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Módulo 5

Análisis ocupacional
ANÁLISIS OCUPACIONAL
PROCESOS QUE LO COMPONEN
Es el proceso de diseñar y actualizar los cargos de una empresa

AFECTA
PERFIL DE CARGO
(CARACTERÍSTICAS DE QUIEN LO
PUEDE DESEMPEÑAR CON ÉXITO)
•Planeación de
DESCRIPCIÓN DE Carrera
CARGO •Remuneración
(QUÉ HACE) •Riesgos
Psicosociales
VALORACIÓN DEL CARGO •Clima O.
(CUANTO APORTA EL CARGO AL
CUMPLIMIENTO DE LA MISIÓN)
•Retención

DISEÑO DE LA POLÍTICA DE
COMPENSACIÓN Y SALARIOS
DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCION DE CARGOS

Proceso que permite IDENTIFICAR, ANALIZAR y


COMPRENDER LA ORGANIZACIÓN DESDE SUS
ELEMENTOS PRIMARIOS. Es un reflejo documental de
la INCIDENCIA Y ALCANCE del cargo en la organización,
en el logro de sus finalidades y misión.
MANUAL DE FUNCIONES
Proceso que describe de manera detallada las funciones que
asume cada cargo dentro de la organización.

MANUAL DE FUNCIONES VRS. DESCRIPCIONES DE CARGO


•Refleja más o menos extensamente,
•Refleja:
las funciones o procesos que asume
Qué resultados básicos debe aportar el
cada cargo en la organización de
cargo a la organización.
manera total o parcial.
Qué funciones y problemas debe asumir
•Incluye, en algunos casos, el detalle
para obtener estos resultados.
de tareas o descripción de procesos.
Cuál es el ámbito de gestión en que estas
•En algún caso, aparece estructurado
funciones y resultados deben conseguirse:
en:
•Características del entorno interno y
Funciones comunes de un mismo
externo.
colectivo o nivel de cargos.
•Dimensiones/volumen de recursos
Funciones específicas de cargos
gestionados o a los que afecta.
concretos
MANUAL DE FUNCIONES
Proceso que describe de manera detallada las funciones que asume
cada cargo dentro de la organización.

EJEMPLO

Funciones de un Jefe de Ventas de Zona.


1. Orientar, planificar y controlar la actividad de promoción y venta desarrollada
por su equipo de vendedores.
2. Mantener la relación comercial directa con los clientes clave asignados y con
los centros de gran distribución de zona.
3. Realizar el seguimiento periódico de objetivos, planes comerciales acciones
promocionales den su zona.
4. Gestionar y controlar las situaciones de riesgo comercial y morosidad en su
zona.
5. Animar y desarrollar profesionalmente a su equipo humano.

No se especifica el tipo de resultados que el cargo debe alcanzar en el


desarrollo de estas funciones-
DESCRIPCION DE CARGOS
ASPECTOS GENERALES

MISION

FINALIDADES
FUNCIONES

ACTIVIDADES
TAREAS

CARGO
UTILIDAD DE LAS DESCRIPCIONES DE CARGO

1. Como insumo para diseñar políticas de desarrollo del Talento Humano,


permite:
• Identificar perfiles profesionales
• Apreciación del desempeño
• Delimitación de necesidades de formación
• Identificar el carácter clave de los cargos
• Definir grados/niveles para formular y definir planes de carrera.
• Determinar estilos de dirección en función de las tipologías de cargos
2. A Nivel de la organización permite:
Como Instrumento de Análisis
• Identificar el equilibrio funcional de la estructura.
• Identificar vacíos funcionales.
• Identificar grado de desarrollo de las funciones
Como instrumento de delimitación de funciones:
• Clarificar la función de responsabilidades superior – subalterno.
• Verificar congruencia entre medios aplicados y funciones.
UTILIDAD DE LAS DESCRIPCIONES DE CARGO

Como Instrumento de diseño permanente:


• Definir nuevos cargos.
• Delimitar responsabilidades entre cargos paralelos
• Delimitar responsabilidades entre superior y subordinado.

