GESTIÓN DE L AS

COMUNICACIONES
UN DIRECTOR DE PROYECTO
Un DP experimentado va
más allá de los Informes de
Estado, por lo tanto crea un
Plan de Gestión de las
comunicaciones: pregunta a
los interesados lo que
necesitan que se les
comunique, identifican que
comunicación necesitan de
los interesados y se reúnen
para limitar problemas
comunicar potenciales de
comunicación.
PROCESOS DE LAS COMUNICACIONES
Determinar cuáles
serán las
necesidades de Recolectar,
información del elaborar y
distribuir la Asegurar que
proyecto e
información a los se cumplan
interesados, para
interesados. las
definir cómo se van
También incluye necesidades
a gestionar y
acciones de de
monitorear esas
almacenamiento y información
comunicaciones
recuperación de la del proyecto
información. e interesados
1. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES
Imagina un equipo de 300 personas esparcidas a través del
mundo, que hablan idiomas diferentes, con muchas y diferentes
formas culturales de comunicación, y entonces podrás ver
mejor el trabajo que implica planificar las comunicaciones.

Un concepto básico de las comunicaciones es que deben ser:

Eficientes (proporcionar sólo la información necesaria)
Efectivas (proporcionar información en el formato y
momento adecuados).
FUNDAMENTAL:

Determinar y analizar los requisitos de

comunicación de:
INTERESADOS
Durante el proceso de planificar las comunicaciones del
proyecto deberíamos dar respuesta a los siguientes
interrogantes:

• ¿Qué información necesita cada grupo de interesados?

• ¿Quién recibirá la información?
• ¿Cuántos canales hay involucrados?
• ¿Quién se comunicará con quién?
• ¿Cuándo y con qué frecuencia necesitarán la
información?
• ¿Cómo se distribuirá la información?
• ¿Quién distribuirá la información?
• ¿Qué tecnología utilizaremos según las necesidades de
información y los recursos disponibles?
• ¿Cómo vamos a almacenar, recuperar y poner a
disposición la información?
 Ejercicio N° 01
¿Qué información y documentos deben ser comunicados en
un proyecto? Actualizaciones al plan
Asignaciones de
Acta de Constitución trabajo
Resultados de las solicitudes
Plan de Dirección Nuevos riesgos de cambio
de Proyectos descubiertos
Retrasos Éxitos
Impactos a otros proyectos Incertidumbres
y de otros proyectos Informes de desempeño
Cambios al alcance del
EDT proyecto y al alcance del Qué tipo de correos
producto electrónicos se enviarán
Cuándo se necesitarán a cada interesado
recursos Cronograma de
revisiones planificadas Información de
del plan para la dirección contacto de todos los
Cronograma de del proyecto interesados
reuniones

Registro de polémicas Lecciones aprendidas

Las comunicaciones se producen interna y externamente hacia el
núcleo del equipo del proyecto, en forma vertical (arriba y abajo
de los niveles de la organización) y horizontal (entre colegas).
Para tener comunicaciones claras y concisas, debes manejar
las comunicaciones en una forma estructurada y elegir el
mejor tipo de comunicación para la situación.

Las información se puede expresar de diferentes maneras:

 Ejercicio N° 02
¿Cuál es la mejor forma de comunicación en las siguientes
situaciones?

Formal Escrita

Formal Verbal
Formal Escrita
Informal Escrita
Formal Escrita

Informal Verbal

Formal Escrita

Informal Escrita
¿Cuál es la mejor forma de comunicación en las siguientes
situaciones?

Formal Escrita

Formal Escrita
Informal Verbal

Informal Escrita

Informal Verbal

Formal Verbal
 MODELOS DE COMUNICACIÓN

MENSAJE

REMITENTE RECEPTOR
RUIDO
CODIFICA DECODIFICA

MODELO BÁSICO
 IDIOMA
CULTURA
EXPERIENCIA

NIVELES DE
EDUCACIÓN
RUIDO
HOSTILIDAD

DISTANCIA
MALA ENTRE
CODIFICACIÓN MIEMBROS DEL
BLOQUEADORES EQUIPO
Al modelo básico de Emisor/ Receptor se le agrega la
CONFIRMACIÓN.

MODELO INTERACTIVO
TOMAR EN CUENTA:
El remitente debe codificar cuidadosamente
un mensaje, determinar el método de
comunicación para enviarlo y confirmar
que el mensaje haya sido comprendido.
COMUNICACIÓN
EFECTIVA
Cuando se codifica el mensaje, el
remitente necesita tener en cuenta los
siguientes factores de comunicación:

No Verbal Paralingüística
Palabras
 ¿qué debería hacer el receptor
para decodificar cuidadosamente
ESCUCHA el mensaje y confirmar que ha
EFECTIVA sido comprendido?

