Auditor Mutu Internal

Munawwar Khalil
Tim Pendampingan SPMI
Majelis Diktilitbang PP Muhammadiyah
 Kelompok

1. Kepribadian Auditor
2. Metode audit efektif
3. Ciri-Ciri Auditee2 Sulit & Kiat
mengatasinya
4. Penyebab kegagalan audit & auditor
• Individu / personel yang ada dalam organisasi
• Memahami sistem QA berbasis
SPMI/Akreditasi/lainnya
• Memahami sistem / proses yang ada di dalam
organisasi
• Mampu bekerja secara teliti, sistematik, tidak
mudah emosi, dan tajam dalam melakukan
analisa temuan
• Bersedia menjadi auditor AMI
• Telah mengikuti pelatihan dan lulus sebagai
auditor internal

SIAPA YANG MENJADI AUDITOR ?

• Auditor yang terpilih menjadi auditor internal
adalah mereka yang telah dinyatakan lulus
mengikuti seleksi auditor internal
• Seleksi auditor internal mencakup beberapa
tahapan :
• Tes Psikotes
• Pelatihan
• Ujian Tulis dan Role Play

PROSES PENGADAAN
• Mempelajari sistem QA di organisasi
• Mengumpulkan informasi / mempelajari :
• Latar belakang / ruang lingkup audit
• Jadwal dan lokasi audit
• Sasaran mutu unit kerja yang akan diaudit
• Prosedur dan formulir yang digunakan auditee
• Informasi lainnya yang terkait dengan kinerja unit kerja
auditee
• Membuat checklist / daftar pertanyaan
• Sebagai catatan atas hal-hal yang perlu diperiksa
• Mencatat dokumen dan formulir yang perlu diperiksa
• Sebagai bahan untuk mengatur / alokasi waktu audit

Kesiapan Seorang Auditor AMI

 Pelaksanaan Audit
Pembukaan oleh lead auditor
Audit / pemeriksaan : tanya jawab dan periksa lapangan :
 Ajukan pertanyaan
 Observasi lingkungan auditee dengan cepat
 Catat hal yang ingin dilaporkan dalam temuan audit
 Yakinkan yang seharusnya terjadi telah terjadi
Susun dokumen temuan
Persetujuan auditee
Rencana perbaikan oleh auditee (jika ada temuan )
Penutup
 Pembukaan Audit
 Perkenalan
 Konfirmasi lingkup dan tujuan audit
 Penjelasan singkat prosedur audit
 Konfirmasi agenda audit
 Konfirmasi sumber daya
 Konfirmasi hal-hal yang belum jelas
 Kalimat Wajib Auditor
 2 kalimat yang WAJIB diucapkan oleh AUDITOR :