3. Como insumo para definiciones de políticas de compensación, aporta:


• Como documento base para valoración de cargos.
• Como elemento que delimita los colectivos que deben entrar en cada
grupo de políticas de retribución.
MODELO ANALISIS DE CARGOS

Metodología objetiva que permite


analizar cada cargo en todas sus
dimensiones, así como el aporte
que cada cargo realiza a la misión
u objetivo final de la organización.

Condiciones básicas Metodología

Se analiza el contenido del cargo. No la persona.


Considera puestos integrados en una organización.
Refleja el contenido real y actual del cargo.
Requiere homogeneidad en los conceptos
utilizados.
Requiere ausencia de juicios de valor
Debe ser orientado por un experto
PERSONAS QUE INTERVIENEN EN LA
DESCRIPCION
TITULAR DEL CARGO SUPERIOR

¿Cómo es el cargo? Verifica su contenido

FACILITADOR
•Aporta Metodología
•Asesora en la elaboración del documento
ASPECTOS GENERALES DE LA DESCRIPCION

Permite comprender del puesto:

 QUE HACE
 COMO LO HACE

 PARA QUE LO HACE

 IMPORTANCIA EN LA ORGANIZACION
CONTENIDO DE LA DC
Conjunto de datos que permiten situar el
IDENTIFICACION: Cargo dentro de la Organización en el momento
actual.

indica la razón de ser del puesto, globalmente


MISION: considerado, en la Organización.

INCLUYE: Acción + Función + Marco o Guía + Resultado


Económicas o cuantitativas que el cargo afecte
DIMENSIONES: directamente.

Refleja la estructura organizativa más


ORGANIGRAMA próxima al cargo, en tres niveles.

Explicación narrativa del ámbito en el que el cargo


ENTORNO: desarrolla su actividad, ya sea a nivel interno y/o
externo, que permita diferenciar las funciones desa-
rrolladas en comparación con cargos de naturaleza
similar.
CONTENIDO DE LA DC
Exposición de las responsabilidades básicas
FUNCIONES del cargo en términos de resultados parciales
más significativos, que el titular debe aportar
de forma permanente a la Organización.
No son actividades.
INCLUYE: ACCION + FUNCION + RESULTADO
¿ Qué Hace? ¿ Sobre que? ¿Para qué?
Incluye las decisiones más significativas
NATURALEZA DE LA que el cargo toma así como las recomen-
RESPONSABILIDAD daciones o propuestas que se esperan que
el cargo aporte.

RELACIONES DE Internas: Relaciones más significativas que


mantiene con otras áreas-cargos de la Org.
TRABAJO Externas: relaciones más significativas con
el entorno externo de la Org.
Se debe incluir el motivo y frecuencia de la
Relación.
CONTENIDO DE LA DESCRIPCION DE
CARGO:

REPRESENTACION Comités permanentes a los que el cargo


asiste por su naturaleza.
INSTITUCIONAL

CONOCIMIENTOS, EXPERIENCIA Y COMPETENCIAS

Características mínimas de perfil que se requieren para realizar el


cargo NORMALMENTE.
PRINCIPALES ELEMENTOS DE LA DESCRIPCION
.
MISION

REDACCION DE LA MISION
Indica la razón de ser del cargo, globalmente considerado en la organización
Acción Función Guía o
organizativa Resultado global
encomendada Marco

¿Qué Hace? ¿Dónde? ¿De acuerdo ¿Para qué?


A nivel con qué? Resultado de
Verbo de acción organizacional aporte a la
Lineamientos ,
en qué área directrices organización-
PRINCIPALES ELEMENTOS DE LA
DESCRIPCION
FUNCIONES

REDACION DE LAS FINALIDADES

Acción Función Resultado

¿Qué Hace? ¿Sobre qué? ¿Para qué?


