ORGANIZACIÓN DE LIBROS

DE TRABAJO
 Respaldo de Información
• Descargue el archivo 04Práctica.xlsx y
04APráctica.xlsx el de la plataforma.
• Abra dichos archivos.
 Copia de hojas
• En Práctica04A, seleccione la hoja
Inventario de Fax
• Con el botón secundario de clic sobre el
nombre de la hoja activa y seleccione
Mover o copiar del menú emergente
• Seleccione de la lista desplegable Al libro,
Práctica04 y en antes de la hoja
seleccione Hoja 2
• Seleccione la casilla Crear copia y
presione aceptar.
 Copia de una hoja en un
libro de trabajo
• En Práctica04, arrastre Inventario de Fax
delante de la hoja Inventario de
copiadoras mientras mantiene presionada
la tecla <Ctrl>
• El puntero cambia a una pequeña hoja
con un signo de mas así como un
triángulo que indica el lugar donde se
copiará dicha hoja
• Suelte el botón del ratón y luego la tecla
<Ctrl>. Aparecerá Inventario de Fax (2)
 Nueva denominación y
modificación de la hoja
• Cambie el nombre de esta nueva hoja
presionando doble clic sobre el nombre y
cámbiela por Inventario General
• En C1 borre el texto División de Fax e
introduzca General
• Seleccione el rango C10:U19 y elimine su
contenido
 Mover hojas entre archivos
• De clic con el botón secundario a la hoja
Inventario de Impresoras de la
Práctica04A y seleccione de este la
opción Mover o copiar
• En Al libro seleccione Práctica04 y en
antes de la hoja seleccione Inventario de
copiadoras asegurándose de que la casilla
crear una copia esté seleccionada. Acepte
los cambios
Notas en celdas o Comentarios
• En la hoja Inventario General seleccione
con el botón secundario del ratón, la celda
F9 e inserte el comentario “Precio igual a
Costo*130%”
• En T9 agregue la nota “Este número
representa todo el inventario al cabo del
año, con las previsiones de Septiembre a
Diciembre”
• En U9 agregue “Valor es igual a
Precio*Totales”
 Copia de los comentarios
en otras hojas
• Seleccione C9:U9 de Inventario General y
copie el rango
• Seleccione la celda C9 de Inventario de
Copiadoras y aplique un pegado especial
• Seleccione de este cuadro de diálogo
Comentarios
• Repita los pasos anteriores para las hijas
Inventario de fax e Inventario de
Impresoras
ORDENACIÓN Y GESTIÓN DE
LISTAS
 Respaldo de Información
• Descargue el archivo 05Práctica.xlsx de la
plataforma.
• Abra dichos archivos.
 Filtrado de datos
• Posiciónese en la celda C10, Seleccione
“Filtro” de la categoría “Ordenar y filtrar”
del menú “datos”
• Filtre de la celda, H10 aquellos que sean
“Copiadoras”
• Del resultado, filtre G10 aquellos que sean
del “Departamento de Contabilidad”
• Para reestablecer todos los datos puede
quitar la opción de filtrado o para cada
elemento filtrado restablecerlo.
 Filtrados avanzados
• Del campo “Empleo” (Columna F10)
seleccione la flecha y luego seleccione
“filtro de texto” y por último, “filtro
personalizado”
• En el área “Empleo” seleccione “es igual
a” y de los criterios seleccionar “Aux.
Administrativo”,
• luego seleccione “O”, seleccione “es igual
a” y por último “Aux. Admin. Unidad” y
presionamos Aceptar
 Añadiendo un nuevo registro
• En C125:K125 introduzca lo siguiente;
– 1979
– Su Apellido Paterno
– Su primer nombre
– Utilice el botón secundario sobre F125 y
seleccione “Elegir de la lista desplegable” y
seleccione de este “Contable”
– Empiece escribir Contabilidad y sin completar
la palabra presione <enter> para completarla
– Introduzca Copiadora por cualquier método.
