Luis Felipe Navarro Curiel.

OBJETIVO
 El Participante aprenderá los principios del control y planeación de los
inventarios y de la administración de almacenes, las mejores prácticas
operativas y como aplicar éstos métodos en el entorno de su empresa.

 Los Inventarios son parte fundamental de la cadena de abastecimiento cuyo

objetivo es maximizar el servicio al cliente, disminuir su inversión y operar al
menor costo posible, por lo mismo una adecuada administración de almacenes
e inventarios es y debe verse como una ventaja competitiva.

 Este curso imparte el conocimiento de los principios y técnicas de la

administración de los inventarios proporcionando a los participantes una
mejor comprensión de sus funciones y responsabilidades para optimizar el uso
de los recursos financieros, materiales y humanos; y generando una conciencia
del impacto que el inventario tiene en las operaciones de la empresa y como
contribuye a los resultados de la compañía.
TEMARIO
 Propósito y función de los inventarios
 Variables que determinan el nivel de incertidumbre
 Costos asociados a los inventarios
 Tipos de inventarios y técnicas de control de inventarios.
 Impacto de los inventarios en el negocio
 Reducción del costo total optimizando inventarios.
 Modelo estadístico
 Clasificación de artículos método ABC y criticidad.
 Determinación de costos de ordenar, mantener y de
agotamiento
 Las compras, impacto en los plazos de entrega
 Indicadores de nivel de existencia
 ¿QUÉ OBJETIVOS ESPERA LOGRAR AL TÉRMINO
DE ESTE MÓDULO?

 ¿QUÉ COMPROMISOS ASUME PARA QUE LOS

OBJETIVOS ANTERIORMENTE MENCIONADOS
SE CUMPLAN?
QUE ES LA ADMINISTRACIÓN DE
INVENTARIOS?
 La Administración de Inventarios es simple y
sencillamente un conjunto de técnicas y métodos que
nos sirven para definir:
 Qué artículos ordenar
 Qué artículos comprar
 Cuánto ordenar
 Cuándo ordenar
 Cómo y donde almacenarlos
 Cómo controlarlos
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN
DE INVENTARIOS

 Maximizar el nivel de servicio al cliente

 Minimizar la inversión en inventarios
 Maximizar la eficiencia en las operaciones de
manufactura, compras y distribución
 Mejorar el retorno de la inversión
 Maximizar la rentabilidad
 La primera razón de ser de un almacén nace de la
natural imposibilidad práctica de reducir a cero el
lapso de tiempo entre la preparación para consumo de
un elemento material y el acto en sí del consumo, bien
por pura imposibilidad de ajustar oferta con demanda,
bien por las características del producto (perecederos,
inflamables…)
 Este fundamento no acota el origen y destino del
elemento almacenado. Por ello, es aplicable tanto a
necesidades externas de consumo (clientes) como
necesidades internas (clientes internos) entre procesos
o áreas.
 En segundo lugar, existen razones puramente
financieras que dan sentido al uso de almacenes por
parte de una empresa. Así, por ejemplo, puede salir
más rentable realizar aprovisionamientos en grandes
cantidades para reducir los precios, a pesar de
necesitar mayor espacio para su almacenamiento, o
realizar movimientos de materiales en grandes
cantidades .
 Una de las características principales de un almacén es
la ausencia de actividades que añadan valor – de
manera directa – a los materiales que maneja.
TIPOS DE INVENTARIOS EN LAS
EMPRESAS
 a.- Inventarios de productos terminados.- Son
mantenidos para anticipar a la demanda y absorber las
diferencias entre el pronóstico y la demanda real.
 b.- Inventarios de artículos semi-terminados, sub-
ensambles, etc.- Son mantenidos para reducir los
tiempos de entrega.
 c.- Inventarios de seguridad.- Entre otras razones, se
mantienen para absorber las fluctuaciones en la
demanda y variaciones en los tiempos de entrega.
 d.- El lote económico de manufactura.- Se justifica cuando los
costos de preparación son altos y se pretende reducirlos, aunque
estos lotes económicos excedan los requerimientos reales de
materiales.