EJERCICIO: REDACTAR DE TRES FUNCIONES O
FINALIDADES PARA EL CARGO CUYO RESUMEN SE
ENCUENTRA A CONTINUACIÓN:
COMPLETAR EL FORMATO DE DESCRIPCIÓN DE CARGO

“Es responsable por el producto o línea de


productos a su cargo, desde el desarrollo de
nuevas marcas y marcas propias, hasta el
resultado final de la misma. Los resultados
de cada línea sumados serán los resultados
finales de la dirección a la cual pertenece”
(Alles, 2000).
PERFIL DE CARGO
PERFIL

Es el proceso de traducir las funciones de un


cargo
en las
características intelectuales y
personales
que deben poseer los individuos para
asegurar un desempeño exitoso.
PERFIL DE CARGO

 Responder a las características de una


Organización dada.
 Se debe traducir a características
individuales medibles.
 Debe tener la característica de predecir,
los cuales deben haber sido validados.
PERFIL POR COMPETENCIAS
MODELO DE ICEBERG DE LAS COMPETENCIAS

DESEMPEÑO
Conocimientos
Habilidades

Rol Social
Imagen de si mismo Autoestima - Autoeficacia

Rasgos Contenidos relativamente estables


de la personalidad
Motivos Variables de orden psicosocial
que mueven a la persona a actuar

Adaptación propia a partir de Spencer y Spencer, 1993 y Toro, 1996


COMPONENTES DE LA COMPETENCIA PERSONAL

CONOCIMIENTOS HABILIDADES
(saber) (saber hacer)

ACTITUDES
(saber ser, saber estar) INTERESES
(querer)
PERSONALIDAD
(ser)

Adaptado de Moreno, Pelayo y Vargas, 2004


PERFIL POR COMPETENCIAS
PROCESO

COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
Revisión de Misión, Visión, Objetivos, Estrategias Organizacionales
QUE SE NECESITA PARA CUMPLIR – CRÍTICAS (MÁXIMO 4)

FUNCIONALES
Por cada Área Funcional, revisión de Misión, Objetivos y Estrategias de Área

POR CARGO
Insumo: Descripción de cargo. Valoración del grado de cada competencia para cada cargo.
BENEFICIOS DE UN MODELO DE GESTIÓN
BASADO EN COMPETENCIAS

 Definir perfiles ocupacionales que favorecerán el logro de


las metas empresariales.

 Modificar los procesos de Selección del talento humano,


optimizando la elección de los candidatos que se
ajusten a los perfiles ocupacionales definidos.

 Facilitar la retroalimentación de la gestión (Gestión del


Desempeño) con base en metas de mejoramiento y
competencias.

 Identificar los aspectos a mejorar, facilitando el logro de


los resultados.
BENEFICIOS DE UN MODELO DE GESTIÓN
BASADO EN COMPETENCIAS

 Promover el desarrollo de las capacidades de los


colaboradores, lo que lleva a la orientación hacia el éxito
personal y organizacional.

 Promover el desarrollo de los equipos para que posean las


competencias necesarias en su área específica de trabajo.

 Gestionar programas de capacitación y formación que tienen


que ver con las competencias institucionales y las
competencias de cada puesto de trabajo.
CRITICA AL MODELO DE GXC
(TORO, 2010)

1. Atribuir el rendimiento laboral, el desempeño y la


productividad únicamente a las competencias.
2. Carácter predictivo del desempeño: verificación,
afectadas por el contexto, problemas estadísticos
3. Deficiencia en la identificación y definición

La Gestión del Desempeño: conducta laboral y conducta


social VS atributos internos.
¿CÓMO DEFINIR LAS COMPETENCIAS?

1. Análisis de la Misión , Visión y estrategia


2. Identificación y definición de las Competencias
Organizacionales, por parte del Equipo Directivo.
3. Identificación y definición de las Competencias del
Negocio y de la Administración, por parte de los
directivos de cada Área.
4. Identificación y definición de las Competencias por
cargo, por parte de los Jefes y Recursos Humanos.
5. Construcción de los Perfiles de Cargo.
6. Rediseño de procesos de Recursos Humanos por
Competencias

CONSTRUCCIÓN DE UN DICCIONARIO “PROPIO”


CONSTRUCCIÓN DE LAS
COMPETENCIAS

Definición de su Arquitectura
ARQUITECTURA DEL MODELO DE COMPETENCIAS.