Saat Pembukaan

 Audit bukan untuk mencari kesalahan tapi untuk

mencocokan apakah yang dijalankan telah sesuai dengan
yang ditetapkan.
Saat Penutupan
 Audit ini hanya sebagian, jika tidak ada temuan,bukan berarti
semuanya telah sesuai, Auditee tetap harus menjaga konsistensi
dan peningkatan proses yang lebih baik
Audit Atmosfhere
 Metode Audit
 Wawancara - 5W 1H 1S 1N
 Observasi fisik dari pelaksanaan dan kondisi
sarana/prasarana
 Review dokumen
 Melakukan pengujian / test
 Aspek yang ditanyakan
dalam Audit
• Orang : Terlatih, tersertifikasi
• Bahan : Inspeksi, kriteria
• Metode : Tahap, monitor, pemeriksaan
• Mesin/alat : Teruji, terpelihara, terkalibrasi
• Dokumen : Termutakhirkan, terkendali
• Lingkungan : Terspesifikasi, terkendali
 Beberapa Cara Berkomunikasi
dengan Teraudit:
• Auditor tidak terlalu banyak bicara.
• Banyak mendengarkan penjelasan teraudit.
• Menggunakan pertanyaan terbuka.
• Merespon jawaban teraudit pada waktu yang
tepat.
• Menggunakan beberapa cara/media.
 Beberapa Penyebab kegagalan
Berkomunikasi :
• Auditor hanya mendengarkan bagian tertentu.
• Auditor tidak mengklasifikasi persoalan dalam
pembahasan/diskusi.
• Auditor dan teraudit merespon terlalu cepat.
• Auditor dan teraudit merespon dengan emosi.
• Auditor sibuk menulis berkepanjangan.
• Auditor menghindar dari persoalan yang terlalu sulit
• Auditor membiarkan teraudit bicara terus.
• Suara bising dan gaduh dari sekitarnya.
 Karakter Auditor
• Diplomatis (Berkomunikasi dengan baik/hati-hati
dalam mendapatkan dan menyampaikan data dan
informasi) : Cakap dalam menjelaskan dan
mengikuti aturan, omunikatif, Pendengar yang baik,
Penuh pengertian
• Profesional (mempunyai kompetensi sesuai bidang
yang dijalani): Selalu ingin tahu dan pengamat yang
baik. mempunyai watak kepemimpinan, dapat
bekerjasama dan rajin, berfikiran positif, tidak bias
• Berkepribadian positif: jujur, dapat mengendalikan
diri , ramah, disegani dalam organisasi,
 Atribut Auditor
• Terlatih.
• Berpendidikan baik dalam bidang yang
diaudit.
• Berpengalaman (secara teknis).
• Tidak terlibat (bebas dari pengaruh)
dalam setiap pekerjaan dalam bidang yang
diaudit.
 Sikap Auditor
• Bicara seperlunya.
• Banyak mendengarkan.
• Kritis dan teliti
 Etika Auditor
• Tidak bias.
• Profesional.
• Tidak mengungkapkan rahasia organisasi
kepada pihak ketiga.
• Melaksanakan audit secara
bersahabat/kolegial.
• Berpikiran terbuka dan objektif.
• Realistik.
• Bersikap dewasa.
Hal–hal yang perlu diingat
Tim Auditor
• Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang
menjadi tanggung jawabnya sendiri.
• Tidak bias.
• Harus memiliki pengetahuan cukup atas topik-
topik yang ditugaskan, jika tidak libatkan pakar.
• Tidak ada conflict of interest dengan teraudit
 TEKNIK AUDIT (1)
Pertanyaan Terbuka :
0 Mengajak auditi berbicara bebas
0 Contoh :
0 Bisa Bapak/Ibu ceritakan pada kami …
0 Bagaimana …..

