cálculo
18.- Filas.
27.- Zoom.
19.- Celda activa. 6
Pantalla de Excel
■ El Botón Archivo el cual, al hacer clic sobre él, despliega una lista de
comandos como la que se muestra en la imagen que sigue, además de la lista
de archivos utilizados recientemente y la opción para personalizar el entorno
de Excel.

8
Pantalla de Excel
■ La Barra de Acceso Rápido contiene botones para realizar
tareas frecuentes tales como Guardar, Deshacer. Usted
puede configurar esta barra.

■ La Barra de Título, contiene el nombre del archivo con el que

se está trabajando en ese momento. Cuando se crea un
archivo nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta
que lo guardemos y le demos otro nombre. En el extremo de
la derecha están los botones para minimizar, restaurar y
cerrar.

9
Pantalla de Excel
■ La Cinta de Opciones, contiene todos los
comandos agrupados en varias pestañas, las
cuales agrupan a los comandos según su función.

10
Pantalla de Excel
La Cinta de Opciones, los Grupos pueden tener un Iniciador de Cuadro
de Diálogo en el vértice inferior derecho,

Con la combinación de teclas Ctrl-F1 se puede ocultar o

mostrar la Cinta de Opciones.

11
Pantalla de Excel
■ La Barra de fórmulas, nos muestra el contenido de la celda activa,
es decir, la casilla donde esté situado el cursor. Cuando se quiera
modificar el contenido de una celda, dicha barra variará ligeramente,
este tema lo veremos más adelante. El extremo izquierdo de esta
barra es el Cuadro de Nombres donde aparece el nombre de la
celda activa.

■ La Barra de etiquetas, nos permite movernos por las distintas

hojas que contiene el archivo Excel.

12
Pantalla de Excel
■ La Barra de Estado muestra el modo de ingreso de datos,
permite cambiar la vista de la hoja de cálculo y variar el grado
de acercamiento.

■ Las Barras de Desplazamiento permiten desplazar la visión

del contenido de la Hoja: hacia la izquierda o derecha con la
barra horizontal, y hacia arriba o abajo con la barra vertical.

13
Pantalla de Excel
■ Cada Hoja de Trabajo del libro Excel está dividida en filas y
columnas. Cada columna está identificada por una o varias
letras en su parte superior, y cada fila tiene como
identificador un número en su extremo izquierdo. La
intersección de una fila y una columna, es una celda, la
cual toma los nombres de la columna y la fila a la que
pertenece.

14
Pantalla de Excel
■ Cada hoja consta de 16 384 columnas y 1 048 576 filas.
Cada columna se nombra con una, dos o tres letras: A, B,
C,… Z, AA, AB, AC,… AZ, BA,…. ZZ, AAA,… XFD. Las filas
están enumeradas desde la 1 hasta la 1048576.

■ La celda se nombra con el identificador de la columna y el

número de fila a la cual pertenece. Por ejemplo, la primera
celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda
se llama A1, mientras que la última celda es la XDF1048576

■ La celda donde se encuentra el cursor se denomina Celda

activa y se identifica porque aparece más remarcada que las
demás - como muestra la imagen anterior – y su
identificación aparece en el Cuadro de Nombres.
15
Desplazamiento de Excel: en una hoja
■ Desplazamiento en una hoja: tan solo una pequeña parte de la hoja
es visible en la ventana del documento en un momento dado. La hoja,
la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las
visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el
documento rápidamente.

16
Desplazamiento de Excel: en una hoja
- Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la
celda donde se desea ir, es utilizando el cuadro de diálogo Ir.

Presionar la tecla F5
Aparece la ventana:

En el recuadro Referencia escribir, la

dirección de la celda a la que se quiere
desplazar.
Después clic en el botón Aceptar.

También puede utilizarse el mouse, moviéndose con las barras de

desplazamiento para visualizar la celda a la que se quiere ir y
17
hacer clic sobre ésta.
Desplazamiento de Excel: en un libro
■ Desplazamiento en un libro: dentro de nuestro libro de trabajo existen
varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo
aunque el número podría adicionársele. Existen distintos métodos para
moverse por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por
utilizar la barra de etiquetas.

En la barra de etiquetas, la activa será la hoja en que está situado

ahora, Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier etiqueta se cambiará de
hoja, es decir, si hace clic sobre la etiqueta Hoja3 pasará a trabajar con
dicha hoja.

