ESCUELA SUPERIOR

POLITECNICA DE
CHIMBORAZO
PROGRAMA CARRERA
LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y
AUDITORIA
“ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL
INTERNO PARA EL DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA DEL ILUSTRE MUNICIPIO DEL CANTÓN
RIOBAMBA”

SONIA PATRICIA BURBANO PEREZ

AUGUSTO ALFREDO SALTOS
Riobamba, Julio 2007
 ILUSTRE MUNICIPIO DEL CANTON RIOBAMBA

Fecha de creación 15 de agosto de 1534

Reconocimiento 19 de octubre de 1822
1830 La Primera Constituyente reconoce al
Cantón Riobamba.
Base legal Ley Orgánica de Régimen Municipal
Objetivo impulsar el desarrollo físico y económico del
cantón y sus áreas urbanas y rurales en la
medida de sus posibilidades
Finalidad Atención de las necesidades de la ciudad, del
área metropolitana y de las parroquias rurales
de la respectiva jurisdicción
Conformación 5 Parroquias urbanas
11 Parroquias Rurales
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA INTERNA

Autoridad colegiada que establece

CONCEJO las orientaciones fundamentales
MUNICIPAL de la gestión municipal

GOBIERNO Conformado por el Alcalde,

MUNICIPAL Vice Alcalde y Concejo Municipal

• Concejo Municipal
NIVEL • Comité Externo de Apoyo Municipal
DIRECTIVO • Comisión de Mesa, Excusa y Calificaciones
SUPERIOR • Comisiones Permanentes
• Comisiones Especiales
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA INTERNA

NIVEL • Alcalde
EJECUTIVO • Presidente Ocasional

NIVEL • Auditoria Interna

ASESOR • Procuraduría Síndica

• Secretaría General
NIVEL • Dirección Administrativa
OPERATIVO • Dirección Financiera
Y APOYO • D. Planificación y Desarrollo
• D. Higiene y Servicios Municipales
ORGANIGRAMA CONCEJO MUNICIPAL

ESTRUCTURAL COMISIONES
PRESIDENCIA

SINDICATURA

SECRETARIA

DIRECCIÓN
FINANCIERA
JEFATURA
DE PERSONAL
RENTAS CONTABILIDAD

AVALÚOS Y
CATASTROS PROVEEDURÍA SERVICIOS

TESORERÍA BODEGA

POLÍTICA JUSTICIA Y EDUCACIÓN Y HIGIENE AMBIENTAL Y SERVICIOS PÚBLICOS OBRAS

VIGILANCIA CULTURA SERVICIO SOCIAL PÚBLICOS

COMISARÍA BIBLIOTECA INSPECCIÓN DE HIGIENE AGUA EJECUCIÓN DE OBRAS Y

POTABLE CONSTRUCCIONES

POLÍTICA Y
VIGILANCIA HIGIENE ALCANTARILLADO
AMBIENTAL
 MISIÓN
“El Ilustre Municipio de Riobamba es una entidad autónoma
de servicio a la comunidad para satisfacer las múltiples
necesidades colectivas, contribuye al fomento y protección
de los intereses locales priorizando obras y servicios básicos
que beneficien en forma directa a los usuarios, así como
también garantiza un mejor el nivel de vida”
 VISIÓN

“La Municipalidad de Riobamba mira su futuro como

una institución que esta comprometida a mejorar las
necesidades de la colectividad a corto, mediano y
largo plazo en lo que se refiere a servicios básicos,
nivel de vida con atención especial de aseo público,
manejo de desechos sólidos, dotación de agua
potable, mejoramiento del sistema de alcantarillado,
construcciones y mantenimiento de calles, plazas,
parques, y demás espacios públicos de la ciudad,
optimizando el uso de los recursos a través de la
eficiencia, efectividad y eficacia”
 - EFICIENCIA

- EFICACIA

- SLOGAN

VALORES - CONTRIBUYENTE

- CALIDAD EN EL SERVICIO

- RESPONSABILIDAD

- REPROCIDAD
 Prestar atención y lograr satisfacer las
necesidades urgentes de la población

Atención primaria de obras de

bordillos de aceras, adoquinamiento
Políticas de las vías, electrificación y
reparación, adecuación y
mantenimiento.

