LIBROS REGISTROS Y

OBLIGACIONES
FORMALES DE LA
CONTABILIDAD

1
 Factura:

Documento fehaciente que da

fe, que entrega en dominio de
un bien o servicio.-
Es un documento mercantil de
compra y venta que registra la
transacción comercial
obligatoria y dictada por la
Ley.
Este comprobante es para
acreditar la venta de
mercaderías u otros bienes o
servicios. La factura tiene por
finalidad acreditar la
transferencia de bienes y/o
servicios, la entrega en uso o
la prestación.

2
 Factura:

La razón que sea el documento

oficial para operaciones entre
comerciantes obedece a que
lleva un detalle del I.V.A. que
es un dato que siempre es
necesario en los libros de los
comerciantes.

3
Para tener validez legal la factura
debe tener lo siguiente:

• Un recuadro en el extremo
superior derecho donde se indica
el R.U.T., el nombre del
documento y el número de la
factura, esto debe estar impreso
con tinta roja.
• En el extremo superior izquierdo
debe ir el nombre o razón social,
domicilio, giro, teléfono, y otros
datos del contribuyente que emite
la factura.
• Debajo de estos debe ir fecha de la
operación, nombre, domicilio,
R.U.T., giro, condiciones en que se
efectúa la operación y otros datos
del comprador.
4
Para tener validez legal la factura
debe tener lo siguiente:

• Luego debe estar el detalle de la

operación con indicación de la
cantidad, artículos, precio unitario
y precio total.
• En el extremo inferior debe
indicarse precio neto, valor del
I.V.A. y el precio total. Este último
valor debe escribirse con letras
para que no queden dudas del
monto de la operación efectuada.
• La numeración de las facturas
debe ser correlativa.
• Para tener valor legal las facturas
deben ser timbradas por el S.I.I.
antes de ser utilizadas.

5
Para tener validez legal la factura
debe tener lo siguiente:

Los ejemplares llevarán impresa la

leyenda que indique su destino en el
vértice inferior derecho del
documento, y en dirección horizontal,
con excepción de las boletas de ventas
y servicios y de honorarios, como
sigue: original = cliente, duplicado =
servicio de impuestos internos,
triplicado = control tributario,
cuadruplicado = cobro ejecutivo-
cedible. Las notas de débito y notas de
crédito no deben cumplir con la copia
cuadruplicado = cobro ejecutivo-
cedible.

6
Para tener validez legal la factura debe
tener lo siguiente:

• La emisión de un quinto, sexto o

más ejemplares que los
obligatorios, facultativo para el
contribuyente, llevará una leyenda
de su destino, como por ejemplo,
quintuplicado = control interno
cobranza, sextuplicado = control
interno registro existencias,
septuplicado = etc.
• Un comerciante puede emitir todas
las copias que desea pero las
exigidas por el S.I.I. son las
anteriormente señaladas, las copias
que haya emitido por su cuenta le
servirán para su control interno.

7
Para tener validez legal la factura
debe tener lo siguiente:

• Las facturas se imprimen sobre un

fondo que indica el nombre del
lugar donde se imprimió el
documento.
• Se deben emitir todas las facturas
que exija el comprador, pero para
evitar el estar haciendo facturas
continuamente muchas empresas
hacen guías de despacho diarias y
a fin de mes hacen una sola
factura por todas las guías de
despacho emitidas en el mes.

8
 Guía de Despacho:

En este documento mercantil

se detalla lo transportado y se
utiliza para acreditar el
dominio de la mercancía en el
caso de que carabineros o
investigaciones detenga el
camión y procesa a su
fiscalización de modo tal de
comparar los productos físicos
con la documentada.

9
 Guía de Despacho:

• La guía de despacho no tiene

indicación de impuesto por lo
tanto no se registra en el libro de
ventas o compras y sirve solo para
verificar la existencia de
mercaderías en una empresa
cuando se efectúa el inventario,
por lo general la guía de despacho
la recepciona el bodeguero de la
empresa.
• La guía de despacho solo contiene
indicación de cantidad, artículos y
precio unitario, solo en algunos
casos lleva columna total y por lo
general no se suma.

10
 Nota de Crédito:

• Para que exista emisión de una

nota de crédito debe haberse
emitido previamente una
factura.
• La nota de crédito es un
documento que verifica los
valores que indica la factura.
• La modificación es disminuir los
valores facturados.
• Para tener valor legal la nota de
crédito debe tener las mismas
exigencias que tiene la factura,
ya que, es un documento
complementario de la factura.

11
 Nota de Crédito:

La nota de crédito rebajará los

valores de la factura por las
siguientes razones:

• Por no tener la empresa en sus

bodegas todas las mercaderías que
indica la factura.
• Por devoluciones de mercaderías
por parte de la empresa que
compra y que es aceptado por la
empresa que vende.
• Por disminución en los valores
facturados.
• Por cualquier motivo que
disminuya los valores que indica
la factura.

12
 Nota de Débito:

Es un documento emitido por las

empresas para indicarle el titular
que se ha cargado a su cuenta un
valor determinado por concepto de
intereses, devoluciones, fletes, etc.,
este documento es usada en los
siguientes casos:

• Cuando por alguna razón se

aumenta el valor cobrado en
una factura.
• Cuando se a hecho un
descuento superior al ofrecido.
• En los casos en que por error
se ha cobrado un precio menor
en algún artículo.

13
 Nota de Débito:

En estos dos últimos documentos

se debe señalar el número de
Factura o Boleta, que da origen a
la emisión de la respectiva nota de
debito y nota de crédito, dicho
descuento o aumento, etc.