También se puede utilizar combinaciones de teclas:

18
Desplazamiento de Excel: en una hoja
También se puede cambiar de hoja utilizando los botones de la
izquierda de la barra de etiquetas, aunque esto no significa que nos
pasemos a la Hoja, sólo sino se vieran en la Barra de Etiquetas se
podrá apreciar, pero luego para colocarse en ella se tendrá que hacer
un clic.
■ Para ir a la etiqueta extremo izquierdo

■ Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos

■ Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos

■ Para ir a la etiqueta extremo derecho

19
Introducción de Datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos,
números o fórmulas. Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
2. Digitar los datos, que aparecerán en dos lugares: en la celda activa y
en la Barra de Fórmulas. Una ceda puede contener hasta 32 767
caracteres.

1. Para introducir el valor en la celda se puede utilizar cualquiera de los

tres métodos que se explican a continuación:
■ Con la tecla Enter, se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda
activa va ha permitir que se encuentre justo por debajo.
■ Con las Teclas de movimiento, se valida el valor para introducirlo en la celda y además
la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos la
Flecha de la Derecha la celda activa será la celda contigua hacia la derecha.
■ Con el Cuadro de Aceptación, es el botón de la barra de fórmulas.
Modificación de Datos:
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más
tarde, después de la introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar
utilizando la tecla Retroceso (Back Space) del teclado para borrar el carácter situado a la
izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla Flecha
Izquierda porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda adecuada.

2. Activar la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la barra de fórmulas haciendo clic
en la parte del dato a modificar. En este momento la Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar
3. Modificar la información
4. Pulsar Enter o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptación

La diferencia de pulsar la tecla F2 radica en que la edición se realizará sobre la misma celda y aparecerá el punto de
inserción o cursor al final de la misma, sólo tendrá que retroceder o utilizar las teclas de dirección para colocarse
sobre el carácter a modificar.
También es posible hacer doble clic sobre la celda a modificar o si quiere reemplazar por completo el
contenido de una celda, sólo colóquese sobre ella y escriba el nuevo contenido. 21
Tipos de Datos: Valores Constantes
En una Hoja de Cálculo se pueden introducir distintos Tipos de Datos:
Valores Constantes: son aquellos datos que se introducen
directamente en una calda. Pueden ser: número, fecha, hora, o un texto.
■ Números: para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los
signos especiales +, -, ( ), /, %, E, e, ., Pts

Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste
tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo
interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.

El carácter E ó e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a

300000 (3 por 10 elevado a 5). Se pueden incluir los puntos de miles en los números
introducidos como constantes. Cuando un número tiene una sola coma se trata como una
coma decimal.

Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de

porcentaje. Si se introduce fracciones tales como 1/4, 6/89, debe escribir primero un cero,
un espacio y luego la fracción, de esta manera no se confundirá con números de fecha.

Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a

anotación científica. Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la
celda.
22
Tipos de Datos: Valores Constantes
■ Fecha u Hora, para introducir una fecha u hora, sólo tiene que escribirla de la forma
en que desea que aparezca.
Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas
también aparecen alineados a la derecha en la celda.
Cuando se introduce una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será
necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas
que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente debemos introducir el
año completo.
A continuación se muestran algunos ejemplos de formatos de fecha u hora:
1/12/99 1-12-99 2:30 PM
14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031

■ Texto, para introducir texto como una constante, se selecciona una celda y se escribe
el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se
puedan reproducir en la impresora.
Si un texto no cabe en la celda puede utilizar todas las adyacentes que están en
blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena
únicamente en la primera celda.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

23
Tipos de Datos: Fórmulas

Fórmulas: es una secuencia formada por: valores constantes,

referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores.

Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de

cálculo como *, +, -, Sen, Cos, etc.

La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por

el signo = (igual).
Selección de elementos de Excel
El elemento básico en Excel se llama Celda, que es la intersección de una
columna y una fila, como B5, C8, EF10, etc.