El avance técnico – científico de los

últimos tiempos, hacen necesario la
actualización, capacitación y puesta en
marcha de un proyecto de
modernización de los sistemas de
control.
EL CONTROL INTERNO

El Control interno es un conjunto de

procedimientos, políticas, directrices
y planes de organización los cuales
tienen por objeto asegurar una
eficiencia, seguridad y orden en la
gestión financiera, contable y
administrativa de la empresa

conjunto de medidas para

salvaguardar los recursos, verificar la
veracidad y exactitud de la
información financiera, promover la
eficiencia en las operaciones,
estimular a la observancia de las
políticas prescritas, y establecer el
cumplimiento de metas
IMPORTANCIA

• Establece medidas para corregir actividades

• Se aplica a todo
• Determina rápidamente las causas de las
desviaciones
• Reduce costos y ahorra tiempo
• Localiza a los responsables de la administración
• Proporciona información de la situación de la
empresa
• Su aplicación incide en la racionalización de la
administración y en la productividad de los
recursos.
 • AUTORIZACION DE LAS OPERACIONES

• VERIFICACION DE LOS SISTEMAS

• OBTENCION DE INFORMACION EXACTA Y

CONFIABLE

• ADECUADO REGISTRO, CLASIFICACIÓN E

OBJETIVOS IMPUTACIÓN DEL PERÍODO CONTABLE DE LAS
TRANSACCIONES

• ADECUADA SEGREGACION DE FUNCIONES

• SALVAGUARDIA Y CUSTODIA FÍSICA DE ACTIVOS Y

REGISTROS

• OPERACIÓN DE ACUERDO CON POLÍTICAS

ESTABLECIDAS
 CLASES DE CONTROL INTERNO

POR LA FUNCION POR LA UBICACION POR LA ACCION

• ADMINISTRATIVO • INTERNO • PREVIO

• FINANCIERO • EXTERNO • CONTINUO
• POSTERIOR
COMPONENTES BÁSICOS

1. AMBIENTE DE CONTROL

2. VALORACION DE RIESGOS

3. ACTIVIDADES DE CONTROL

4. INFORMACION Y COMUNICACION

5. MONITOREO
 LA TESORERIA

La Función de Tesorería, tiene como función fundamental mantener

niveles de liquidez adecuados que le permita a la institución atender
a todo momento las obligaciones y compromisos de carácter
económico con terceros, gastos operativos, administrativos y otros.

FUNCIONES
• Optimización de saldos y minimización de recursos necesarios
• Gestión de la posición (inversión / financiación):
• Gestión de riesgos (cobertura de interés)
• Previsión y planificación
• Contabilización y control
• Control de organización
 MISIÓN
“Dirigir los recursos financieros de la hacienda municipal hacia el
logro y cumplimiento de los objetivos y programas implementando
procesos administrativos necesarios encaminados a proporcionar
un servicio adecuado y expedito al público; así como la correcta
aplicación de las partidas presupuestarias federales con estricto
apego a las leyes y normatividad vigente para cada ejercicio”

VISION
“Lograr una economía municipal fortalecida que optimice el
rendimiento de los recursos propios y asignados para afrontar la
importante labor recaudatoria y de servicio, que ofrece a la
ciudadanía, mejores servicios distinguiéndose por la calidad en el
desempeño de sus funciones y la buena relación con las distintas
esferas gubernamentales”
 El Departamento de Tesorería
FLUJOGRAMA DE realiza el pago

PROCEDIMIENTOS DE
TESORERIA
La documentación Se recibe el original del ingreso a
es archivada en bodega entregado por la Sección
forma secuencial de Control de Bienes