 e.- Lotes económicos de compra.- La cantidad de una orden de

compra puede exceder los requerimientos al aprovechar
descuentos por cantidad y tratar de reducir los costos de ordenar,
recibir y manejo de materiales.

 f.- Compras con descuento.- La cantidad de una orden de compra

puede exceder los requerimientos reales al verse influenciada por
atractivos descuentos por parte de los proveedores al manejar
volúmenes interesantes de compra.
¿QUÉ ES ENTONCES EL INVENTARIO?
 Son los artículos, materias primas, materiales, o
cualquier recurso usado por una organización que se
encuentran en almacén o en proceso, los cuales
permiten ejecutar las operaciones sucesivas dentro del
proceso de manufactura de un producto y/o la
distribución al cliente.

 El inventario consiste en artículos terminados, partes,

sub ensambles, materias primas o inventario en
proceso.
CLASES DE INVENTARIOS
 Materia prima.- Materiales utilizados para hacer
componentes de productos terminados, tales como acero,
madera, químicos, etc.
 Componentes.- Partes o sub-ensambles listos para
utilizarse en el ensamble final del producto.
 En proceso.- Son materiales o componentes sobre los que
se está trabajando o que se encuentran esperando entre
operaciones de producción .
 Producto terminado.- Material lista para ser embarcado y
distribuido al cliente.
 Mantenimiento.- Partes necesarias para efectuar las
funciones de mantenimiento, correctivo y preventivo.
VARIABLES QUE DETERMINAN EL
NIVEL DE INCERTIDUMBRE
 Demanda (D)
 Tiempo de Entrega (TE)
 Inventarios de Seguridad (SS)
 Rotación
 Inversión
 Obsolescencia
COSTOS ASOCIADOS AL INVENTARIOS
 Costo de ordenar. Costo de colocar una orden de
compra o de requerir una orden de fabricación a
manufactura.
 La orden de compra incluye: preparar la orden,
procesarla, recibo de materiales e inspección de
entrada de los mismos, fax, teléfono, Internet, costos
de expeditación ,etc.
 La orden de manufactura o fabricación incluye:
preparar la orden, preparación del equipo,
seguimiento, el control de la producción, etc.
 Costo de mantener. Incluye todos los costos en que
se incurre debido al volumen de inventario que se
mantiene en los almacenes, además de costos paralelos
tales como:
 0bsolescencia
 Deterioro ( daños que sufren los materiales )
 Impuestos
 Seguros
 Medidas de seguridad
 Costos por faltantes. Interrupción del proceso
productivo, pérdidas de ventas, procesamiento de las
órdenes no surtidas, embarque, re facturación, etc.,
pero sobre todo, la percepción negativa de parte de los
clientes ante la falla de los compromisos
 Al tener presente y bien definidos estos costos, se
está en posibilidades de encontrar la mejor manera
de abastecer los materiales desde el punto de vista
del costo total asociado a los inventarios, una técnica
muy empleada y bastante efectiva aplicada al
abastecimiento de materiales es el análisis ABC.
ANÁLISIS ABC
CLASIFICACIÓN % DE ARTÍCULOS % DE VALOR

Artículos A pocos Artículos Valor Alto

Valor Alto 15% a 20% 75% a 80%

Artículos B Regular Artículos Valor Medio

Valor Medio 30% a 40% 15% a 20%

Artículos C Muchos Artículos Valor Bajo

Valor Bajo 40% a 50% 5% a 10%
PASOS PARA EFECTUAR UN ANÁLISIS
ABC

1.- Calcular el uso o consumo anual de unidades

2.-Ordenar los artículos en relación a su uso en unidades

monetarias, desde el mayor hasta el menor.

3.- Determinar y asignar las categorías.