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de

celdas con Excel tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las
que queremos que se realice la operación. A continuación algunos
métodos de selección más utilizados:
1. Selección de Celdas (rango de celdas): existen dos formas
Selección Continua Selección dispersa
Sólo tiene que posicionarse sobre una celda y Se realiza haciendo uso de la tecla Ctrl y
hacer clic izquierdo sostenido con el mouse pulsando el clic izquierdo sobre la celda que
hacia la abajo, derecha, izquierda o arriba. desee seleccionar.
También puede pulsar la tecla Shift más las Ejemplo: A3:A4;B4:B8;C3:D3;C5:D6
flechas de dirección. Ejemplo: B3: D6

25
Selección de elementos de Excel
2. Selección de Columnas: la
selección de una columna
completa, es decir, las 1048576
celdas de una columna, se podrá
hacer de una forma muy práctica,
sólo deberá hacer un clic
izquierdo sobre el indicador de
columna que desee.
Haciendo clic izquierdo sostenido
seleccionará varias columnas
contiguas, pero si desea
seleccionar columnas dispersas,
utilizará la tecla Ctrl.
3. Selección de Filas: al igual que
para las columnas, se podrá
seleccionar toda la fila, es decir,
sus 16384 celdas, con tan sólo
hacer clic izquierdo sobre el
indicador de Fila que desee.
Si necesitan varias filas contiguas
utilizará la tecla Shift o con el clic
izquierdo sostenido, pero si quiere
filas dispersas utilice la tecla Ctrl.
26
Selección de elementos de Excel
4. Selección de Hojas:
Para seleccionar todas las filas y columnas de una hoja, tan solo
deberá situarse sobre el botón superior izquierdo de
la hoja situado a la izquierda del indicador de la columna A y el
de la fila 1.

27
 Formato de Columnas: Ancho de Columna
El formato que se aplica a las columnas es su ancho. Cada hoja presenta a
las columnas con un ancho por defecto de 10.71, pero podría pasar que este
ancho sea insuficiente para el contenido que se quiera colocar, no todas las
columnas deberán tener el mismo ancho, se podrá personalizarlo de acuerdo
a sus necesidades.

1. Ancho de Columna: como ya se había indicado el ancho de una columna

en Excel es de 10,71 puntos (80 píxeles). Si se desea o necesita modificar
el ancho de alguna columna, se pueden utilizar dos métodos:
• Primer método: Primero debe seleccionar la columna
o columnas a las cuales se quiere modificar su ancho, si
es que no ha seleccionado ninguna, la modificación se
hará sobre la columna de la celda en la cual se esté
ubicado.
ir al grupo Celdas de la Cinta de Opciones INICIO y
desplegar las opciones de Formato y usar Ancho de
columna.
Aparecerá la ventana en la que debe digitar el ancho
deseado. Hacer clic en Aceptar y el cambio se realizará.
Note el valor por defecto que tienen de ancho las columnas
en Excel: 10.71.
28
Formato de Columnas: Ancho de Columna
• Segundo método. consiste en utilizar el mouse. Se debe situar con el puntero del
mouse en la línea de división de los indicadores de dos columnas, en ese
momento el puntero del mouse adopta la forma de una flecha de doble
dirección.

Se debe hacer un clic izquierdo sostenido y arrastrar la línea a la nueva posición.

Aparecerá una línea discontinua mostrándonos el nuevo ancho al igual que un
texto que nos indica el tamaño de este nuevo ancho. Cuando encontremos el
ancho deseado sólo soltaremos el mouse.

29
Formato de Columnas: Autoajustar a la Selección
2. Autoajustar a la Selección: Si no se quiere cambiar el ancho de manera
manual o colocando un valor referencial, entonces se puede ajustar
automáticamente al ancho del contenido más amplio de la celda de una
columna. Tenemos dos métodos:
■ Primer método consiste en ■ Segundo método, es mucho
utilizar desde la Cinta de más rápido, situarse sobre la
Opciones Inicio, el grupo línea divisoria derecha de los
Celdas, opción Formato, indicadores de columna de
comando Autoajustar ancho aquella columna que desea
de columna.. modificar.
Con el mismo sistema que para
cambiar el ancho de columna,
sólo que esta vez hará doble
clic con el mouse, y el ajuste
se hará automáticamente.

30
Formato de Filas: Alto de la Fila
1. Alto de la Fila: Excel ajusta automáticamente la altura de la fila según
el tipo de letra más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el
tipo de letra mayor de una fila es Calibri de 11 puntos, la altura de esa
fila será de 15 puntos. Si utilizamos Times New Roman de 12 puntos,
la altura de la fila será 15.75 puntos. Como el tipo de letra por
defecto es Calibri, las filas tienen por defecto una altura de 15
puntos.