DEFINICION DE LA COMPETENCIA

Grado máximo o de excelencia de desarrollo de una


A competencia: Definición y Comportamientos Asociados

Grado alto de desarrollo de la competencia: Definición y


B
Comportamientos Asociados

Grado medio de desarrollo de la competencia: Definición


C
y Comportamientos Asociados

D Grado mínimo de desarrollo de la competencia:


Definición y Comportamientos Asociados
Modelo Competencias

Panel de Análisis Aplicación


Expertos/EEC Descripciones

Estrategia de la Selección
Organización
Evaluación
Modelo Validación Modelo
Inicial Final Retroalimentación
Misión Área
Planes Desarrollo
CRITERIOS PARA LA DEFINICIÓN DE
COMPETENCIAS
1. Enfocarse en un nivel de generalidad: No tiene
sentido hacer distinciones muy finas dentro de las variables
implícitas en competencias, pues pueden llegar a ser
intelectualmente satisfactorias pero no tener uso practico
por su rigidez.
2. La competencia entendida en su dimensión visible:
El objetivo principal es que sean observables.
3. Simplicidad y brevedad: El numero de competencias
debe permanecer dentro de unos limites.
4. Usar lenguaje cotidiano: incrementa el sentido de
propiedad y refleja la cultura prevaleciente.
5. Los nombre y los significados: debe estar apoyada por
comportamientos que le den significado a la existencia de
la persona y considerar su cultura y su lenguaje.
Creatividad y Recursividad
Definición: Capacidad para anticipar los problemas que puedan surgir e iniciar acciones para superar los obstáculos y alcanzar
metas específicas con los recursos existentes. La anticipación se refiere al reconocimiento perceptivo, espontáneo y no programado
de los problemas y la forma de actuar para enfrentarlos. Los niveles de actuación van desde concretar decisiones tomadas en el
pasado hasta la búsqueda de nuevas oportunidades o soluciones a los problemas o requerimientos.
NIVEL A NIVEL B NIVEL C NIVEL D
Actúa para crear
oportunidades de Actúa rápido y con decisión
Mantiene un plan de acción
mejoramiento futura. Es frente a nuevas situaciones. Reconoce las oportunidades y actúa
ajustado a los procedimientos
reconocido por ser abierto Crea oportunidades o para capitalizarlas. Enfrenta los
previamente establecidos. Busca
a nuevos procesos, minimiza problemas problemas y trata de buscar una
en sus pares o superiores
generar resultados óptimos aplicando actividades que solución efectiva. Tiende a buscar
respuestas a nuevas situaciones o
con los mismos recursos y conllevan al éxito de sus otras maneras de hacer las cosas.
requerimientos.
motivar la generación de responsabilidades.
dichos cambios.
CONDUCTAS ASOCIADAS
Maneja y utiliza adecuadamente las
Permanentemente diseña Plantea alternativas de Atiende a los requerimientos
Tecnologías de la Información y
nuevas estrategias para posible solución a las técnicos y administrativos de
comunicación (TICs) para resolver
promover los productos y diferentes situaciones o consultores y clientes con base en
situaciones de clientes, consultores
servicios problemas su aprendizaje y experiencia previa.
y/o personal administrativo.
Planea escenarios de Resuelve los problemas de
Aprovecha los recursos de Aporta ideas y participa en el grupo
negociación ajustados a los manera inmediata y efectiva
capacitación que ofrece el área para para aplicar nuevas formas de
diferentes clientes y que surgen de los
generar mejores alternativas trabajo
consultores consultores y clientes
Prevé y se anticipa a las
Busca clientes potenciales
necesidades de recursos Aplica diferentes formas de trabajo Aprende de cada situación una
con la creación de nuevos
humanos y técnicos de los con una visión de mediano plazo nueva forma de hacer las cosas
productos y servicios
proyectos
Se mantiene actualizado y
promueve la exploración,
aplicación y validación de
nuevos enfoques y
metodologías
DEFINICIÓN DE COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

El panel de expertos
PANEL DE EXPERTOS

En este espacio se realiza la transformación real de los retos


de la organización y las formas de conducta requeridas.

