Auditoría Administrativa: Caso Practico

“GILDA LILIANA BALLIVIÁN ROSADO”

INTEGRANTES:

- Garamende Cevallos, Frank

- Celio Verde, Marcelino

2007- SEMESTRE VI
AUDITORIA SOBRE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA
EMPRESA DE SERVICIOS EDUCATIVOS “GARCE’S” S. C. R. LTDA.

I. SÍNTESIS

ANTECEDENTES

El presente examen sobre la gestión administrativa

realizado a petición de los Socios de la Empresa de Servicios
Educativos “GARCE´S” S.C. R . LTDA.

Se efectuó en el Área Administrativa y otros.

II. OBSERVACIOMES

Organización.

No hay racionalismo porque es una organización donde los cargos

funcionales y jerárquicos no se sujeta a sus normas y reglas de
comportamiento establecidos.
No se observa una distribución armoniosa y lógica de las oficinas,
especialmente las que tienen funciones afines, las cuales que por defecto de su
ubicación, dan un servicio deficiente y ocasionan costos indebidos.
 Sistema de Contabilidad

•Existe desconocimiento de dispositivos de la Contabilidad General,

- •se observó que la Contadora no efectuó el control a las acciones y

operaciones

•omitió las funciones inherentes al cargo, conforme era su deber,

respecto a los arqueos sorpresivos de Caja, y la cadena funcional en
los documentos de orden de contable Ordenes de servicio, Ordenes de

- compra y Comprobantes de pago, revisar que los documentos fuentes

se encuentren debidamente sustentados y visar su conformidad,

•revisar que los documentos fuentes se encuentren debidamente

sustentados y visar su conformidad, revisar y visar los compromisos y

- ejecución presupuestal del Gasto mensual.

 FECHA DOCUMENTO CONCEPTO IMPORTE
COMPROBANTE
DE PAGO
20-10-06 S/Nº ROBERTO S/ 2,000.00
MALAFAMA
02-11-06 0020 LUZ DEL SUR 2,674.00

13-11-06 045 ABAD ROBLES, 490.00

MONICA

TOTAL 5,164.00

Las deficiencias anotadas contravienen las norma del

Inciso a), b) y c) Art. 3º del D.L. Nº 276 Ley de la Carrera
Administrativa.
Libros Principales

La Empresa, no está dando cumplimiento a los dispositivos legales al no

contar con los siguientes Libros Principales de Contabilidad:

Libro Diario

•(Directiva DGC)

Libro Mayor

•(Directiva Nº 7-74-EF-73)

Libro Inventario y Balances

 Tesorería
Los Comprobantes de pago durante el período de 2,005 la numeración es
manuscrita algunos conceptos fueron agregados con lapicero en las ordenes de
compra, ordenes de servicio y facturas. Conforme se ha verificado selectivamente
con los Comprobantes Nºs. 014, 015, 018, 020, 021, 024, 037, 041, 045, 071, 098 –
2005.

asesoría 40.00

La situación descrita contraviene las siguientes normas:

Normas del Sistema de Contabilidad Nº 03 “Documentación Sustentadora” S. C.
Nº 04 “Verificación Interna” R. M. Nº 801-81 EFC/76 Sistema Nacional de
Contabilidad.
Por desconocimientos de estos dispositivos se están aplicando cuentas que han
quedado sin efecto como es la Cuentas Tributarias, debiendo ser la Cuenta
Ingresos no Tributarios.

Los Libros de Caja, en el que se registran todo el movimiento financiero que

genera la empresa, estos libros a su vez no cuadra con los Libros Bancos,
careciendo de veracidad en su información.
 Abastecimientos
Los documentos y operaciones contables de Abastecimiento carecen de
los documentos sustenta torios como son requerimientos de necesidades,
cotizaciones, cuadros comparativos, registro de proveedores. Así mismo
las órdenes de compra no son prenumeradas en su generalidad no
cuentan con las autorizaciones y firmas del Administrador y / o
Contador; el encargado ejecuta a su criterio.

Sin Firma
Existe deficiente control de los bienes del Almacén por falta de actualización
del BimCard y Tarjetas de existencias valoradas en Kardex.
No se ha comprobado que los equipos de almacén útiles de escritorio y
mobiliario asignado a las diferentes oficinas no se formulan en forma debida
no usan los comprobantes de salida.