Adjuntando el ingreso a bodega emitido por la

sección de control de bienes, más el
comprobante de egreso y la documentación
sustentatoria se entrega al departamento de
contabilidad para el archivo definitivo.

se registra el comprobante de egreso en

el libro de control de pago

FIN
 MANUAL DE CONTROL INTERNO

OBJETIVO GENERAL:

Ejecutar y evaluar operaciones específicas con seguridad razonable en tres

principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la
información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

• Efectividad y Eficiencia de las Operaciones

• Suficiencia y Confiabilidad de la Información financiera y la que se

produce para uso interno, así como de la preparación de los estados
financieros con destino a terceros, y

• Cumplimiento de la Regulación: en general las disposiciones que

afectan el desarrollo institucional, tales como las leyes, normas del
gobierno, los estatutos, los reglamentos, las circulares o instrucciones
internas.
 ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las disposiciones del presente

Manual son aplicables a todas las
áreas funcionales y operativas del
Ilustre Municipio del Cantón
Riobamba, específicamente se
deberá aplicar como
procedimientos de control previo,
concurrente y posterior en el
Departamento de Tesorería de la
institución. De su aplicación se
encargará el Tesorero, una vez
que haya sido aprobado por el
Consejo Municipal.
 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DEL ILUSTRE
MUNICIPIO DE RIOBAMBA

DIRECCIÓN
FINANCIERA

TESORERÍA
GENERAL

RECAUDACIÓN PAGADURÍA
 CONTROLES APLICABLES A
TESORERIA

CONTROL CONTROL
ADMINISTRATIVO FINANCIERO

Sienta las bases para permitir el Los controles internos

examen y evaluación de los financieros generalmente
procesos de decisión en cuanto incluyen aspectos sobre los
se refiere al grado de efectividad, sistemas de autorización,
eficiencia y economía. Por ello aprobación, segregación de
tiene que ver con los deberes, registros e informes
procedimientos y registros contables de las operaciones o la
concernientes a los procesos custodia y controles físicos
gerenciales, las políticas dictadas sobre dichos recursos.
al respecto y los objetivos
generales.
 PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES

-Diseño del Programa de capacitación

contínua.
CAPACITACIÓN -Asistencia a cursos de actualización de
conocimientos

-Aplicar mecanismos de evaluación

permanente
EVALUACIÓN DE -Reconocer títulos y grados académicos
INCENTIVOS -Tramitar remuneraciones e incentivos

-Registro personal de ingreso y salida de

PROCEDIMIENTOS
asistencia
DE CONTROL INTERNO
ASISTENCIA AL LUGAR -Permisos mediante formularios suscritos
EN LOS ASPECTOS
DE TRABAJO y autorizados
ADMINISTRATIVOS
-Permisos por razones justificadas
-Control sorpresivo e el lugar de trabajo

-Programación del calendario de

vacaciones en base de las necesidades
de servicios de los funcionarios.
VACACIONES -Vacaciones sujetas a fechas
programadas y establecidas en el
calendario

-Establecimiento de líneas de
COMUNICACIÓN comunicación entre las Unidades
ENTRE PERSONAL Administrativas del Área Financiera
utilizando terminología uniforme y clara.
 UNIDADES
ADMINISTRATIVAS FUNCIONES

PRESUPUESTOS - Elaboración del programa de Caja

- Analizar y elaborar reformas al presupuesto
- Control y ejecución presupuestaria
- Elaboración de cedulas presupuestarias
- Informes presupuestarios mensuales

CONTABILIDAD - Registro de Operaciones

- Registro de retenciones y declaraciones tributarias
- Elaboración de Estados Financieros
- Informes presupuestarios mensuales
- Conciliaciones de cuentas contables
ÁREA
- Toma física de inventarios
FINANCIERA
DE TESORERÍA
ADMINISTRACIÓN DE - Ejecución del programa de Caja
CAJA - Elaboración de informes de cuentas Proveedores
- Elaboración de Informes de cuenta Bancos
- Pago a Proveedores
- Transferencias por medios magnéticos
- Elaborar comprobantes de pago y cheques