El receptor debería observar al

interlocutor para captar gestos
físicos y expresiones faciales;
Significa que el
receptor confirma enfocarse en el contenido del
que está mensaje sin realizar juicios ni
escuchando, expresa distraerse o interrumpir;
acuerdo o pensar en qué decir antes de
desacuerdo y pide responder y utilizar la escucha
clarificación cuando activa
es necesario.
 TECNOLOGÍAS DE LAS
COMUNICACIÓN
Planificar qué tipo de La tecnología a utilizar dependerá
tecnología se utilizará de factores tales como:
para distribuir y • Urgencia
gestionar la • Disponibilidad actual de
información. Por tecnología
ejemplo: intranet, • Competencias del personal y
redes sociales, fax, facilidad de uso de la tecnología
email, celular, etc. • Cambios tecnológicos
• Entorno de trabajo: ¿físico o
virtual?
• Sensibilidad y confidencialidad
de la información
 MÉTODOS DE COMUNICACIÓN
Al momento de planificar las comunicaciones, también es importante
determinar el método de comunicación, Estos métodos se pueden
agrupar dentro de las categorías siguientes:

1. Comunicación Interactiva Este método es

recíproco y puede
involucrar dos o
muchas personas.
Una persona brinda
Información, otras la
reciben y luego
responden a la
información
Incluyen conversaciones, reuniones, mensajes
instantáneos y llamadas de conferencia
 Este método implica un
2. Comunicación tipo
flujo de información en
"push"
un sólo sentido.

El remitente
proporciona la
información a las
personas que la
necesitan pero no
espera
retroalimentación
en la
comunicación.
Informes de estado, actualizaciones por
correo electrónico, blogs y memorandos de
la empresa
2. Comunicación tipo
"pull"

El director de
proyectos pone la
información en un
lugar central. Luego
los destinatarios son
responsables de
recuperar o "jalar"
la información de
este lugar. Este método se utiliza para distribuir
documentos de gran tamaño o
enviar información a muchas
personas
EN
RESUMEN

Para elegir un método de comunicación, debes tener en cuenta

si es necesaria la retroalimentación o si es suficiente con sólo
proporcionar la información. Cuando sea posible, vale la pena
involucrar a los interesados en la decisión final sobre qué
métodos satisfarán sus necesidades de comunicación, ya que
tales decisiones deberán apoyar los esfuerzos de compromiso
de los interesados, que están planificados y son necesarios para
el proyecto.
REUNIONES

Al planificar las comunicaciones, el director de proyectos

posiblemente utilice las reuniones para reunir al equipo y
determinar el modo en que se comunicará la información en el
proyecto. No obstante, es aun más importante que la
planificación de las comunicaciones incluya pensar con
antelación cuándo, cómo y con qué frecuencia se utilizarán las
reuniones en el proyecto.
CANALES DE COMUNICACIÓN
Las necesidades de comunicación pueden crecer
rápidamente con cada interesado que se agregue.

Dato:

La única fórmula con la letra "N" en el examen es la de

los canales de comunicación.
 PLAN DE GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES
El resultado primario del Proceso Planificar la Gestión de las
Comunicaciones.
Un plan de gestión de las comunicaciones documenta cómo vas a
dirigir y controlar las comunicaciones.
Muchas personas no se dan cuenta de la magnitud de la
información que debe distribuirse.
Matriz de Comunicaciones:
2. GESTIONAR LAS
COMUNICACIONES Consiste en
implementar el plan
de gestión de las
comunicaciones:
utilizar la tecnología,
los modelos y los
métodos establecidos
en el plan para
satisfacer las
necesidades de
comunicación para
cada etapa del
proyecto.
 INFORMES DE DESEMPEÑO
Se trata de comunicar a los
interesados cómo se está
desarrollando el proyecto: ¿De
qué manera se puede comparar
el proyecto con su línea base de
desempeño? ¿Cómo se espera
que se desempeñe el proyecto al
avanzar? También incluye pedir
retroalimentación a los
interesados sobre los informes, a
fin de garantizar que recibieron la
información necesaria y que la
entendieron, y para determinar si
necesitan más información.
 ¿Qué herramientas podemos
utilizar?
Los informes deben proporcionar el tipo de información y
el nivel de detalle requerido por los interesados

Los informes deben estar diseñados para satisfacer las

necesidades del proyecto.

Los informes deben incluir mediciones en comparación

con la línea base para la medición del desempeño
establecida en el plan para la dirección del proyecto
Los informes deben ser veraces y no deben ocultar lo que
en realidad está ocurriendo

Debes recibir retroalimentación de las personas que

reciben los informes como parte de este proceso

Informar sobre el desempeño incluye mirar hacia el futuro

Un DP puede presentar los siguientes tipos de informes:
Informe de estado Este
informe describe en qué
punto se encuentra
actualmente el proyecto
con respecto a la línea
base para la medición del
desempeño.
Informe de tendencias
Este informe examina los
resultados del proyecto a
lo largo del tiempo para
ver si el desempeño está
mejorando o se está
deteriorando.
Informe de avance Un
informe de avance
describe lo que se ha
logrado
Informe de proyección
Este informe predice el
estado y el desempeño
futuro del proyecto
Documentación de las
lecciones aprendidas
Los informes de
desempeño se utilizan
como lecciones aprendidas
para proyectos futuros
3.CONTROLAR LAS
COMUNICACIONES Mediante el control de las
Comunicaciones, se evalúa
cómo se están desarrollando
las comunicaciones en tu
proyecto, a fin de garantizar
que la información fluya
según lo planeado: del modo
correcto, a las personas
correctas y en el momento
correcto.
Tu plan de gestión de las
comunicaciones tendrá
detalles sobre cómo medir
la efectividad y eficiencia de
las comunicaciones.
El control de las comunicaciones tendrá como resultado la
información sobre el desempeño del trabajo, posibles solicitudes de
cambios y posibles actualizaciones al plan para la dirección del
proyecto, documentos del proyecto y activos de los procesos de la
organización, como lecciones aprendidas y formatos de informes
GRACIAS