CLASIFICACIÓN “ABC”
100

95
Porcentaje del

Uso costeado

anual
80

0
20 50 100

Porcentaje de artículos
Problema: Desarrollar un análisis
ABC de lo siguiente:
Costo Consumo
Parte Descripción unitario Anual
1 Patas $20.00 850
2 Tapa $300.00 2,000
3 Panel frontal $150.00 400
4 Aspas $850.00 350
5 Tina $750.00 1,200
6 Botones $150.00 2,300
7 Botón mayor $50.00 400
8 Chasis $1,000.00 200
9 Panel inferior $40.00 700
10 Tornillos $8.00 950
11 Depósito A $10.00 750
12 Depósito B $15.00 600
13 Aro de tina $25.00 1,000
14 Mangueras $100.00 500
15 Pernos $2.00 1,500
16 Etiquetas $30.00 450
17 Motor $1,500.00 150
 Determinar la clasificación el ABC

 Cual sería el valor del inventario de las B y C si se

autoriza 2 y 4 meses de inventario de seguridad
respectivamente?
 Costo Consumo Valor del Valor del % part. Meses valor de
Orden Parte Descripción unitario Anual consumo cons. Acum. % part. Acum ABC de Inv. Inv.
Ejercicio ABC
Precio Consumo Anual
 Pantalla $ 2,000.00 100
 Teclado $ 100.00 100
 Tarjeta $ 100.00 100
 Micro $ 3,000.00 100
 Tornillos $ 1.00 2000
 Gabinete $ 100.00 100
 Ram $ 1,500.00 100
 Rom $ 4.00 100
 Cable $ 1.00 2000
 Remaches $ 3.00 4000
 Conectores $ 2.00 2000
 Cubierta $ 50.00 100
MEDICIONES GENERALES DEL
ANÁLISIS ABC
 Mediciones porcentuales:
 Pedidos embarcados según programa
 Artículos de línea embarcados según programa
 Unidades totales embarcadas según programa
 Valor monetario de las unidades embarcadas según
programa
 Volumen de utilidades de las unidades embarcadas
según programa
 Días de operación por artículo con inventario
 Periodos de reorden sin faltantes
 Mediciones absolutas:

 Días de orden con faltantes

 Días de artículos de línea con faltantes
 Días de artículos totales con faltantes
 Días valor monetario con faltantes
 Tiempo ocioso por falta de materiales o componentes
REGLAS GENERALES DEL ANÁLISIS
ABC
 Tener en cuenta siempre los artículos de bajo valor.
 El esfuerzo de control en los artículos de alto valor
debe orientarse a la reducción de la inversión en
inventario.
 Para efectos de producción todas las partes por ser de
un ambiente de demanda dependiente tienen la
misma importancia, independientemente que sean A,
B ó C.
CONTROLES DE ACUERDO A LA
CLASIFICACIÓN
Artículos A
 Evaluación frecuente de pronósticos y métodos
 Conteos cíclicos frecuentes y con poca tolerancia
 Actualización diaria de registros
 Revisión de demandas, cantidades e inventarios de seguridad
 Seguimiento y expeditación del tiempo de obtención
Artículos B
 Similar a A, pero con una frecuencia menor
Artículos C
 Similar a A, pero con una frecuencia menor
 Registros actualizados
 Cantidades grandes de ordenes e inventario de seguridad
 Almacenamiento accesible
Es muy importante que antes de definir el método de
reordenamiento a emplear, definamos perfectamente
las diferencias entre materiales con demanda
dependiente y materiales con demanda independiente
Demanda dependiente
 Un inventario de demanda dependiente está compuesto
por las materias primas, los componentes, y los
subensambles que son usados en la producción de artículos
que sirven para fabricación de otros artículos o para la
fabricación de artículos finales. Por ejemplo, la demanda de
teclados de computadora depende del artículo original, las
computadoras.
 El inventario de producción es muy dependiente y
predecible. Los requerimientos de todos los componentes
encarados con otros componentes son fijados por el diseño,
y las cantidades de producción son dictadas por la
programación maestra de la empresa.
Demanda independiente
 Los inventarios de demanda independiente constan de
los productos terminados, las partes de servicio, y
otros artículos cuya demanda aumenta más
directamente del ambiente incierto del mercado. Por
esto la distribución de inventarios generalmente tiene
una demanda altamente incierta e independiente.
 Las demandas dependientes normalmente pueden
calcularse, mientras que las demandas independientes
usualmente requieren alguna clase de pronóstico.
 Demanda Independiente vs. Dependiente

Demanada Independiente (Es la Demanda del

producto final y no de los componentes)

Productos
Final
Demanda
Dependiente
(Son los
componentes de
artículo
principal, partes,
subensambles,
Partes Componentes materiales
comprados)
PRONOSTICOS. MARCO CONCEPTUAL

 El primer paso en la planeación de las Actividades para

la Administración y Control de los Inventarios es
Pronosticar la demanda futura.