PROVEEDURÍA - Elaboración del plan anual de adquisiciones

- Cotización de materiales, insumos y otros
- Elaboración de órdenes de pedido
- Registro de materiales, insumos y equipos
- Registro de Proveedores
- Elaboración de informes de ejecución del plan anual

ALMACÉN - Control del inventario de Bienes de Larga Duración

- Manejo de kardex
- Traspaso y baja de bienes
- Constatación física de bienes
- Control de existencias
- Elaboración de Inventarios
 INICIO
FLUJOGRAMA DE
PROCEDIMIENTOS DE LA
EJECUCION PROGRAMACIÓN
PRESUPUESTARIA EJECUCIÓN
PRESUPUESTARIA

ESTABLECIMIENTO DE
COMPROMISOS

AUTORIZACIÓN DE
ENTREGA DE FONDOS

NO
Verifica
disponibilidad de
fondos

SI

PAGO DE OBLIGACIONES
LEGALMENTE

FIN
 FLUJOGRAMA DE INICIO 1
PROCEDIMIENTOS DE
PAGO DE OBLIGACIONES ESTABLECE
COMPROMISOS

ELABORACIÓN DE LA
ORDEN DE PAGO
CEDULA
PRESUPUESTARIA
Afectación partida
presupuestaria
RECEPCIÓN DE BIENES
Y SERVICIOS

FACTURAS
NOTAS
COMPROBANTES
EMISIÓN
DE
CHEQUE
VERIFICA SALDOS

ASIENTO
CONTABLE
NO
SI

ARCHIVO
DOCUMENTOS
FUENTE
RECHAZO

FIN
1
 INICIO
FLUJOGRAMA DE
PROCEDIMIENTOS DE Recibe factura del proveedor
REGISTRO CONTABLE aprobada y autorizada

NO
Verifica valores a través
del cálculo aritmético
del IVA y de las
retenciones en la fuente

SI

Elabora comprobante de
retención

Registra automáticamente
en los libros de entrada
original

Archiva documentación
fuente0

FIN
 INICIO
FLUJOGRAMA DE
PROCEDIMIENTOS PARA Contabilidad recibe informe
CONCILIAR de Proveeduría
mensualmente
PROVEEDORES

NO
Verifica con los
registros auxiliares los
saldos de existencias

SI

Determina saldos reales y

disponibilidad a gastar

Conciliación y conformidad de
saldos

Envía informe de saldo conciliados a

Bodega

FIN
 INICIO
FLUJOGRAMA DE
PROCEDIMIENTOS PARA
CONCILIAR BANCOS Contabilidad recibe el estado de
cuenta del banco y el libro auxiliar de
bancos.

NO
Verifica depósitos y
cheques girados. N/D y
N/C.

SI

Determina saldos reales y

disponibilidad en cuenta bancaria

Conciliación con cheques girados y no

cobrados

Envía libro conciliado a la Unidad de

Administración de Caja

FIN
 INICIO
FLUJOGRAMA DE
PROCESOS DE
DESEMBOLSO DE Recepción de la
documentación
CHEQUES

NO
Control previo al
pago

SI

Elaboración de la orden de
transferencia

Elaboración del comprobante de

retención

Registro de Transacciones

Devengamiento del gasto en el

Libro Bancos

FIN
 FLUJOGRAMA DE INICIO A
PROCESOS DE PAGO A
PROVEEDORES
Recibe la documentación
soporte de la Unidad de
El Director recibe la
Contabilidad para el pago
documentación y firma el
cheque y comprobante

Identificación de la orden
de Transferencia con el
comprobante de Egreso y El responsable de Contabilidad
cheque Pagaduría recibe la
documentación y firma del Archivo
comprobante