0 Hati-hati untuk mencegah auditi terlalu banyak

berbicara...
 TEKNIK AUDIT (2)
Pertanyaan Menyelidik
0 Ikuti jawaban auditi atau pusatkan pertanyaan pada hal
yang lebih khusus
0 Buat pertanyaan untuk menyelidiki informasi yang lebih
mendalam
Pertanyaan Tertutup
0 Digunakan untuk menetapkan fakta khusus
0 Biasanya dijawab dengan jawaban ya / tidak
0 Penggunaannya jarang / hanya kalau diperlukan untuk
meyakinkan kesimpulan.
 TEKNIK AUDIT (3)
Pertanyaan yang harus dihindarkan
 Bentuk pertanyaan halus / tidak tegas
 Pertanyaan yang mengurangi tujuan audit
 Pertanyaan yang tidak jelas atau mengandung
arti ganda
 Pertanyaan yang sifatnya mengejek atau
menghina
 Pertanyaan yang bersifat memimpin
 Pertanyaan yang bersifat menipu
 Membuat Laporan Audit
 Merupakan hal yang penting dalam memperbaiki sistem
 Harus menampilkan bukti yang jelas, akurat dan tepat
 Menyebutkan prosedur atau elemen standar terkait
 Harus jelas bagi auditee dan auditor
 Disetujui oleh auditee
 Keputusan tindakan perbaikan dan atau pencegahan
yang akan dilakukan ditentukan oleh pimpiman auditee,
bukan oleh auditor
 Penutupan Audit
 Dilakukan oleh lead auditor
 Audit adalah memeriksa apakah telah memenuhi
persyaratan standar, bukan mencari kesalahan
 Audit tidak mencakup semua hal, sehingga bila ada hal
yang tidak ditemukan, bukan berarti tidak ada
ketidaksesuaian’
 Auditee diminta mendiskusikan tindakan perbaikan dan
pencegahan yang akan diambil dan batas waktunya
 Kiat-Kiat Auditor
Pelajari sistem yang berjalan di unit kerja auditee
Siapkan Daftar Pertanyaan/Checklist
Pastikan Auditee mengetahui kedatangan auditor
Perkenalkan diri jika belum saling kenal dengan auditee
Susun pertanyaan yang jelas. Jangan mengajukan
pertanyaan seperti : ‘Ini kalau nggak diperiksa nggak apa-
apa, kan ?’
Ajukan pertanyaan satu demi satu, jangan sekaligus.
Pertanyaan bisa diajukan dengan suasana yang
bersahabat, sehingga terasa ringan.
Jangan terpancing untuk menjawab sendiri pertanyaaan
anda. Ingat bahwa tugas auditor adalah memeriksa
auditee dan bukan memberikan temuan pada auditee
 Kiat-Kiat Auditor
Tugas Utama auditor adalah mengaudit, bukan memberikan
nasehat, menggurui dan sejenisnya. Bila ada penyimpangan,
tugas auditor adalah mencatat dan membuat laporan.
Tidak ada gunanya membuat komentar seperti : ‘ Wah ini tidak
pantas terjadi’ atau ‘ katanya Bapak sudah lima tahun di sini, kok
masih begini cara kerjanya’ ini hanya akan merusak suasana
audit.
Jangan terlibat pada temuan yang tidak penting
Konfirmasikan dengan auditee tentang hasil audit dan minta
persetujuan auditee
Sebelum meninggalkan unit kerja auditee, pastikan : daftar
pertanyaaan dan laporan temuan sudah terisi lengkap.
Jika tidak mendesak, tidak perlu menggunakan alat perekam.
Cukup catatan dan alat tulis
 Peran Lead Auditor
 Koordinasi dengan Auditee dan anggota auditor
 Memimpin pada saat pemeriksaan / audit
 Mengambil keputusan untuk temuan audit
 Membuat dan memeriksa laporan temuan
 Menyerahkan laporan kepada LPM
 Memimpin kegiatan verifikasi
Pengecualian dalam AMI
Perbedaan pendapat dalam penentuan
kategori hasil temuan audit antara auditor
dan auditee maka keputusan akhir diambil
oleh LPM ( Ketua).
Temuan sebelumnya harus dilampirkan
pada keputusan akhir tersebut
Jadwal audit dapat diubah (jika diperlukan)
dengan persetujuan LPM
Audit ulang dapat dilakukan, jika hasil audit
dianggap kurang memuaskan
Kerja Kelompok (1)

Latihan
Memimpin
Opening Meeting
Untuk acara awal Audit
Kerja Kelompok (2)
Latihan
Merumuskan Temuan
Audit
(Studi Kasus)
Kerja Kelompok (3)
Latihan

Menyusun Laporan
Audit
Kerja Kelompok
Latihan

Presentasi hasil audit

matur nuwun …
0 Audit hanya mengaudit administrasi ? Tidak ke konten
keilmuan...mahasiswa praktek peradilan semu
0 Instrumen AMI mana yang digunakan (kualitatif/kuantitif)
0 Data tanpa konfirmasi
0 Sistem penilaian AMI
0 Lingkup audit pimpinan ?
0 AMI boleh mengaudit BPH ?
0 Org LPM jadi auditor?
0 Seleksi auditor dari Maj Dikti?
0 Peserta workshop jd auditor?
0 Pertanyaan auditor sama dgn assesor?
0 Pembagian auditor