• Primer método, Seleccionar la fila o filas a las que se

desee cambiar la altura, Seleccione la(s) fila(s) a la(s) que
se desee cambiar la altura, ir a la opción Formato, del
grupo Celdas de la Cinta de Opciones Inicio y
seleccione el comando Alto de fila..
• Segundo método, consiste en utilizar el método de
arrastre con el mouse. Situar el puntero del mouse en la
línea divisoria inferior del indicador de fila de la fila que
desee cambiar la altura.
El puntero se mostrará como una flecha de doble
dirección y sólo tendrá que hacer un clic izquierdo
sostenido y soltar cuando tenga la altura deseada 31
Formato de Filas: Autoajustar
2. Autoajustar: al igual que con las columnas se puede
redimensionar la altura de una fila para ajustarla a la entrada más
alta de la fila.

• Primer método, seleccionar la fila o filas utilice el comando

Autoajustar alto de fila de la opción Formato.

• Segundo método, mucho más rápido, es colocar el puntero

sobre la línea de división de los indicadores de fila y hacer
doble clic.
Formato de Hojas: Cambiar nombre
1. Cambiar nombre: los nombres por defecto que le coloca el Excel a
las Hojas son: Hoja1, Hoja2, etc., pero si se trabaja con varias
hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre particular
para cada hoja, así se podrá identificar de forma más rápida.

La longitud máxima de los nombres de las hojas es de 31

caracteres. No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo
libro de trabajo con el mismo nombre.

Para modificar el nombre de una hoja se tienen varios métodos,

pero primero deberemos estar colocado en la hoja a la que se
quiera cambiar el nombre:

33
Formato de Hojas: Cambiar nombre
• El primer método consiste en utilizar la
opción Formato de la Cinta de Opciones
Inicio, seleccionar la opción Hoja y luego
Cambiar el nombre de la hoja.

• Activar el menú contextual (botón derecho

del mouse) sobre la etiqueta, luego elegir la
opción cambiar nombre.

• Método más directo y rápido, sólo debe

hacer doble clic sobre el nombre de la hoja
en su etiqueta, aparecerá seleccionado el
nombre a la espera del nuevo nombre de
hoja, una vez escrito este nuevo nombre
pulsar la tecla Enter.

34
Formato de Hojas: Color de Etiqueta
2. Color de Etiqueta, para poder cambiar de Hoja
a Hoja, debe hacer uso de las etiquetas, que no
son otra cosa que pestañas, y si queremos que
nuestro libro se comporte de una manera más
amigable u organizada es posible colocarle a
cada pestaña o etiqueta un color de es

Usar la opción Formato, opción Color de etiqueta. También

puede utilizar el menú contextual de la etiqueta para elegir la
misma opción
Al momento de seleccionar esta opción se mostrará una ventana
donde podemos seleccionar el color de etiqueta..