Supervisión
y aprobación
Firma el cheque y
entrega al beneficiario
Proveedor
Supervisión del
cheque

Envía la FIN
documentación
al Director

A
 FLUJOGRAMA DE PROCESOS DE PROVEEDURIA
INICIO

Recibe los informes de Recibe los pedidos de los

Elaboración de informes de los pedidos Recibe Orden departamentos y analizan
pedidos de los distintos Compra – Pedido
departamentos en base a las
necesidades NO

Esta de acuerdo
Elabora Orden Análisis de disponibilidad con la estimación
presupuestaria y
Compra – Pedido presupuestaria requerimientos del
A
Municipio

SI
Recepción de la Orden NO
de Compra - Pedido
Elaboración definitiva del pedido
con autorización del Director y
SI envió a proveeduría

Solicitud de proforma a
proveedores Envía al Comité de Adquisiciones
A
la orden de Compra – Pedido
para que analice el pedido

Recepción de proformas y Comité de Adquisiciones

A
elaboración de un cuadro
comparativo
Recepción de informes
cotizaciones
Archivo
B
Analizan la más conveniente y
autorizan realizar el pedido

Confirman del pedido al

proveedor seleccionado

FIN
 ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTÓN RIOBAMBA
SOLICITUD DE REQUERIMIENTOS
Unidad Solicitante: …………………………………………………………………………………………………………….
Nombre del Solicitante: ……………………………………………………………………………………....... No. 00000
Fecha: …………………………………………………………………………………………………………………..….….

CÓDIGO CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN

Observaciones: ……………………………………………………………………………………………………………..…………….….
……………………………………………………………………………………………............................................................................
..........................................................................................................................................................................................................

Solicitado por Autorizado por

……………………………… ………………………………
 INICIO

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE BIENES DE USO

Recibe solicitud de Y CONSUMO INTERNO
pedido y proforma

Recepción de materiales Factura recibida Comprobación

y bienes proveedor Verificación
conformidad

No
Envía factura de
proveedor aprobada a
Esta
Proveedor Contabilidad
conform
e
Si

Contabilidad

Orden de
Ingreso Registro Ingreso en
Tarjetas de control

Archivo
Almacenamiento Análisis y comparación
Ubicación física Envía informe a informe mensual de
Informe mensual Contabilidad existencias con el
Movimientos inventario permanente de
Kardex existencias existencia
Factura recibida Requisición
proveedor preparada en el Comprobante de Egreso Funcionario Archivo
sistema firmado y aprobado No
Registro Salida en
Tarjetas de Control Ajustes
Si
Preparación
requisición
Determinación del saldo
Archivo real, disponible y a gastar

Entrega
materiales
FIN
 INICIO
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE BIENES

Recepción
Ordenes de Ingreso
de Bodega

Registro y control de Identificación de los Acta de entrega –

bienes bienes con el recepción de Informes de bajas, Contabilidad
Membrete del bienes traspasos y
Municipio de depreciaciones
Riobamba

Archivos

Control Físico por

parte de la Comisión
asignada

Contabilidad
Elaboración del acta Conciliación con las Aprobación de Realización de ajustes
de la constatación cuentas contables ajustes y contabilización
física y supervisión por
parte del responsable
de inventarios
Archivos
FIN

Autorización
revalorización baja
de bienes
 CONCLUSIONES
• A través del análisis e investigación de campo, se pudo establecer las
debilidades en los procesos actuales de gestión administrativa y financiera
en el Departamento de Tesorería del Ilustre Municipio del Cantón Riobamba.
Debilidad que conlleva a la propuesta del establecimiento de mejoras en los
procedimientos de control interno en las diferentes Unidades Administrativas
de este Departamento a través de un marco metodológico de registros,
formularios y procesos eficientes tendientes a una administración financiera
eficaz de los recursos institucionales.