14
 Nota de Venta:

Los comerciantes para tener

mercaderías en sus negocios,
compran a los fabricantes o a los
distribuidores.

El pedido por la compra puede

hacerlo directamente el
comerciante o por intermedio de
un viajante o vendedor que las
empresas mantienen en ciudades
o zonas, el vendedor promueve las
ventas de la empresa que
representa y atiende los pedidos de
los clientes.

15
 Nota de Venta:

El documento en el que el
vendedor detalla el pedido de un
cliente, es la nota de venta, en el
se indica el precio de los artículos,
las condiciones de pago el lugar
de entrega y otros datos que
estime necesarios.

16
 Nota de Venta:

La nota de venta no reemplaza la

factura, igualmente es obligatorio
emitir la factura por lo detallado
en la nota de venta.

Por lo general la factura se hace

en forma posterior a la nota de
venta, cuando se hace entrega de
los artículos que el comerciante le
pidió a la empresa o al vendedor
a través de la nota de venta, por lo
tanto, la nota de venta solo
constituye un compromiso de
venta para determinar los
artículos.

17
 LIBROS OBLIGATORIOS

LIBRO LIBRO LIBRO LIBRO

INVENTARIO DIARIO MAYOR BALANCE

18
LIBRO DE INVENTARIOS

Siempre se abrirá con el Balance inicial detallado

de la empresa, comprendiendo todas las cuentas
que componen tanto el Activo como el Pasivo de
la misma.
Al cierre del ejercicio se transcribirá igualmente
el Inventario de cierre del mismo, así como las
cuentas anuales referidas a dicho ejercicio.

19
FORMATO DE LIBRO DE INVENTARIOS

Nº Detalle Cost Costo Total Total

Unid. o Total Cuenta Rubro
Unit.
ACTIVOS
Mercadería
788 Producto xxx 100 78.800
__________ ____ _____ 78.880
__ _

TOTAL XXXXX
ACTIVOS
20
LIBRO DIARIO

El Libro Diario registrará día a día todas las

operaciones relativas a la actividad de la empresa.
Podría ser válida, sin embargo, dependiendo de
las disposiciones vigentes, la anotación conjunta
de los totales de las operaciones por periodos no
superiores a un mes, a condición que su detalle
pueda ser elaborado mediante registros
auxiliares.

21
 FORMATO LIBRO DIARIO

Fecha Detalle Folio DEBE HABER

Mayor

22
 ANOTACIONES EN EL LIBRO DIARIO
ASIENTO CONTABLE
Fecha Detalle Folio DEBE HABER
Mayor
_________1____________
15/04 BANCO 124 1.890.000
CAJA 123 1.890.000
Por depósito nº 223444

Glosa: Folio
Explicación de la Traspaso
Cuentas Deudoras transacción Libro Mayor
Cuentas Acreedoras
23
LIBRO MAYOR

Los asientos del Libro Diario se transcriben en el

Libro Mayor por orden riguroso de fecha.
A cada una de las cuentas que figuran en el Libro
Diario se les va destinando una hoja en el Libro
Mayor.
Para saber si un asiento del Diario se ha trascrito
en el Mayor , se indica en el Diario el folio del
Mayor y en este el número de asiento del Diario.

24
 FORMATO LIBRO MAYOR

CUENTA: XXXXXXX FOLIO: XXX

Fecha Asiento GLOSA DEBE HABER SALDO

25
LIBRO BALANCES

Registra, para cada periodo, los Balances de

Comprobación de saldos. La finalidad del Balance
de Comprobación es verificar si las anotaciones del
Diario se han trascrito en el Mayor con corrección.
La periodicidad de las fechas de este libro, dependen
de la propia organización contable de la sociedad, ya
que pueden ser mensual, trimestral o anual.

26
 FORMATO BALANCE DE COMPROBACION

cod CUENTAS Débitos Créditos Sdo Sdo

Deudor Acreedor

TOTALES

27
LIBROS AUXILIARES DE LA
CONTABILIDAD

28
 LIBROS OBLIGATORIOS

LIBRO LIBRO LIBRO LIBRO

INVENTARIO DIARIO MAYOR BALANCE

A AUXILIAR COMPRA
U
X AUXILIAR VENTAS
I
L
AUXILIAR CAJA
I
A
R AUXILIAR REMUNERACIONES
E
S 29
AUXILIAR BANCO GIRO
 LIBRO AUXILIAR DE COMPRAS

Fecha Proveedor R.U.T Factura Neto IVA Otros Total Cta

Imptos

Fecha Detalle Fol Debe Haber

30.xx Mercaderia XXXXX

Gastos XXXXX
Activos Fijos XXXXX
Iva Crédito XXXXX
Proveedores XXXXXX
Cent.Compras mes

30
 LIBRO AUXILIAR DE VENTAS CON FACTURA

Fecha Cliente R.U.T Factura Neto IVA Otros Total Cuenta

Imptos

Fecha Detalle Fol Debe Haber

30.xx Clientes xxxxxxx

Ventas Xxxxxxx
IVA Débito xxxxxxx
Cent.Ventas del Mes

31
LIBRO AUXILIAR DE VENTAS CON BOLETAS

Fecha Del Nº Al Nº Afectas Exentas

Fecha Detalle Fol Debe Haber

30.xx Clientes (Caja) xxxxxxx

Ventas Xxxxxxx
IVA Débito xxxxxxx
Cent.Ventas del Mes

32