ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

• LA COOPERATIVA DE SERVICIOS MÚLTIPLES EDIOACC, R.L. TIENE SUS INICIOS EN EL AÑO 1981, A TRAVÉS
DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE COOPERATIVAS DEL MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO,
CONTABA CON 76 ASOCIADOS Y UN CAPITAL DE B/.585.00.
• EN EL 2005 LA COOPERATIVA DE SERVICIOS MÚLTIPLES EDIOACC, R.L. IMPLEMENTA UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE CALIDAD, EL CUAL SIRVIÓ PARA REDUCIR LOS COSTOS ADMINISTRATIVOS E INCREMENTAR
SUS INGRESOS, A TRAVÉS DEL MEJORAMIENTO DEL SERVICIO Y LOS CONTROLES.
ANTECEDENTES DEL PROBLEMA
• ACTUALMENTE LA COOPERATIVA CUENTA CON ACTIVOS TOTALES DE $110,648,588 Y UN PATRIMONIO DE
$27,361,715 Y UNA MEMBRESÍA DE 4,565 ASOCIADOS.
• LA COOPERATIVA MANTIENE UN SISTEMA DE FONDO FIJO DE CAJA MENUDA QUE FUNCIONA A TRAVÉS DE
LA CONSTITUCIÓN DE UNA SUMA DE DINERO PARA REALIZAR PAGOS DE BAJOS VALORES QUE SE
REQUIEREN EN EL DÍA A DÍA DEL TRABAJO DENTRO DE LA COOPERATIVA.
• PERIÓDICAMENTE SE REPONEN LOS FONDOS UTILIZADOS Y PARA ELLO ES NECESARIO CONFECCIONAR UN
FORMATO PARA SOLICITAR LA REPOSICIÓN DE LOS MISMOS AL QUE PUDIÉRAMOS LLAMAR RECIBO DE
EGRESOS.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
• LA TAREA DE TENER UN BUEN SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA EN LAS ORGANIZACIONES HA
INCREMENTADO EN LOS ÚLTIMOS AÑOS, ESTO DEBIDO A LO PRÁCTICO QUE RESULTA AL MEDIR LA
RELACIÓN COSTO/BENEFICIO Y LA PRODUCTIVIDAD AL MOMENTO DE IMPLANTARLOS. DICHO SISTEMA
DEBE APOYARSE EN EL REGISTRO DE INFORMACIÓN FIDEDIGNA POR PARTE DE RESPONSABLES DE LA
ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.
• ES INDISPENSABLE CONTAR CON UNA PLANIFICACIÓN QUE SEA CAPAZ DE VERIFICAR QUE TODOS LOS
CONTROLES SE CUMPLAN PARA DARLE UNA MEJOR VISIÓN SOBRE SU GESTIÓN.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
• LA TAREA DE CUSTODIAR LA CAJA MENUDA, NO EXISTE EN LA ESTRUCTURA DE LOS MIEMBROS
ADMINISTRATIVOS LA FIGURA DEL TESORERO ADSCRITA A LA GERENCIA ADMINISTRATIVA-FINANCIERA
PARA QUE DESARROLLE ESTA TAREA. ACTUALMENTE, DICHA FUNCIÓN LA HA REALIZADO LA JEFATURA DE
RIESGOS Y COBROS Y EL MANEJO DE LA CAJA MENUDA NO CORRESPONDE A ESA UNIDAD.
• EL PERSONAL ASIGNADO A LA TAREA DE CUSTODIA DE LA CAJA MENUDA MUESTRA INQUIETUDES
RESPECTO A LA REALIZACIÓN DE PROCESOS YA QUE LA MAYOR PARTE DEL TIEMPO LAS INSTRUCCIONES Y
PROCEDIMIENTOS SON DADOS VERBALMENTE Y NO HAY NADA POR ESCRITO DONDE PUEDAN APOYARSE A
LA HORA DE REALIZAR LOS PROCESOS DE LA CAJA MENUDA.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
• NO SE EMITEN FORMULARIOS PRE-NUMERADOS, NO SE REALIZAN ARQUEOS DE CAJA RECURRENTES QUE
SALVAGUARDEN QUE LAS CIFRAS REFLEJADAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS INTERNOS EN UN MOMENTO
DETERMINADO MUESTREN CIFRAS O REPRESENTACIONES ERRÓNEAS
• AL ABORDAR ESTOS ELEMENTOS JUNTO A LOS CAMBIOS QUE DEBEN EFECTUARSE EN MATERIA DE
FUNCIONES DEL PERSONAL, SE PUEDE LOGRAR UN MEJOR CONTROL DE COBRANZAS, ARQUEOS DE CAJA
DIARIOS, CONCILIACIONES BANCARIAS DOS VECES AL MES, ENTRE LO MÁS IMPORTANTE.
LOS ELEMENTOS QUE ORIGINARON LA NECESIDAD DE APLICAR
PROCEDIMIENTOS, REGLAMENTOS Y CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE
LA CAJA MENUDA
• FALTA DE PRESUPUESTO DE GASTOS • NO SE REALIZA SUPERVISIÓN SORPRESIVA DEL
FONDO DE CAJA MENUDA
• NO EXISTE UN LÍMITE ESTABLECIDO DEL MONTO A
PAGAR POR LA CAJA MENUDA
• ALGUNAS DE LAS FACTURAS QUE SOPORTAN LOS
DESEMBOLSOS DE CAJA MENUDA NO CUMPLEN CON
• NO EXISTE UN LÍMITE MÁXIMO DE REPOSICIÓN LOS REQUISITOS LEGALES Y CIERTAS FACTURAS DE
ESTE TIPO SON LLENADAS POR EL MISMO
• NO CUENTA CON UN CUSTODIO DEFINIDO PARA RESPONSABLE DEL FONDO.
EL MANEJO DE LA CAJA MENUDA
• NO EXISTEN FORMULARIOS PARA EL MANEJO DE LA
CAJA MENUDA
IMPORTANCIA
• LA MAYORÍA DE LAS ENTIDADES CUENTAN CON UNA CAJA MENUDA, YA QUE ESTA LE PERMITE CONTROLAR
SUS GASTOS MENORES DIARIAMENTE Y EVITAR PROCESOS MÁS COMPLICADOS Y QUE PUDIERAN
DEMORAR MUCHO E IMPACTAR LA PRODUCTIVIDAD DE LA ENTIDAD.
• ES MUY VENTAJOSO LLEVAR LAS CUENTAS DE GASTOS MENORES EN LOS LIBROS CONTABLES, FACILITA EL
ARCHIVO DE GASTOS AGRUPADOS EN UNA SOLA CATEGORÍA Y A TRAVÉS DE LOS PROCESOS SE LLEVA UN
MEJOR CONTROL DE TODOS LOS GASTOS IMPREVISTOS QUE SE DAN POR DEBAJO DE LOS QUE SON
GENERALES.