No están cumpliendo con las normas del sistema de contabilidad Nº 4

“verificación interna” que señala el conjunto de medidas que se toman en el
proceso de abastecimientos que incide en la Contabilidad.
Personal
En la revisión del Consolidado de Inasistencias se observa haber permitido la
inasistencia injustificada del personal como se detalla a continuación:
2006 TOTAL DIAS INASISTENCIAS
Pérez Serrano, Carlos – Administrativo

MESES INASISTIDOS DIAS

ENERO 01 18
FEBRERO 02 03, 06
MARZO 00
ABRIL 01 29
MAYO 02 02, 28
JUNIO 01 11
JULIO 01 27
AGOSTO 00
SETIEMBRE 03 09, 18, Y 26
OCTUBRE 01 12
NOVIEMBRE 01 13
TOTAL DE DIAS INASISTIDOS 13 DIAS DEL 2,005
Acuña Torres, Mario - Administrativo

2005 TOTAL DIAS INASISTENCIAS

MESES INASISTIDOS DIAS
FEBRERO 01 26
ABRIL 02 28 Y 29
JULIO 01 06
OCTUBRE 01 18
NOVIEMBRE 01 02
TOTAL DE DIAS INASISTIDOS 06 DIAS

Situación Deficiente que contraviene el inciso k) del Art. 28 del

Decreto Legislativo Nº 276.
III. RECOMENDACIONES

En Organización:

-Que la Gerencia de la Empresa de Servicios Educativos “GARCE`S” S. R. LTDA,

organice un Comité de Apoyo a la Gerencia, para que elabore el contenido de las
metas y objetivos a corto, mediano y largo plazo,

- además identifiquen los recursos fundamentales para poder cumplirlos y definan

los procedimientos administrativos y los presente para su aprobación y luego se
difunda a todos los niveles de “GARCE`S”.

- Es conveniente redistribuir las oficinas de acuerdo a un orden lógico, funcional y

secuencial, tomando como base el cumplimiento de las metas, objetivos y las
actividades de “GARCE`S”.
Sistema de Contabilidad:

Que el Gerente de “GARCE`S”, disponga al Jefe del Área de Administración, lo

siguiente:

-Aplicar la simplificación de los Procedimientos Contables y

Modificación del Plan Contable General y Presentación de los Estados
Financieros y Cierre Contable al fin de cada año.

-Reestructurar la contabilidad del período del 2005.

-Aperturar un solo Libro de Caja debidamente legalizado, donde se

registren las operaciones contables de los ingresos diarios.

- Aperturar los correspondientes Libros de Bancos, para obtener una

información coherente y oportuna.
-Aperturar los siguientes Libros Principales de Contabilidad, debidamente
legalizados:
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR
LIBRO INVENTARIO Y BALANCE.
- Disponer que por planilla de remuneraciones se les descuente el préstamo
concedido a los servidores que ha la fecha no han hecho efectivo su
devolución, como esta demostrado en los documentos que obran en la
oficina de personal.
Personal:

-Es necesario establecer normas de Control de Asistencia del personal y de

Evaluación del Rendimiento del personal de acuerdo a las característica de cada
una de la áreas de “GARCE`S”, con el fin de conocer las áreas que dan pérdidas
y/ o ganancias y así detectar las causas de las desviaciones.

- Es necesario racionalizar la distribución del personal en todas las áreas de la

Empresa, ya que se ha detectado exceso de personal en las áreas de
Administración y Relaciones Públicas. De igual manera se ha encontrado
deficiencia en el personal de Contabilidad por falta de capacitación en el nuevo
Plan Contable General, es conveniente su pronta atención .
- Es necesario delimitar las responsabilidades de todo el personal que labora
en el área administrativa, con el fin de evitar o disminuir al mínimo, el
desorden en el cumplimiento de las actividades, las demoras innecesarias,
emisión de dos ordenes a un mismo trabajador y; como consecuencia de esto
mejorar la cantidad y calidad de los trabajos ejecutados.
 Lima, 04 de diciembre de 2006

RAÚL QUISPE Y MARIA ZÚÑIGA

CONSULTORES ASOCIADOS

ENCARGADOS DE LA AUDITORIA