35
Formato de Hojas: Fondo de una Hoja
3. Fondo de una Hoja, es posible colocar una imagen de fondo a
la Hoja de Cálculo seleccionada, así cada hoja podrá tener una
imagen de fondo distinta, no confundir con insertar una imagen
dentro de una hoja, es como un papel tapiz, que se repetirá
tantas veces sea necesario, la cantidad de veces que se repita
sólo dependerá del tamaño de la imagen seleccionada.
Para poder colocar esta imagen de fondo debe ir Cinta de
Opciones Diseño de Página, Grupo Configurar página,
Opcion Fondo
Se abrirá una ventana para que
seleccionemos el archivo de tipo imagen
que servirá de fondo, por defecto se
colocará en la subcarpeta Mis Imágenes
de la carpeta Mis Documentos, de ella
podemos seleccionar la carpeta
Imágenes de Muestra y seleccionar una
de ellas.
36
Insertar elementos en Excel:
Después de haber introducido datos en la hoja de cálculo, se puede
insertar celdas en blanco entre las ocupadas para hacer lugar para
datos nuevos o para incluir más espacio en blanco en el área de
datos, para así ampliar una hoja de cálculo o un libro de trabajo. A las
celdas insertadas se les da los mismos formatos que tienen las celdas
a su alrededor.
1. Insertar Filas en una Hoja, Las filas se insertan por encima de
la fila en donde esté ubicado el cursor. Puede hacerlo con la
opción Insertar del grupo Celdas de la Cinta de Opciones
inicio, y luego use la opción Insertar filas de hoja, y
automáticamente se insertará una nueva fila.
Para añadir varias filas, seleccionar
tantas filas como filas desee añadir.
Todas se insertarán encima de la
selección. Añadir filas a nuestra hoja
de cálculo no hace que el número de
filas varíe, lo que pasa es que se
eliminan las últimas, tantas como filas
añadidas.
Insertar elementos en Excel:
2. Insertar Columnas en una Hoja, de la misma manera que con
la Filas, Excel permite añadir columnas, que pueden haber
faltado a la hora de diseñar nuestra Hoja.
Primero se debe seleccionar la columna delante de la cual quiere
añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden a la
izquierda de la seleccionada. opción Insertar del grupo Celdas
de la Cinta de Opciones, y luego la opción Insertar columnas
de hoja, y se insertará una nueva columna.Todas las
columnas a la derecha de la nueva cambiarán a la siguiente
posición. En caso de no haber seleccionado ninguna columna,
Excel toma la columna de la celda en donde estamos situados
como columna seleccionada.
Para añadir varias columnas, basta
con seleccionar la cantidad de
columnas que desee insertar. Añadir
columnas a nuestra hoja de cálculo no
hace que el número de columnas
varíe, lo que pasa es que se eliminan
las últimas, tantas como columnas
añadidas.
Insertar elementos en Excel:
3. Insertar Celdas en una Hoja, en ocasiones, lo que interesa añadir
no son ni filas ni columnas enteras sino únicamente un conjunto de
celdas dentro de la hoja de cálculo. Deberá seleccionar las
celdas sobre las que quiere añadir otras celdas en blanco y
luego, utilizar la opción Insertar y luego Insertar celdas.
Mostrará una ventana donde debe seleccionar una opción, si lo que
se desea es insertar una celda, se tienen las dos primeras opciones,
desplazar el contenido hacia abajo o hacia la izquierda.
También en la posición de la celda podría insertar toda una columna
o una fila. Nótese como desde aquí también le permite añadir filas o
columnas enteras, una vez seleccionada la opción hacer clic en el
botón Aceptar.

39
Insertar elementos en Excel:
4. Insertar Hojas en un Libro, es muy probable que necesite
trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, para ello se
añadirá más.

• Use la opción Insertar del grupo Celdas de la Cinta de Opciones

inicio y seleccione la opción Insertar hoja. Note que aparecerá con
el nombre Hoja4 automáticamente, y aunque a las hojas se les haya
cambiado de nombre, siempre la nueva hoja aparecerá con el
número correlativo.

• Por el método del menú contextual, sobre el nombre de la etiqueta de

la hoja, hacer un clic derecho y seleccionar la opción Insertar. Pero al
igual que el otro método la nueva hoja se colocará adelante de la
nueva hoja seleccionada.
Cuando se escoge este método se va a abrir una nueva ventana
donde debe seleccionar qué tipo de elemento quiere insertar, por
defecto se coloca en una Hoja de Cálculo, luego hacer clic en el
botón Aceptar.
40
Eliminar elementos en Excel:
1. Eliminar Filas y columnas, primero debe seleccionar las filas o
columnas que desee eliminar, Excel se dará cuenta cuál es el
elemento seleccionado y luego puede usar la opción Eliminar del
grupo Celdas de la Cinta de Opciones inicio.

Al eliminar filas o columnas de la hoja de cálculo, no varía el número

de filas o columnas, lo que pasa es que se añaden al final de la
hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.

41
Eliminar elementos en Excel:
2. Eliminar una Celda, podría darse el caso que usted no seleccione
toda una columna o una fila, sino que esté simplemente
posicionado sobre una celda o un conjunto de celdas, en ese
momento se seguirá el mismo procedimiento.
La diferencia radica en el hecho que Excel no sabe qué eliminar, la
fila o filas a las que pertenecen las celdas seleccionadas o las
columnas a las que pertenecen estas celdas, o realmente sólo
eliminar las celdas seleccionadas, por ello aparecerá la siguiente
ventana.

En esta ventana se elige la opción deseada dependiendo de cómo

queremos que se realice la eliminación de celdas, desplazar las
celdas hacia la izquierda o hacia la derecha (lo contrario a insertar
celdas), y por último hacer clic en el botón Aceptar.
42
Eliminar elementos en Excel:
3. Eliminar Hojas, para eliminar una hoja, posicionarse sobre la hoja
a eliminar ir a la opción Eliminar y luego a la opción Eliminar
Hoja., esta operación se realizará de manera automática. Podrá
eliminar las hojas que no contengan información, si un Libro de
Excel viene con tres (03) hojas por defecto, y sólo cuenta con
información en dos de ellas, entonces es posible que quiera eliminar
la tercera Es importante notar que elimina la hoja con todo su
contenido, por lo que es importante que se sitúe sobre la hoja
correcta, aunque siempre cuenta con la herramienta de deshacer.