 Pronosticar, es el arte y la ciencia de predecir los

eventos del futuro.
 Arte : El uso del juicio, la madurez y la experiencia
para ver hacia delante.
 Ciencia: El uso de herramientas y métodos
matemáticos para ver hacia delante.
 Los Pronósticos de demanda son insumos cruciales en
las decisiones sobre planeación dentro de las
operaciones.
Distinguiremos tres tipos de
demanda

 Constante.

 Con tendencia.
 Estacional.
Demanda constante.
Demanda constante
C
a
n
t
i
d
a
d
e
s

Mes

EE FF M
M AA M
M JJ JJ AA SS OO NN DD EE FF M
M AA M
M JJ JJ AA SS OO NN DD
 140 Demanda
Demanda con
con tendencia
tendencia
120
tendencia positiva
100
Cantidades

80
60
40
20
0
E F M A M J J A S O N D
 Artículo con demanda estacional

C
a
n
t
i
d
a
d
e
s

Mes
E F MA M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D E F M M J J A S O N D

2003 2004 2005

Técnicas Cuantitativas
 Las técnicas intrínsecas utilizan la secuencia histórica
de tiempo de la actividad de un articulo en particular
como fuente de datos para pronosticar la actividad
futura de este articulo.
 Cuestiones a considerar en este modelo matemático es
L es una línea constante de ventas, T es una tendencia
que puede ser positiva o negativa, S es estacionalidad
R es al azar ( pronostico).
 D= (L +T)*S +R
 D = Demanda
 L = Ventas del ultimo mes
 T= Tendencia
 S = Estacionalidad.
 R = Azar.
Ejercicio:
 La demanda para determinar la producción del ultimo
producción discográfica de Luis Miguel, Promedia por
mes 10,ooo unidades por mes, con una tendencia
negativa de menos 500 unidades por mes, Este mes
que se esta pronosticando es diciembre y por lo general
tiene una estacionalidad de un 40% de un mes típico.
Promedio móvil
 Se calcula el promedio de los tres periodos anteriores
para sacar un pronostico de venta del promedio
siguiente.

D= D1 + D2 + D3
3
Promedio móvil ponderado
 Este se calcula para dar un peso mayor al ultimo
periodo que podría ser el mas real.

D= 2*D1 +3* D2 +4*D3

2+3+4
MÉTODOS PARA DETERMINAR LOS
INVENTARIOS ÓPTIMOS
 Costos de preparación.
Son los de todas las actividades que se requieren para emitir una
orden de producción o de compra.
 Costos de mantenimiento.
Son los que ocurren por tener un artículo en inventario.

 Costo de desabasto.
Es causado por las ventas perdidas o pedidos pendientes en que
se incurre por un desabasto.

 Costos relacionados con la capacidad.

Se incurre en ellos al expandir o contraer la capacidad de
almacenaje.
 Costos de capital del 15%

 Costos del seguro del 0.5%

 Robos, deterioros y daños Obsolecencia 0.1%

 Espacio de almacenamiento 0.4%

EXACTITUD DE LOS INVENTARIOS
 Los registros de inventarios deben ser altamente
seguros (98-99%) para facilitar los sistemas de
producción y planeación. Dos métodos de auditar
registros de inventarios son:

 Conteo físico periódico (anual por ejemplo)

 Conteos cíclicos
Conteo cíclico
 El conteo cíclico es un conteo físico continuo de
inventario, por lo que todos los materiales son
contados con una frecuencia específica, y los registros
de inventario son periódicamente confrontados con los
datos reales de los conteos. Un ciclo es el tiempo
requerido para contar todas las partidas en inventario
al menos una vez (anual por ejemplo).
 En este método la aplicación del ABC como técnica es
muy importante pues el inventario en almacén es
clasificado de acuerdo al valor de cada material con
respecto al total del valor del inventario.