 Ordenación
• Seleccione C10
• Seleccione “ordenar” de la categoría
“ordenar y filtrar” del menú “datos” para
abrir el cuadro de diálogo.
• En ordenar por, seleccione “Sección” de la
lista desplegable y según los valores que
tenga la celda y ascendente (A a Z) como
último criterio
Mas criterios de ordenamientos
• Seleccione Agregar nivel del cuadro de
diálogo ordenar
• Agregue: Salario, Por valores y
Descendente (de mayor a menor)
INFORMES
 Respaldo de Información
• Descargue el archivo 06Práctica.xlsx de la
plataforma.
• Abra dichos archivos.
 Informes
• Un informe de tabla dinámica es una
forma interactiva de resumir rápidamente
grandes volúmenes de datos. Utilice un
informe de tabla dinámica para analizar
detenidamente datos numéricos y
responder a preguntas no anticipadas
sobre los datos..
Usos de los Informes dinámicos
• Consultar grandes cantidades de datos de
muchas maneras diferentes y cómodas
para el usuario.
• Calcular el subtotal y agregar datos
numéricos, resumir datos por categorías y
subcategorías, y crear cálculos y fórmulas
personalizados.
Usos de los Informes dinámicos
• Expandir y contraer los niveles de datos
para destacar los resultados y ver los
detalles de los datos de resumen de las
áreas de interés.
• Mover filas a columnas y columnas a filas
para ver diferentes resúmenes de los
datos de origen.
Usos de los Informes dinámicos
• Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato
condicional a los subconjuntos de datos
más útiles e interesantes para poder
centrarse en la información que le
interesa.
• Presentar informes electrónicos o
impresos concisos, atractivos y con
comentarios.
 Ejemplo de Costo Total
• Seleccione la celda C9 de la hoja
Inventario de Copiadoras
• Seleccione Subtotales de la categoría
Esquema de la pestaña de menú Datos
para abrir el cuadro de diálogo Subtotales
• Seleccione Nombre del producto de la
lista desplegable “Para cambio en” para
proporcionar subtotales para cada tipo de
copiadora
 Ejemplo de Costo Total…
• Seleccione Suma de la lista desplegable
“Usar función”
• Verifique que tiene seleccionado Total de
“Agregar Subtotal a”
• Por último marque las casillas de
Reemplazar subtotales actuales y
Resumen debajo de los datos y presione
Aceptar
 Eliminación de subtotales
creados
• Asegúrese que selecciona una celda de
los datos subtotalizados
• Seleccione Subtotales para abrir su
cuadro de diálogo y pulse el botón
eliminar todos
 Subtotales Anidados
• Seleccione la celda C9 de la hoja
Inventario General
• Seleccione Ordenar de la categoría
ordenar y filtrar de la pestaña de menú
Datos y realice lo siguiente
– Ordenado por: Sección
– Ordenar según: valores
– Criterio de ordenación: A a Z
• Utilice la misma opción para ordenar por
Nombre de Producto
 Promedio del costo y precio
del producto
• Abra el cuadro de diálogo Subtotales y
configure lo siguiente
– Para cada cambio: nombre del producto
– Usar función: Promedio
– Agregar subtotal a: costo y precio
 Promedio del costo y precio de
todos los productos por sección
• Seleccione la celda C9 y seleccione
Subtotales para configurar lo siguiente
– Para cada cambio en: Sección
– Usar función: promedio
– Agregar subtotal a: costo y precio
– Borre la casilla de verificación de reemplazar
subtotales actuales y luego aceptar
 Esquemas de un informe
resumen
• Los botones con • Los signos de mas y
números indican el menos representan
nivel del esquema los detalles
 Informes consolidados
• Active la hoja inventario de Fax
• Borre los contenidos de las filas 11, 14,
17, 20 y 21, ya que contiene subtotales
• Se seleccionará un destino y la función
para consolidar
• Cámbiese a la hoja Informe de Inventario,
seleccione la celda C8 y seleccione
Consolidar de la categoría herramientas
de datos de la pestaña de menú Datos
 Informes consolidados…
• En la lista desplegable Función,
seleccione Suma
• Seleccione el rango E8:I20 en Referencia
y luego pulse agregar
• Active la Hoja Inventario de fax para
arrastrar el ratón sobre la hoja Inventario
de Fax para seleccionar las celdas E8:I19
y luego pulse agregar
• Repita la acción en la hoja Inventario
Copiadoras seleccionando E8:I23.