43
 Borrado de Celdas:
Es muy común que el contenido de una celda desee eliminarlo, no
es eliminar la celda sino sólo su contenido, esto se llama borrar las
celdas, para ello debe seleccionar la celda o el conjunto de celdas
que desea eliminar su contenido,

Otra forma para eliminar el contenido de una celda es simplemente

colocarse sobre la celda que quiere borrar y pulsar la tecla Supr, este
método borrará el contenido de la celda. 44
Formato de Celdas:
La disposición y el aspecto de la hoja de cálculo son tan importantes como los datos
que contiene. Preparar el formato de una forma apropiada asegura que los datos sean
fáciles de leer y comprender.
Para aplicar formatos se puede utilizar la barra de Formato o realizar las operaciones
a través del menú. Cuando corresponda un botón de la barra de formato se hará la
equivalencia. Lo primero que se debe de tener en cuenta para aplicar un formato se
debe seleccionar la celda o celdas deseadas Antes de poder aplicar formatos a las
celdas, estas deben estar seleccionadas. Luego se puede utilizar la opción
Formato del grupo Celda de la Cinta de Opciones Inicio el menú
contextual de la celda o celdas seleccionadas.

45
Formato de Celdas:
1. Número

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda, por defecto
aparece como tipo General, pero uno puede colocarlo como número, porcentaje,
moneda, contabilidad, fecha, hora, etc.
Lo primero será seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el
aspecto de los números, sabemos que tenemos que ir al menú Formato / Celdas, la
ventana que se muestra por defecto aparece en la pestaña Número, donde se tiene
una lista de las diferentes categorías de número. Al elegir cualquier una categoría,
aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en
la celda. Las categorías más utilizadas son:

46
Formato de Celdas:
1. Número
• General, visualiza en la celda exactamente el valor
introducido.
• Número, contiene una serie de opciones para que los
números se visualicen como números enteros, con decimales y con separador
de miles.
Con los botones de la Barra de Formato es posible generar el mismo efecto,
colocar separador de miles con dos decimales con el siguiente botón. Y si
usted quiere aumentar o disminuir los decimales, podrá utilizar los siguientes
botones. Esto es para el caso que quiera por ejemplo, números enteros.
• Moneda, es parecido a la categoría Número, pero en
vez del separador de miles nos permite visualizar el número con un símbolo
monetario como podría ser $ o Pts, en nuestro caso S/. (soles). Siempre lleva
junto con el símbolo monetario el separador de miles. Para el caso de moneda
se tiene un botón en la barra de formato que nos permite aplicar rápidamente
esta propiedad, por defecto lo colocará en soles, ya que así se configuró en el
Panel de Control.
• Porcentaje, visualiza los números como porcentajes. Se
multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo,
un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2
decimales
lo mostraría como 15,28%.

47
Formato de Celdas:
1. Número

Para poder aplicar desde acá este formato se

debió haber ingresado el valor en decimales, en
lugar de 30, ingresar 0.3, para que aparezca
30.00%. En el caso de trabajarlo desde el botón
de la Barra de Formato deberá colocar el número
como se acaba de indicar. Aunque existe una
manera aún más rápida, escribir el número y
colocarle el símbolo de porcentaje al lado, el Excel
reconocerá este sistema.
• Fecha, visualiza la fecha correspondiente al
número introducido en la celda. Así el 1
equivaldrá a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y así
sucesivamente.
Debe tener en cuenta que sólo es la manera de
visualizarlo, porque en la barra de fórmulas verá
el formato por defecto de una fecha.

48
Formato de Celdas:
2. Alineación
Una vez que se ingrese al Formato de las celdas deberá hacer un clic sobre la
pestaña Alineación, y se mostrará la siguiente ventana.

49
Formato de Celdas:
2.1. Alineación del Texto
En alineación se verá la posición del texto dentro de la celda de manera
horizontal y vertical.