 Una vez definido que partes son A, B o C, se procede a

contar tantas partes en base diario se requieran de tal
suerte que se cumpla con la política definida para los
conteos cíclicos, veamos un ejemplo:
Ejercicio
 Una compañía cuenta en catálogo con 6,400 artículos,
de los cuales 400 con clase A, 1000 son artículos B y
5000 son clase C. La compañía opera 250 días en el año
y desea contar todas las partes A, B y C con una
frecuencia de 5, 2 y 1 vez en el año respectivamente,
¿cuántos artículos debe la compañía contar
diariamente en promedio?
Clasificación Cant. Artículos Frecuencia Cant.x Frec. días efectivos
A 400 5 2,000 250
B 1,000 2 2,000 250
C 5,000 1 5,000 250

Cant. Diaria de art.

8
8
20
Conteos físicos periódicos
 Los conteos físicos periódicos son típicamente anuales; en
estos, a diferencia de los conteos cíclicos, la operación toda
se para, es decir, no hay trabajo en producción, en almacén,
no hay recepción de materiales, etc. Y el conteo se hace
100% con la aportación de gente de todas las áreas pues se
cuenta tanto materias primas, proceso y producto
terminado.
 Estos inventarios periódicos son excelentes oportunidades
para poner en sintonía los registros de inventario con los
inventarios reales, previo análisis y autorización para los
ajustes por parte de gentes autorizadas.
Ventajas de registros exactos de
inventarios
 Verifican y dan fe del inventario físico como activo para
determinar el valor de la compañía.

 Se pueden embarcar directamente del inventario y sin

temor a fallar producto a los clientes en todo
momento.

 Pueden establecer y satisfacer las programaciones de la

producción realista ya que la gente puede disponer de
los materiales y las piezas del inventario siempre que
los necesite.
 Pueden eliminar las demoras de producción ocasionadas
por una escasez inesperada de los materiales esenciales y
pueden reducir la necesidad de pedidos costosos y
apresurados de último momento.

 Pueden reducir los niveles de inventario porque no se

necesita mantener existencias de seguridad para
compensar alguna escasez inesperada o una información
incorrecta del registro de inventario.

 Puede llegar a aumentar la eficiencia de la producción, la

calidad del producto, la productividad y el servicio al
cliente.
MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO DE
ALMACENES E INVENTARIOS.
 Ningún esfuerzo, actividad o planes serán efectivos si
los resultados en la gestión de inventarios no se dan
satisfactoriamente. Existen varias maneras de medir
este desempeño para poder evaluar la gestión de
inventarios, entre los más comunes tenemos los
siguientes:
Confiabilidad del Inventario