Con base en el norte estratégico de la organización/Area, el


grupo de colaboradores expertos, a través de lluvia de ideas,
identifican las características personales que los empleados
necesitan para desempeñarse adecuadamente y de manera
excelente en un cargo o rol.
PANEL DE EXPERTOS
Quienes lo conforman:

 Alta dirección de la Empresa (Primer, segundo nivel).


Conocen la estrategia y proyección de la empresa.

 Gerentes de línea

 Supervisores o jefes de área

 Colaboradores que conozcan profundamente la labor.


EJERCICIO: PANEL DE EXPERTOS
CON BASE EN LA MISIÓN Y POLÍTICAS DE
CALIDAD
 En grupos van determinar el nombre de 2
competencias claves para lograr los propósitos
estratégicos de la organización ejemplo, para lo
cual utilizarán las tarjetas.
 Una vez identificadas las competencias, van a
escribir en cada tarjeta un comportamiento y los
vamos a ubicar en las escalas.
 Vamos a definir cada competencia.
MISIÓN
Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la población
afiliada y comunidad en general, a través de un portafolio de
servicios de calidad para satisfacer las necesidades de nuestros
usuarios, soportados en el liderazgo y la responsabilidad social.

POLÍTICA DE CALIDAD

Nuestra Política de Calidad se fundamenta en satisfacer


oportunamente a los usuarios con servicios integrales de alto
impacto social que permiten mejorar su calidad de vida, apoyados
en un talento humano motivado, competente y comprometido con
el cumplimiento de los requisitos y el mejoramiento continuo de la
eficacia del Sistema de Gestión de Calidad, lo que garantiza
presencia e imagen institucional en la región.
NIVEL A NIVEL B NIVEL C NIVEL D
ALTO MEDIO ALTO MEDIO BAJO BAJO
CONDUCTAS ASOCIADAS
COMPETENCIAS DE CARGO

Ahora, con base en las funciones de la


descripción y con la pregunta ¿cuáles son las
competencias claves (core, críticas) para que
una persona pueda desempeñar con éxito el
cargo?, identificar tres competencias, con el
método del PANEL DE EXPERTOS.
Ahora identifiquemos el nivel para cada
competencia, según el cargo.
FUNCIONES DISEÑADAS
CARGO: DIRECTOR MERCADEO
 Investigar mercados de nuevas marcas y marcas propias
para posicionar las marcas, de acuerdo al volumen de
ventas.
 Diseñar marcas propias que lleven a aumentar el
posicionamiento de la empresa en el mercado.
 Evaluar el impacto de nuevas marcas con el objeto de
incrementar la participación de la empresa en el mercado.
 Dirigir el talento humano de la dependencia a su cargo,
dentro de las políticas empresariales, en un ambiente
organizacional sano y buscando la potenciación del
desempeño individual y de equipo.
EJEMPLO DE PERFIL POR COMPETENCIAS
CARGO: DIRECTOR DE MERCADEO
PARTE BÁSICA: Estudios, experiencia, idiomas, conocimientos, requisitos
especiales

B
A C D
COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES MEDIO
ALTO MEDIO INICIAL
ALTO
Servicio al cliente con calidad X
Liderazgo con responsabilidad social X

B
A C D
COMPETENCIAS DE CARGO MEDIO
ALTO MEDIO INICIAL
ALTO
Creatividad e innovación X
Orientación al logro X
Liderazgo en la dirección del equipo de
trabajo X
Capacidad de comunicación X

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