Alineación del texto Horizontal, alinea el contenido de las celdas seleccionadas

horizontalmente, es decir respecto al ancho de las celdas. Se presenta una lista
desplegable donde se encuentran las siguientes opciones:
• General, es la opción del Excel por defecto, alinea las celdas seleccionadas
dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los
textos a la izquierda.
• Izquierda (Sangría), alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda
de éstas, independientemente del tipo de dato. Note que a la derecha aparece un
recuadro de Sangría que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa
este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha,
para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.

50
Formato de Celdas:
2.1. Alineación del Texto
• Centrar, centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de
éstas.
• Derecha, alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha
de éstas, independientemente del tipo de dato.
• Rellenar, esta opción no es realmente una alineación sino que repite el
dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una
celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda
aparecerá ************ hasta completar la ancho de la celda.
• Justificar, con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas
se alineará tanto a la derecha como a la izquierda.
• Centrar en la Selección, centra el contenido de una celda respecto a
todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente
celda en la selección que contiene datos.
• Distribuido, ajusta el contenido de la celda al ancho de la celda y lo
centra, si el contenido es mayor al ancho lo ajustará en dos líneas pero
sigue siendo una celda.
• Alineación del texto Vertical, alinea el contenido de las celdas
seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las
celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha
ampliado respecto al tamaño inicial. Presenta una lista desplegable que
muestra las diferentes opciones que se tienen: 51
Formato de Celdas:
2.1. Alineación del Texto

• Superior, alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte

superior de éstas.
• Centrar, centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a su
altura.
• Inferior, alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte
inferior de éstas.
• Justificar, alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la
parte superior como por la inferior, automáticamente le coloca una altura
donde el contenido de la celda se muestre totalmente.
• Distribuido, alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la
parte superior como por la inferior y al mismo tiempo lo centra, pero no le
coloca una altura automática.

52
Formato de Celdas:
2.2. Orientación

Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas, la

opción por defecto es horizontal.
Con la primera ventana se podrá colocar el texto de
manera vertical como un anuncio, la segunda ventana nos
permitirá colocar cualquier ángulo de 0 a 90 grados en
ambos positivo y negativo.
El cambio se puede hacer arrastrando el extremo derecho
de la imagen o colocando específicamente el dato en la
casilla de Grados.
El Excel ajusta automáticamente la altura de la fila para
adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije
explícitamente la altura de ésta.

53
Formato de Celdas:
2.3. Control del Texto
Estas opciones son alternativas para la alineación horizontal
o vertical, nos permite personalizar la posición del texto en
la celda sin necesidad de alinearlo.

• Ajustar texto, por defecto si introducimos un texto en una

celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para
visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta
opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar
exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la
fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la
celda.
• Reducir hasta ajustar, si activamos esta opción, el tamaño
de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido
pueda mostrarse en la celda.

• Combinar celdas, al activar esta opción, las celdas

seleccionadas se unirán en una sola, comportándose como
una sola celda.

54
Formato de Celdas:
3. Fuente
Para visualizar las opciones de fuente una vez en la ventana de formato de
celdas hacer clic en la pestaña Fuente y se mostrará la siguiente ventana:

55
Formato de Celdas:
3. Fuente Mediante esta pestaña se va a poder cambiar la apariencia
de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño,
estilo y color de los datos de una celda.
Las opciones de esta ventana ya son bien conocidas a esta altura del
curso, se han visto las mismas opciones en Word, así que sólo se hará
una breve mención a cada una de ellas.
• Fuente, se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de
letra. Esta opción la podemos realizar desde la Barra de herramientas de
Formato.
• Estilo, se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son
disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal,
Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. En la barra de formato con los siguientes
botones.
• Tamaño, dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u
otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez
situados en el recuadro. En la barra de Formato es el siguiente botón.
• Subrayado, esta opción se encuentra activa en Ninguno, haciendo clic sobre
la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde podrá elegir un
tipo de subrayado. Con la barra de herramientas de Formato se tiene el
siguiente botón:

56
Formato de Celdas:
3. Fuente
• Color, por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha se podrá elegir un color para el texto

• Efectos, se tienen disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y

subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre el recuadro de
la izquierda.
• Fuente normal, si esta opción se activa, se devuelven todas los opciones de
fuente que Excel tiene por defecto.
Todas las opciones elegidas se podrán visualizar en el recuadro Vista previa que
es el modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda

57
Formato de Celdas:
4. Bordes::
Esta opción de formato se mostrará cuando haga clic sobre la
pestaña Bordes en la ventana de formato de celda.
La opción de bordes permite crear líneas en los bordes
o lados de las celdas. Al elegir cualquier opción,
aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la celda, es como una
vista previa. Es importante hacer notar que las líneas
que presenta una Hoja de Cálculo no son bordes sino
guías.
Lo primero será seleccionar las celdas a las que se le
quiere aplicar un determinado borde, en ello se
escogerá entre los preestablecidos, que pueden ser:

• Ninguno, para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas

• Contorno, para crear un borde únicamente alrededor de las celdas
seleccionadas.
• Interior, para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas
excepto alrededor de la selección
58
Formato de Celdas:
4. Bordes::
Pero podría usted querer personalizar las líneas y sólo escoger por ejemplo,
línea superior y línea inferior, para ello se tienen las opciones en Borde, sólo
debe hacer clic sobre los botones correspondientes.

• Note que las por línea aplicada hay un botón presionado, si se ha equivocado y
quiere eliminar una línea sólo tiene que volver a presionar el botón. Es posible
activar las líneas desde la misma pantalla, haciendo un clic donde usted quiere
colocar la línea.
• No necesariamente usted debe colocar una línea simple, el Excel le muestra una
serie de Estilos que usted puede escoger, pero luego de aplicar el estilo tiene
que volver a activar los bordes, ya que no se actualiza automáticamente.
• Usted también puede personalizar el color de la línea en la opción Color, el color
por defecto es el Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha
podrá elegir un color para los bordes. Al igual que con los estilos deberá
refrescar los bordes.

59
Formato de Celdas:
4. Bordes::

Para evitar este inconveniente, usted primero debe escoger el estilo de

línea y el color y luego aplicar los bordes o líneas.

Pero de esta manera no puede escoger otro estilo de línea, y con la

opción de Dibujar Bordes puede cambiar el color, pero lo activará
haciendo uso del botón Lápiz y hacer un clic sobre la línea que desea
aplicar el color o el estilo.

60
Formato de Celdas:
5. Relleno

Esta opción no es otra cosa que sombreado, como ya se había visto en

Word, tenemos dos opciones, colocar un sombreado o colocar una
trama, con un color de fondo y color de primer plano como relleno.

Generalmente se utiliza esta opción para resaltar un grupo de celdas de

las demás, como puede ser, la celda que contenga totales, o las celdas
de título.
Impresión
• Cada Libro Excel puede tener diferentes características de
Impresión.
• En esta sección veremos la Configuración de Página, Vista
Preliminar y el Proceso de Impresión.

62
Impresión: Vista Preliminar
• Se encuentra dentro de la opción Imprimir del
botón Office y permite ver los saltos de página,
márgenes, encabezados y pies de página. Se
puede acceder a ella con las teclas Ctrl+F2.

63
Impresión: Configurar la Página
El grupo Configurar Página se encuentra en la
pestaña Diseño de la Cinta de Opciones

64
Impresión: Configurar la Página

La pestaña
Página permite
seleccionar:
• La orientación
del Papel.
• La Escala.
• El Tamaño del
Papel.
• La Calidad de
Impresión.
65
Impresión: Configurar la Página
La pestaña
Márgenes permite:
• Modificar la
distancia del
contenido al
borde del papel.
• Centrar las
páginas en el
papel al imprimir.
• Indicar la
posición de los
encabezados y
pies de página
de la hoja de 66
Impresión: Configurar la Página
La pestaña
Encabezado y
Pie de Página
nos muestra un
recuadro para
cada una de
estas dos
opciones.
Tenemos
además botones
de
67
Impresión: Configurar la Página

Cada Componente
se divide en tres
secciones,
dependiendo de
dónde queramos
que aparezca la
información.

68
Impresión: Configurar la Página

Existen Botones
para introducir
Variables de uso
genérico.

69
 Impresión: Configurar la Página
La ficha Hoja nos
permite definir
cómo queremos
que se impriman
los contenidos:
•Rango de Celdas.
•Imprimir Títulos.
•Líneas de
división.
•Encabezados
(números y letras).

70
Impresión: Imprimir
•La opción Imprimir del
botón de Office nos
permite especificar la
impresora, el número
de copias, etc.
•Podemos imprimir
Todo el Libro, las Hojas
Activas o la Selección.
•La opción Vista Previa
nos permite identificar
Áreas de Impresión.
71
Fin de la presentación