 Informes consolidados…
• Seleccione Fila superior y Columna
Izquierda para agregar rótulos en los
datos de las filas y columnas
TABLA DINÁMICA
 Respaldo de Información
• Descargue el archivo 07Práctica.xlsx de la
plataforma.
• Abra dichos archivos.
 Crear una tabla dinámica
• Active la celda C10 de la hoja Lista
Personal
• Seleccione Tabla dinámica de la pestaña
de menú Insertar
• Observe que automáticamente se toma el
rango de toda la base de información y
que la tabla dinámica se colocará en una
nueva hoja de calculo, presione aceptar.
 Crear una tabla dinámica…
• Seleccione Empleo,
Sección y Salario tal
que Sección sea una
etiqueta en las
columnas, Salario en
los valores y
Empleo de las filas y
 Crear una tabla dinámica…
• El resultado deberá ser como la imagen
 Modificación de la tabla
dinámica
• Las siguientes instrucciones permitirán
incorporar resúmenes de permisos por
enfermedad
• Active la celda D10, en la lista de campos
de tabla dinámica seleccione el campo
BAJA E (Baja por enfermedad del año
actual)
• En la tabla podemos ver que para la
sección copiadora genera 16.75 para fax
39.5 y para impresoras 27.5
 Colocación de deptos. en
págs. Individuales
• Active la celda C8, Agregue el campo
Departamento
• Ahora el informe refleja el salario por cada
empleo y en específico por cada
departamento así como la sección a la
que pertenece el empleado
 Visualización de diferentes
departamentos
• Si quisiera ver información
exclusiva de un
departamento específico de
los diferentes departamentos
tendría que seleccionar de la
lista desplegable Etiqueta de
filas y seleccionar el campo
Departamento
• Seleccione Ingeniería y
luego de revisarla
seleccione nuevamente
todos
 Modificación de funciones de
resumen
• Elimine los campos Departamento y BAJA
E agregando V AA (Vacaciones del Año
Actual) en sustitución.
• Seleccione Configuración de campo de
valor del botón Suma V AA
Modificar funciones de resumen
• Del cuadro de diálogo configuración de
campo de valor, seleccione Máximo del
apartado Resumir campo de valor por
• Agregaremos ahora el valor mínimo de V
AA. Seleccione nuevamente del apartado
campos que se desean agregar V AA, y
arrástrelo al apartado Valores
• Configure el campo seleccionando Mínimo
de resumir campo de valor del cuadro de
diálogo configuración del campo
 Eliminación de totales
generales
• Seleccione Diseño de la pestaña de menú
Herramienta de tabla dinámica
• Seleccione Desactivado solo para
Columnas del botón Totales Generales
 Representación gráfica
• Elimine los campos Máximo y mínimo de
la tabla dinámica
• Inserte el primer gráfico de Barra de 2D
• Mueva el gráfico en una hoja de cálculo
diferente
• Realice un filtrado únicamente de la
sección de Copiadoras dentro del gráfico
• Agregue Departamento en filtro de
Informe del campo a agregar
 Representación gráfica…
• Seleccione el botón Departamento del
gráfico
• Active la casilla Seleccionar varios
campos
• Y seleccione únicamente los
departamentos I + D, y Mercado.