CODIFICACION DE DATOS

ALUMNO: CHAVEZ OYOLA WALDIR.

FACULTAD: CIENCIAS ECONOMICAS CONTABLES Y FINANCIERAS.

CICLO: IX
AULA: A
Los sistemas de Codificación de datos identifican mediante el uso de símbolos como
letras y/o números, elementos de un conjunto o subconjunto y los relacionan a otros
elementos del mismo conjunto o subconjunto.
El funcionamiento efectivo de un sistema contable seria imposible si todas las
transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de alguna forma.
Los factores a considerar para la selección de un determinado método de codificación
son: el sistema elegido debe cumplir con los requerimientos de procesamiento de
información y en segundo termino, prever si los códigos serán procesados manualmente
o a través de un computador.
Primer objetivo: estudiar distintos sistemas de codificación existentes y aplicables a las
operaciones contables y financieras.
Segundo objetivo: unir la aplicación de los métodos de codificación con la teoría
contable, a través de la adecuada clasificación de las operaciones reflejadas en lo que
representa la columna vertebral del sistema contable: el código de cuentas.
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UN SISTEMA DE
CODIFICACIÓN

 Precisión del Código: Significa que cada elemento debe aceptar una sola
codificación correcta.
 Flexibilidad: La estructura del código debe de aceptar mas elementos en caso de
que se necesite agregarlos.
 Conciso: No se deben adicionar códigos que no tengan relevancia al momento
de identificar un elemento dado.
 Significativo: debe indicar alguna característica diferencial de los elementos que
están codificando.
 Operabilidad: debe facilitar el manejo de los códigos por un sistema de computo.
 SISTEMAS DE CODIFICACIÓN

 Secuencial: El método de codificación secuencial consiste en la asignación

consecutiva de un numero a una lista de elementos.
 Por bloques: Representa una derivación del secuencial, ya que bajo este método
los códigos se asignan secuencialmente.
 Por grupo: Es otra derivación de la codificación secuencial que subdivide
clasificaciones sucesivas.
 Alfabético numérico: Se asigna un código alfabético junto a un código numérico
que tiene en cuenta las características del elemento a codificar.
 Nemotécnico: Combinación de números y letras para identificar por varias
características a cada uno de los elementos.
 Con digito de verificación: consiste en agregar un numero o letra a una secuencia
de caracteres con base en un algoritmo redefinido.
 De consonantes: Codificación por medio de consonantes consiste en eliminar
todas las vocales posteriores a la primera letra de la palabra.
 Fonético: Codifica los elementos de acuerdo con un sonido.
 De barras: asignación de líneas y espacios de distintos anchos y que son
impresos a un producto para su identificación.
 CARACTERÍSTICAS DE UN CÓDIGO CONTABLE

• Todo código contable debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que le permitan cumplir con los
requerimientos de información que solicitan los usuarios.
 Flexibilidad: Un código contable debe estar diseñado de tal forma que permita, posteriormente,
agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones existentes.
 Adecuada clasificación: Un código contable debe estar clasificados de acuerdo con las normas
contables que establece la profesión.
 Jerarquizado: la jerarquización de un código contable debe establecer subdivisiones por cada uno
de los grupos y subgrupos de partidas que conforman los estados financieros.
 Claridad en las descripciones: Un código contable debe explicar claramente el titulo de cada una de
las cuentas que lo integran.
DISEÑO DE UN CÓDIGO DE CUENTAS

 Paso 1: Especificar o asignar números a los grupos generales de partidas, tanto del balance general
como del estado de ganancias y perdidas.

 Ejemplo:

 BALANCE GENERAL ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS

Código Grupo Código Grupo

1 Activo 5 Ingresos Operacionales

2 Pasivo 6 Costo de Ventas

3 Patrimonio 7 Gastos de Operación

4 Cuentas de orden 8 Otros ingresos y egresos

9 Cuentas de Cierre
 Paso 2: Definir o especificar el formato del código contable en dígitos y niveles.
Esta definición estará siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software
contable que se esta usando, y ala definición de los parámetros de las cuentas.
• 9 - 9 – 99 - 99
Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4
(grupo básico) (subgrupo 1) (detalle) (auxiliar)
Se puede obtener hasta 10 Diez Subdivisiones Hasta cien subdivisiones del 00 al 99 Cien Subdivisiones
subdivisiones, es decir 0 al 9
 Paso 3: Una vez realizados el paso 1 y 2, debemos empezar a desarrollar el código contable propiamente
dicho, de acuerdo con las clasificaciones dadas por la teoría contable y las necesidades de información de
la empresa. Cada clasificación puede variar en el grado de nivel de detalle.
 Ejemplo 1:
Activo Pasivo y Patrimonio
Circulante disponible Circulante
Exigible Prestaciones sociales

Realizable Pasivo a largo plazo

Fondos Otros pasivos
Inversiones Capital social

Activo fijo tangible Utilidades no Distribuidas

Activo fijo intangible
Otros activos

Cuentas de orden
 RELACIÓN DE LA CODIFICACIÓN CON LOS
SISTEMAS MECANIZADOS
• Los métodos de codificación permiten clasificar adecuadamente todas las operaciones, detalles, transacciones y listas de elementos que son manejados por un sistema de
contabilidad.

• El Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA) define la contabilidad de la siguiente manera:

“la contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera significativa y en términos monetarios, las transacciones y eventos que sean, en parte al menos, de
carácter financiero e interpretar los resultados obtenidos”

A continuación encontraremos las siguientes características que identifican y/o definen la contabilidad:

 Clasificación

 Registro

 Resumen

 Sistematización

 Estructuración

 Análisis

 interpretación
• Todas estas acciones son llevadas a cabo para que un sistema contable
mecanizado pueda producir información organizada de acuerdo con los
requerimientos de los usuarios. Antes de registrarse, toda transacción debe ser
clasificada para poder ordenarse; previamente, debe haberse definido cual o
cuales serán los métodos de codificación que se utilizaran en el proceso de
clasificación.
 Sistematización de las operaciones: Las transacciones deben estar organizadas
de tal forma que su acceso y procesamiento no se dificulte.