• El Departamento de Tesorería del Ilustre Municipio de Riobamba, no realiza

las constataciones físicas periódicas de los bienes de larga duración, lo que
ha ocasionando que los inventarios no reflejen los valores reales a la fecha,
sobrevalorando los activos fijos por la obsolescencia, pérdida y mal estado
de algunos bienes.

• La entrega de bienes sin la respectiva acta de entrega - recepción a los

usuarios – custodios, limita el seguimiento y control, lo que ha originado que
en muchas ocasiones en que se han perdido los bienes, estos no sean
repuestos o recuperados.
 CONCLUSIONES
• No existe un adecuado sistema de control interno en la administración del
efectivo, incidiendo en los resultados de la información financiera por
faltantes permanentes en Cajas Recaudadoras.

• La ausencia de procesos y procedimientos delineados para cada Unidad

Administrativa del Departamento de Tesorería del Ilustre Municipio del
Cantón Riobamba, limitan la administración eficiente y el control eficaz por
parte de los involucrados en los procesos operativos y funcionales,
entorpeciendo muchas veces su flujo y oportunidad en la atención de la
ciudadanía, contribuyentes y usuarios de la institución.

• En sentido general, la investigación refleja, algunos de los problemas

detectados que propician la falta de habilidad administrativa para reaccionar
con rapidez ante las deficiencias que pueden llegar a provocar impunidad o
violaciones graves que se llegan a constituir en delitos, si no se atajan a
tiempo. No pretendemos con ello provocar disgustos o lamentaciones, sino
simplemente hacer un llamado a la reflexión, parta que apoyados en estos
resultados lograr un cambio en la forma de pensar y actuar garantizando
pasos de avance sólidos en función de la eficiencia, eficacia y economía en
la Municipalidad
 RECOMENDACIONES
• Se recomienda que se ponga en práctica la propuesta de la investigación,
con el sano propósito de lograr una administración eficaz de los recursos de
la Institución y mejorar los procesos de control interno dentro del
Departamento de Tesorería y en cada una de sus Unidades Administrativas.

• El personal que trabaja en el Departamento de Tesorería del Ilustre

Municipio del Cantón Riobamba, debe mejorar los procesos de control a
través de la aplicación de un sistema integrado de control interno que
permita obtener información confiable, veraz y oportuna.

• Se debe actualizar la información del Inventario de bienes de larga duración

del Departamento de Tesorería a través de la depuración, clasificación,
valoración, ubicación y actualización de las actas de entrega recepción, por
medio de la constatación física de los bienes, esto permite que la
información sea confiable y veraz.

• La información de los Inventarios parciales de las Unidades Administrativas,

debe ser consolidada en un Inventario General, el mismo que será conciliado
con la información de la Unidad de Contabilidad, con la finalidad de reflejar
en los Estados Financieros información veraz y confiable.
 RECOMENDACIONES
• La información financiera de la Institución, deben reflejar información fiable
completa y oportuna, de manera que la Dirección pueda tomar decisiones
inmediatas y efectivas, evitando desfases e incorrecciones.

• Proponer la incorporar de Programas de Capacitación continua de

superación para el personal involucrado directamente en los procesos de
control de la gestión administrativa y financiera con temas básicos de control
y uso de los manuales elaborados por la Contraloría General del Estado
para el efecto.

• Continuar dando prioridad y especial atención a la actividad de cada una de

las Unidades Administrativas del Departamento de Tesorería del Municipio
en función de su papel de asesores metodológicos en la aplicación de las
normas de control interno, lo cual redundará en el empeño de agregar valor
al trabajo del auditor interno.

• Garantizar la continuidad y sistematicidad de la calidad de la información

financiera a través de la aplicación de los Principios de Contabilidad de
General Aceptación, Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, la Ley
Orgánica de Administración Financiera y Control y demás disposiciones y
normativos que emitan los Órganos de Control del Estado .