Etica Digitalizacion Ene2018 v1

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derechos reservados
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ETICA
INTERNACIONAL
2018
PROCESOS DE ELABORACIÓN DE ARCHIVOS DIGITALES
Agenda
Objetivos y ventajas de la Digitalización

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Contenido del Servicio
Procesos y Aplicaciones
OBJETIVOS Y VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN
 Lograr un acceso más eficiente de la información, haciéndola
disponible mediante el uso de la tecnología actual.
 Permite dar mayor seguridad y control a la información.
 Reducir el riesgo de deterioro de documentos originales.
 Mejorar imágenes de documentos en mal estado.

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 Contar con estadísticas del uso de la información.
 Tener una organización moderna y preparada para cambios

futuros.
 Incrementar la difusión de la información.
 Elevar la competitividad.
 Especialización del personal interno.
2
CONTENIDO DEL SERVICIO
Comprende la ejecución ordenada de actividades que permitan
lograr la elaboración eficaz, eficiente y posterior disponibilidad del
archivo digital.
5 DISPONIBILIDAD DE LA
INFORMACIÓN EN LA
ORGANIZACIÓN
4 ELABORACIÓN DEL
ARCHIVO DIGITAL
3 DIGITALIZACIÓN
2 PREPARACIÓN,
ORDENAMIENTO Y
CLASIFICACIÓN
1 RECEPCIÓN DE LOS
ARCHIVOS FÍSICOS ÉNFASIS EN LA CALIDAD Y
EN NIVELES DE CONTROL
3
RECEPCIÓN DE LOS
1 ARCHIVOS FÍSICOS
DEFINIR PERSONAL
RESPONSABLE
DETERMINAR PRIORIDAD
! PARA LA DIGITALIZACIÒN
ADMINISTRAR INVENTARIO
DE DOCUMENTOS
4
PREPARACIÓN, ORDENAMIENTO Y
2 CLASIFICACIÓN
ANALIZAR ESTADO DE DOCUMENTOS

REALIZAR DEPURACIÓN DE ELEMENTOS (GRAPAS, CLIPS, OTROS)
ORGANIZAR DOCUMENTOS (TAMAÑO, SIMPLE, DUPLEX)
DEFINIR LOTES DE TRABAJO
5
Escalas
Colores
3 DIGITALIZACIÓN
Formatos
Contrastes
Resolución
Compresión
6
4 ELABORACIÓN DEL ARCHIVO DIGITAL
Integración con
procesos de la
Uso de software Organización
Consideración
para la gestión
de Normas
de archivos
Técnicas
digitales
Asegurando un eficiente e integrado modelo de

gestión y control de la información haciendo
uso de métodos digitales acorde a las
necesidades de la organización
7
DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN
5 EN LA ORGANIZACIÓN
Los productos finales serán procesos integrados que permitan a los usuarios
tanto internos como externos tener acceso a la información, haciendo uso
de los avances tecnológicos que ofrece la digitalización de documentos.
8
PROCESOS Y APLICACIONES
Acceso a la información mediante aplicaciones de consulta

con diferentes niveles de seguridad y diseñadas a la medida
de su organización, considerando la disponibilidad de
diversos dispositivos como computadoras de escritorio,
laptops, tabletas, teléfonos móviles u otros.
9
Desarrollamos aplicaciones a la medida en

entorno web o ambiente cliente servidor, a fin
de disponer de consultas específicas
considerando múltiples niveles y estados de la
información.
10
Las aplicaciones pueden ser

utilizadas desde dispositivos
móviles y brindando las
mismas prestaciones de
una computadora de
escritorio.
11
Generación de múltiples
reportes de consulta
para ser observados en
pantalla o en formato
pdf para impresión o
envío vía mail.
12
Reconocimiento de contenidos
Documentos digitalizados Reconocimiento de óptico de caracteres (OCR)

Documento en PDF
13
Reconocimiento de Marcas
14
Reconocimiento de Marcas
Aplicación de reconocimiento óptico de marcas (OMR), facilitando el

tratamiento de datos recopilados en encuestas o evaluaciones, entre otros. 15
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Se debe definir la secuencia de actividades y responsables que permitirán ejecutar un
proceso integrado mediante un cronograma, el cual se debe cumplir eficazmente.
16
FACTOR DE ÉXITO DEL PROYECTO
Se requiere el compromiso decidido

de la Alta Dirección a fin de lograr
los objetivos previstos.
Debiendo obtener la
integración en diferentes niveles
Componente Componente Componente

social tecnológico operacional
17
Componente socia
tecnológico
Componente
operacional
Componente
18
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 Permite dar mayor seguridad y control a la información.

 Reducir el riesgo de deterioro de documentos originales.

 Mejorar imágenes de documentos en mal estado.

 Contar con estadísticas del uso de la información.

 Tener una organización moderna y preparada para cambios

 Incrementar la difusión de la información.

 Especialización del personal interno.

ANALIZAR ESTADO DE DOCUMENTOS

REALIZAR DEPURACIÓN DE ELEMENTOS (GRAPAS, CLIPS, OTROS)

ORGANIZAR DOCUMENTOS (TAMAÑO, SIMPLE, DUPLEX)

DEFINIR LOTES DE TRABAJO

Asegurando un eficiente e integrado modelo de

Acceso a la información mediante aplicaciones de consulta

Desarrollamos aplicaciones a la medida en

Las aplicaciones pueden ser

Documentos digitalizados Reconocimiento de óptico de caracteres (OCR)

Aplicación de reconocimiento óptico de marcas (OMR), facilitando el

Se requiere el compromiso decidido

Componente Componente Componente

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