 Este indicador mide la exactitud de los registros de

inventario vs conteo real, por ejemplo, si tomamos la
muestra de hoy en los conteos cíclicos, digamos 10
partes diferentes, realizamos el conteo y encontramos
los siguientes resultados:
Parte Inv. Real Inv. Sistema Diferencia
1 50 50 0
2 30 29 1
3 57 107 50
4 21 21 0
5 7 7 0
6 89 89 0
7 35 35 0
8 13 13 0
9 67 67 0
10 0 1 1
 en este caso tenemos 10 partes contadas de las cuales 3
de ellas muestran diferencias, positivas o negativas,
por lo tanto, el nivel de confiabilidad de los inventarios
sería
 7 partes ok / 10 partes totales = 70%
Causas de malos Inventarios
 La experiencia nos ha enseñado que algunas de las
causas por las que los registros de los inventarios no
coinciden son:
 mal conteo al momento de hacer el inventario
 no dar de alta el producto en almacén cuando se recibe
 no dar salida del sistema a materiales surtidos a piso
 manejar diferentes unidades de medida
 mala identificación de producto
 mala identificación de producto en almacén, etc.
Nivel de servicio
 El indicador de nivel de servicio refleja cuan fino
estamos administrando los inventarios desde el punto
de vista del cliente, este mide objetivamente el
porcentaje de satisfacción de los clientes externos o
internos desde la óptica de oportunidad en las
entregas, tanto en tiempo como en cantidad, calidad,
servicio, etc. Una versión simple de este indicador es
cuantas veces niego productos vs cuantos productos
acudieron a mi buscando, ejemplo:
 El gerente de una tienda fue informado de que en la
semana 27 las notas de los empleados de mostrador al
servir al publico muestra que en 33 ocasiones algún
producto fue negado por no haber existencia; el total
de productos vendidos fue de 500, el nivel de servicio
es por tanto.
 500 productos en existencia / 533 productos solicitados
 por tanto el nivel de servicio fue del 93.8%
 Entre algunas de las causas que afectan el nivel de
servicio debido a falta de suficiente stock tenemos las
siguientes:
 los inventarios de seguridad son mal calculados
 las fluctuaciones en la demanda son muy pronunciadas
 la proyección de inventarios no esta estadísticamente
soportada
 el control de los inventarios no es el adecuado
 políticas de inventario equivocadas, etc.
Alcance de inventarios
 El alcance de inventarios mide el tiempo de cobertura
de los mismos considerando una demanda promedio
en un periodo dado; por ejemplo,
 Las ventas semanales de una empresa oscilan en
promedio en los $100,000, mientras que en promedio
los inventarios finales semanalmente anda sobre los
$500,000; por tanto, el alcance de los inventarios para
este caso es:
 $500k / $100k = 5 semanas
 Esto significa que si desde este momento dejamos de
recibir material, seguimos vendiendo bajo la misma
tasa y además el inventario se encuentra balanceado, el
inventario nos durará hasta cinco semanas. Es
importante notar que el valor de la venta es
únicamente considerando el valor venta del material,
descontando, ganancia, impuestos, etc
Rotación de inventarios
 Define también el nivel de salud de los inventarios
desde el punto de vista rotación de la inversión en el
año; esto es, cuántas vueltas anualmente invierto y
recibo de regreso esa inversión con su ganancia
hablando de inventarios

 Por ejemplo, si tomamos el caso anterior, dijimos que

nuestro alcance de inventarios era de 5 semanas, si
queremos ver esto como rotación, entonces

 52 sem / 5 sem = 10.4 vueltas anuales

 esto significa que el dinero invertido en inventarios para la
producción lo invertimos y recuperamos un poco más de 10
veces en el año, el ideal sería alcanzar un número infinito
de veces.
 Entre alguna de las causas por las cuales la rotación o el
alcance del inventario no son los adecuados, tenemos.

 inadecuada planeación de materiales

 pronósticos de venta poco realistas
 inventarios poco confiables
 cambios a los programas repentinos
 mala calidad del producto
 productividad baja, etc.
CONSIDERACIONES FINALES PARA LOGRAR UNA BUENA
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS
 Requisitos para productos:
 98-100% de exactitud de los inventarios
 Actualización constante de los factores de planeación
(tiempos de entrega, políticas de planeación, ajustes de
órdenes, factores de desperdicio, stock de seguridad)

- Si no se cumple:

 Incremento de los inventarios

 Inventarios obsoletos
 Faltantes de materiales
 Reducción del nivel de servicio
 Requisitos para lista de materiales:
 100% de exactitud
 Incluir todos los parámetros de planeación
 Si no se cumple:
 Exceso de inventario
 Materiales faltantes
 Mayor desgaste en el control de órdenes
 Incremento en el número de transacciones de inventario
Preguntas básicas para reflexionar sobre
nuestra administración y control de
inventarios:
 ¿Qué debemos almacenar?
 ¿Cómo lo debemos almacenar?
 ¿Cuál es nuestra estrategia de inventario?
 ¿Cuáles son nuestras metas de inventarios?
 ¿Cuál debe ser el inventario total? Cuál debe ser?
 ¿Cuáles son las diversas categorías del inventario?¿cuáles deben ser?
 ¿Cuál es el nivel de inventario de cada categoría del inventario? ¿cuál
debe ser?
 ¿Cuál es el porcentaje de exactitud en el inventario?¿cómo podemos
mejorarlo?
 ¿Cuál es la rotación de cada categoría?¿cuál debe ser?
 ¿Cuántos días de existencias deberíamos tener disponibles?
 ¿Dónde nos estamos excediendo en existencias?¿ por qué?
 ¿Qué podemos hacer para mejorar el desempeño d nuestro inventario?